Piloter på kontraktsoppfølging

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i august 2022 sammenlignet med juni 2020?

Mål

Anskaffelser er organisert under Organisasjon og utvikling. Anskaffelser består av færre team enn juni 2020, nå er vi 4 team mot 9 i juni 2020. Rollen som fagutvikler er løftet ut av Anskaffelser.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Gjennom omstillingstiltak har Anskaffelsesenheten fått redusert en stilling med 40 prosent. Anskaffelsesenheten må se på hvordan arbeidsprosesser kan digitaliseres i større grad. Det er en generell forventning om å hele tiden vurdere om organisering/ endrede måter å jobbe på kan bidra til enda høyere effektivitet.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i august 2022?

Mål

Et kontraktsoppfølgingsteam på 4 personer som jobber ca. 20 prosent hver med oppgaver knyttet til kontraktsoppfølging.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Ingen konkrete aksjonspunkter/handlingsplan i forhold til dedikerte ressurser til kontraktsoppfølging. Tid og ressurser til kontraktsoppfølging prioriteres i forhold til behovet for gjennomføring av konkurranser.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i august 2022 sammenlignet med juni 2021?

Mål

1. Rammeavtaler, forvaltes etter utarbeidet rutine for kontraktsoppfølging som tidligere.
2. Entrepriseavtaler, forvaltes etter utarbeidet rutine for kontraktsoppfølging hvor grenseoppgang mellom Anskaffelser og Entreprisemiljøene er beskrevet, og hvor avtale med skatteetaten og nye seriøsitetsbestemmelser legger føringer for kontraktsoppfølgingen.
3. IT-avtaler, IT-avdelingen følger opp lisensavtaler, GDPR/databehandleravtaler følges opp av eget team.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Videre dialog og forankring av rutinen for kontraktsoppfølging av entrepriser med entreprise miljøene i lys av nylig vedtatt seriøsitetsmodell, og ny avtale med Skatteetaten på bekjempelse av arbeidslivskriminalitet.

Gjennomføre prosjekt for helhetlig struktur og ansvarsfordeling for kontraktsoppfølging av IT avtaler.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i august 2022? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV-løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

Ingen endring i hvilke system og hvordan vi bruker systemene. Vi bruker fortsatt Mercell KAV, Excel/mail og i noen grad Forms. Vi ønsker å utrede muligheten for å anskaffe et innkjøpsanalysesystem.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Fortsette med de verktøy vi benytter i dag. Nordre Follo kommune er i prosess for å anskaffe et HMSreg-system som skal tas i bruk av entreprisemiljøene i kommunen. Det vil bli vurdert hvorvidt også Anskaffelse kan ha nytte av dette systemet til for eksempel oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår. Vi er også i en prosess med å utrede hva vi kan få ut av et innkjøpsanalysesystem.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Mål

Det er utarbeidet en rutine for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold, for å sikre at vi følger opp de myndighetspålagte lover og regler på dette området.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Følge opp i henhold til rutine på området
• Gjennom avtalen Nordre Follo har med Skatteetaten på bekjempelse av arbeidslivskriminalitet vil vi velge ut prosjekter for utvidet oppfølging og kontroll.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Innkjøpsleder har behov for:

• At de leveres tall på de definerte målene som er satt, og som videreformidles til ledergruppen.
• Informasjon om hva som avdekkes gjennom kontraktsoppfølgingen, det være seg avvik og annen relevant informasjon.
• At avtaler følges opp i henhold til krav i lov og forskrift for offentlig anskaffelser.
• Informasjon og tall for oppfyllelse av mål i kommunens klima – og energiplan og rapportering til tilhørende klimabudsjett.
• Bedre oversikt og analyser på kjøp.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Fortsette rapporteringen på de målene som er satt for Anskaffelser, og som er forankret med ledergruppen i NFK.
• Vedtatt Anskaffelsesstrategi med tilhørende Handlingsplan skal følges opp gjennom kommunens budsjett- og styringssystem. Informasjon og tall for oppfyllelse av mål i handlingsplanen.
• Vurdere behovet for et innkjøpsanalyse system.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Informasjon om:

• Anskaffelser som virksomhet
• Regelverket (FOA/LOA)
• Hvordan anskaffelsesprosessene gjennomføres
• Hvem som har ansvaret for hva i de ulike deler av anskaffelsesprosessen
• Oversikt over kjøp på og utenfor avtaler
• Innspill på muligheter for effektivisering av kommunens innkjøpsarbeid

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

God dialog med virksomhetsledelsen og kommunalsjefene gjennom:

• Rapportering på mål, status og avvik
• Rapportering på kjøp uten avtale
• Orientering i lederteamet om konkrete utfordringer og muligheter

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

Se de to foregående spørsmålene

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Se de to foregående spørsmålene

• Det skal rapporteres i klimabudsjettet til kommunestyret
• Det skal rapporteres i økonomi og handlingsplan på oppfølging av anskaffelsesstrategien

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i januar 2022, og hvordan vil du vite det?

Mål

Målet er at kommunens kontrakts lojalitet skal være økende, og i tråd med de målene som er satt fra år til år. Tallene for 2021 viser en avtalelojalitet på ca. 67,4 prosent.

I dag er det et manuelt arbeid i Excel med utgangspunkt i data fra vårt KAV-system og vårt fakturasystem, som gjør at vi kan finne frem til avtalelojaliteten. Det vil være noen feilkilder i tall grunnlaget derfor er dette er omtrentlige tall.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Flere rammeavtaler
• Flere avtaler på e-handel
• Gjennomføre samarbeidsmøter med virksomhetene
• Analysere spend, hva er kjøpt på avtale og hva er kjøpt utenfor avtale?
• Følger opp lojaliteten til avtalene, gjennom direkte dialog med bestillere
• Evaluering av tidligere rammeavtaler og det som kommer frem gjennom kontraktsoppfølgingen, hvilke endringer må evt. gjøres i ny konkurranse for å få en bedre avtale med større avtalelojalitet
• Rapportere på avtalelojalitet til kommunalsjefene for deres respektive områder
• Avklare om det er behov for et Innkjøpsanalysesystem, som blant annet vil kunne gi bedre grunnlagsdata for å finne avtalelojaliteten.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav?

Mål

Følge opp i henhold til kontraktsoppfølgingsrutinene og på samme måte som vi følger opp andre krav satt i konkurransegrunnlaget, eller kontrakt. Kommunen har ett tett samarbeid med Viken Fylkeskommune og Klima Østfold som videreføres.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Sørge for å sette miljøkrav som er i tråd med vedtatte strategier og planer i de anskaffelser hvor dette er aktuelt
• Følge opp disse i henhold til gjeldende rutiner
• Vurdere sanksjoner dersom ikke kravene oppfylles

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i januar 2022 sammenlignet med juni 2020?

Mål

Anskaffelser er organisert under Økonomi og organisasjon, Digitalisering og innovasjon. Anskaffelser består av færre team enn juni 2020, 4 team mot 9 i juni 2020. Team
kontraktsoppfølging er 5 personer med ca. 20 % tildelt kontraktsoppfølging pr person.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Ingen konkrete aksjonspunkter/handlingsplan i forhold til organisering av innkjøpsfunksjonen. Generell forventning om å hele tiden vurdere om organisering/ endrede måter å jobbe på kan bidra til enda høyere effektivitet.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i januar 2022?

Mål

Et dedikert team med 5 personer som jobber ca. 20 % hver med kontraktsoppfølging.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Ingen konkrete aksjonspunkter/handlingsplan i forhold til dedikerte ressurser til kontraktsoppfølging. Tid og ressurser til kontraktsoppfølging prioriteres i forhold til behovet for gjennomføring av konkurranser.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i januar 2022 sammenlignet med juni 2020?

Mål

1. Rammeavtaler, forvaltes etter utarbeidet rutine for kontraktsoppfølging som tidligere.
2. Entrepriseavtaler, forvaltes etter utarbeidet rutine for kontraktsoppfølging hvor grenseoppgang mellom Anskaffelser og Entreprisemiljøene er beskrevet, og hvor avtale med skatteetaten og nye seriøsitetsbestemmelser legger føringer for kontraktsoppfølgingen.
3. IT avtaler, IT avdelingen følger opp lisensavtaler, GDPR/databehandleravtaler følges opp av eget team.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Videre dialog og forankring av rutinen for kontraktsoppfølging av entrepriser med entreprise miljøene i lys av nylig vedtatt seriøsitetsmodell, og ny avtale med Skatteetaten på bekjempelse av arbeidslivskriminalitet
• Gjennomføre prosjekt for helhetlig struktur og ansvarsfordeling for kontraktsoppfølging av IT avtaler

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i januar 2022? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

Ingen endring i hvilke system og hvordan vi bruker systemene. Vi bruker fortsatt Mercell KAV, Excel/ mail og i noen grad Forms.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Fortsette med de verktøy vi benytter i dag. Nordre Follo kommune er i prosess for å anskaffe et HMS reg system som skal tas i bruk av entreprisemiljøene i kommunen. Det vil bli vurdert hvorvidt også Anskaffelse kan ha nytte av dette systemet til for eksempel oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Det er utarbeidet en rutine for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold, for å sikre at vi følger opp de myndighetspålagte lover og regler på dette området.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Følge opp i henhold til rutine på området
• Gjennom avtalen vi har med Skatteetaten på bekjempelse av arbeidslivskriminalitet vil vi velge ut prosjekter for utvidet oppfølging og kontroll

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Innkjøpsleder har behov for:

• At de leveres tall på de definerte målene som er satt, og som videreformidles til ledergruppen.
• Informasjon om hva som avdekkes gjennom kontraktsoppfølgingen, det være seg avvik og annen relevant informasjon.
• At avtaler følges opp i henhold til krav i lov og forskrift for offentlig anskaffelser.
• Informasjon og tall for oppfyllelse av mål i kommunens klima – og energiplan og rapportering til tilhørende klimabudsjett.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Fortsette rapporteringen på de målene som er satt for Anskaffelser, og som er forankret med ledergruppen i NFK.
• Vedtatt Anskaffelsesstrategi med tilhørende Handlingsplan skal følges opp gjennom kommunens budsjett- og styringssystem. Informasjon og tall for oppfyllelse av mål i handlingsplanen.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Informasjon om:

• Anskaffelser som virksomhet
• Regelverket (FOA/LOA)
• Hvordan anskaffelsesprosessene gjennomføres
• Hvem som har ansvaret for hva i de ulike deler av anskaffelsesprosessen
• Muligheter for effektivisering av kommunens innkjøpsarbeid

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

God dialog med virksomhetsledelsen og kommunalsjefene gjennom:

• Rapportering på mål, status og avvik
• Orientering i lederteamet om konkrete utfordringer og muligheter

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

Se foregående spørsmål

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Se foregående spørsmål

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i januar 2022, og hvordan vil du vite det?

Mål

Målet er at kommunens kontrakts lojalitet skal være økende, og i tråd med de målene som er satt fra år til år. Tallene for 2021 foreligger ikke før i slutten av januar 2022.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

For å øke avtalelojaliteten:

• Flere rammeavtaler
• Flere avtaler på e-handel
• Gjennomføre samarbeidsmøter med virksomhetene
• Analysere spend hva er kjøpt på avtale og hva er kjøpt utenfor avtale
• Følger opp lojaliteten til avtalene, gjennom direkte dialog med bestillere
• Evaluering av tidligere rammeavtaler og det som kommer frem gjennom kontraktsoppfølgingen, hvilke endringer må evt gjøres i ny konkurranse for å få en bedre avtale med større avtalelojalitet
• Rapportere på avtalelojalitet til kommunalsjefene for deres respektive områder

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav? (Nytt punkt)

Mål

I henhold til kontraktsoppfølgingsrutinene og på samme måte som vi følger opp andre krav satt i konkurransegrunnlaget eller kontrakt.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Sørge for å sette miljøkrav i som er i tråd med vedtatte strategier og planer i de anskaffelser hvor dette er aktuelt

• Følge opp disse i henholdt til gjeldende rutiner
• Vurdere sanksjoner der som ikke kravene oppfylles

Hvordan er organiseringen av innkjøpsfunsjonen sammenliknet med målsettingen som ble satt i september 2020?

Nordre Follo har i har i dag redusert antall team fra ni til fire etter en gjennomgang av teamstrukturen september 2020.

Anskaffelsesstrategien er vedtatt, og det jobbes med en handlingsplan med konkrete punkter og hvem som har ansvaret for hva, og om disse vil bidra til nye eller endrede rapporteringspunkter.

NFK sitt ambisjonsnivå på områdene seriøst arbeidsliv og klima og miljø, kommer tydelig frem i anskaffelsesstrategien. Handlingsplan og egen seriøsitetsmodell fremmes for politiske behandling høst 2021.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Nordre Follo har opprettet et dedikert team, med fire personer. Det er ingen personer som jobber 100 prosent med kontraktsoppfølging

Hvor mye ressurser det faktisk er mulig å legge i kontraktsoppfølging avhenger også av behovet for gjennomføring av konkurranser. Behov for kapasitet til gjennomføring av konkurranser er så langt høyere i 2021 enn i 2020, pga. blant annet større investeringer.

Hvordan forvalter dere avtalene deres september 2021, sammenlignet med juni 2020?

Nordre Follo har hatt dialog med Entreprisemiljøene, rutine er utarbeidet og vi er omforent om en overordnet fordeling på hvem som gjør hva. Detaljgraden på hva som gjøres og hvem som følger opp hva diskuteres i hver enkelt entreprise. Dette forventes videreutviklet etter vedtak om seriøsitetsmodell. IKT-kontrakter følges opp av IKT.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i juni 2021? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV-løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Ingen endring i hvilke system og hvordan vi bruker systemene. Vi bruker fortsatt Mercell KAV, Excel/mail og i noen grad Forms. NFK har ikke tilgang (systemteknisk utfordring) til DFØ sitt verktøy på lønns- og arbeidsforhold dette er derfor ikke tatt i bruk.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

Lønns- og arbeidsvilkår følges i hovedsak opp i forbindelse med generell kontraktsoppfølging, dersom det ikke oppstår spesielle hendelser som må tas tak i umiddelbart.

Rutinen for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold er ferdigstilt og følges, noen av punktene er i ettertid justert som en konsekvens av erfaring med bruken av rutinen.

Dette er et område vi fortsatt bygger kompetanse på.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav?

Mål

Nordre Follo kommune har nylig vedtatt en temaplan for klima og miljø, de overordnede målene vil legges til grunn for anskaffelser fremover

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

Dette vil framkomme når handlingsplan etter anskaffelsesstrategien er besluttet, ref. svar på spørsmål 1.

Miljøkrav følges opp på lik linje med andre krav gjennom den generelle kontraktsoppfølgingen. Nordre Follo har pr. juni 2021 i hovedsak ikke innført sanksjoner ved brudd på miljøkravene. Vi har et høyt ambisjonsnivå i mange entrepriser og det følges opp av byggeprosjektene.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for? Har behovet for styringsinformasjon endret seg fra september 2020 til juni 2021?

Mål

(Ingen endringer på dette punktet siden september 2020)

Innkjøpsleder har behov for:

• At de leveres tall på de definerte målene som er satt, og som videreformidles til ledergruppen.
• Informasjon om hva som avdekkes gjennom kontaktsoppfølgingen, det være seg avvik og annen relevant informasjon.
• Avtaler følges opp i henhold til krav i lov og forskrift for offentlig anskaffelser.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Fortsette rapporteringen på de målene som er satt for Anskaffelser og som er forankret og med ledergruppen i NFK

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser? Har behovet for styringsinformasjon virksomhetsledelsen trenger endret seg fra september 2020, til juni 2021?

Nordre Follo jobber suksessivt med de konkrete aksjonspunktene for å nå målet som ble definert.

Vi inviterer virksomhetsledere og brukere med på statusmøter med leverandørene, vi har gjennomført møter med virksomhetene på hvordan rammeavtaler skal inngås og brukes. Vi har rapportert på avvik og på kjøp utenom avtaler.

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i juni 2021, sammenliknet med september 2020? Hvilke undersøkelser har dere gjort av kontraktslojalitet?

Det jobbes fortløpende med aksjonspunktene for å øke avtalelojaliteten. I 2020 ble det inngått 12 nye rammeavtaler på områder Nordre Follo tidligere ikke har hatt rammeavtaler. 1. tertial 2021 ble det inngått to nye. I 2020 fikk vi 21 nye avtaler på e-handel. 1. tertial 2021 var tallet tre. Vi har gjennomført flere samarbeidsmøter med virksomhetene og sendt mailer og hatt møter med virksomheter vedr avtalelojalitet. Høster mye erfaring gjennom kontraktsoppfølging både fra virksomhetene men også fra leverandørene, noe som vil bidra til bedre og mer målrettede konkurranser og kontrakter i fremtiden.

Nordre Follo

I Nordre Follo har de organisert seg med ett dedikert kontraktsoppfølgingsteam på fire personer, som til sammen utgjør en hundre prosents stilling. De fordeler kontraktene mellom seg i teamet og gjør prioriteringer hvilke kontrakter de starter med først. For teamet er det viktig å gjennomføre statusmøter med leverandørene i samarbeid med brukerne. Ved å jobbe på denne måten fører dette til en bevisstgjøring om hvorvidt kontraktene fungerer slik de er tenkt å fungere.

