Kommune fjernet "grå" kontorvarer, sparer miljø og penger
Danske Vejen kommune reduserte sin ehandelskatalog fra 1100 kontorartikler til 375, hvorav de fleste er «grønne». Ved å sette omleggingen i sammenheng med nøysomhet, har kommunen samtidig spart penger.
Gjelder: Rammeavtale for kontorartikler
Leverandør: Lyreco
Om omleggingen
Vejen kommune på Jylland har 43 000 innbyggere. Som de fleste danske kommuner, kjøper Vejen kontorartikler på rammeavtalen som Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har inngått med Lyreco. Innkjøpene skjer gjennom ehandelskatalog. Det betyr at Lyreco sender prislister, som kommunen så leser inn i sitt ehandelsverktøy Tellis.
I kommunens anskaffelsesstrategi 2023–2026 er grønn omstilling ett av fem mål. Blant tiltakene for å nå dette målet, har kommunen vedtatt å dulte bestillerne til grønne valg gjennom snevrere og grønnere sortiment. Det var bakgrunnen for at kommunen i 2023 trimmet SKI-avtalens opprinnelige liste fra omkring 1100 artikler til 375, hvorav de fleste er miljømerkede eller har «grønn» funksjon (som refill for tusjer).
Omleggingen ble gjort med omfattende informasjonskampanje til hele virksomheten. Et praktisk «konverteringsregneark» ble laget, slik at hver bestiller kunne taste inn artikkelnummer fra det gamle sortimentet for å vite hva som var tilsvarende artikkel i det nye sortimentet. Omleggingen ble forklart i interne nyhetssaker og gjennom plakater satt opp rundt omkring i kommunen. For svært mange produkter var det ingen eller helt marginal prisøkning – og til og med prisreduksjon. Miljømerkede ringpermer var for eksempel 55 prosent rimeligere enn andre ringpermer. I tillegg fremmet kommunen nøysomhet, som å passe bedre på sine kulepenner og bruke refill i stedet for å plukke med seg en helt ny tusj når den gamle var blitt tørr.
Resultatet er at det samlede kontorartikkelforbruket, målt både i antall artikler og i kroner, falt fra 2022 til 2023. Eksempelvis falt innkjøpet av kulepenner fra omtrent 13 000 i året til 7 000. Samtidig steg innkjøpet av mer klima- og miljøvennlige kontorartikler med 46 prosent.
Omleggingen har ikke ført til noen økning i kjøp utenfor ehandel. I 2023 ble 85 prosent av kontorartikler kjøpt på ehandel.
Framgangsmåte
Innsnevringen og «forgrønningen» av sortimentet ble gjort av innkjøpsavdelingen, uten noen omfattende prosess for involvering av resten av virksomheten. Det var mulig fordi kommunens anskaffelsesstrategi, vedtatt av kommunestyret, hadde definert «snevrere og grønnere» sortiment i ehandel som et tiltak for å nå målet om grønn omstilling.
Innkjøpsavdelingen brøt først SKI-katalogen ned i kategorier, for eksempel «skolehefter». For hver kategori ble det definert hvor mye dyrere «grønne» alternativer kunne være. I noen tilfeller var «grønne artikler» så uforholdsmessig mye dyrere at «grå» alternativer ble beholdt, som linjaler, der konvensjonell linjal kostet 1,30 kroner, mens «grønn» kostet mer enn 10 kroner.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
- Lavere forbruk kan helt eller delvis finansiere den merprisen som «grønne» artikler måtte ha.
- Ehandelskatalog er et premiss for å få til en effektiv innsnevring og forgrønning av sortiment.
- Gjør innsnevringen så tidlig som mulig i kontraktsperioden – helst allerede i konkurransegrunnlaget.
- Støtte fra ledelsen er en forutsetning. Vi hadde det primært gjennom anskaffelsesstrategien, som ga innkjøpsavdelingen et mandat for å bruke ehandelskatalog for grønnere anskaffelser, blant annet gjennom innsnevring.
- Mange er skeptiske til endring, så ha is i magen, tro på det du gjør, legg vekt på å kommunisere til bestillerne hvorfor og hvordan omleggingen skjer. Våre bestillere tok godt imot klima- og miljøargumentet. Gjør samtidig overgangen så enkel som mulig for dem – som for eksempel et «konverteringsregneark» der man kan legge inn nummeret på artikkelen man er vant til å bestille, for å få fram nummeret på artikkelen som erstatter den i det nye sortimentet.
- Leverandørene er ikke så glade for at kommunene blir mer nøysomme, men de vet godt at de også må omstille seg. SKI er også opptatt av dette. Vi har hatt åpen dialog med leverandøren om endringene, og de har ikke jobbet aktivt mot dem.
- Vi valgte kontormateriell som første avtale der vi forgrønnet sortimentet gjennom innsnevring, fordi kategorien er lite tjenestekritisk. Neste avtale vi vil forsøke det samme på, er forbruksmateriell. Kategorier knyttet til helse og sikkerhet er mindre egnet.
- Kommunisér resultatene av grønne innkjøp! Vi samler informasjon på en egen nettside. Det gjør det samtidig mye mer effektivt å rapportere på anskaffelsesstrategien.
Tilhørende materiale
Dokumentene er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.