Mobilitetsanskaffelse i Bergen kommune (2020)
Bergen kommune er koblet på prosjektet "Smartere Transport i Norge", og driver frem nye transportløsninger for kommunen.
Resultater
Prosjektet til Bergen kommune er fortsatt i en tidlig fase der hverken kravspesifikasjon eller type mobilitetsløsning er utformet. Kommunen har allikevel noen hypoteser på hvilke effekter ny mobilitetsløsning vil ha på kostnader og miljø. Reelle effekter vil bli beregnet når leverandør har blitt valgt og ny løsning er tatt i bruk.
| Kostnader | Miljø | Kvalitet |
|---|---|---|
| Det er ventet at endringene ifm. ny løsning skal gjennomføres kostnads-nøytralt. Det er ventet at mindre bilpark og redusert bruk av private biler i tjeneste vil redusere kostnader, mens det er ventet økte kostnader for å administrere løsningen. | Den eide bilparken består av 50% elbiler. Siden bildelingsløsninger per i dag stort sett tilbyr fossilbiler (dette kan endre seg) vil dette ha en negativ effekt på miljøet, selv om det delvis kompenseres ved en høyere ressursutnyttelse av bilene. Det er ventet positive miljøeffekter knyttet til utfasingen av privatbiler brukt i tjenestekjøring og at ansatte i større grad vil benytte kollektivtransport til og fra jobb fremfor bil. | Det forutsettes at løsningen vil dekke behovet for transport minst like godt som tidligere. Det samme vil gjelde for de ansattes brukeropplevelse, selv om det er forventet at det vil ta noe tid å tilvenne seg nye typer transport og bruken av disse. |
Kommunen har i dag ca. 900 biler. (inkl. brannbiler og lastebiler). Sett bort i fra spesialbiler har behovet vært dekket ved å lease biler. Flåten med personbiler består av 50 % elektriske biler.
Bakgrunn
Mobilitetsprosjektet til Bergen kommune har sammenheng med Samferdselsdepartementet sitt prosjekt «Smartere Transport i Norge», der formålet var å drive frem og teste ut nye former for transportløsninger. Hordaland fylkeskommune fikk bevilget midler fra departementet og igangsatte i juni 2018 et regionalt prosjekt kalt MUST der Bergen kommune var en av mange deltakere. Målet var å skape en lokal plattform for samarbeid rundt fremtidens transportløsninger. For Bergen ble anskaffelser av kjøretøy utpekt som en naturlig del av kommunens uttesting av nye løsninger. I tillegg til dette må mobilitetsanskaffelsen sees i sammenheng med Bergen sine overordnede planer på miljøområdet og hvordan anskaffelser kan bidra til å realisere disse.
Ny løsning
Bergen Kommune ønsker i utgangspunktet en løsning som kan imøtekomme hele behovet for transport ekskludert spesialbiler av typen brannbiler etc. Løsningen er også ment å erstatte den transporten som i dag utføres med privat bruk av bil og kjøregodtgjørelse. For at en mobilitetsløsning skal kunne dekke hele dette behovet vil det være nødvendig med et dataverktøy som legger til rette for oversikt, deling og koordinering av ressursene.
Bilder fra dialogkonferansen
Suksesskriterier
Basert på de erfaringene som er gjort så langt i prosessen trekkes følgende kriterier frem som spesielt viktige for å lykkes med denne type anskaffelse:
Kulturendring – Bergen har erfart at denne type innovative anskaffelse handler vel så mye om kulturendring som om anskaffelse av riktig teknisk løsning. Behovet for endring vil være knyttet til de nye transportformene og de ansattes tilvenning til dem, men også at de nye løsningene vil legge til rette for andre måter å løse selve oppdraget. Kommunen har jobbet systematisk med forankring på ledelsesnivå og vil fremover også samarbeide med de ulike enhetenes informasjonsarbeidere. Arbeidet krever kontinuerlig innsats i alle faser av prosjektet.
Kompetanse – Anskaffelsen skiller seg fra en ordinær anskaffelse ved at den omfatter mange av kommunens enheter på en gang, samt og at løsningen ikke har vært tatt i bruk tidligere. Det har derfor vært viktig å inkludere personer fra ulike enheter og med ulik kompetanse i prosjektgruppen, f.eks. personer med kompetanse på dataanalyse og mobilitet i tillegg til innkjøp.
Eksternt samarbeid – Deltakelse i samarbeidsforumet MUST var avgjørende for selve igangsettelsen av prosjektet, men det har også vært viktig i forhold til at kommunen har fått nyttige innspill fra ulike fagmiljøer og private aktører. For Bergen har det vært spesielt nyttig med erfarings- og kunnskapsoverføring i forhold til hvordan man kan nyttiggjøre seg eksisterende data over tjenesteutførelse og hvordan man kan utforme helhetlige løsninger som omfatter alle enheter og oppdrag.
Beskrivelse av prosessen
Kommunens behov for tjenestetransport er tenkt dekket inn gjennom tre ulike anskaffelser: En fornying av leasingavtale på biler, en bildelingsavtale og en plattform som kan samordne ulike bildelingstjenester. Per nå er det publisert en veiledende kunngjøring og avholdt en dialogkonferanse. I forbindelse med dette har det vært svært viktig å kartlegge kommunens transportbehov og bruk av dagens kjøretøy. Data hentet fra elektroniske kjørebøker og informasjon fra kommunens mobilitetskontor har utgjort hoveddelen av tallmaterialet i analysen. Andre metoder, som intervjuer av brukerne, vil bli vurdert på et senere tidspunkt. Dialogkonferansen ble avholdt i oktober 2019 og samlet et bredt spekter av aktører innenfor transport og mobilitet. Hvis ytterligere dialog med leverandørmarkedet blir aktuelt på et senere tidspunkt er dette tenkt gjennomført ved en-til-en møter.