Hva er viktig å tenke på for å få til en god kontraktsoppfølging?

• Tenk kontraktsoppfølging allerede i behovsfasen
• Være sikker på behovet
• Sett krav som er viktig (funksjonell kravspekk som gir mer handlingsrom)
• Sett krav som er mulig å følge opp
• Definere statistikker (KPIer) og knytt sanksjoner til manglende statistikker
• Informer godt om avtalene
• Ansvarliggjøre virksomhetene/avdelingene på sin rolle i kontraktsoppfølgingen
• Lønns- og arbeidsvilkår er et eget fagfelt, krever spisskompetanse
• Bedre fakturakontroll gir mer effektiv kontraktsoppfølging
• Sett av tilstrekkelig med tid til kontraktsoppfølging

Mål

Nordre Follo antar at de har tilnærmet lik organisering i juni 2021, den interne organiseringen i de ulike teamene i Anskaffelser skal gjennomgås i løpet av september. Dette vil være en prosess med medvirkning fra alle ansatte i Anskaffelser.

Innkjøpsfunksjonen (Anskaffelser) i Nordre Follo er sentralisert, og har i dag elleve ansatte fordelt på ni team (innkjøpsrådgiverne sitter i flere ulike team).

I dag er anskaffelser overordnet organisert sammen med blant annet enhetene regnskap, og byggeprosjekter. Det er positivt for oppgavene anskaffelser skal gjennomføre i forhold til kontraktsoppfølging og gevinstrealisering.

Det arbeides med en ny anskaffelsesstrategi som ferdigstilles og besluttes på slutten av året, denne vil kunne gi føringer for hva som skal prioriteres.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Vurdere organiseringen i de ulike teamene i Anskaffelser, september 2020
• Avventer eventuelt føringer etter at kommunestyret har godkjent anskaffelsesstrategien, desember 2020

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i september 2020?

Mål

Det skal fortsatt være ressurser som skal ha kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave. Hvor mange, og om det skal være en eller flere dedikerte ressurser er noe som organiseringen innad i Anskaffelser vil ses på i september.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2020, sammenlignet med i dag?

Mål

Nordre Follo skiller i dag mellom:

1. Rammeavtaler, forvaltes etter utarbeidet rutine for kontraktsoppfølging, som i dag.
2. Entrepriseavtaler, her er målet at vi, for å sikre at nødvendig oppfølging blir gjort, går opp en grenseoppgang og en rollefordeling med avdeling Byggeprosjekt, Vann og anlegg og Vei og park (som er de enheter som i hovedsak har entrepriseavtaler) på hvordan og hvem som følger opp hva.
3. IT-avtaler, her er målet å utarbeide en struktur for hvordan og hvem som skal ha ansvar for kontraktsoppfølging av IT avtaler. (I dag er det IT-avdelingen som følger opp lisensavtaler, GDPR/databehandleravtaler følges opp av eget team).

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Møter og dialog med entreprisemiljøet i NFK, i løpet av oktober 2020
• Møter og dialog med IT-miljøet for å avklare hvordan og hvem som skal følge opp IT-avtaler

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i september 2020? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV-løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Nordre Follo bruker Mercell KAV-verktøy, Excel og Forms.

Mål 

Fortsette med de verktøy som benyttes i dag, vurdere å ta i bruk DFØ sitt verktøy for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Vurdere DFØ sitt verktøy på lønns- og arbeidsforhold

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår?

Vi følger opp myndighetspålagte lover og regler på dette området. Det er laget et forslag til rutiner for oppfølging av lønns- og arbeidsforhold (skjema etter DFØs mal).  Vi innhenter «Egenerklæring, lønns og arbeidsforhold» på aktuelle avtaler ved kontraktsinngåelse, og gjentatte ganger gjennom kontraktsperioden etter behov, og foretar risikovurdering av disse.

Mål

Målet er å følge opp det vi er forpliktet til å følge opp, det vil si følge opp lønns- og arbeidsvilkår i henhold til minste krav i lov og forskrift om offentlig anskaffelser, samt å imøtekomme eventuelt krav utover dette som blir besluttet i ny anskaffelsesstrategi. Anskaffelsesstrategien skal vedtas av kommunestyret i desember 2020.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Ferdigstille rutine for lønns- og arbeidsforhold, oktober 2020
• Tilpasse anskaffelsene eventuelt etter ytterligere krav i anskaffelsesstrategien

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Innkjøpsleder har behov for:

• At det leveres tall på de definerte målene som er satt, og som videreformidles til ledergruppen
• Informasjon om hva som avdekkes gjennom kontaktsoppfølgingen, det være seg avvik og annen relevant informasjon
• At avtaler følges opp i henhold til krav i lov og forskrift for offentlig anskaffelser

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Fortsette rapporteringen på de målene som er satt for Anskaffelser og som er forankret med ledergruppen i Nordre Follo kommune

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Bedre og tettere dialog med virksomhetsledere og brukerne av avtalene

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• God dialog med virksomhetsledelsen og kommunalsjefene
• Samarbeidsmøter med virksomhetene
• Rapportering på status og avvik
• Fortsette å gi tilgang til inngåtte avtaler i Mercell
• Eventuelt endring av rutiner og maler ved behov

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Rapporteringspunkt på innkjøpspraksis relatert til etikk, klima og miljø

Mål

Fortsette å rapportere på de mål som er satt pr. i dag, og justere disse dersom det komme andre føringer på nye eller endrede rapporteringspunkter.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• En ny anskaffelsesstrategi vil synliggjøre NFK sitt ambisjonsnivå på områdene etikk, klima og miljø. Det er forventet at dette vil bidra til nye eller endrede rapporteringspunkter.

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i september 2020, og hvordan vil du vite det?

Mål

Målet er at Nordre Follo sin kontraktslojalitet skal være økende, og i tråd med de målene som er satt. Lojalitetsteamet analyserer leverandør «spendet» ved inngangen og utgangen av et år, og sjekker omsetning mot avtaleleverandører vs. ikke avtaleleverandører

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

For å øke avtalelojaliteten:

• Flere rammeavtaler
• Flere avtaler på e-handel
• Gjennomføre samarbeidsmøter med virksomhetene
• Følge opp lojaliteten til avtalene, gjennom direkte dialog med bestillere
• Evaluering av tidligere rammeavtaler og det som kommer frem gjennom kontaktsoppfølgingen. Hvilke endringer må eventuelt gjøres i ny konkurranse for å få en bedre avtale med større avtalelojalitet?

Innkjøpsfunksjonen i Nordre Follo har én fagsjef og én fagutvikler, samt ni innkjøpsrådgivere som er fordelt på ni team. Hver innkjøper sitter i tre-fire ulike team.

Fem av innkjøperne er medlemmer i ett kontraktsoppfølgingsteam med 20 prosent dedikert ressursbruk hver. I praksis én stilling delt på fem.

Organisasjonsstrukturen skal gi bredde i kompetansen samtidig som de får en form for spissing av kompetansen. Organiseringen innad i innkjøpsfunksjonen gjaldt fra ny Nordre Follo kommune 1. januar 2020, og skal evalueres i september 2020.

Rammeavtaler

Nordre Follo kommune har i dag ca. 130 rammeavtaler som Kontraktsoppfølgingsteamet følger opp:

• Rammeavtalene er fordelt på de fem som er i kontraktsoppfølgingsteamet.
• Det er laget en rutine for kontraktsoppfølging som vi jobber etter.
• Det ville ikke være alle punkter i rutinen som gjelder alle rammeavtaler, det kommer an på størrelse og kompleksitet.

Andre avtaler

Teamet følger også opp entreprisekontrakter og øvrige avtaler på enkelte områder, f.eks lønns- og arbeidsforhold.

Oppfølgingen av entreprisekontrakter ligger i hovedsak hos Byggeprosjekter / juridisk avdeling og IKT-kontrakter hos Digitalisering og innovasjon. Det vil si hos fagenheter som skal ha særlig kompetanse på dette, både faglig og juridisk.

Bruk av systemer, spørreundersøkelser mm.

• KAV (brukes på det som er mulig)
• Excel
• Forms i tidlig testfase (kun startet med å definere spørsmål som skal ut som en spørreundersøkelse til brukere av en avtale)
• Ellers så har hver enkelt kontraktsoppfølger sitt system i forma v mappestruktur etc for sine rammeavtaler

Hva som rapporteres i Nordre Follo

• Spend
  • Leverandør-spend (kr)
  • Totalt antall leverandører
• Avtalelojalitet
  • Andel av total spend til avtalelev i prosent
  • Andel avtalelev av total lev i prosent
• E-handel
  • Antall omsetning gjennom e-handelsløsningen
  • Antall ordre gjennom e-handelsløsningen
  • Antall matche faktura
• Besparelse
  • Rammeavtaler, forhandlinger, feilfaktureringer, matchefaktura, endrede behov, bortfall av kjøp, stamdardisering etc
• Gjennomføring av konkurranser
  • Antall nye rammeavtaler
  • Antall gjennomførte konkurranser med forhandling
• Kontraktsoppfølging
  • Antall gjennomførte statusmøter
• Miljø (klimaregnskap)
  • Antall gjennomførte konkurranser med miljøkrav

Ønsker for rapportering i fremtiden

Nordre Follo ønsker å rapportere på en så enkel måte som mulig, og ser at andre viktig områder å rapportere på kan være:

• Lønns- og arbeidsvilkår
• Lærlinger
• Etiske krav
• Miljøkrav

En anskaffelsesstrategi skal fremmes til politisk behandling høsten 2020. Anskaffelsesstrategien og kommunens overordnede planverk vil gi noen føringer for hva kommunene skal rapportere på.

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Kommuneplan legger føringer for oss når det gjelder samfunnsansvar, klima og miljø. Anskaffelsesstrategi, overordnet klimaplan, strategi- og handlingsplan og virksomhetsplaner vil legge flere føringer for aktuelle rapporteringspunkter i tiden fremover. 

Nordre Follo kommune er en ny kommune, det er fortsatt mange ting som ikke har kommet helt på plass.

Nordre Follo kommune består av to kommuner (Oppegård og Ski) som slo seg sammen pr. 1. januar 2020.

• De to kommunene hadde ulike regnskapssystem som gjorde det noe utfordrende gjennom en enkel analyse få opp oversikten over det totale spendet.
• Det forelå heller ikke en beslutning i de to kommunene om at alle avtaler skulle lagres sentralt, hvilket vil si at Anskaffelsesenheten ikke p.t. har oversikt over alle inngåtte avtaler og lojaliteten på disse.
• Heller ikke en totaloversikt på kjøp på områder som er unntatt anskaffelsesregelverket.

De vet at det er et stort forbedringspotensiale innen det å:

1. Få opp lojaliteten til allerede inngåtte avtaler
2. Kartlegge avtaler som ligger ute i virksomhetene
3. Kartlegge behov for nye rammeavtaler
4. Få oversikt over innkjøp som unntatt lov og forskrift om offentlig anskaffelse.

Anskaffelsesenheten har startet jobben med å forbedre disse områdene, noe som også gjenspeiler seg i de målene de jobber etter.

Nordre Follo kommune har derfor ikke konkrete tall de kan gå ut med på hva som er den faktiske kontrakts lojaliteten pr. i dag.

Hvordan er innkjøpsfunksjonen organisert i juni 2022 sammenlignet med august 2020? (Hva som har skjedd? )

Mål

(Forutsetning: Kystverket har vært preget av omorganisering i 2020 og 2021, det betyr at utviklingsarbeidet på innkjøp har vært i ett slags vakuum. Vi er nå ferdig organisert, vi er i drift. Innkjøpsorganisasjonen er fortsatt desentralisert, men innkjøp er posisjonert bedre med tanke på fokus fra ledergruppen og har klarere mål å styre etter.)

Kystverket skal ha tydelige mål og verdier for innkjøpsarbeidet. Disse skal speile Kystverkets virksomhetsmål.

Konkrete aksjonspunkter/Handlingsplan

• Ny strategi: profesjonelle, kostnadseffektive og innovative anskaffelser som ivaretar Kystverkets samfunnsansvar og samfunnsoppdrag.

Fokusområde/delmål er: profesjonell og lovlig, effektiv, bærekraft og innovasjon.

• Forbedringsprosjekt: optimale løsninger, forankring og opplæring. Alle løsninger speiler virksomhetsmål og vi jobber med å vise verdien av innkjøpsarbeidet. Vi har nå flere «gode historier» der innkjøpsarbeidet har ført til besparelser i tid og kroner, samt bedre kvalitet.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i september 2022?

Mål

Innkjøpsarbeidet er desentralisert. I det ligger det at Virksomhetsområder (divisjoner) har egne budsjetter og mål. Det betyr at ansvaret for innkjøp i stor grad ligger i linjen. Innkjøpsenheten har overordnet ansvar for innkjøpene, innkjøpstrategi, rådgivning og deltar i større anskaffelser. Antallet innkjøpere er noe redusert, antall kontraktoppfølgere er stabilt på ca 120 stk. Innholdet i rollen «innkjøper» varierer, fra 100 prosent stilling til svært liten andel av stillingen. Målet er at antallet skal reduseres og kompetansen skal heves.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Gjennom noen gode prosjekter/eksempler vise effekt av gode innkjøp («gode historier»)
• Kompetansebygging på de med rolle i prosess. Tydeliggjøre roller og ansvar
• Effektivisere innkjøpsprosessene, forenkle der det er mulig (bruke system)

Hvordan forvalter dere avtalene deres i september 2022 sammenlignet med juni 2020?

Mål

Status er at det er liten forandring per nå. Vi ønsker at vi kategoriserer deler av porteføljen.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Vi har kjører ett veldig godt forbedringsprosjekt på strømavtalen.
• Vi har ett forbedringsprosjekt på kategori renhold.
• Vi har påtatt oss innkjøpsjobben for ett (av fire) virksomhetsområder (divisjon) for å vise at det er mer effektivt å samle innkjøpskompetanse på færre innkjøpere.
• Kontraktoppfølging og resultatmåling henger sammen.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i august 2022? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

Digitalisering av en større del av innkjøpsprosessen. Per i dag har vi KGV og KAV. Vi har ikke gode verktøy på kontraktsoppfølging.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Vi leter etter alternativer, og vil prøve flere verktøy.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Styring og kontroll, både på Kystverkets mål, men også på innkjøpsmål. Mulighet til forbedring av prosesser og uttak av effekt.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Synliggjøring av verdikjede og innkjøp sitt bidrag til måloppnåelse.

Prosjekt på «mål og resultatstyring», målet er å bygge nye måleparameter (KPI), som speiler Kystverkets virksomhetsmål.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

De trenger informasjon om status og utvikling på innkjøpsparameter – disse er også ett speil av virksomhetsmål. Kontroll på innkjøp = kontroll på penger og måloppnåelse.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Prosjekt på «mål og resultatstyring»
• Prosjekt på bruk av «spend» (forbruksanalyse) og PowerBI. Samling av data på økonomi og innkjøp m.fl.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

Kystverket har rapportert på tre parameter:

• Lovlighet (etterlevelse og bruk av system)
• Effektivisering/digitalisering
• Samfunnsansvar

Dette vil endre seg gjennom ny innkjøpsstrategi hvor vi vil rapportere på Kystverkets mål, slik som oppfylling og resultater knyttet til FNs bærekraftmål og effektivisering i form av besparelser og mer effektiv produksjon.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Vi vil rapportere på i 2023:

• Lovlighet
• Effektivitet (tid, kroner og kvalitet)
• Samfunnsansvar (herunder arbeidslivskriminalitet)
• Innovasjon (grad av innovative anskaffelser og FoU-kontrakter)

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i juni 2022, og hvordan vil du vite det?

Mål

Høyest mulig lojalitet

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Varierende. Noen er veldig flinke og pliktoppfyllende. Andre er mindre flinke, ofte pga. dårlig kommunikasjon og kompetanse på området.

Bestilling på avtaler, er stort sett veldig bra. Mitt inntrykk er at dersom man vet om en kontrakt så brukes denne, man handler på den kontrakten. I en ideell verden ville all handel foregå gjennom en e-handelsløsning/bestillingssystem, først da vil vi ha 100 prosent etterlevelse. Kystverket har mange lokasjoner langs kysten, noe som medfører ulikt behov og desentraliserte beslutninger noe som gir risiko for feil.  Når det gjelder kontraktsoppfølging, så er det fra de som lager kontraktoppfølgingsplaner, og dokumenterer kontraktsoppfølgingen til de som sjekker faktura før de betaler. Dette henger ofte sammen med kompetanse og omfanget av kontraktsoppfølgingen.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav?

Mål

Miljøfokus i alle anskaffelser

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Mitt inntrykk er at miljøkrav følges godt opp som tildelingskriterium. Litt mer variert som kontraktkrav, har ikke tid å brodere dette ut, men saken er at miljøkrav kan være ekstremt komplisert å følge opp i kontraktsperioden. Slik som utslipp av klimagasser fra forbrenningsmotorer kan være svært vanskelig å måle, det kan være kondisjonen det måles i, det kan være driftsmønster i forhold til forutsetninger ved kontraktsinngåelse. Dette blir fort vanskelig for alle parter. Det er dette som ofte er utfordringen med miljøkrav.

