Kontering med NS 3454 – grunnlaget for smarte valg om bygg

Om strategien

Møre og Romsdal fylkeskommune hadde i utgangspunktet dårlig oversikt over kostnadsbruken på bygg, samtidig som vedlikeholdet av bygg var for dårlig. Den vedtatte strategien inkluderer flere detaljerte tiltak for å legge til rette for mer langsiktig rasjonelle valg i investeringer og drift av eiendomsmassen.

Det mest grunnleggende og avgjørende grepet var å bruke handlingsrommet som lå i en fri dimensjon i fylkeskommunens ERP-system (Enterprise Resource Planning – levert av Visma Enterprise). Denne valgte fylkeskommunen å definere i tråd med NS 3454 «Livssykluskostnader for byggverk - Prinsipper og klassifikasjon». Fra 1. januar 2018 har det vært obligatorisk å fylle inn dette feltet for å betale fakturaer som gjelder bygningsmassen.

Gjennom innføringen av NS 3454 og andre norske standarder av relevans for eiendomsforvaltning, har fylkeskommunen fått et tallgrunnlag for å sammenlikne sine og andres kostnader for bygg og anlegg (gjennom Norsk prisbok), og for å sammenlikne egne bygg med hverandre. Tallene gir politikerne og administrasjonen bedre grunnlag for å ta strategiske valg (for eksempel om nybygg versus rehabilitering), og de bidrar til at gode og effektive driftspraksiser sprer seg. Budsjettene for vedlikehold har økt, og bergvarme har blitt en foretrukken energikilde.

Sammenliknet med mange andre eiendomsstrategier i kommunal sektor, utmerker denne strategien seg ved å omdefinere grunnleggende «spilleregler» (som både regnskapsføring og organisering er uttrykk for) framfor å definere tydelige valg for energiløsninger, eie versus leie, eller andre retningsvalg som ofte krever politiske vurderinger. Strategien kan slik leses som et verktøy for at både drift og politiske beslutninger skal bli mer kunnskapsbaserte, og den reduserer potensialet for målkonflikter som slike strategier lett kan skape.

I tillegg til endringene i regnskapsføring, medførte eiendomsstrategien også en viktig omorganisering. Driftsteknikere og etter hvert renholdsmedarbeidere ble organisatorisk flyttet fra den enkelte skole (med rektor som leder) inn i bygg- og eiendomsavdelingen. Det har bidratt til mer effektiv drift, færre vikarer og flere hele stillinger – rett og slett ved at den enkelte medarbeider i mindre grad er «låst» til én skole.

Framgangsmåte

Før 2017 hadde ikke fylkeskommunen noen strategi for forvaltning av bygningsmassen sin. Kartlegginger hadde vist et vedlikeholdsetterslep 0,8-1,2 mrd. kr. Det var bakgrunnen for at fylkesrådmannen i 2015 startet arbeidet med en eiendomsstrategi.

Fylkestinget hadde allerede i 2005 definert en rekke kriterier for god eiendomsforvaltning, gjennom innspill til NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Det innebar blant annet en intensjon om å gjennomføre en tilstandsvurdering av eiendomsmassen, og om å lage verktøy for budsjettering og føring av regnskap for å bedre innsikten i ressursbruk. Dette la grunnlaget for at eiendomsstrategien kunne gå langt i å spesifisere hvordan norske standarder skulle brukes i fylkeskommunen.

Bygge- og eiendomsavdelingen fikk oppgaven med å utarbeide strategien og foreslå en organisering med tydelig ansvars- og rollefordeling for å kunne gjennomføre strategien. Arbeidet ble gjort med bistand av Multiconsult, som ledet en prosjektgruppe med deltakere fra alle relevante virksomheter i fylkeskommunen. Utarbeidelsen av strategien foregikk over et drøyt år fram til februar 2017, før den ble vedtatt av fylkestinget.

Eiendomsstrategien ble utviklet sammen med en utviklingsplan for fylkeskommunens bygg som spesifiserer hvordan vedlikehold skal prioriteres mellom bygg og eiendommer, og en vedlikeholdsplan for det enkelte bygg.

Tilhørende dokumenter

Dokumentene er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.

Trenger du hjelp med anskaffelsesstrategi?