Anskaffelsesstrategi gjør Bodøs innkjøp viktigere og smartere
Noen få månedsverk ga en anskaffelsesstrategi som har klart å løfte innkjøp på kommunens radar. Innkjøpskontoret har fått flere ansatte og dialogen med behovseierne er blitt bedre.
Type dokument: Anskaffelsesstrategi 2023-2026
Vedtatt av: Bystyret
Utarbeidet av: Prosjektgruppe ledet av innkjøpssjef, med mellomledere og rådgivere fra alle virksomhetsområder i kommunen. Kommunedirektørens ledergruppe var styringsgruppe.
Om strategien
Bodø kommunes anskaffelsesstrategi er et kortfattet og overordnet dokument, bygget rundt et «anskaffelseshus» som viser hvilke mål kommunen har for anskaffelser.
Strategien har bidratt til å styrke og systematisere innkjøpsarbeidet. Det har vært en utbredt oppfatning at innkjøpskontoret er en nødvendig kostnad for å unngå KOFA (Klagenemda for offentlige anskaffelser), men nå forstår virksomheter bedre at innkjøp er et verktøy for å nå kommunens mål. Et håndfast resultat av mentalitetsendringen er at innkjøpskontoret fra 2019 til 2024 har gått fra fem til elleve stillinger, til tross for at kommunen har hatt stillingsstopp i hele perioden.
Styrkingen har gjort det mulig for innkjøpsrådgiverne å spesialisere seg i større grad og komme tidligere i inngrep med behovseierne. Hvert av kommunens fem virksomhetsområder har nå en kontaktperson på innkjøpskontoret. Disse møter «sitt» virksomhetsområde representert ved kommunalsjef hver fjerde til sjette uke.
Det gir mulighet både for dialog om framdrift i anskaffelser, og for å se anskaffelser i sammenheng og ikke enkeltvis. Kritiske spørsmål stilles:
- Hvor reelt er behovet som en foreslått anskaffelse er ment å dekke?
- Er en anskaffelse riktig måte å dekke det på?
- Hvordan kan det skje mest mulig i tråd med kommunens mål?
Det fører til at innkjøp revurderes, for eksempel ved å åpne for mer reparasjon og gjenbruk av møbler, i stedet for kun å bruke rammeavtaler for nye møbler.
Porteføljeperspektivet er også styrket ved at hvert virksomhetsområde melder inn en «hovedbestilling» 1. oktober. Dette er en detaljert oversikt over planlagte innkjøp i påfølgende år, både på eksisterende avtaler og behov for nye anskaffelser.
Systematikken i samarbeidet med hvert virksomhetsområde, har gitt en særlig stor endring for teknisk, bygg og anlegg, som tradisjonelt har hatt lite dialog med innkjøpskontoret. Nå ser de innkjøpskontoret mer og mer som en ressurs som tar hånd om aspekter som er like mellom entrepriser og andre anskaffelser, for eksempel maler for konkurransegrunnlag.
For å videreføre strategien, utarbeider Bodø kommune i 2024 en anskaffelseshåndbok, og har som mål at bystyret i løpet av året vedtar et innkjøpsreglement som blant annet tydeliggjør roller og ansvarsfordeling ytterligere.
Framgangsmåte
Høsten 2021 jobbet innkjøpskontoret fram et mandat fra kommunedirektørens ledergruppe (KLG) for å utarbeide strategien. KLG var styringsgruppe for prosjektet, mens mellomledere og rådgivere deltok i prosjektgruppa som ble ledet av innkjøpssjefen.
I prosessen ble det holdt to arbeidsmøter med KLG. Ingen aktører utenfor Bodø kommune var involvert. Strategien ble vedtatt i oktober 2022 av bystyret.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
Litt er bedre enn ingenting: Bodø kommunes innkjøpskontor hadde begrensede ressurser og kunne ikke gjennomføre så grundige analyser og utarbeide så detaljerte mål som ønsket. Derfor valgte kommunen å bruke dokumentet for å stake ut en retning, og brukte noen få månedsverk på å utarbeide strategien.
Den overordnede og kortfattede tilnærmingen i strategien har fungert. Strategien skal fungere visuelt, og hele organisasjonen må stå bak den. Det er ofte lettere å få til med et overordnet og kort dokument.
Det var viktig å forankre mandatet i kommunedirektørens ledergruppe, involvere hele kommuneorganisasjonen og til slutt vedta strategien i bystyret.
Bodø kommune jobber i 2024 med en handlingsplan for klima og miljø i anskaffelser (finansiert av Klimasats), og ambisjonen er en mer systematisk tilnærming til styring av anskaffelser, med tydeligere mål, analyser av nå-situasjonen og av hva som trengs for å nå målene.
Trenger du hjelp med en anskaffelsesstrategi?
Kontakt
- sparretelefon [at] dfo.no (sparretelefon[at]dfo[dot]no)
- 404 34 830