Personlig mener jeg vi best ivaretar miljøet ved å velge miljøvennlig teknologi, i stedet for å skulle måle nyanser i grad av miljøvennlighet.  Velg elektrisk energibærer, i stedet for fossilt. Du kan måle graden av miljøvennlige dieselbiler, men med stor risiko for at miljøevalueringen på en eller annen måte blir feil eller tilfeldig, på den annen side kan du velge elbil, og la vær å vektlegge miljø ved tildeling. Jeg er ikke i tvil om hva som er mest miljøvennlig og som gir best anskaffelsesprosess – det er valget av elbil i kravspesifikasjon og kontrakt. Det er alt for mange dårlige miljøkrav i anskaffelsesprosesser.

Hva er ambisjonene videre for arbeidet med kontraktsoppfølgingen?

Ambisjonen er at vi skal forbedre innkjøpsarbeidet, vi har fokus på effektive produksjonslinjer. Dette har vi gode eksempler på, gode historier som vi skal dele med organisasjonen.

Jeg har veldig tro på å se kontraktsoppfølging i sammenheng med forbedringsarbeid/endringsarbeid. Fordi mange innkjøpsprosesser genererer behov for endring i produksjonslinjer/kulturer. Disse endingene er avgjørende for å få god effekt av kontrakt. Vi må derfor også være gode på endringsarbeid/endringsprosesser/endringsagenter.

Vi skal få på plass nytt regime for måling av resultater og vi har knyttet innkjøpsmål opp mot virksomhetsmål. Dette er avgjørende for god styring. Gode innkjøp gir god styring.

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i januar 2022 sammenlignet med juni 2020? (Hva som har skjedd? )

Mål

Kystverket har vært preget av omorganisering det siste året, det betyr at utviklingsarbeidet på innkjøp har vært i ett slags vakuum. Vi er nå ferdig organisert, vi er i drift. Innkjøpsorganisasjonen er fortsatt desentralisert, men innkjøp er posisjonert bedre med tanke på fokus fra ledergruppen og klare mål vi skal styre etter.

Vi har noen tydelige verdier i målbilde for Kystverket, som blir viktige for innkjøpsfaget, det er effektivisering, kostnadskutt/gevinstrealisering og bærekrafts mål. Så når vi nå skal oppdatere innkjøpsstrategien så vil denne harmoniseres med Kystverkets målbilde. Her vil en del brikker i puslespillet legges i første tertial 2022.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Fullføre forbedringsprosjekt på innkjøp = ny strategi
• Tydeligere innkjøpsprofil, tydeliggjort hvordan innkjøp bidrar til verdiskapning og måloppnåelse for Kystverket, ikke bare på innkjøp.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i januar 2022?

Mål

Kontraktsoppfølging er også desentralisert, det er ca. 120 medarbeidere med rollen kontraktsoppfølger i Kystverket. Innholdet i rollen varierer, fra 100 prosent stilling til svært liten andel av stillingen. Målet er at antallet skal reduseres og kompetansen skal heves.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Tydeliggjøre rolle og ansvar
• Innkjøp jobber tettere med de mest sentrale innkjøperne/kontraktoppfølgere

Hvordan forvalter dere avtalene deres i januar 2022 sammenlignet med juni 2020?

Mål

Status er at det er liten forandring per nå. Vi ønsker at vi kan kategorisere deler av porteføljen.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Vi har kjørt ett veldig godt forbedringsprosjekt på strømavtalen. Vi ønsker å gjøre det samme for flere kategorier, bla. Facility Management, der vi ser at vi har grovt sett to typer renholds avtaler, de store etter INSTA 800 og de små etter frekvens. Vi ønsker å samle 15–20 renholdsavtaler, la kontraktsoppfølgingen gjøres av ett par medarbeidere, på den måten få bedre og mer profesjonell kontraktsoppfølging. Dette arbeidet starter nå i vår. Vi vurderer å bruke Forms til denne oppfølgingen.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i januar 2022? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

Digitalisering av en større del av innkjøpsprosessen. Per i dag KGV og KAV. Ikke gode verktøy på kontraktsoppfølging.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan:

Vi leter etter alternativer, og vil prøve flere verktøy.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Mål

Oppfølging i samsvar med lovpålagte krav. 

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan:

Vi har gode rutiner på oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, og gjør risikobasert tilsyn.

Vi rapporterer på arbeidslivskriminalitet årlig.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Styring og kontroll, både på Kystverkets mål, men også på innkjøpsmål. Mulighet til forbedring av prosesser og uttak av effekter.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan:

• Synliggjøring av verdikjede og innkjøp sitt bidrag til måloppnåelse.
• Forbedringsprosjekt på innkjøp skal gi svar 1. tertial 2022

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Betydning, påvirkning og effekt på målbildet.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Forbedringsprosjektet til Kystverket skal gi tiltak.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

Kystverket har rapportert på tre parameter

• Lovlighet (etterlevelse og bruk av system)

• Effektivisering/digitalisering

• Samfunnsansvar

Dette vil endre seg gjennom ny innkjøpsstrategi vil vi rapportere på Kystverkets mål, slik som oppfylling og resultater knyttet til FNs bærekraftmål og effektivisering i form av besparelser og mer effektiv produksjon.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan:

• Forbedringsprosjektet

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i januar 2022, og hvordan vil du vite det?

Mål

• Høyest mulig lojalitet

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Varierende. Noen er veldig flinke og pliktoppfyllende. Andre er bare sporadisk eksponert for kontraktlojalitet.

Bestilling på avtaler, er stort sett veldig bra. Mitt inntrykk er at dersom man vet om en kontrakt så brukes denne, man handler på den kontrakten. I en ideell verden ville all handel foregå gjennom en e-handelsløsning/bestillingssystem, først da vil vi ha 100 prosent etterlevelse. Kystverket har mange lokasjoner langs kysten, noe som medfører ulikt behov og desentraliserte beslutninger noe som gir risiko for feil. Når det gjelder kontraktsoppfølging, så er det fra de som lager kontraktoppfølgingsplaner, og dokumenterer kontraktsoppfølgingen til de som sjekker faktura før de betaler. Dette henger ofte sammen med kompetanse og omfanget av kontraktsoppfølgingen.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav? (Nytt punkt)

Mål

• Miljøfokus i alle anskaffelser

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Mitt inntrykk er at miljøkrav følges godt opp som tildelingskriterium. Litt mer variert som kontraktkrav, saken er at miljøkrav kan være ekstremt komplisert å følge opp i kontraktsperioden. Slik som utslipp av klimagasser fra forbrenningsmotorer kan være svært vanskelig å måle, det kan være kondisjonen det måles i, det kan være driftsmønster i forhold til forutsetninger ved kontraktsinngåelse. Dette blir fort vanskelig for alle parter. Det er dette som ofte er utfordringen med miljøkrav.

Personlig mener jeg vi best ivaretar miljøet ved å velge miljøvennlig teknologi, i stedet for å skulle måle nyanser i grad av miljøvennlighet.  Velg elektrisk energibærer, i stedet for fossilt drivstoff. Du kan måle graden av miljøvennlige dieselbiler, men med stor risiko for at miljøevalueringen på en eller annen måte blir feil eller tilfeldig, på den annen side kan du velge elbil, og la vær å vektlegge miljø ved tildeling. Jeg er ikke i tvil om hva som er mest miljøvennlig og som gir best anskaffelsesprosess – det er valget av elbil i kravspesifikasjon og kontrakt. Det er alt for mange dårlige miljøkrav i anskaffelsesprosesser.

Kystverket

Kystverket er gjennom en større omorganisering. «To steg frem og ett tilbake, eller var det ett skritt fram og to tilbake?» Ved omorganisering stopper utviklingsarbeidet opp.  

Ny organisasjon og nye rammer gir muligheter for å endre produksjonslinjen. Det prøver Kystverket å utnytte:

• Hos Kystverket har fagperspektivet erstatter regionsperspektivet
• De har fått klarere styringslinjer

Muligheter på innkjøpsområdet:

• Muligheter - vilje til å utvikle organisasjonen
• Mindre og mer konsentrert ledergruppe
• Nye rammer gir rom for nye synspunkt, og det er rom for ny kultur
• Samhandling er ett felles ønske – men vanskelig å få til. «Man vil gjerne vite hva andre holder på med, men man vil ikke ha innblanding i egen virksomhet»

Utfordringer:

• Ny organisasjon og nye personer skal bekle nye roller. De bruker mye tid på opplæring, og at de får ikke samlet innkjøpskompetansen nok.

Utvikling:

Selv om kystverket har omorganisert har de også fått til utvikling:

Kystverket handler strøm for 10 mill. NOK per år.

Status før 2020:

• Over 100 leverandører
• Mer enn 5000 bilag, nesten halvparten var på mindre enn 500 kr. De fikk over 400 fakturaer pr. måned.

Kystverket så behovet for bedre oversikt og kontroll, samt forenkling av arbeidet med faktura.

Status 2021:

• Fra 400 til 32 fakturaer per måned
• Tidsbesparelse med verdi på 1,8 mill. NOK
• Alle fakturaer er knyttet opp til rammeavtalen
• Et slikt eksempel kan gi mersmak på effektivisering

Hva har skjedd i kystverket siden våren 2020 og fram til våren 2021?

Kystverket brukte tiden i 2020 på å omorganisere seg, i slike prosesser så stopper ting opp, for så å komme tilbake i ny versjon. Det er årsaken til at vårt utviklingsarbeid har stagnert med tanke på systemutvikling, men kontraktsoppfølging går sin gang. Arbeidet har i perioden endret karakter, har mer fokus på ny organisasjon og lederforankring/ansvarliggjøring. I egen organisasjon er det uttalt at 2021 blir ett år der organisasjonen skal sette seg, og hvor vi må finne oss selv og bygge opp om ny kultur.

Forenklet kan man si at Kystverket nå er organisert i fire divisjoner, med stab/støtte rundt Kystdirektøren. Den største endringen, med tanke på kontraktsoppfølging er at man har fjernet regionleddet og regiondirektørene (5 stk.). Konsekvens er at styring og bruk av penger i større grad vil skjer innenfor rammene av fire Virksomhetsområder, en åpenbar, og typisk problemstilling i slike konstellasjoner er utfordringer med å få til samhandling på tvers. Typisk utfordring er hvem skal eie kontrakter som flere virksomhetsområder skal benytte seg av?

Da regionledet forsvant var det mange avtaler som skiftet eier, og rollene som kontraktforvaltere og innkjøpere er i noen tilfeller tillagt nye personer. Antallet kontrakteier er noe redusert, fortsatt uklart om vi klarer å redusere antallet kontraktforvaltere og innkjøpere, men vi forventer en reduksjon. Nye personer i nye roller medfører fokus på kompetansebygging og opplæring.   

Innkjøpsfunksjonene i Kystverket er i stor grad desentralisert i virksomhetsområder, innkjøp og kontraktoppfølging gjøres i stor grad ute i organisasjonen, fullmakter ligger i divisjonene. Målet er fortsatt å begrense antallet kontraktforvaltere og innkjøper. Styringssystemer på innkjøp er beholdt, kvalitetssystem og KGV/KAV.

Innkjøpsenheten har fokus på forbedring av innkjøpsprosessen, det er bevilget midler til ett eget prosjekt for forbedring av innkjøpsprosessen.  Det vi håper med dette prosjektet er mer fokus på innkjøp, effektive innkjøp, sterkere forankring i organisasjonen, samhandling og kontinuerlig forbedring av prosess. Målet med prosjektet er å kartlegge, etablere og implementere en felles praksis på tvers av intern organisasjonsstruktur, som skaper merverdi både for Kystverkets brukere og øvrige interessenter. Fasene i prosjektet er: kartlegging, optimalisering, utarbeide og implementere resultatmål og gjennomføre kompetansehevingstiltak. Herunder kontraktsoppfølging som ett av flere områder.

Som leder av Innkjøpsenheten, og deltager i DFØ sitt mentorprogram, har ett av mine mål vært å få en bedre dialog og større fokus på innkjøp og samhandling med ledergruppen i Kystverket. I første omgang har jeg kartlagt, intervjuer med direktørene, etter planen skal vi gjennomføre en workshop med ledergruppen i løpet av august der målet er samhandling og strategisk bruk av innkjøp i ledergruppens arbeid. Allerede nå ser jeg toppledernes utfordringer litt mer klart, også med tanke på kontraktsoppfølging. Stikkordet her er hva har man dialog om? Ett eksempel som ble brukt av en av mentorene i programmet beskrev utfordringen godt: «Topplederne bryr seg ikke om hvordan du får ett tett tak, de er opptatt av at taket er tett». Læring: Vi må bli flinkere til å fokusere på hva som er viktig for topplederen slik at vi får oppmerksomhet og forståelse, viktig at vi fokuserer på det som er viktig for topplederne – resultater for dem. Som innkjøpsnerder blir man veldig fokusert på lovlige og gode prosesser, men det er ikke det viktigste for topplederen, de har fokus på resultatet!

Så åpenbart, når man får det fortalt, like vel så fjernt når man står i prosessene og ikke fokuserer på det overordnede målene. Vi kan selvsagt ha fokus på prosess, men det må knyttes opp mot resultatene til direktørene. Det har vært mitt viktigste læringspunktet det siste året.

Som resten av samfunnet har også Kystverket vært preget av pandemi, selv om produksjonen i stor grad har vært som normalt.

Hva er status på arbeidet med kontraktsoppfølging?

Vi bruker fortsatt kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV) fra Mercell, og sporadisk ser vi på andre verktøy, uten at vi ser de store nyvinningene. Vi har fortsatt som mål at alle kontrakter over 100 000 kroner skal registreres, men vi er litt usikre på om KAV er riktig havn for alle typer kontrakter. Vi ser på muligheten for å bruke andre forvaltningssystem for å holde kontrollen på mindre avtaler og avtaler som ikke er hjemlet i lov om offentlige anskaffelser, slik som husleiekontrakter og eiendeler. Tydeligere skille mellom avtaler der Kystverket kommer i ansvar etter lov om offentlige anskaffelser, slik at vi lettere kan prioritere kontraktsarbeidet. 

Våre grunnprinsipper og strategi står fast: I Kystverket er hovedmålet at Kystverket systematisk skal arbeide for sikre, effektive og profesjonelle anskaffelser. For å oppnå denne målsetningen har vi valgt å operasjonalisere oppgaven i tre underpunkter:

1. Gjennomføre lovlige og kostnadseffektive anskaffelser, samt sikre fremtidsrettede løsninger.
2. Effektive anskaffelser
3. Vise samfunnsansvar i alle anskaffelser

Det vi nå satser på gjennom «optimaliseringsprosjektet» er å fokusere på effektiv produksjon, hvordan kan vi optimalisere arbeidet og flyten i organisasjonen og hvordan får vi involvert topplederne i strategiarbeidet.

Hva er viktigst for Kystverket i arbeidet mot arbeidslivskriminalitet?

• Kystverket har videreført arbeidet med å vise samfunnsansvar i alle anskaffelser. Vi stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår og vi gjennomføre risikobaserte tilsyn og etterleve påseplikt. 
• Vi leverer en rapport på dette årlig, der vi redegjør for hva vi har gjort og eventuelle funn.
• Det siste året har vi gjort tilsyn innen entreprise, verksted og renhold.

Hvordan følger dere oppmiljøkrav der dere har satt slike krav?

• Miljøkrav skal følges opp i linjen, der man har stilt krav skal disse følges opp.
• For Kystverket er Samfunnsansvar viktig, herunder miljø. Samfunnsansvar erett av tre fokusområder i strategien. Med tanke på utvikling av arbeidet med kontraktsoppfølging har vårt fokus vært på etikk og sosialt ansvar, og miljø har blitt fulgt opp på lik linje med andre kontraktkrav.

Er det én eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

• Det er fortsatt mange som driver med kontraktsoppfølging, det var 120 personer, noen færre i dag og det er nok noen nye fjes med rollen. Antallet kontrakter er omtrent det samme. Målet er fortsatt å redusere antallet kontraktoppfølgere.  

Hvordan er organiseringen av innkjøpsfunksjonen sammenliknet med målsettingen som ble satt i september 2020?

• Som omtalt ovenfor er Kystverket blitt inndelt i fire «divisjoner», fire virksomhetsområder. Det betyr en klar innramming av fag og ansvar. En slik omorganisering medfører selvsagt at alle planer endrer seg. Vi har ikke klart å forenkle og effektivisere arbeidet med kontraktoppfølging, i den grad vi har ønsket. Vi har de samme målene i dag som i fjor. Men de kommer i en ny struktur: Tiltakene blir nå knyttet opp mot ett forbedringsprosjekt/optimaliseringsprosjekt. Det viktigste endringen er at vi i større grad må involvere brukere og ledere, ansvarliggjøring av de ansvarlige. Målet er at vi i fellesskap skal forbedre innkjøpsprosessen, og at direktører og andre med roller blir bevisste ansvaret og mulighetene for å profesjonalisere innkjøpsarbeidet.
• Vi har en solskinnshistorie å vise til: strukturert oppfølging av strømavtalen har ført til store besparelser. Arbeidet med kontraktsoppfølgingen har redusert antall faktura fra mer enn 400 per mnd. til 32 per måned, en årlig stipulert besparelse på 1,8 millioner kroner.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

• Alt ble snudd opp ned. Organisasjonen hadde sterkt fokus på egen organisasjon, fagområde og endringer. I slike situasjoner prioriterer man det aller viktigste, lovlighet – og da glipper normalt utviklingsarbeid. Vi leverte på etterlevelse av lønns og arbeidsvilkår, prioriterte dette fordi det var ett resultatkrav og ett lovlighetskrav – og at vi har gode rutiner på gjennomføring, slik at gjennomføringen blir god og effektiv. 
• All utvikling ble permittert med tanke på ny organisasjon. Fokus på utvikling våknet opp igjen omtrent i mars 2021, og nå er det fokus på å bygge og utvikle.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc. Og hvordan bruker dere systemene, i juni 2021?

