Asker kjøper tjenester i e-handel
37 prosent av alle Asker kommunes innkjøp, skjer nå i e-handel. Det skyldes blant annet nytenkning for å kjøpe ikke bare varer, men også tjenester, i e-handel.
Verktøy: E-handelssystem
Leverandør: Vieri
Om e-handel i Asker kommune
I 2024 ble ca. 37 prosent av kommunens totale innkjøp på 2,7 milliarder kroner gjort i e-handel, opp fra 2 prosent i 2023. En viktig nøkkel har vært innføringen av Vieri innkjøpssystem høsten 2023, som også er integrert med kommunens regnskapssystem Unit4 ERP. Per juli 2025 er det 200 leverandører i Vieri. Systemet brukes av Askers 700 bestillere, deres godkjennere, samt enkelte med behovshaverrolle uten innkjøpsfullmakt, men med tilgang til å sende handlekurv til en bestiller/rekvirent.
Tjenesteavtaler kan legges inn i Vieri på ulike måter. Den laveste terskelen for e-handel med tjenester er å la bestiller beskrive oppdrag i fritekst. Fordelen nå er at bestillere kun får opp leverandører med avtale. Tidligere fikk bestillere opp alle leverandører i Askers ERP-system, og det var enklere å bestille utenfor avtale.
For mer avanserte løsninger og tjenesteavtaler, kan administrator i Vieri lage egne minikataloger med «smartforms» med funksjonalitet avhengig av avtale. For eksempel kan smartforms inkludere listen over hvilke konsulenter som er tilgjengelige under en avtale og til hvilken pris. Det mest avanserte smartform i bruk i Asker kommune per juli 2025 gjelder synsundersøkelser, hvor kommunen har avtale med Specsavers. I smartform bes bestiller å oppgi relevant informasjon, som for eksempel avstand fra øye til PC-skjerm. Tidligere skjedde slike bestillinger gjennom kommunens kvalitetssystem, der skjemaer måtte skrives ut og signeres av leder.
Framgangsmåte
Asker kommune valgte ehandelsløsning etter en grundig markedsdialog. I anbudsprosessen var både fagpersoner og sluttbrukere med. Kommunen landet på Vieri fordi de mente det var mest oversiktlig, enkelt og brukervennlig, med støtte for EHF-meldinger i katalog- og bestillingsprosess. Integreringen av Vieri med ERP-systemet fra Unit4 var også viktig.
Neste steg er å innføre automatisk fakturamatch for å sikre at man betaler rett pris. Deretter er ambisjonen å utvikle tjenestekjøp ytterligere, samt se på integrasjonsmuligheter mot både kontraktsadministrasjonssystem (KAV) og spendanalyseverktøy fra Ignite, som innføres høsten 2025.
Kommunen la inn opsjon på integrasjon av Vieri med KAV i anskaffelsen, for å unngå å måtte legge avtalene inn manuelt i Vieri.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
- Det er en stor fordel at bestillere kun får opp gyldige avtaleleverandører, med forhåndsgodkjent sortiment og priser i henhold til avtaler. At kommunens avtaler er tilgjengelige for bestillinger i en og samme kanal, skaper trygghet og gjør ting enkelt. Høyere avtalelojalitet gir større gevinster for kommunen.
- Ordre- og fakturaflyten går enklere. Ved hjelp av standardiserte EHF meldingsutvekslinger mellom oss som kjøper og leverandørene, er det muligheter for automatisering av oppgaver i prosessen fra bestilling til betaling. Dette gir ikke minst tidsbesparelser for alle våre bestillere. De fleste tjenesteleverandører får fortsatt bestillinger på pdf selv om bestillingene går gjennom Vieri, på grunn av begrensninger i deres systemer. Fakturaene kommer likevel inn på EHF, med riktige innkjøpsordrenummer som sikrer at fakturaene går til riktig bestiller.
- Utformingen av konkurransegrunnlaget påvirker hvordan avropsmetoden kan legges opp med smartform i Vieri. Det gjør det enda viktigere å tenke nøye gjennom hvordan man skal bestille på en avtale når konkurransegrunnlaget blir utformet.
- Vær kreativ! Ikke tenk at e-handel med tjenester skal etterstrebe hvordan e-handel med varer fungerer. Med tjenesteavtaler kan det for eksempel være viktige effektiviseringsgevinster internt vel så mye som i dialogen med leverandør. For eksempel er ambisjonen å ta billeasing inn i Vieri, selv om bestillingene da vil «stoppe» hos kommunens koordinator for avtalen. Det vil likevel spare mye tid på eposter fram og tilbake mellom koordinator og bestillere.
- Ved innføring av et nytt digitalt verktøy får folk behov for å lære først når de starter å bruke verktøyet, ikke før. I stedet for å gjennomføre all opplæring på forhånd, arrangerte vi åpen webkafé tre ganger i uken for alle som trengte hjelp, parallelt med at vi tok Vieri i bruk. På den måten fikk man svar på det man faktisk lurte på.
- Innkjøp av tjenester er annerledes enn varer – kjør separate opplæringer i innkjøpsverktøyet. Bruk tid med de virksomheter i kommunen som kjøper mye tjenester, forklar hvordan og hvorfor det er gevinster å hente ved endring i bestillingsvaner.
Tilhørende dokumenter
Dokumentene er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.
Kontakt
- 404 34 830 (kl. 9–12)
- kontaktskjema