Kontraktsoppfølging av utslippsfri transport av varer og tjenester

Skjema for kjøretøyrapportering

xlsx

27 KB

Skjema for oppfølging av kjøretøyrapportering

xlsx

39.66 KB

Kontraktsoppfølging transportkrav - oversikt oppgaver

docx

57.53 KB

Mal for kontrollrapport ved kjøretøyrapportering

docx

56.42 KB

Det er viktig å kontrollere at leverandør oppfyller kontraktkravene til transport og benytter kjøretøyteknologien de har sagt at de skal benytte ved tilbudsinnlevering.

Ved kontraktsignering eller oppstartsmøte med leverandør, bør dere gå igjennom planen for kontraktsoppfølging. Få planen inn i interne rutiner for å sikre at dere gjennomfører avtalte aktiviteter. I dokumentet over finner dere et eksempel på en ansvarsmatrise for alle aktivitetene i kontraktsoppfølgingen. Flytskjemaet nedenfor gir en oversikt over forløpet for kontraktsoppfølgingen.

Kjøretøyrapportering

Vi anbefaler at dere ber om egenrapportering:

• 6 mnd. etter kontraktoppstart
• Første kontraktsår
• Andre kontraktsår
• Tredje kontraktsår
• Fjerde kontraktsår

Tidspunktene behøver ikke å følge datoen for kontraktsinngåelse, men kan tilpasses virksomhetens årshjul eller dere kan sette opp et bestemt tidspunkt per år for oppfølging av transportkrav i alle aktuelle kontrakter. Det er laget et skjema "kjøretøyrapportering" dere sender til leverandør for utfylling, og en mal for brevtekst nedenfor. Dere kan bruke samme tekst og skjema ved alle rapporteringstidspunktene. I brevteksten fyller dere inn korrekt dato for perioden rapporteringen skal gjelde for.

Formulering til brev/e-post

Innsending av kjøretøyrapportering I henhold til kontrakt [navn og/eller kontraktnr.] mellom [Oppdragsgiver] og [leverandør], skal leverandør levere statistikk over alle kjøretøy som er benyttet på kontrakten jf. [ref. til riktig punkt i kontrakten]. Denne rapporteringen gjelder for perioden [xx.xx.xxxx – xx.xx.xxxx]   Leverandør bes fylle ut vedlagte Excel-skjema «Kjøretøyrapportering» og returnere til undertegnede innen [dato, f.eks. 2 uker fra utsendelse]. Ved ev. uklarheter eller spørsmål til utfyllingen, ta kontakt med undertegnede så snart som mulig.   Vennlig hilsen [Kontraktsforvalter/Oppdragsgiver]

Utfylling av skjema for kjøretøyrapportering:

Husk å legge ved skjemaet for kjøretøyrapportering ved kunngjøringen slik at leverandøren helt fra starten er klar over at dette, hvis det skal benyttes. I skjemaet må det presiseres om det skal brukes «oppmøter» eller «oppdrag» både i fanen «info» og fanen «kjøretøyrapportering.

Leverandøren skal rapportere til oppdragsgiver ved å fylle ut skjemaet i fanen "Kjøretøyrapportering".

1. Velg øverst hvilken tidsperiode rapporteringen gjelder for.
2. I kolonne 1 skal kjøretøyets registreringsnummer fylles ut. Alle kjøretøy som er benyttet på oppdraget skal fylles ut i skjemaet. Det skal fylle ut ett kjøretøy per rad.
3. I kolonne 2 skal drivstoffet på kjøretøyet velges. Velg riktig alternativ fra rullegardinmenyen.
4. I kolonne 3 skal antall [oppmøter/oppdrag] med det aktuelle kjøretøyet fylles ut.

Oppfølging av kjøretøyrapportering

Til rapporteringsskjema er det et tilhørende oppfølgingsskjema. Oppfølgingsskjemaet er kun for intern bruk, og skal ikke sendes til leverandøren. I skjemaet må dere:

• Kopiere inn fra besvarelsen leverandøren ga ved tilbudsinngivelse i tildelingskriteriet
• Velge riktig rapporteringsperiode og måleenhet satt i konkurransen
• Kopiere inn leverandørens kjøretøyrapportering

Når dette er gjort vil skjemaet vise om det er negative avvik mellom levert tilbud og levert rapportering, og evt. prosentvis avvik mellom forpliktende tilbud og levert rapportering.

Skjemaet kan også benyttes dersom minimumskrav A er benyttet (krav til at all transport på kontrakten skal gjennomføres med kjøretøy på elektrisitet, hydrogen eller biogass). I stedet for å kopiere inn tilbudet setter dere andel oppmøter/oppdrag lik 100% hvert av kontraktsårene.

Kontroller at kjøretøy og drivstofftype stemmer overens i rapporteringsskjemaet. Du gjør det ved å undersøke bokstavene i skiltnummeret (registreringsnummeret). Hovedregelen er som følger:

• Elektriske kjøretøy: EL, EK, EV, EB, EC, ED, E (m.fl.)
• Hydrogenkjøretøy: HY
• Gasskjøretøy: GA

Dere kan også bruke Statens vegvesens verktøy for kjøretøyopplysninger for kontroll. Skriv inn registreringsnummer på oppgitte kjøretøy så får du informasjon om hvilke drivstoff kjøretøyene går på (under «mål og vekt»).