• Vi er nok på samme plass, vi bruker KAV som kontraktsadministrasjonsverktøy. Vi har forlenget gjeldende innkjøpsstrategi, som egentlig gikk ut i 2020. Målet er å kunne levere en ny strategi, i tett samarbeid med den nye organisasjonen og med tettere involvering fra ledergruppen.

Hvilke(t) system(er) bruker dere sammenliknet med de målene dere satte for systembruk i september 2020?

• Kystverket har fortsatt som resultatmål at alle kontrakter skal følges opp via Kystverkets kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden Mercell. Vi har ikke tatt i bruk flere verktøy for kontraktsoppfølging.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

• Vi er litt tilbake til start på dette punktet, rammevilkårene er endret gjennom ny organisasjon, vi må ha på plass noen nye personer. Det er selvsagt fortsatt flere gode kontraktoppfølgere som fortsatt gjør en god jobb, men det har ikke vært tid til å bruke nye systemer.

Hvilke målsettinger har dere for miljøkravene dere stiller?

• Kystverket er en miljøetat og har som målsetning at havet og havområdene skal være verdens reneste og sikreste.
• Miljøkrav kan ofte være en del av kravspesifikasjonen og kontrakt, at vi har ivaretatt miljø ved å velge en miljøvennlig løsning, slik som elektrisitet som energibærer fremfor diesel.
• Miljø som tildelingskriterium blir selvsagt også benyttet.

Hvilke konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan har dere utarbeidet for å nå målene dere har satt?

•  Lovlighetskrav: vi skal stille krav og følge opp disse. 

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for? Har behovet for styringsinformasjon endret seg fra september 2020 til juni 2021?

•  Behovet har ikke endret seg, og vi ønsker fortsatt at all styringsinformasjon er digital og levert i sann tid. Vi ønsker ikke å bruke tid på rapportering.

Hva slags målsettinger har dere for styringsinformasjon i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

• Vi skal bygge nye KPIer og dette henger sammen med ny organisasjon, og hvordan den skal styres.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere fra september 2020, til juni 2021.

• Vi har ikke jobbet spesielt med dette.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser? Har behovet for styringsinformasjon virksomhetsledelsen trenger endret seg fra september 2020, til juni 2021?

• I tidligere organisasjon rapporterte alle virksomheter tertialvis på sine innkjøp, nå vil vi forsøke å flytte denne dialogen over i ledermøtene, kanskje månedsvis gjennomgang av produksjonen, informasjon om hva som skjer.

Hvordan følger dere opp målsettingene dere satt i september 2020, sammenliknet med juni 2021?

• Ny organisasjon, ny rapportering. 

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.? Har dette endret seg fra september 2020 til juni 2021?

• Som tidligere 

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, sammenliknet med september 2020? Hvilke undersøkelser har dere gjort av kontraktslojalitet?

•  Kontraktlojalitet er omtrent som tidligere, vi har dårlig tallgrunnlag.

Mål

Kystverket har som hovedmål å arbeide systematisk for sikre, effektive og profesjonelle anskaffelser, og gjennom dette oppnå at Kystverket får «mer for pengene». Gjeldende innkjøpsstrategi for 2018–2020. Kystverket er i en OU- prosess og vi regner med at omorganiseringen vil påvirke handlingsplan for kommende strategiperiode, selv om hovedmålene og delmålene nok vil bestå. Delmålene i strategien 2018–2020 er:

1. Kystverket skal gjennomføre lovlige og kostnadseffektive anskaffelser, samt sikre fremtidsrettede løsninger.

2. Alle faser av anskaffelsesprosessen skal gjennomføres effektivt (digitalisering).

3. Kystverket skal vise samfunnsansvar i alle anskaffelser.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

• Revisjon av gjeldende innkjøpstrategi høst 2020.
• Utarbeide ny handlingsplan basert på ny innkjøpsstrategi for kommende periode 2021–2023. Arbeidet kan starte opp først vi vet hvordan ny organisasjonsstruktur som skal gjelde for innkjøpsfunksjonen
• Implementere innkjøpsstrategi 2021–2023 i ny organisasjon.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i september 2020?

Mål

Kystverket har som mål å redusere antallet kontraktsforvaltere i organisasjon. Pr. i dag er det 120 kontraktsforvaltere der tilnærmest alle har rollen kontraktsforvalter i tillegg til andre roller i organisasjonen. Kystverket ønsker i større grad dedikerte ressurser og har derfor som mål og minimum «halvere» antallet kontraktsforvaltere innen juni 2021.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

• Kartlegge kontraktsoppfølgingsprosesssen
• Kartlegge kompetanse og kapasitet blant de som utøver rollen Kontrakstforvalter i organisasjonen
• Redusere antallet kontraktsforvaltere i Kystverket
• Kompetanseheving
• Implementering

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2020 sammenlignet med i dag?

Mål 

Kontraktsoppfølging foregår mer systematisk og Kystverkets kontraktsregister og administrasjonsverktøy brukes aktivt. Den som utøver rollen Kontraktsforvalter har tilstrekkelig faglig, kommersiell og kontraktsrettslig kompetanse til å forvalte kontrakter på vegne av Kystverket. Kontrakstoppfølging skjer i henhold til Kystverkets gjeldende retningslinjer som fremkommer av kvalitets- og styringssystemet og i overensstemmelse med overordnede målingspunkt (KPI).

Kystverkets internrevisjon gjennomførte en revisjon på området kontraktsoppfølging i 2019. Tiltak fra rapporten er allerede innarbeidet i Kystverkets handlingsplan i gjeldende innkjøpsstrategi og vil bli videreført hvis målene ikke er oppnådd.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

• Viderefører kontraktsoppfølgingsarbeidet som fungerer godt og jobber videre med konkrete aksjonspunkter fra internrevisjonens rapport fra 2019, der målene ikke er innfridd.
• Dedikerte kontraktsforvaltere følger opp avtalene sammen med fagansvarlige.
• Fortsetter å måle aktiviteten i KAV

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i september 2020? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

Kystverket har som resultatmål at alle kontrakter skal følges opp via Kystverkets kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden Mercell.

Kystverket har ikke systematisert hvordan evaluering av mottatte varer og tjenester foregår, derfor er målet å utarbeide og teste ut system for evaluering, som i neste strategiperiode kan implementeres i organisasjon.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

• Finne piloter i organisasjon som kan teste ut de evalueringsverktøy som er utarbeidet av DFØ.
• Videreutvikle system (instruks og retningslinjer i KS) for evaluering av leverandører.
• Implementering i organisasjonen, full skala.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Mål

Fra Kystverkets innkjøps- og anskaffelsesstrategi 2018–2020:

Kystverket skal vise samfunnsansvar i alle anskaffelser. Alle tjenestekontrakter skal ha krav til lønns- og arbeidsvilkår, og kystverket skal gjennomføre risikobaserte tilsyn og etterleve påseplikt.

Kystverket gjør tilsyn i bransjer med allmenngjøringsforskrifter, slik som:

renholds-, transport-, verksteds-, verfts-, og bygg- og anleggsbransjen. Stabsenhet for innkjøp og anskaffelser ved hovedkontoret gjør utvalgte tilsyn i større prosjekter. Kontraktsforvaltere i linjeorganisasjon følger opp sine kontrakter selv, også hva angår oppfølging av krav om lønns- og arbeidsvilkår. Stabsenheten gjorde 10 tilsyn i 2019 og vil fortsette denne tilsynsordning i 2020/2021.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

• Lage handlingsplan for gjennomføring av tilsyn av påseplikten og etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår 2020/2021.
• Gjennomføring av tilsyn med oppfølging av funn.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Kystverket har som mål at kontraktregisteret til enhver tid er oppdatert med gyldige avtaler slik at Kystdirektøren og den enkelte leder har oversikt over de økonomiske og ressursmessige forpliktelser, som er bundet opp i avtaler.

Slik Kystverket er organisert med desentraliserte innkjøpsfullmakter, er det leder i linjeorganisasjonen som er budsjettansvarlig og avtaleeier. Innkjøpsleder på hovedkontoret har behov for å sikre seg styringsinformasjon knyttet til rollene som utøves desentralisert, vedrørende kompetansenivå, kapasitet/ ressursbruk, bruk av systemløsning (KGV og KAV), etterlevelse av anskaffelsesregelverk og interne instrukser (kvalitets- og styringssystemet).

I samarbeid med Økonomi- og virksomhetsstyringsstaben utarbeides SPEND- analyse som linjeorganisasjonen kan bruke for å analysere, kategorisere og planlegge sine innkjøp.  I forbindelse med OU-prosessen kystverket er i kan det bli aktuelt å sentralisere noe av innkjøpsfunksjonen, som i dag gjøres desentralisert. Innkjøpsleder kan da komme til å få en annen rolle i organisasjonen enn tidligere, noe som vil kunne påkreve en annen type styringsinformasjon. Dette er foreløpig uklart.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

Innkjøpsleder bidrar inn i OU-prosessen og kommer med innspill knyttet til hva slags styringsinformasjon som må etterspørres, avhengig av hvordan man velger å organisere innkjøpsfunksjon i ny struktur. En mer sentralisert innkjøpsfunksjon krever en annen styringsinformasjon til virksomhetsledelsen enn dagens desentraliserte struktur med delegerte innkjøpsfullmakter og kontraktsforpliktelser.

- Dersom virksomhetsledelsen velger å sentralisere innkjøpsfunksjonen må det utarbeides et nytt sett av styringsinformasjon.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Rapportering

Alle virksomheter i Kystverket rapporterer tertialvis på innkjøp. Det er leder sitt ansvar å sikre etterlevelse av innkjøpspolitikken og måloppnåelse på Kystverkets innkjøpsstrategi.

1. Enheten skal gjør rede for iverksatte tiltak for måloppnåelse på innkjøpsstrategi.

2. Enheten skal legge ved en samlet oversikt over sine anskaffelser og kontrakter.

Måleindikatorer:

Innkjøp utgjør omtrent halve budsjettet til Kystverket, det medfører at måten man inngår avtaler på og forvalter disse har betydning for i hvilken grad man har styring og kontroll med denne delen av budsjettet, og virksomheten. Hovedmålet er at Kystverket systematisk skal arbeide for å sikre, effektive og profesjonelle anskaffelser. For å oppnå denne målsetningen har vi valgt å operasjonalisere oppgaven i tre underpunkter, vi gjengir noen av målepunktene:

1. Gjennomføre lovlige og kostnadseffektive anskaffelser, samt sikre fremtidsrettede løsninger. I dette ligger det et ønske om å gjennomføre lovlige anskaffelser, og måle dette gjennom indikatorer. Vi måler gjennom antall klagesaker til KOFA hvor vi ikke får medhold. Dette skjer ikke ofte, men det skjer og vi forsøker da å dra lærdom av dette og korrigere organisasjonen adferd på bakgrunn av slike avvik. Likeledes korrigere når egenkontroll, internrevisjon eller Riksrevisjon finner avvik, noe vi også måler på. Ved rullering av innkjøpsstrategi ønsker vi å spisse indikatorene i større grad mot gode anskaffelser, i tillegg til lovlighet. Vi ønsker også å måle på anskaffelser der vi har gjennomført dialog med leverandøren i forkant eller har initiert en innovativ anskaffelse. 
2. Effektive anskaffelser. Per i dag er indikatorene på effektive anskaffelser knyttet til bruk av tekniske system. Vi måler på antall anskaffelser over 100 000 kr som gjennomføres i konkurransegjennomføringsverktøy. Vi er bevisst på at vi ut 2020 har indikatorer som primært går på bruk av systemer (prosess) og grad av digitalisering. Vi vil i neste innkjøpsstrategiperiode legge til kriterier som går på avtaledekning, oppfølging og besparelser i tid, kroner og kvalitet. Vår organisasjon er i en modningsprosess, med tanke på innkjøpsteori.
3. Vise samfunnsansvar i alle anskaffelser. Dette er ett vidt område der arbeidslivskriminalitet og etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår, samt gjennomføring av risikobaserte tilsyn og etterlevelse av påseplikten er prioritert. Krav til lærlingordning skal også følges opp og Kystverkets miljømål skal etterleves. Generelt har vi ett mål om at vi ikke skal ha negative medieoppslag knyttet til samfunnsansvar, vi vil være flinke på samfunnsansvar.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

• Kompetansebygging og utvikling for alle med roller i innkjøpsprosessen er avgjørende.
• Innkjøpsstrategien går ut i 2020 og skal derfor revideres i år.

- Vi forsøker å gjøre den tertialvise rapporteringen så enkel og effektiv som mulig, målet er at man på sikt ikke skal bruke tid på å fremskaffe rapporteringsdata, alle kan lese av rapporteringsdata i sann tid.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

I tildelingsbrevet fra departementet har vi tydelige krav til Kystverket knyttet til økonomireglementet og lovlighet og spesifikke krav til arbeidslivskriminalitet.

I oppdraget fra Kystverket til Stabsenhet for innkjøp og anskaffelser er det i store trekk knyttet til innkjøpsstrategi. Konkret er det i denne perioden krav knyttet til implementering og bruk av «nytt» konkurransegjennomføringsverktøy og verktøy for kontraktsadministrasjon. Motvirkning av arbeidslivskriminalitet og sikring av lovlighet knyttet til anskaffelser. Dette er primært knyttet til  styring, gjennom bruk av kvalitetssystem og etterlevelse av dette i organisasjonen. Dette måles gjennom bruk av systemer, og avvik gjennom egenkontroll, internrevisjon eller riksrevisjon.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i september 2020, og hvordan vil du vite det?

Mål

Gjennom arbeidet med ny innkjøpsstrategi vil kystverket gjennomgå målene, samt tiltak og vurdering av ønsket effekt. Kystverket har vedtatt en ny organisering som medfører større grad av sentralisering, ved at man korter inn styringslinjer. Per nå avventer vi detaljer på hvordan dette skal gjøres i praksis og hvordan «produksjonslinjen blir seende ut. De som jobber med innkjøp ønsker at dette medfører en større sentralisering av innkjøpsarbeidet.

Kontraktslojalitet er enklere å få til med bruk av bestillingssystem (e-handel) Kystverket er veldig spent på utviklingen av disse systemene, de har ventet i mange å på en god løsning som kan digitalisere en større grad av bestillingene og dermed sikre kontraktslojalitet.

Inntil så skjer, kan de måle antallet elektroniske bestillinger og avtaledekning.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Utarbeide ny innkjøpsstrategi
• Avventer ny organisasjon og hvordan styring og produksjon skal foregå

Kystverket har til enhver tid omtrent 500 aktive avtaler fordelt på 120 kontraktsforvaltere.

Kontraktsansvarlige har ansvar for at kontrakter blir etterlevd og fulgt opp. Kontraktsforvalter har som regel ansvaret for etterlevelse og kontraktsoppfølging. Variasjon i kompetanse og måten disse forvaltes på. Typisk vil forvaltere med stor portefølje ha større kunnskap å utøve større profesjonalitet.

Bruk av systemer, spørreundersøkelser mm.

I dag bruker Kystverket Mercell. Fra 1. april skiftet de systemleverandør fra TendSign til Mercell og er i prosess med å implementere nytt KAV.

Hva som rapporteres i Kystverket

Kystverket rapporterer grovt sett på tre parameter:

• Lovlighet (etterlevelse og bruk av system,
• Effektivisering/digitalisering
• Samfunnsansvar

Ønsker for rapportering i fremtiden

Kystverket ønsker ikke å rapportere i fremtiden. De vil at alle nøkkeltall skal kunne leses ut av systemene i sann tid. Heldigitalisering er målet.

Det må være interesse/fokus på:

• Lovlighet (etterlevelse og bruk av system)
• Effektivisering/digitalisering
• Samfunnsansvar

Typisk: fokus på kontraktsoppfølging fra ledelsen, derfor er KPI på kontraktsoppfølging viktig. (Arbeidslivkriminalitet etterspørres i dag, men bør desentraliseres til alle kontraktseiere.)

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Tildelingsbrev:

• Lovlige anskaffelser
• Samfunnsansvar, tiltak for å hindre arbeidslivskriminalitet
• Effektivisering, indirekte krav som bla. trigger digitalisering.

Kystverkets kontraktslojalitet er varierende. Noen er veldig flinke og pliktoppfyllende. Andre er kanskje bare sporadisk eksponert for kontraktslojalitet.

