Brukte PCer funker for både elever og kommunedirektør
De aller fleste av Sør-Varanger kommunes ca. 2500 PC-er er kjøpt brukt. 5-6 år gamle toppmodeller koster 1600-1700 kr og fungerer utmerket. Opptil 17 år gamle laptoper tikker og går fortsatt.
Anskaffelsestype: Under terskelverdi
Verdi: Ca. 1500-3000 kr per PC
Leverandører: CHG Merdian, IT Source, Core 10, Furbie, Serit Eltele
Om anskaffelsen
Kommunen startet småskala anskaffelser av brukte PC-er allerede i 2002, utenfor rammeavtale. Siden 2017 har kommunen sikret en klausul i rammeavtalen for IKT-utstyr, som den inngår i sammen med andre kommuner i Finnmark og Nord-Troms. Klausulen sikrer at kommunen kan kjøpe brukt utstyr utenfor avtalen. Kommunen kjøper vanligvis inn 5-20 brukte PC-er om gangen, men opptil 100 før skolestart til elever.
Sør-Varanger kommune har erfart at det er best å bruke leverandører som er spesialisert på brukt IKT-utstyr. I Norge er det en håndfull av disse (se navn og lenker nederst i saken). Siden beløpene er små (oftest under 100 000 kr), henvender kommunen seg direkte til leverandørene for tilbud.
I dag er 80-90 prosent av kommunens PC-er kjøpt brukt, i tillegg til en del reservedeler til servere og nettverksutstyr. Unntakene er først og fremst noen hybridmaskiner som ble kjøpt inn nye for noen år siden. Skjermer, mus, tastatur, skrivere og annet tilleggsutstyr kjøpes også nytt med få unntak. Alt fra skoleelever til ordfører og kommunedirektør har i dag brukte PC-er.
Kommunen er opptatt av å få de brukte PC-ene til å fungere lengst mulig. IT-avdelingen (som består av seks årsverk og håndterer alt IKT-arbeid i kommunen) tar hånd om batteribytte og enkle reparasjoner, i tillegg til at den ofte gir sommerjobb til studenter for å forberede PC-er før skolestart. Tidvis tar de også inn medarbeidere på NAV-tiltak.
Framgangsmåte
Sør-Varanger deltar i en rammeavtale for IKT-utstyr inngått av Alta kommune på vegne av andre kommuner i Finnmark og Nord-Troms. Denne vekter miljø 30 prosent, definert av konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon. Miljøkravet «Gjenbruk» lyder:
«Leverandør skal kunne tilby gjenbrukt utstyr. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne anskaffe «brukt» utstyr utenom avtalen. […]».
Sør-Varanger kommune har erfart at leverandører under disse rammeavtalene først og fremst er gode på nytt utstyr, ikke brukt. Derfor går kommunen rett til 3-4 leverandører av brukt utstyr, basert på spesifikasjoner av blant annet minne- og lagringskapasitet og hastighet på prosessor. Dersom behovet er såpass stort (størrelsesorden 100 PC-er) at det kan være vanskelig for én leverandør å dekke det, deler kommunen det opp.
Kommunen har standardisert maskinparken for å gjøre drift, vedlikehold og reparasjoner mest mulig effektivt. Dette er i ferd med å bli enklere gjennom USB-C-standarden for ladere. IT-avdelingen merker utstyret, pakker ut og installerer programvare selv. De brukte PC-ene «tankes» med standardiserte profiler.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
Vår innkjøpspraksis er ikke forankret i noe vedtak, men i en kultur der ledelsen går foran med et godt eksempel. Kommunedirektør, ordfører og andre ledere har også fått brukte PC-er.
Når du kjøper brukt, kjøp en toppmodell, både på grunn av ytelse og på grunn av robusthet. Tidligere kjøpte vi modeller som var maksimalt fire år gamle, men erfarer nå at 5-6 år gamle modeller også går fint i de aller fleste tilfeller.
Vurderer man å kjøpe eldre PC-er som ikke oppfyller alle kravene for offisiell støtte fra leverandør så tenk på følgende: Drivere har ofte vært en utfordring da de ikke finnes for siste versjon av et operativsystem. Vår erfaring er at man kan bruke drivere for eldre versjoner. Man vil neppe få løst en supportsak som er relatert til slikt, men vi har enda ikke hatt behov for slik support.
Bruker man Windows, så velg modeller som støtter prosessor og andre krav til Windows 11. Det er mulig å omgå kravene, men disse metodene blir stadig vanskeligere å bruke.
Brukte PC-er er sjelden en sikkerhetstrussel, men sørg uansett for å oppdatere til siste bios, firmware, patcher og liknende som er tilgjengelige for modellen. Sjekk også om det er spesifikke ting som kan være utsatt for sikkerhetstrusler.
Leverandører graderer brukt utstyr med hensyn til slitasje, men fordi de opererer med ulik gradering, kan det være smart å stille konkrete krav til utseendet på brukte PC-er (f.eks. ingen skader, riper og bulker) framfor å stille krav til en gitt karakter.
Man må regne med å bruke en del egeninnsats og man bør sette av dedikert fysisk plass til installasjoner, feilsøking og enkle reparasjoner.
Tilhørende dokumenter
Lenker til leverandører av brukt PC-utstyr som Sør-Varanger kommune kjenner (tips oss gjerne om du kjenner flere):
Kontakt
- sparretelefon [at] dfo.no (sparretelefon[at]dfo[dot]no)
- 404 34 830