Informasjon til deg som ønsker å delta aktivt i anskaffelsesprosessen for de statlige fellesavtalene.
Hva er en innkjøpsgruppe?
Statens innkjøpssenter inngår fellesavtaler for over 190 statlige virksomheter. Alle anskaffelser Statens innkjøpssenter gjennomfører skal ivareta en tilstrekkelig brukermedvirkning for ivaretagelse av brukernes behov i anskaffelsesprosessen. Det blir vanligvis etablert en innkjøpsgruppe ved oppstart av den enkelte anskaffelsesprosess, med representanter fra virksomhetene.
Innkjøpsgruppen bistår Statens innkjøpssenter med å klargjøre hvilke behov brukerne har, og er et viktig ledd for sikre at en kommende fellesavtale dekker virksomhetenes behov.
En innkjøpsgruppe har kompetanse innenfor produktene eller tjenestene som skal anskaffes og følger hele anskaffelsesprosessen fra oppstart på prosjekt og til kontraktinngåelse.
Figuren nedenfor viser hvilke faser av anskaffelsesprosessen innkjøpsgruppen tar del i: fra forberedelse av konkurransen til tilbudsevaluering.
Brukermedvirkning gjennom anskaffelsesprosessen
Hvem kan delta?
Innkjøpsgruppenes deltakere representerer brukernes behov og må derfor være ansatt i en av virksomhetene som er omfattet av denne ordningen. Fordi innkjøpsgruppen bør ha kompetanse om produktet eller tjenesten som skal anskaffes, er det en fordel at den ansatte jobber innenfor feltet. For eksempel, hvis en person jobber innenfor IKT, vil hen være aktuell for IKT-anskaffelser, men ikke like aktuell for en anskaffelse for kontormøbler.
Før prosjektoppstart blir det sendt ut et invitasjonsbrev til alle virksomhetene. Vi oppfordrer aktuelle ansatte til å delta i innkjøpsgruppen.
Noen ganger når ikke invitasjonen frem til riktig person i virksomheten. Hvis du ønsker å forhøre deg om det er pågående rekrutteringer er det mulig å sende en e-post direkte til prosjektlederen for avtalene som er under arbeid eller se avsnittet nedenfor.
Hvilke anskaffelser kan jeg være med på?
Tabellen viser en oversikt over kommende anskaffelser det er mulig å melde seg på og tentativ oppstart. Hovedsakelig varer prosessen 12 måneder. Kontaktinformasjon finnes nedenfor hvis du ønsker å sende en forespørsel.
| Anskaffelse | Oppstart innkjøpsgruppe | Kontaktinformasjon |
|---|---|---|
Avtale med oppdragsgiver
Statens innkjøpssenter inngår avtale med deltakerens oppdragsgiver for å sikre at den ansatte har tid og mulighet til å delta på innkjøpsgruppen i arbeidstiden.
Tidsbruken avhenger av avtaleområdet, prosjektledelse og hvilken fase anskaffelsen er i.
Fordeler for virksomhetene
- Virksomhetene som er representert i gruppen vil ha større innflytelse på å definere hva som skal være virksomhetenes behov.
- Ved å investere tid og ressurser i prosessen, kan virksomheten bygge tilhørighet og eierskap i fellesavtalene.
- Virksomhetene får innsyn i anskaffelsesprosessene til Statens innkjøpssenter.
Erfaringer fra innkjøpsgruppen
«Det var interessant og lærerikt å følge prosessen med noen som hadde avsatt tilstrekkelig tid og ressurser til å gjøre en god og grundig jobb.»
«Ivareta eget behov, og bidra for at resultatet skal bli best mulig, samt sørge for at nøkkelleverandører blir gitt muligheten til å konkurrere.»
«Deltagelse bidrar til både kompetanseoppbygning og erfaringsutveksling.»
«Vi er der det skjer og vi får innvirkning på hva som er viktig for oss når det gjelder de enkelte kategorier.»
«Å ha deltatt i anskaffelsesprosessen gir en helt annen innsikt i kontrakten og dermed en god faglig plattform når avtalen skal brukes og følges opp.»