Bestilling på avtaler, er stort sett veldig bra. Dersom man vet om en kontrakt så brukes denne, man handler på kontrakten. I en ideel verden ville all handel foregå gjennom en ehandelsløsning, først da vil kystverket ha 100 % etterlevelse. Kystverket har mange lokasjoner langs kysten, noe som medfører ulikt behov og desentraliserte beslutninger, som igjen gir risiko for feil. 

Når det gjelder kontraktsoppfølging, så er det fra de som lager kontraktoppfølgingsplaner, og dokumenterer kontraktsoppfølgingen- til de som sjekker faktura før de betaler. Dette henger ofte sammen med kompetanse og omfanget av kontraktsoppfølgingen.

Hvordan er innkjøpsfunksjonen organisert i juni 2022 sammenlignet med august 2020? (Hva som har skjedd? )

Mål

Organiseringen av anskaffelsesfunksjonen i Viken FK er overordnet ganske lik i 2022 sammenlignet med i 2020. Vi er fortsatt på nivå tre i organisasjonstreet, hvor politikere er nivå en og lederne av Vikens 7 rådsområder er nivå to. Anskaffelsesavdelingen er delt inn i fire seksjoner, tre kategoriseksjoner (Varer, Tjenester og IKT) og en seksjon for fagutvikling og støtte.

Vi har siden 2020 fått et mer formalisert samarbeid mot de øvrige anskaffelsesmiljøene i Viken (Eiendom og Samferdsel), og et mer formalisert samarbeid mot våre største behovshavere (Digitalisering, Kompetanse og Tannhelse). Dette er et viktig steg for å få til en helhetlig praksis i hele Viken FK, og for å nå ut i hele organisasjonen med viktig informasjon om avtalene. Vi har etablert innkjøpskontakter hos alle våre virksomheter/skoler, samt i de fleste avdelingene i administrasjonen. Vi har også klare retningslinjer hvordan dialogen med disse skal foregå, og vi tilbyr kurs/opplæring via egen Teamskanal.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Vi ønsker spesielt å styrke samarbeidet med øvrig organisasjon videre fremover. Vi er i gang med møter direkte med enkeltvirksomheter, noe vi anser som særlig viktig for å bedre avtalene våre og bruken av disse internt. I møtene ser vi på bruken av ehandel, hvilke avtaler og produkter som kjøpes, hvilke bestillingsmønster virksomhetene har, og annet som er direkte relatert til kontraktsoppfølging.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i august 2022?

Mål

Vi har økt antall dedikerte ressurser knyttet til kontraktsoppfølging med fire årsverk siden juni 2020. Dette er veldig bra, og vi nærmer oss et nivå som gjør at vi får brukt tid på mye av det vi ønsker å bruke tid på. Vi har per juni 2022 åtte årsverk som jobber med kontraktsoppfølging. Særlig kan vi også fremheve at vi har ansatt en ressurs som er 100 % dedikert til å følge opp Viken-modellen (seriøsitetskrav). På dette, krevende området har vi i lang tid manglet både ressurser og tilstrekkelig kunnskap, men med denne ressursen på plass ser vi kraftig forbedring i rutiner og gjennomføring av oppfølging

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Til tross for økning i antall ressurser ser vi at drift/gjennomføring av anskaffelser ofte fortrenger ønsket om å utvikle oss innen oppfølging, og vi er sårbare ved høyt trykk av anskaffelsesbehov og fravær internt i organisasjonen. Det siste året har flere av de ressursene som egentlig kun skal jobbe med kontraktsoppfølging måttet bruke mesteparten av tiden på gjennomføring av anskaffelser, og vi har derfor ikke kommet så langt som vi ønsker i alle kategoriseksjoner. Målet fremover er å komme i forkant av behovet for anskaffelser slik at alle kontraktsrådgivere kan bruke tiden sin på å følge opp kontrakter.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2022 sammenlignet med august 2020?

Mål

Siden juni 2020 er det utviklet tydelige, konkrete rutiner for kontraktsoppfølging, og arbeidet er mer systematisert enn tidligere. Vi har laget og tatt i bruk et årshjul, som sørger for at kontraktsrådgiverne jobber med de samme temaene innenfor aktuelle avtaler på samme tid av året. Dette åpner for mer samarbeid på tvers av seksjoner, og gjør det enklere for den enkelte rådgiver å ta fatt i oppgavene på en strukturert måte. Kontraktsoppfølging er et veldig mangfoldig område med mange ulike temaer, og dette med hvor man skal starte og planlegge arbeidet videre har tidligere vært en liten hemsko for mange.

Årshjulet inneholder alle oppgaver som naturlig lar seg plassere på et tidspunkt, eksempelvis innkjøpsanalyser, kontrolling innen etisk handel og klima/miljø, priser m.m., kontroll av lærlingebruk osv. Oppgaver som avvikshåndtering, utløsing av opsjoner mv er ikke mulig å plassere inn i et årshjul og vil derfor komme i tillegg.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Vi ønsker å videreutvikle årshjulet og sikre bruken, slik at det blir et godt verktøy for alle som jobber med kontraktsoppfølging.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i august 2022? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

Vi benytter stort sett de samme digitale verktøyene i dag som vi gjorde i juni 2020, men i mer systematisert form. Vi sliter fortsatt med at det ikke finnes noe helhetlig system som dekker våre behov og at det blir mange ulike verktøyer som benyttes til forskjellige ting.

Vi benytter i hovedsak Word, Excel, KMD Innkjøpsanalyse, Tendsign KAV, Microsoft forms og Startbank.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Som de fleste andre i landet skal vi over til ny KGV/KAV-løsning i løpet av 2022/2023. Dette må implementeres i virksomheten og vi må se hvilke muligheter dette gir oss innenfor kontraktsoppfølgingen.

I tillegg skal vi få på plass et HMS REG-system i løpet av høsten 2022 som skal tas i bruk ved oppfølging av Viken-modellen.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Mål

• Egenrapporteringsskjema (word) sendes per nå alle leverandører før signering av avtale, og kreves tilbake innen en måned etter oppstart.
• Vi utfører risikoanalyser av alle avtaler for å avdekke hvilke som krever videre oppfølging.
• LA-kontroller gjennomføres ved høy risiko for brudd.

Konkrete aksjonspunkter/Handlingsplan:

Våren 2022 startet det opp en ny rådgiver i Viken FK med 100 % stilling dedikert til seriøsitetskrav. Rutinene for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår er følgelig revidert og kraftig forbedret de siste månedene. Tiden fremover vil brukes på å implementere dette i organisasjonen og å iverksette de tiltakene som kreves.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Ledelsen har behov for all informasjon som kan både sikre og forenkle innkjøpsadministrasjonen, og bidra til å ta avgjørelser på virksomhetsnivå.

Dette handler i stor grad om å ha god kontroll på avtaleporteføljen, ulike risiko knyttet til avtalene, ha kontroll på forbruket, prioriteringer og på oppgavene som må utføres. Oversikt over porteføljen og ulike risikoområder er viktig for å en god prioritering mht. oppgaver og satsningsområder/utvikling videre.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplaner

• Innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD er ferdig implementert på ledelsesnivå, slik at ledelsen når som helst kan hente ut verdier og styringsinformasjon. Rutiner for jevnlig rapportering er på plass.
• Datakvaliteten er under kontinuerlig forbedring, slik at analysene gir bedre/mer presise resultater

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Virksomhetsledelsen trenger informasjon som bidrar til forståelse for at anskaffelsesavdelingen ikke er en «utgiftspost»/«festbrems», men «et besparelsessenter» for hele organisasjonen. Ved å investere i ressurser hos anskaffelsesavdelingen vil man øke muligheten for å spare penger og frigjøre ressurser/midler til kjernevirksomheten. I tillegg er det nødvendig å vise resultater på overordnede føringer/strategitiltak innen samfunnsansvar, f eks andel økologiske produkter, andel miljømerkede produkter, andel fairtrade, lærlingebruk mm.

Konkrete aksjonspunkter/Handlingsplan:

Siden januar 2021 leverer vi halvårlige rapporter på det vi anser som relevante KPIer, med utgangspunkt i indikatorene fra anskaffelsesstrategien.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

Det er fire hovedtemaer i anskaffelsesstrategien til Viken FK, og rapporteringspunktene våre vil være ulike indikatorer og målepunkter under disse.

• Klima, miljø og samfunnsansvar
• God utnyttelse av offentlige budsjetter
• Innovasjon og tjenesteforbedring
• Utvikling av region og næringer

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Hvert halvår skal vi utarbeide en rapport som tar for seg de viktigste indikatorene og målepunktene som er satt opp i anskaffelsesstrategien. Vi har begynt med de vi allerede har kontroll på, og arbeider samtidig med å få på plass flere målinger i tiden fremover. Dette er enkle ting som totalt forbruk, antall avtaler, antall innovative anskaffelser, men også mer inngående indikatorer som volumandel økologiske produkter, ehandelsandel og antall anskaffelser med strenge krav til klima/miljø.

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i juni 2022, og hvordan vil du vite det?

Mål

Vårt mål er fremdeles å jobbe mot 100 % lojalitet til våre rammeavtaler. En utfordring er dårlig datakvalitet på en del områder, noe som gjør det vanskelig å komme frem til en «kontraktslojalitet» for hele vår portefølje totalt sett. Arbeidet med lojalitet gjøres derfor på avtalenivå, og vi er heldige som har et verktøy som gjør det mulig å følge lojaliteten nøye innenfor de produktkategoriene hvor datakvaliteten er god.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Vi arbeider kontinuerlig med å spre informasjon, og å utvikle våre informasjonskanaler for å finne måter å nå ut til flest mulig.
• Vi har etablerte innkjøpskontakter på alle virksomheter og alle aktuelle avdelinger, disse vil i tiden fremover benyttes aktivt for å øke kunnskap og kompetanse på egen virksomhet, som igjen vil føre til økt lojalitet til avtaler.
• Vi tilrettelegger for bruk av ehandel på alle aktuelle avtaler, og holder fokus på økt bruk av ehandel, kursing og opplæring for hele virksomheten.
• Vi arbeider videre med å samordne avtaler løpende for å redusere duplikater.
• Vi følger opp virksomhetene med lav score.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav?

Mål

Viken fylkeskommune skal i alle relevante anskaffelser stille minstekrav til klima og miljø og/eller vekte klima- og miljøkrav høyt. Dette skal bidra til å minimere klimafotavtrykket til anskaffelsen og øke etterspørselen etter nye løsninger. Fylkeskommunen skal hindre forurensning og forsøpling.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Krav til klima og miljø stilles i alle anskaffelser og kontrakter. Hvordan kravene følges opp avhenger av hvilke krav som er stilt og hvilke produkter/tjenester som leveres
• Vi har gjennomført risikovurdering av alle avtaler og kommende anskaffelser. Utfallet av denne avgjør hvilket nivå vi stiller krav på, og hvor tett oppfølgingen er i etterkant.
• For produkt-avtaler følger vi opp sortiment og forbruk ut fra hvordan kravene er stilt i konkurransen. Det kan være krav til et visst antall miljømerkede produkter i katalog fra leverandør og det kan være interne krav og føringer på at vi må handle en viss andel av produktene med merking.
• Vi legger til rette for lokalproduksjon i relevante anskaffelser, eksempelvis norske produkter i sesong og kortreist mat.
• Vi skal legge til rette for sirkulære løsninger, vi skal benytte livssykluskostnader der hvor det er mulig og vi skal legge til rette for at drivstoff som benyttes på våre avtaler i all hovedsak skal være fossilfritt.
• Vi skal legge til rette for fossilfrie bygg- og anleggsplasser.

Hva er ambisjonene videre for arbeidet med kontraktsoppfølgingen?

Selv om vi har kommet en lang vei innen kontraktsoppfølging i Viken FK, er det flere ting vi ønsker å jobbe videre med:

• Forbedre kapasitet og ressurser er alltid et fokus, både ved å effektivisere arbeidet og ved å prioritere oppfølgingen i større grad
• Årshjulet vi har satt i gang fra i år skal forbedres i tiden fremover og bidra til at vi driver mer proaktiv konktraktsoppfølging enn hva vi gjør i dag
• Vi er i gang med et samarbeid med klima og miljøavdelingen i fylket, og håper dette kan hjelpe oss med å videreutvikle og forbedre oppfølgingen innen klima- og miljø

Vi har fått på plass mange rutiner for å drive god oppfølging av Vikenmodellen (seriøsitetskrav), og fremover vil det være stort fokus på å implementere og følge dette på en god måte

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i januar 2022 sammenlignet med juni 2020?

Mål

Sammenlignet med juni 2020 har vi nådd målene om å øke de interne ressursene, ved at vi har økt anskaffelsesavdelingen med 6 personer.

Vi har ikke utviklet oss så mye innen kategoristyring som vi ønsket, da vi ikke har landet veldig mange kategoristrategier så langt. Dette er et arbeid som fortsatt pågår, og selv om det har tatt mer tid enn antatt har vi fortsatt et ønske om å utvikle oss mer her.

Ved å få på plass kategoristrategier og kategoriansvarlige tror vi også at kontraktsoppfølgingen vil bedres innenfor kategoriene. Vi vil da ha personer og strategier som ser hele kategorier som en helhet, og kan legge planer også for oppfølgingsarbeidet.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Utarbeide kategoritre per kategoriseksjon (Kategoriseksjonene er: IKT, Varer og Tjenester)

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i januar 2022?

Mål

Vi har nå dedikerte ressurser til kontraktsoppfølging (kontraktsrådgivere) i alle tre seksjoner. Vi har dermed også nådd fjorårets mål om å øke de dedikerte ressursene totalt sett. Per i dag er det 7 ressurser som er dedikert til kontraktsoppfølging, i tillegg til flere personer som har dette som en viss prosent-andel av stillingen sin. Vi opplevde likevel, grunnet et massivt behov for anskaffelser, at noe mindre ressurser enn ønsket ble brukt på oppfølging, både av de dedikerte ressursene og av de øvrige, da flere i perioder måtte bruke tid på andre deler av driften. Målet er å unngå dette i 2022.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Vi ønsker å systematisere / periodisere oppgavene innen kontraktsoppfølgingen slik at ressursene våre kan samarbeide om ulike temaer innen konkrakstoppfølgingen på samme tid. Dette er viktig for at ikke alle skal sitte hver for seg og bruke mye tid på å finne ulike løsninger på «like utfordringer». Vi ønsker i stedet å skape enhetlig praksis og synergieffekter ved å jobbe sammen. Ved å periodisere oppgaver tror vi også det vil være lettere å komme i gang og jobbe mer systematisk med oppfølgingen.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i januar 2022 sammenlignet med juni 2020?

Mål

Det har vært liten endring på forvaltningen av avtaler det siste halvåret. Det har vært en utfordring knyttet til ressurser den siste perioden som har gjort det vanskelig å drive utvikling, og det meste har dreid seg om å holde driften i gang. Ressurssituasjonen har imidlertid medført at vi mot slutten av 2021 begynte en prosess rundt risikovurdering av hele avtaleporteføljen vår. På sikt ønsker vi å skape en god nok oversikt til at vi kan prioritere de riktige områdene for oppfølging tilpasser den enkelte avtale, særlig i perioder med lite tid.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Fremover ønsker vi å få til flere ting på oppfølgingsfronten:

• Vi vil systematisere/periodisere oppgaver i en form for «årshjul».
• Vi ønsker tettere samarbeid mellom kontraktsrådgiverne.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i januar 2022? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

Vi benytter de samme verktøyene i dag som ved forrige rapportering.

Ehandelsbruken øker i hele Viken. Vi har pågående et stort prosjekt hvor vi er i direkte kontakt med alle våre virksomheter for å få til en ytterligere økning i bruken.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Vi vil utover våren øke kompetansen og bruken av KMD innkjøpsanalyse til kontraktsoppfølging.

Vi ønsker å få på plass et verktøy som bedre kan gi oversikt og hjelpe oss med å systematisere ulike oppgaver innen kontraktsoppfølging.

Hvordan følger dere opp lønns og arbeidsvilkår?

Mål

• Egenrapporteringsskjema (forms) sendes alle aktuelle leverandører ved signering av avtale, og kreves tilbake innen en måned. Sendes på nytt i forkant av ev prolongering. Vi må jobbe med å få på plass rutiner for ytterligere kontroll.

E-læring fra DFØ skal gjennomgås av alle kontraktsrådgivere som vil ha behov for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår.

Konkrete aksjonspunkter/Handlingsplan:

17. januar 2022 begynner det en ny rådgiver i Viken anskaffelser som har som hovedoppgave å koordinere arbeidet med oppfølgingen av Viken-modellen (seriøsitetskrav). Dette vil trolig føre til en kraftig økning i kompetanse og grad av oppfølging i Viken fylkeskommune.  

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Ledelsen har behov for all informasjon som kan både sikre og forenkle innkjøpsadministrasjonen, og bidra til å ta avgjørelser på virksomhetsnivå.

Dette handler i stor grad om å ha god kontroll på avtaleporteføljen, ha kontroll på forbruket og på oppgavene som må utføres. Oversikt over porteføljen og ulike risikoområder er viktig for å en god prioritering mht. Oppgaver og satsningsområder/utvikling videre.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD er ferdig implementert på ledelsesnivå, slik at ledelsen når som helst kan hente ut verdier og styringsinformasjon. Rutiner for jevnlig rapportering er på plass.
• Datakvaliteten er under kontinuerlig forbedring, slik at analysene gir bedre/mer presise resultater.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Virksomhetsledelsen trenger informasjon som bidrar til forståelse for at anskaffelsesavdelingen ikke er en «utgiftspost», men «et besparelsessenter» for hele organisasjonen. Ved å investere i ressurser hos anskaffelsesavdelingen vil man øke muligheten for å spare penger og frigjøre ressurser/midler til kjernevirksomheten. I tillegg er det nødvendig å vise resultater på overordnede føringer innen samfunnsansvar, for eksempel. andel økologiske produkter, andel miljømerkede produkter, andel fairtrade, lærlingebruk mm.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Siden januar 2021 leverer vi halvårlige rapporter på det vi anser som relevante KPIer, med utgangspunkt i indikatorene fra anskaffelsesstrategien.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

Det er fire hovedtemaer i anskaffelsesstrategien til Viken FK, og rapporteringspunktene våre vil være ulike indikatorer og målepunkter under disse.

• Klima, miljø og samfunnsansvar
• God utnyttelse av offentlige budsjetter
• Innovasjon og tjenesteforbedring
• Utvikling av region og næringer

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

Hvert halvår skal vi utarbeide en rapport som tar for seg de viktigste indikatorene og målepunktene som er satt opp i anskaffelsesstrategien. Vi har begynt med de vi allerede har kontroll på, og arbeider samtidig med å få på plass flere målinger i tiden fremover. Dette er enkle ting som totalt forbruk, antall avtaler, antall innovative anskaffelser, men også mer inngående indikatorer som volumandel økologiske produkter, ehandelsandel og antall anskaffelser med strenge krav til klima/miljø.

Hva er virksomhetens kontrakts lojalitet i januar 2022, og hvordan vil du vite det?

Mål

Vårt mål er fremdeles å jobbe mot 100 % lojalitet til våre rammeavtaler. En utfordring er dårlig datakvalitet på en del områder, noe som gjør det vanskelig å komme frem til en «kontraktslojalitet» for hele vår portefølje totalt sett. Arbeidet med lojalitet gjøres derfor på avtalenivå, og vi er heldige som har et verktøy som gjør det mulig å følge lojaliteten nøye innenfor de produktkategoriene hvor datakvaliteten er god.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Vi arbeider kontinuerlig med å spre informasjon, og å utvikle våre informasjonskanaler for å finne måter å nå ut til flest mulig
• Vi har etablerte innkjøpskontakter på alle virksomheter og alle aktuelle avdelinger, disse vil i tiden fremover benyttes aktivt for å øke kunnskap og kompetanse på egen virksomhet, som igjen vil føre til økt lojalitet til avtaler
• Vi tilrettelegger for bruk av ehandel på alle aktuelle avtaler, og holder fokus på økt bruk av ehandel, kursing og opplæring for hele virksomheten
• Vi arbeider videre med å samordne avtaler løpende for å redusere duplikater

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav? (Nytt punkt)

Mål

Viken fylkeskommune skal i alle relevante anskaffelser stille minstekrav til klima og miljø og/eller vekte klima- og miljøkrav høyt. Dette skal bidra til å minimere klimafotavtrykket til anskaffelsen og øke etterspørselen etter nye løsninger. Fylkeskommunen skal hindre forurensning og forsøpling.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Krav til klima og miljø stilles i alle anskaffelser og kontrakter. Hvordan kravene følges opp avhenger av hvilke krav som er stilt og hvilke produkter/tjenester som leveres.
• For produkt-avtaler følger vi opp sortiment og forbruk ut fra hvordan kravene er stilt i konkurransen. Det kan være krav til et visst antall miljømerkede produkter i katalog fra leverandør og det kan være interne krav og føringer på at vi må handle en viss andel av produktene med merking.
• Vi legger til rette for lokalproduksjon i relevante anskaffelser, eksempelvis norske produkter i sesong og kortreist mat.
• Vi skal legge til rette for sirkulære løsninger, vi skal benytte livssykluskostnader der hvor det er mulig og vi skal legge til rette for at drivstoff som benyttes på våre avtaler i all hovedsak skal være fossilfritt.
• Vi skal legge til rette for fossilfrie bygg- og anleggsplasser.

Viken

Er det én eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

Hvordan er organiseringen av innkjøpsfunksjonen sammenliknet med målsettingen som ble satt i september 2020?

• Vi satt oss en målsetning om å utarbeide kategoritre for hver av våre tre seksjoner innen juni 2021, og ønsket å få på plass rollen «kategoriansvarlig». Vi har kommet et stykke på vei, ved at det foreligger en del underkategorier, og vi har et godt utgangspunkt for kategoritre. I tillegg har vi gjennomført en formell prosess knyttet til rollen som kategoriansvarlig, valgt de første områdene som skal dekkes, og fått på plass de første ansvarlige.
• Vi har nå dedikerte ressurser til kontraktsoppfølging (kontraktsrådgivere) i alle tre seksjoner. Vi har dermed også nådd målet om å øke de dedikerte ressursene totalt sett, med 200 %. I tillegg til dette har vi opprettet et forum for kontraktsrådgiverne på tvers av seksjonene, og for alle anskaffelsesrådgivere som har en dobbeltrolle og som også skal følge opp kontrakter. Forumet har møter hver 6. uke, i tillegg til Teams-kanal hvor ulike utfordringer og nyttig info kan deles. Møtene brukes bl.a. til gjennomgang av systemer, rutiner og verktøy, slik at vi blir mer samkjørte og kan gjøre endringer og tilpasninger der hvor vi ser at det er behov.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

• Vi har ansatt nye personer og økt kapasiteten til daglig drift, samt mulighetene til å spesialisere anskaffelses- og kontraktrådgiverne i større grad. På sikt ønsker vi at dette skal frigjøre mer ressurser til å drive utviklingsarbeid.
• Kategoritre er påbegynt, og de første to nivåene i kategoritreet er snart landet.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc. Og hvordan bruker dere systemene, i juni 2021?

Hvilke(t) system(er) bruker dere sammenliknet med de målene dere satte for systembruk i september 2020?

• Vi benytter de samme verktøyene i dag som ved forrige rapportering
• Vi har delvis gjennomført et prosjekt for å se på kost/nytte ved implementering av CLM, et kontraktsoppfølgingsverktøy fra Visma. Dette har ikke vist store fordeler ved å ta det i bruk, og konklusjonen er så langt at det ikke prioriteres.
• Ehandelsbruken øker i hele Viken. Neste steg er å arbeide med å tilgjengeliggjøre flere tjenesteavtaler i verktøyet.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

•  Vi øker gradvis kompetansen og bruken av KMD innkjøpsanalyse til kontraktsoppfølging.
• CLM-prosjekt delvis gjennomført.
• Mal for leverandørundersøkelse og utkast til mal for brukerundersøkelser er på plass i Forms.

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

•  Egenrapporterinsskjema (forms) sendes alle aktuelle leverandører ved signering av avtale, og kreves tilbake innen en måned. Sendes på nytt i forkant av ev prolongering. Vi må jobbe med å få på plass rutiner for ytterligere kontroll.
• E-læring fra DFØ skal gjennomgås av alle kontraktsrådgivere som vil ha behov for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

• Den nye Viken-modellen (seriøsitetskrav) er vedtatt av politikerne, og det jobbes med en veileder som skal synliggjøre hvilken oppfølging modellen krever av oss.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav? 

Hvilke målsettinger har dere for miljøkravene dere stiller?

• Viken fylkeskommune skal i alle relevante anskaffelser stille minstekrav til klima og miljø og/eller vekte klima- og miljøkrav høyt. Dette skal bidra til å minimere klimafotavtrykket til anskaffelsen og øke etterspørselen etter nye løsninger. Fylkeskommunen skal hindre forurensning og forsøpling.

Hvilke konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan har dere utarbeidet for å nå målene dere har satt? 

• Krav til klima og miljø stilles i alle anskaffelser og kontrakter. Hvordan kravene følges opp avhenger av hvilke krav som er stilt og hvilke produkter/tjenester som leveres.
• For produkt-avtaler følger vi opp sortiment og forbruk ut fra hvordan kravene er stilt i konkurransen. Det kan være krav til et visst antall miljømerkede produkter i katalog fra leverandør og det kan være interne krav og føringer på at vi må handle en viss andel av produktene med merking.
• Vi legger til rette for lokalproduksjon i relevante anskaffelser, eksempelvis norske produkter i sesong og kortreist mat.
• Vi skal legge til rette for sirkulære løsninger, vi skal benytte livssykluskostnader der hvor det er mulig og vi skal legge til rette for at drivstoff som benyttes på våre avtaler i all hovedsak skal være fossilfritt.
• Vi skal legge til rette for fossilfrie bygg- og anleggsplasser.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for? Har behovet for styringsinformasjon endret seg fra september 2020 til juni 2021?

Hva slags målsettinger har dere for styringsinformasjon i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

• Ledelsen har behov for all informasjon som kan både sikre og forenkle innkjøpsadministrasjonen, og bidra til å ta avgjørelser på virksomhetsnivå.
• Dette handler i stor grad om å ha god kontroll på avtaleporteføljen, ha kontroll på forbruket og på oppgavene som må utføres.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere fra september 2020, til juni 2021.

• Innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD er ferdig implementert på ledelsesnivå, slik at ledelsen når som helst kan hente ut verdier og styringsinformasjon. Rutiner for jevnlig rapportering er på plass.
• Datakvaliteten er under kontinuerlig forbedring, slik at analysene gir bedre/mer presise resultater

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser? Har behovet for styringsinformasjon virksomhetsledelsen trenger endret seg fra september 2020, til juni 2021?

Hvordan følger dere opp målsettingene dere satt i september 2020, sammenliknet med juni 2021?

• Vi har samme målsetninger som i september 2020. Virksomhetsledelsen trenger informasjon som bidrar til forståelse for at anskaffelsesavdelingen ikke er en «utgiftspost», men «et besparelsessenter» for hele organisasjonen. Ved å investere i ressurser hos anskaffelsesavdelingen vil man øke muligheten for å spare penger og frigjøre ressurser/midler til kjernevirksomheten. I tillegg er det nødvendig å vise resultater på overordnede føringer innen samfunnsansvar, for eksempel andel økologiske produkter, andel miljømerkede produkter, andel fairtrade, lærlingebruk mm.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere virksomhetsledelsen trenger, fra september 2020 til juni 2021.

• Fra januar 2021 leverer vi halvårlige rapporter på mye av det vi anser som relevante KPIer.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.? Har dette endret seg fra september 2020 til juni 2021?

Har målsettinger på rapporteringspunkter fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l i juni 2021 endret seg, sammenliknet med september 2020?

• Anskaffelsesstrategien til Viken Fylkeskommune er nå vedtatt. Denne definerer fire tiltaksområder med en rekke mål og tiltak og herunder rapporteringspunkter.
• De fire tiltaksområdene er
  1. Klima, miljø og samfunnsansvar
  2. God utnyttelse av offentlige budsjetter
  3. Innovasjon og tjenesteforbedring
  4. Utvikling av region og næringer

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

• Det har vært et enormt arbeid å få på plass anskaffelsesstrategien. Denne ble vedtatt i slutten av februar, og siden det har vi jobbet med å implementere tiltak og finne måter å rapportere på. Vi er ikke i mål med dette arbeidet, og vil bruke god tid på å gjennomføre og følge opp tiltak på riktig måte. Per i dag ser vi at tiltakene i strategien medfører mye ekstra jobb, og at vi mangler ressurser for å få til alt.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, sammenliknet med september 2020? Hvilke undersøkelser har dere gjort av kontraktslojalitet?

Har målsettingen endret seg fra september 2020 til juni 2021?

• Vårt mål er fremdeles å jobbe mot 100 % lojalitet til våre rammeavtaler, men vi har endret litt på hvordan vi ser for oss å måle det. Vi har litt for store hull i dataene til få korrekte tall på den totale lojaliteten til hele porteføljen for en større del av avtalene våre er samkjørte på tvers av det nye fylket, mens vi i større grad kan måle det på enkeltavtaler. Fokuset vil derfor ligg på de største avtalene våre.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

•  Vi arbeider kontinuerlig med å spre informasjon, samt å utvikle våre informasjonskanaler for å finne måter å nå ut til flest mulig.
• Vi har etablert innkjøpskontakter på alle virksomheter og alle aktuelle avdelinger.
• Vi tilrettelegger for bruk av ehandel på alle aktuelle avtaler, og holder fokus på økt bruk av ehandel, kursing og opplæring for hele virksomheten.
• Vi arbeider videre med å samordne avtaler løpende for å redusere duplikater.
• Vi analyserer fylkets forbruk innenfor UNSPSC-kategorier som er dekket av avtale, og kontakter/veileder de som eventuelt ikke benytter seg av rammeavtalene våre.

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i juni 2021 sammenlignet med juni 2020?

Mål 

Som anskaffelsesavdeling i et nyetablert fylke har vi vært gjennom en lang prosess for å lande dagens organisering. Det er ikke planlagt store endringer det neste året, men en videreutvikling av det vi har begynt på. Vi ønsker å øke ressurskapasiteten i alle seksjoner, slik at vi kan ha et økt fokus på utvikling og spesialisering, og ikke la den daglige driften styre hvilken retning vi beveger oss i.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

Utarbeide kategori-tre per kategoriseksjon (Kategoriseksjonene er: IKT, Varer og Tjenester)

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i september 2020?

Mål

Totalt har vi i juni 2020 fire ansatte som er dedikert til kontraktsoppfølging, tilsvarende 400 % stilling fordelt på 2 av 3 seksjoner. Målet er å øke dette med 100–400 %, fortrinnsvis ved å dedikere flere personer, eller ved å frigi og dedikere 20–50 % av stillingene til de som i dag jobber med andre ting dersom dette er eneste alternativ.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

Frigi anskaffelses-ressurser for å dedikeres til kontraktsoppfølging.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2020 sammenlignet med i dag?

Mål

Vi har to overordnede mål for kontraktsoppfølgingen i fylket det neste året.

1. Vi vil samordnes mellom seksjonene mht. arbeidsmetodikk, slik at vi oppleves som én enhet.
2. Vi ønsker å bli mer proaktive i kontraktsoppfølgingsarbeidet.

Særlig ønsker vi her å lande rutiner for undersøkelser, både rettet mot brukere og leverandører, slik at vi oppleves som proaktive og bl.a. kan fange opp og optimalisere bruk av rammeavtalene før det oppstår alvorlige avvik hos begge parter.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Vi skal videreutvikle og enes om vår overordnede rutine for kontraktoppfølging, med tilhørende veiledere. Dette vil være de førende dokumentene for all kontraktsoppfølging i fylket.
• Ferdigstille konkrete rutiner på leverandør- og brukerundersøkelser
• Ferdigstille konkrete rutiner på oppfølging av KPIer per avtale

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i september 2020? For eksempel Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger og spørreundersøkelser.

Mål

Vi benytter Excel og Vismas KAV-verktøy aktivt for å holde oversikt. KAV er også det viktigste verktøyet for å ha informasjon om alle avtaler tilgjengelig ut til fylkets brukere, sammen med Microsoft teams, hvor vi løpende oppdaterer innkjøpskontaker på nye avtaler og andre nyheter.

Vi benytter forms for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, brukerundersøkelser og leverandørundersøkelser for å følge opp tilfredshet på begge sider av en avtale.

Vi benytter et innkjøpsanalyseverktøy fra KMD for å gjøre analyser av ting som omsetning, ehandelsbruk, lojalitet og mye mer knyttet til oppfølgingen av avtaler. I 2021 er dette fullt operativt i alle seksjoner, slik at kontraktsrådgiverne følger opp sine egne avtaler.

Det neste året kjøres pilotprosjekt på Visma CLM, fullføres i juni 2021. Dersom det viser seg at verktøyet er godt nok til å ta over for en del av oppgavene KAV benyttes til i dag, og/eller til å fungere som avvikssystem, vil dette implementeres høsten 2021.

På sikt er ønsket å nærme oss obligatorisk bruk av ehandel ved bestilling på rammeavtaler.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Fullføre implementering av KMD innkjøpsanalyse, herunder ferdigstille datagrunnlag og opplæring av brukere
• Starte opp og gjennomføre CLM-prosjekt
• Sette opp maler for leverandør- og brukerundersøkelser i Forms, basert på Forms-verktøy fra Digdir.

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår?

Mål

Egenrapporteringsskjema (forms) sendes alle aktuelle leverandører ved signering av avtale, og kreves tilbake innen en måned. Sendes på nytt i forkant av eventuell prolongering.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Følge opp at de nye rutinene benyttes for alle aktuelle områder
• Sette i gang prosjekt i etterkant av vedtak av nye seriøsitetskrav (Viken-modellen) for å vurdere videre oppfølgingsmuligheter.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Mål

Ledelsen har behov for all informasjon som kan forenkle innkjøpsadministrasjonen, og bidra til å ta avgjørelser på virksomhetsnivå.

Dette handler i stor grad om å ha god kontroll på avtaleporteføljen, ha kontroll på forbruket og på oppgavene som må utføres.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

Innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD skal implementeres ferdig slik at ledelsen når som helst kan hente ut verdier og styringsinformasjon.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Virksomhetsledelsen trenger informasjon som bidrar til forståelse for at anskaffelsesavdelingen ikke er en utgiftspost, men «et besparelsessenter». Ved å investere i ressurser hos anskaffelsesavdelingen vil man øke muligheten for å spare penger og frigjøre ressurser/midler til kjernevirksomheten. Dette bør blant annet være tall på besparelse som følge av rammeavtaler og andre avtaler.

I tillegg er det nødvendig å vise resultater på overordnede føringer innen samfunnsansvar, for eksempel andel økologiske- , miljømerkede- og Fairtrade produkter, bruk av lærlinger mm.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Mål

Viken fylkeskommune har ikke fått på plass en kommunestrategi enda. Vårt mål er å utrede rapporteringspunkter fra denne så fort den er på plass.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

Hente rapporteringspunkter ut fra strategi så fort den foreligger.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i september 2020, og hvordan vil du vite det?

Mål

Vi benytter KMD Innkjøpsanalyse for å kontrollere og rapportere på avtalelojalitet. Målet er alltid å være 100 % lojale til avtalene våre, men for bestillerne våre er det mange nye avtaler, nye retningslinjer, nye informasjonskilder og nye systemer. Vi tror derfor ikke det er realistisk å oppnå dette allerede i 2021. Målet står likevel på 100 %, da alt annet vil være å sikte mot avtalebrudd.

Konkrete aksjonspunkter / Handlingsplan

• Utvikle våre informasjonskanaler, finne måter å nå ut til flest mulig
• Etablere innkjøpskontakter på alle virksomheter og ved alle avdelinger
• Tilrettelegge for bruk av ehandel på alle aktuelle avtaler
• Fokus på økt bruk av ehandel, kursing og opplæring for hele virksomheten
• Samordne avtaler løpende for å redusere duplikater

01.01.2020 slo Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner seg sammen til nye Viken fylkeskommune. Anskaffelsesavdelingene i de tre fylkene var tidlig ute med å begynne planleggingen rundt sammenslåing, og alle ansatte møttes for første gang i juni 2018.

Jobben med å kartlegge hvordan de tre fylkene jobbet med anskaffelser var høyt prioritert, for å danne en forståelse av hvordan fylkene sammen kunne danne en felles avdeling i 2020. Mye var likt, men mye var også veldig forskjellig med tanke på hvordan de tre avdelingene jobbet, og det var ikke alle ting det var like lett å bli enige om.

Mange ulike løsninger ble diskutert for å komme frem til struktur på ny avdeling, og til slutt ble det bestemt at beste løsning var å gå for en helt ny organisering. På den måten hadde alle «blanke ark», og ingen skulle føle at «deres måte å jobbe på» ble nedprioritert.

Det var også mange som hadde fått med seg at flere offentlige anskaffelsesavdelinger gikk mer og mer i retning av kategoribasert arbeid, og dette ble grunnlaget ved byggingen av ny organisasjon.

Viken fikk ekstern konsulentbistand for å komme i gang med organiseringen, og våren 2019 var endelig struktur spikret.

Hver seksjon har egen leder og mellom 5 og 10 ansatte.

• Kategori IKT har totalt 5 ansatte, med utlysning ute for å få på plass to stillinger til.
• Kategori profesjonelle tjenester har totalt ni ansatte.
• Kategori varer har totalt 7 ansatte
• Kategori Fagutvikling og støtte har totalt 10 ansatte, fordelt på:
  • Seksjonsleder
  • En fagleder og fire ansatte innen jus
  • En fagleder for kontraktsforvaltning (50 %) og innkjøpsanalyse (50 %)
  • En fagleder for innkjøpsanalyse (50 %) og ehandel (50 %), med to ansatte i ehandelsteamet

Ser vi på hele Viken fylkeskommune som organisasjon er ansaffelsesavdelingen plassert på nivå 3. Fylkesrådet/politikerne er naturligvis øverste nivå, deretter er organisasjonen delt i 7 rådsområder, hvorav Finans og administrasjon er ett av områdene.

Anskaffelser plassert under Finans og administrasjon, på linje med Digitalisering, Eiendom, HR, Kvalitet/Innovasjon og Økonomi. Dette må sies å være en veldig god plassering, med «kort tjenestevei» opp til toppledelsen.

Kontraktsoppfølging i Viken

Det er per i dag én fagansvarlig for kontraktoppfølging (50 %) med overordnet ansvar for blant annet:

• Oversikt over totalportefølje
• Felles rutiner, veiledere og maler knyttet til implementering, bruk på avtaler, avvikshåndtering, systembruk, kontrolling, undersøkelser, CSR
• Informasjons- og kommunikasjonskanaler, herunder SPOC, intranett, nyhetsbrev mm

Hvordan kategoriseksjonene velger å løse oppgavene til kontraktsoppfølging er opp til seksjonsleder, så fremt oppgavene løses.

Per i dag har én av tre kategoriseksjoner valgt å ha dedikerte ressurser til oppfølgingsarbeidet. Det er kategori varer som har tre ansatte som kun jobber med kontraktsoppfølging.

IKT-seksjonen har én ansatt som kun jobber med kontraktsoppfølging, én ansatt som kun jobber med anskaffelser, de øvrige jobber med begge deler.

Kategori tjenester har valgt å jobbe slik at alle ansatte jobber med begge deler.

I dag forvalter Viken følgende avtaler:

• 42 avtaler innen IKT
• 61 avtaler innen varer
• 52 avtaler innen tjenester

Blant disse avtalene er det mange duplikater, fordi hvert fylke har hatt med seg hver sin avtale på samme område inn i sammenslåingen. Dette betyr at antallet avtaler trolig vi være fallende fremover, etter hvert som vi får samordnet avtaler mellom hele fylket. Viken har eksempelvis tre ulike avtaler på mobiltelefoner, tre ulike avtaler på kontorrekvisita og tre ulike avtaler på matvarer. Alt dette er i prosess med samordning, slik at vi en gang i 2021/22 kun vil ha én avtale per område der hvor det er hensiktsmessig.

Det er mange ulike avtaler som forvaltes av fylket. Det som er gjort per i dag er å sette opp en disposisjon og tre overordnede veiledere som i første rekke omhandler rammeavtaler og andre løpende avtaler som anskaffelsesavdelingen har ansvaret for, og der oppfølgingen vil være omfattende og vare over flere år.

Det er videre gjort avgrensninger mot entreprisekontrakter innenfor bygg og anlegg og infrastruktur, som følges opp av de selv.

De tre veilederne tar for seg hver sin fase av kontraktsoppfølgingen, som Viken har valgt å inndele i

1. implementering
2. oppfølging
3. erfaringsoverføring til ny anskaffelse

Disposisjonen og de tre veilederne er pr. mai ute på intern høring hos anskaffelsesavdelingen, for å sikre at alle får komme med innspill og at medarbeiderne har et grunnlag alle er enige om at de kan jobbe videre ut fra.

Bruk av systemer

Per i dag benyttes Excel i stor grad for å holde oversikt over porteføljene våre, mens KAV aktivt benyttes ved oppfølging. KAV er også det viktigste verktøyet for å ha informasjon om alle avtaler tilgjengelig ut til fylkets brukere.

Det er satt opp rutiner for brukerundersøkelser (forms), men der er ikke seksjonene i gang enda (mai 2020)

Viken benytter et innkjøpsanalyseverktøy fra KMD for å gjøre analyser av ting som omsetning, ehandelsbruk, lojalitet og mye mer knyttet til oppfølgingen av avtaler. Viken vil jobbe mye med å optimalisere bruk og få på plass gode rutiner og implementering frem mot sommeren 2020.

I tillegg til dette har Viken CLM, kontraktsoppfølgingsverktøyet fra Visma, som en del av kontrakten for KGV/KAV, og har planer om å få i gang en gruppe som skal se på bruken av dette frem mot sommer og høst 2020.

Hva som rapporteres i Viken

Den systematiske rapporteringen i dag er ikke veldig omfattende. I denne omstillingsprosessen går det meste av rapportering på hvor mange avtaler som foreligger og hvordan det går med samordning. Målet i denne perioden har vært å få selve organisasjonen på beina, og rapporteringen har derfor vært svært enkel og ikke satt i særlig system.

Ønsker for rapportering i fremtiden

Arbeidet med å bestemme hva, hvor ofte og hvordan Viken skal rapportere i tiden fremover er satt noe på vent. Det jobbes med å utarbeide en ny anskaffelsesstrategi i disse dager, og planen er at denne skal vedtas like over sommerferien 2020. I dette arbeidet ligger det også en utforming av egen seriøsitetskrav-modell (Viken-modellen). Tanken er at strategien må ligge til grunn for hva som skal og må rapporteres på, og at det derfor er litt prematurt å gjøre dette før den er på plass.

Avtalelojaliteten i Viken beskrives som varierende, men god. Vi ser tendenser til at lojaliteten er høy i sentrale strøk, mens det i større grad benyttes lokale butikker og leverandører (på utlegg eller annet) i de mer landlige områdene. Viken er et langstrakt fylke, med skoler og virksomheter hele veien fra Halden ved svenskegrensa til Numedal og Hallingdal i innlandet.

Viken har det nevnte innkjøpsanalyseverktøyet fra KMD som vil hjelpe oss å følge opp dette på en god måte. Viken er per i dag ikke klare med noen konkret prosent, fordi implementeringen av et så tungt verktøy tar en del tid, men mye data er på plass og de er ikke veldig langt unna å ha analyser.

Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY)

I EBY skal oppfølgingen kobles eksplisitt mot risikoanalyse, på den måten blir man mindre avhengig av enkeltpersoner. Bruk av Power BI, Excel og Micrsoft Forms muliggjør innsamling av styringsinformasjon. Systemene passer til mange forskjellige typer kontrakter. Systemene muliggjør også bedre bruk av regnskapsdata.

Eksempler på bruk av regnskapsdata i planlegging av kontraktsforløp:

• Styringsinformasjon:

• Identifisering av forbruksmønstre på avtaler og mellom behovshavere.

• Planlegging og sammenligning basert på historisk info.

• Fordeling av forbruk på parallelle rammeavtaler.

• Prioritering av arbeidsinnsats.

• Kontrollaktiviteter:

• Identifisering av forbruk utenfor avtaler.

• Fordeling av forbruk på parallelle rammeavtaler.

• Vekting av stikkprøver.

Overordnet konsept for kontraktsoppfølgingen:

• Ansvarlig i innkjøpsseksjonen skal overordnet legge til rette for godt samarbeide, gjennomførsel av kontrolltiltak og innsamling av styringsinformasjon.

• Trinn i overordnet konsept:
  1. Analyser
  2. Planlegg
  3. Utfør
  4. Rapporter

Er det én eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i juni 2021?

• Kontraktsoppfølging er en integrert del av å ha ansvar for ett kontraktsområde. Størstedelen av innkjøpsseksjonens medarbeidere har forskjellige former for kontraktsoppfølgingsoppgaver. Disse er forskjelligartet, f.eks. oppfølging miljø- og klimakrav, krav til lønns- og arbeidsvilkår, håndtering av uenigheter rundt faktura, løpende møter, løpende sjekk av krav til leverandørbedriften, overordnede spendanalyser, mm.

Hvordan er organiseringen av innkjøpsfunksjonen sammenliknet med målsettingen som ble satt i september 2020?

• Grunnet høy medarbeideromsetting har løpende drift hatt mye fokus i perioden. Analyse av regnskapsdata er dog blitt forbedret og strukturert bedre – både i forhold til tilgang til data og typen av analyser vi gjør. Vi har etablert bedre oversikter over en rekke dimensjoner for alle kontrakter.

Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

• Vi har etablert system for analyse av innkjøpsdata og for å tilgjengeliggjøre denne for alle kontraktsansvarlige.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc. Og hvordan bruker dere systemene, i juni 2021?

• Det meste av arbeidet gjennomføres via maler i vårt sak- og arkivsystem. Utover dette har vi systemet HMSreg, som brukes i forbindelse med bygge- og anleggsplasser.

Hvilke(t) system(er) bruker dere sammenliknet med de målene dere satte for systembruk i september 2020?

• Vi har ikke kunne prioritere videreutvikling av spørreskjemaer siden sist – men ser at vi har fått nye, gode IT-muligheter innkjøpt sentralt i Oslo kommune, som kan støtte oss i arbeidet. Per nå foregår det meste kontraktsoppfølging basert på egne veiledere og statiske dokumentmaler i vårt arkiv-/saksbehandlingssystem.

• Beskriv hvordan dere har fulgt konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan, som ble formulert i september 2020.

• Vi har vært gjennom en periode hvor vi måtte prioritere driftsoppgaver. Vi har fokusert mye arbeide på spend-analyser.

• Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

• Samme system som tidligere, forankret i Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og kravene til lønns- og arbeidsvilkår i vår standard kontraktsstrategi.

Hvordan følger dere opp målsettingene dere satt i september 2020, sammenliknet med juni 2021?

• Fortsatt samme gode kontrollsystem, primært basert på maler i arkivsystemet, samt Oslo kommunes HMSreg system.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

• Vi har ønsket bedre muligheter for å trekke data ut av HMSreg på tvers av prosjekter. Etter nåværende utrulling av ny versjon av HMSreg er dette et tema vi skal ta opp igjen.

Hvordan følger dere opp miljøkrav der dere har stilt slike krav?

• Oslo kommune har en rekke standard miljø- og klimakrav som er innarbeidet i våre kontraktsmaler, og en veileder til oppfølging av disse. Vi forholder oss primært til disse standardkravene og Oslo kommunes veileder. Oppfølgingen er en kombinasjon av kjøretøysregister og punkter som kan følges opp i forbindelse kontraktsmøter og stedlige kontroller. På felles rammeavtaler for hele kommunen gjøres det meste av dette arbeidet sentralt.

Hvilke målsettinger har dere for miljøkravene dere stiller?

• Vi forholder oss til Oslo kommunes anskaffelsesstrategi og de føringer denne gir for våre anskaffelser. Sentralt for oss er kommunens «Standard klima- og miljøkrav til bygg og anlegg».

Hvilke konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan har dere utarbeidet for å nå målene dere har satt?

• Vi arbeider på å få bedre løpende oversikt over resultatene av de foretatte kontroller. Per i dag utfylles dokument-maler som gjemmes i arkivsystemet.

Hvilken styringsinformasjon har innkjøpsleder behov for? Har behovet for styringsinformasjon endret seg fra september 2020 til juni 2021?

• Det er behov for å tilgjengeliggjøre den informasjon som i dag arkiveres i statiske Word-maler, på den måten kan vi trekke informasjon ut på tvers av gjennomførte tiltak – samt se utviklingen av planlagte og gjennomførte tiltak.

Hva slags målsettinger har dere for styringsinformasjon i juni 2021, sammenliknet med september 2020?

• Enda mere lett tilgjengelig og oppdatert informasjon. Vi er kommet et godt stykke i forhold til bruken av regnskapsdata, men også her kan vi bli bedre. Kommunen er i gang med å implementere en rekke nye IT-systemer, som vi håper kan støtte opp om dette arbeidet.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere fra september 2020, til juni 2021.

• I perioden er det primært blitt arbeidet med å operasjonalisere eksisterende målepunkter.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser? Har behovet for styringsinformasjon virksomhetsledelsen trenger endret seg fra september 2020, til juni 2021?

• Vi har etablert gode oversikter over nøkledimensjoner for våre avtaler og kontraktstyper, samt detaljerte oversikter over forbruk på disse. Vi ønsker å kunne gi samtidsoversikt over kontraktsoppfølgingstiltak.

Hvordan følger dere opp målsettingene dere satt i september 2020, sammenliknet med juni 2021?

• Grunnet høy medarbeideromsetting og langsommere enn ventet utrulling av Office365 har dette ikke blitt prioritert, utover arbeidet med å tilgjengeliggjøre data fra regnskapssystemet.

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan for styringsparametere virksomhetsledelsen trenger, fra september 2020 til juni 2021.

• Se forrige svar.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.? Har dette endret seg fra september 2020 til juni 2021?

• Rapporteringspunktene er de samme som i september 2020.

Har målsettinger på rapporteringspunkter fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l i juni 2021 endret seg, sammenliknet med september 2020?

• Overordnet er det de samme rapporteringspunkter. Noe endringer er gjort på operasjonaliseringen

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021.

• Det har vært noen løpende diskusjoner angående å få praktisk gjennomførbare rapporteringspunkter, som både understøttes av kontraktene vi inngår og ikke er for kostnadskrevende å innsamle.

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i juni 2021, sammenliknet med september 2020? Hvilke undersøkelser har dere gjort av kontraktslojalitet?

• Vårt estimat basert på analyser av regnskapsdata sammenstilt med avtaleoversikt, er at vi har en kontraktslojalitet på +95 % av volumet.

Har målsettingen endret seg fra september 2020 til juni 2021?

• Målsettingen har ikke endret seg

Beskriv hvordan dere har arbeidet med konkrete aksjonspunkter/ handlingsplan fra september 2020 til juni 2021

• Gjennom systematisk analyse av regnskapsdata har vi fått bedre oversikt over forbruk og kontraktslojalitet.

Hvordan ønsker dere at innkjøpsfunksjonen er organisert i juni 2021 sammenlignet med juni 2020?

Mål

EBY ønsker en innkjøpsfunksjon hvor innkjøperne kan bruke mest mulig av sin tid på det de er best til; å drive med innkjøp. Dette arbeidet skal understøttes av standardiserte kontraktoppfølgingsprosesser og bedre styringsinformasjon til både den enkelte og til innkjøpslederen. Deler av denne prosessen innebærer et ensartet kontraktsoppfølgingsregime, samt bedre muligheter for å sammenstille data fra de forskjellige datasystemene.

• Systematisk oppfølging og informasjonsoppsamling på alle kontrakter.
• Bedre overblikk over forbruk og gjennomføring basert på data fra regnskapssystemet og eget kontraktsoppfølgingsskjema.
• Strukturert fokus på oppfølging av kontraktklausuler, særlig de som understøtter politiske føringer, slik som miljø, arbeidslivskriminalitet, SMBer mm.
• Vi kan sømløst koble målepunkter fra kontraktsoppfølging, HMSreg og KGV sammen med fakturainformasjon fra regnskapssystemet.

Konkrete aksjonspunkter/handlingsplan

• Etablering av dataoverblikk og analyser i MS Power BI.
• Etablering av nye rutiner for datainnsamling i forbindelse med fakturering (kontraktsnummer, prekontering).
• Etablering av kontraktsoppfølgingssystem basert på spørreskjema.
• Etablert systematikk for oppfølging av kontraktklausuler.

Er det en eller flere dedikerte ressurser som har kontraktsoppfølging som en definert arbeidsoppgave i din virksomhet i september 2020?

Innkjøpsfunksjonen arbeider med kategoristyring. Det er den enkelte kontraktsansvarlige innkjøper som også følger opp kontraktene. Denne organiseringen har fordelen at innkjøper alltid har overblikk over styringsutfordringer og utfordringer på leverandørmarkedet, som kan påvirke fremtidige innkjøp.

I tillegg har EBY dedikert en 100 % ressurs som skal ha kontraktsoppfølging som hovedansvarsområde. EBY arbeider med å gjøre en skikkelig gjennomgang av kompetansekrav og har identifisert behov for å dele ansvarsoppgavene på to ulike ressurser (50 % på hver). Dette gjøres fordi strategisk kontraktsoppfølging krever ulik type kompetanse for å utføres best mulig:

• En ressurs med økonomisk kompetanse er hovedansvarlig for utarbeidelse av skjemaer, analyse av tallene og etablering av rapportering videre til toppledelse.

En ressurs med juridisk kompetanse er ansvarlig for å styre tidsplanen for når ulike avtaler skal følges opp, samt sikre at alle respondenter har tilstrekkelig kompetanse til å fylle ut skjemaene. Dette gjøres for å sikre korrekt videreformidling og dokumentasjon av informasjon til de involverte (bestiller/leverandør/avtaleansvarlig), og ikke minst juridisk støtte i statusmøter og den videre kontraktsoppfølgingen.

Mål

• Den enkelte kategoriansvarlige følger opp på egne kontrakter. Nåværende oppfølging er delvis personavhengig. I fremtiden vil vi etablerer en strammere systematikk for deler av kontraktsoppfølgingsarbeidet.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Etablering av strukturert kontraktsoppfølgingsregime som sikrer ensartet høy kvalitet og dokumentasjon av oppfølgingen.
• Stor del av dette understøttes av kontraktsoppfølgingsskjema.

Hvordan forvalter dere avtalene deres i juni 2021, sammenlignet med i dag?

Overordnet ønsker EBY en mere proaktiv forvaltning av avtalene. Dette innebærer mere systematisk informasjonsinnsamling og erfaringsdeling, enn det som gjøres i dag.

EBY har som mål at leverandørene er kjent med at de blir fulgt opp på samtlige av de krav og kriterier som stilles i kontraktene – systematisk under HELE kontraktsperioden. 

Mål

• System for å få systematisk feedback fra våre leverandører og tidlig håndtere utfordringer.
• Systematisk oppfølging på alle utfordringer i trekanten mellom fagperson/bestiller, innkjøper og leverandøren.
• Kunnskap og erfaring om leverandører og prosjekttyper ikke kun forankret i enkelt individer, men også i organisasjonens systemer.
• Høyere grad av løpende informasjonsinnsamling på hver enkelt kontrakt – målet er å kunne identifisere og håndtere problemer tidligere, samt å ha informasjon tilgjengelig i tilfelle konflikt.
• Se mønstre på tvers av kontrakter.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Test og innfasing av nytt kontraktsoppfølgingsregime er gjennomført innen 2021. Test begynner august 2020.

Hvilke(t) system(er) bruker dere i arbeidet med kontraktsoppfølging, og hvordan benyttes systemene, i september 2020? Eksempelvis Microsoft Forms, Survey Excact, Excel, digitale KAV løsninger, spørreundersøkelser, etc.

Mål

• EBY mangler et godt samlet verktøy til kontraktoppfølgingen. Nå benyttes en kombinasjon av flere forskjellige systemer, både med og uten integrasjon mellom disse.
  • SurveyXact: Benyttes til spørreundersøkelser som innsamler viktig informasjon om alle kontrakter, samarbeidsrelasjoner og evaluering av kontraktskrav.
  • Power BI: Benyttes til å samle rådata fra forskjellige systemer (så vidt mulig – API’ er har ofte ikke vært prioritert) til overskuelige dashboard med kjerneinformasjon, både på prosjektnivå og på tvers av alle innkjøp.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Arbeider med automatisert uttrekk av data fra forskjellige systemer.
• Jobber opp mot sentrale deler av Oslo Kommune og DFØ for å avklare muligheter for mere helhetlig oppfølgingssystem.

Hvordan følger dere opp lønns- og arbeidsvilkår?

EBY har en rekke prosedyrer for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår. Denne oppfølgingen blir dokumentert i saksbehandlingssystemet, men det er ikke optimalt for systematisk erfaringsinnsamling, overblikk over tiltak, og som styringsinformasjon. Derfor har EBY blant annet etablert et nytt system for kontraktsoppfølgingen.

• Arbeidsvilkår sjekkes ved stedlig kontroll på byggeplasser og kontroll av timelister både etter kontraktsignering, og ved mottak av den enkelte faktura.
• Det kan også gjøres dokumentasjonskontroll ved stikk-kontroller hvor utvalg av arbeidskontrakter o.l. blir etterspurt.
• SHA prosedyrer følges etter byggherreforskriften.
• HMSreg er koblet opp mot startBanks overordnet analyse av bedrifter for å sikre seriøse aktører.

Mål

• Etablering av system for helhetlig styringsinformasjon på området med fastsatt rutine for stikkontroller.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• EBYs nye kontraktsoppfølgingsregime kommer også til å inneholde elementer på lønns og arbeidsvilkår.
• Felles internrutine for helhetlig arbeid med lønns- og arbeidsvilkår.

Hvilken styringsinformasjon har du som innkjøpsleder behov for?

Systematisk kontraktsoppfølging med informasjonsinnsamling skal sikre innkjøpsleder direkte adgang til oppdatert styringsinformasjon på blant annet disse punktene:

• Avtale- og budsjettoverskridelser
• Overblikk over forbruk per kontrakt, seksjon og prosjekt
• Informasjon om etterlevelse av politiske føringer, slik som bruk av lærlinger, faglærte, og miljøfaktorer
• Overblikk over konflikter med leverandørene
• Løpende evalueringer av leverandører
• Løpende evalueringer av samarbeidsutfordringer med internt fagpersonell
• Løpende evalueringer av innkjøpsfunksjonen fra leverandører og internt fagpersonell

Mål

• Hurtig oppsett av plattform (Power BI) som samler informasjon fra forskjellige systemer, med løpende tilføyelse av ny styringsinformasjon
• Oppsett av spørreskjemabasert evalueringssystem

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

EBY er i gang. Utvikling og testing gjøres løpende over høsten 2020.

Hvilken informasjon trenger virksomhetsledelsen for å legge til rette for god styring av anskaffelser?

Mål

Virksomhetsledelsen skal få løpende overblikk over:

• Forbruk i forhold til budsjett
• Oppnåelse av politiske føringer (miljø, lærlinger, faglærte mm.).
• Evaluering av vår innsats som innkjøpere fra leverandører og fagpersonell
• Overblikk over kostnadsbesparelser

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

EBY arbeider med dette og skal ha løpende samtaler om tilgjengeliggjøring av informasjon for virksomhetsledelsen.

Hvilke rapporteringspunkter kan dere dra ut ifra deres kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.?

Oslo kommunes anskaffelsesstrategi gir klare politiske føringer på en rekke områder, her er noe av de viktigste:

• Klare føring fra Oslomodellen
  • Overblikk over bruk av underleverandører, samt utelukkelse av useriøse aktører. Kun ett ledd underleverandører.
  • Minst 10 prosent lærlinger.
  • Minst 50 prosent faglærte.
• Miljøtiltak:
  • Andel utslippsfrie byggeplasser.
  • Fraksjonsdeling og resirkulering av avfall fra byggeplasser.
  • Krav til fossilfri transportløsninger
• Samarbeidsklima: Økt evaluering av samarbeid mellom leverandører og interne fagmiljøer
• Rapportering av andel SMBer og ivareta økt antall tilbud i konkurransene.
• Økt bruk av livssyklusvurderinger.

Mål

• Disse punktene er prioritert i arbeidet med systematisk kontraktsoppfølging.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

Sørge for at alle punkter blir rapportert på

Hva er virksomhetens kontraktslojalitet i september 2020, og hvordan vil du vite det?

• Alle anskaffelser i EBY skal gjennomføres i samarbeid med Innkjøpsseksjonen. Dette fører til tilnærmet full avtalelojalitet. Dessverre har ikke EBY per nå mulighet til å oppgi et eksakt tall.

Mål

• Definert kontraktlojalitet som holdes stabilt over 95+ prosent.

Konkrete aksjonspunkter / handlingsplan

• Innføre kontraktsnummer på samtlige fakturakonteringer

Innkjøpsseksjonen i Eiendoms- og Byfornyelsesetaten i Oslo kommune (EBY) er organisert under Organisasjonsavdelingen sammen med HR, IT/Arkiv og Regnskap/Lønn. Innkjøpssjefen rapporterer til Organisasjonsdirektør som rapporterer til Etatsdirektøren.

Innkjøpsseksjonen har 11 ansatte, hvorav 5 stk er jurister, 2 stk har hovedoppgaver innen internservice og resten er innkjøpsansvarlig med hovedsakelig økonomibakgrunn.

I løpet av 2019 etablerte vi kategoristyring. De er enda ikke helt ferdig med å rulle ut dette i hele organisasjonen, men har etablert den nye styringsrutinen i de seksjoner som har de største anskaffelsesbehovene.

EBY har per nå en ressurs som har kontraktsoppfølging som hovedoppgave. Denne ressursen er ansvarlig for å bygge opp systemet, etablere forståelse for kontraktsoppfølging i organisasjonen.

Ressursen skal også identifisere hvilke endringer i rutiner som grenser mot denne nye prosessen som det må gjøres noe med for å få etablert kontraktsoppføling som en naturlig del i innkjøpsvirksomheten i EBY.

Planen er å øke antall kontraktforvaltere når ordningen er skikkelig etablert.

EBY forvalter ca. 75 rammeavtaler i dag.

Samtlige fakturaer som kommer til EBY, blir først godkjent/kontert av ansvarlig innkjøper. Det er ansvarlig innkjøper og ikke behovshaver sitt referansenummer som står på fakturaen.

Ansvarlig innkjøper kontrollerer at pris/mengde/kvalitet er iht kontrakt og tidligere godkjente behovsmelding av budsjetteier, før faktura sendes videre til behovshaver for attestering og betaling. Ansvarlig innkjøper er byggherrens representant og vil være kontraktens oppfølgingsansvarlig ved byggemøter o.l. i løpet av kontraktsperioden.

Bruk av systemer

I dag gjøres det stikkontroller via HMSreg samt stedlige kontroller som begge arkiveres i arkivsystemet på egen mappe som heter kontraktoppfølging.

EBY har også tatt i bruk et system for kontraktsoppfølging som heter Survey Excact..(kommer utfyllende informasjon)

Ønsker for rapportering i fremtiden

EBY ønsker å øke rapporteringen til å speile de strategiske mål som kan trekkes ut av tildelingsbrevet fra Rådhuset.

I tillegg ønsker EBY å rapportere på kravene som stilles i konkurransene, slik at man sikrer at kontraktene blir fulgt opp på alle strategiske målepunkt. De strategiske målepunktene er: prisavvik, antall lærlinger, antall faglærte og avvik på HMS-registreringer som blir rapportert via UKE sin kontraktsoppfølging.

Rapporteringspunkter som kan dras ut fra kommunestrategi, tildelingsbrev o.l.

Rapporteringspunktene fra vår kommunestrategi er delt i tre hovedbolker:

• Klima/miljøhensyn:
  • Gjenbruk av byggematerialer
  • Fossilfrie og avfallsfrie byggeplasser
  • Fossilfrie transportløsninger
• Samfunnsansvar/GDPR
  • prosentandel av kontrakter over 500 000 hvor HMS-reg boks/HMS App er på byggeplass
  • prosent av kontrakter over 500 000 vi har gjennomført minst en stedlig kontroll
  • prosent av oppdrag over 500 000 hvor krav om bruk av faglærte / lærlinger er oppfylt
  • prosentandel av konkurranser der GDPR/Informasjonssikkerhet er vurdert
• Effektivisering/Innovasjon/Digitalisering
  • Samarbeid: prosentandel av anskaffelser hvor INN har vært involvert i tidligfase
  • Tillitt og handlingsrom: tidsbruk og resultat av anskaffelser der det er høy bruker/markedsinvolvering i tidligfase og kontraktsoppfølging
  • Bruk av digitale hjelpemidler: for å øke effektivisering og markedskommunikasjon

Måltallet for kontraktslojalitet har ikke tidligere vært etterspurt av ledelsen og EBY har per nå ingen oversikt over dette. Kontraktslojalitet er en av målene vi ønsker å få kontroll på gjennom satsningen på kontraktsoppfølging.

Tidligere forskning (Rognes, 2015) har vist at relasjonsstil har stor påvirkning på samarbeidsforholdet og utfallet av kontraktsoppfølging. 

Forskningsspørsmål

Hvordan foregår kontraktsoppfølging i offentlige virksomheter og hvordan påvirker valg av samarbeidsstrategi kvaliteten i kontraktsoppfølgingen?

Tidligere forskning (Hollnagel 2009) har vist hvordan organisasjoner gjør avveininger mellom de ressurser (tid og krefter) de bruker på å forberede en aktivitet og de ressursene (tid og krefter) de bruker på og utføre aktiviteten.

Det må med andre ord gjøres en avveining mellom grundigheten på den ene siden og effektiviteten på den andre siden. Dette må ses i sammenheng med hvordan ledelsen forstår tidsbruk, organisering og «innkjøperens hverdag».

Forskningsspørsmål

Hvordan forstår ledelsen tidsbruk og organisering av innkjøpsfunksjonen?

På bakgrunn av dette spørsmålet: Hvilke avveininger mellom effektivitet og grundighet gjør innkjøpere og hvilken betydning har dette for kontraktsoppfølging?

Tidligere forskning (Karltun 2014) viser at innføring av ny teknologi er avhengig av god balanse mellom faktorene medarbeider, organisasjon og teknologi for å bli vellykket. 

Denne delen vil se nærmere på innføring av nye digitale verktøy og hvordan ny teknologi kan fremme og hemme god kontraktsoppfølging. 

Forskningsspørsmål

Hvordan kan digitalisering fremme og hemme god kontraktsoppfølging?

Arbeidslivskriminalitet innebærer handlinger som bryter med norske lover om lønns- og arbeidsforhold, trygder, skatter og avgifter, gjerne utført organisert, som utnytter arbeidstakere eller virker konkurransevridende og undergraver samfunnsstrukturen.

Store summer tappes fra den norske stat hvert år. Samfunnsøkonomisk analyse anslo i 2015 skatte- og avgiftsunndragelser relatert til arbeidslivskriminalitet i et spenn mellom om lag 12 og 60 milliarder kroner.

Samfunnsøkonomisk analyse har også beregnet omfanget av verdiskaping som er skjult for omverdenen. Dette omfatter data for avdekket inntekt og grunnlag for arbeidsgiveravgift knyttet til arbeidslivskriminelle handlinger, samt et anslag for verdien av relevant trygdesvindel.

Samfunnsøkonomisk analyse anslår et spenn for skjult verdiskaping på mellom 28 og 108 milliarder kroner i 2015.

Forskningsspørsmål

I lys av dette ønsker vi å vite om hvilke krav som stilles og følges opp relatert til lønns og arbeidsvilkår?

I lov om offentlige anskaffelser står det blant annet at anskaffelsespraksisen skal gjennomføres slik at den "bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant".

Forskningsspørsmål:

I lys av dette ønsker vi å vite hvordan virksomhetene følger opp krav til miljø de har satt i konkurransene?