Merk at kravene til i kontrakten gjelder per år. For første rapportering etter 6 mnd., er det derfor ingen krav til at leverandør må oppfylle andel oppmøter/oppdrag med nullutslipp siden kontrakten kun har vart i ett halvt år. Det kan imidlertid gi en god pekepinn for hvordan leverandør ligger an tidlig i kontraktsperioden. Det gir dere også innsikt i plan for innfasing av nye kjøretøy dersom det er store avvik fra innlevert tilbud. Eksempel

Dersom en leverandør har levert inn et tilbud som sier at de skal benytte en andel oppmøter/oppdrag med nullutslippstransport som er lik eller lavere enn 50%, kan de i utgangspunktet benytte 100% fossil transport første 6 mnd., dersom de benytter 100% nullutslippstransport de siste 6 mnd. av året. Evalueringsskjemaet vil i dette tilfelle vise store avvik.

Reaksjon

Ut fra andelen avvik som vises i oppfølgingsskjemaet, er det lagt opp til ulik reaksjon overfor leverandør. Hver reaksjon har et svarbrev dere kan bruke og tilpasse slik dere ønsker.

Ved mindre avvik (for eksempel < 10%), send svarbrev for mindre avvik til leverandør med krav om at leverandør retter avvikene til neste rapportering. Ved middels avvik (for eksempel 10-30%), send svarbrev for middels avvik til leverandør. Be om at leverandør ettersender en plan for retting av avvik, og kontroller at denne er realistisk og vil føre til at avvikene rettes. Ved større avvik (for eksempel >30%) bruk svarbrev for større avvik. Her ber dere om et møte med leverandøren for å forklare avvikene og presentere en plan for retting. De angitte intervallene for hvorvidt avvikene er mindre, middels eller store er veiledende og dere kan tilpasse de til virksomhetens behov eller hva dere mener er hensiktsmessig i den enkelte kontrakt.

De årlige kontrollene må sees i sammenheng, så dersom leverandør har avvik i flere påfølgende rapporteringer bør det medføre strengere reaksjoner enn ved tilsvarende avvik i en enkelt rapport.

Reaksjon	Formulering til brev/e-post
A: mindre avvik (f.eks. <10%)	Resultat av kontroll av transportkrav i kontrakt: ingen eller mindre avvik Viser til innsendt egenrapportering i henhold til kontrakt [navn og/eller kontraktnr.] mellom [Oppdragsgiver] og [leverandør].   Egenrapporteringen avdekket et mindre avvik på x% mellom faktisk bruk av kjøretøy på kontrakten og innlevert tilbud i konkurransen. For hvert år av kontraktens levetid er dere forpliktet til å følge transportskjemaet med angitt andel bruk av kjøretøy på elektrisitet, hydrogen og biogass. Vi vil gjøre dere oppmerksom på nåværende status, og ber om at avvik rettes slik at det ikke forekommer avvik i forhold til innlevert tilbud ved neste rapporteringstidspunkt.     Vennlig hilsen [Kontraktsforvalter/Oppdragsgiver]
B: middels avvik (f.eks. 10-30%)	Resultat av kontroll av transportkrav i kontrakt: middels avvik Viser til innsendt egenrapportering i henhold til kontrakt [navn og/eller kontraktnr.] mellom [Oppdragsgiver] og [leverandør].   Egenrapporteringen avdekket et middels avvik på x% mellom faktisk bruk av kjøretøy på kontrakten og innlevert tilbud i konkurransen. For hvert år av kontraktens levetid er dere forpliktet til å følge transportskjemaet med angitt andel bruk av kjøretøy på elektrisitet, hydrogen og biogass.   Vi ber om at dere oversender en plan for retting av dette avviket innen [dato, f.eks. 1 uke fra utsendelse].   Planen for retting av avvik må inneholde oversikt over hvilke kjøretøy som skal settes inn på kontrakten i stedet for eksisterende kjøretøy. Oversikten må minimum inneholde registreringsnummer, drivstoffteknologi samt dato for innfasing. Dersom det er forhold utenfor deres kontroll som medfører avvik fra innlevert transportplan i tilbudet, ber vi om at dere vedlegger dokumentasjon på dette. Planen for retting må føre til at dere overholder transportplan i innlevert tilbud ved neste rapporteringstidspunkt.     Vennlig hilsen [Kontraktsforvalter/Oppdragsgiver]
C – større avvik (f.eks. >30%)	Resultat av kontroll av transportkrav i kontrakt: store avvik Viser til innsendt egenrapportering i henhold til kontrakt [navn og/eller kontraktnr.] mellom [Oppdragsgiver] og [leverandør].   Egenrapporteringen avdekket et større avvik på x% mellom faktisk bruk av kjøretøy på kontrakten og innlevert tilbud i konkurransen. For hvert år av kontraktens levetid er dere forpliktet til å følge transportskjemaet med angitt andel bruk av kjøretøy på elektrisitet, hydrogen og biogass. Vi ber om et møte hvor dere fremlegger årsakene til dette avviket samt presenterer en plan for retting.   Planen for retting av avvik må inneholde oversikt over hvilke kjøretøy som skal settes inn på kontrakten i stedet for eksisterende kjøretøy. Oversikten må minimum inneholde registreringsnummer, drivstoffteknologi samt dato for innfasing. Dersom det er forhold utenfor deres kontroll som medfører avvik fra innlevert transportplan i tilbudet, ber vi om at dere vedlegger dokumentasjon på dette. Planen for retting må føre til at dere overholder transportplan i innlevert tilbud ved neste rapporteringstidspunkt.   Møtet vil avholdes [sted, dato, klokkeslett, ev. andre møtedetaljer].     Vennlig hilsen [Kontraktsforvalter/Oppdragsgiver]

Vurder å be om nærmere dokumentasjon på forholdene, dersom planen for retting av avvik som leverandøren oversender virker mangelfull eller usannsynlig. Dette kan for eksempel være plan for nye kjøreruter for kjøretøyene, eller dokumentasjon på bestilling av nye kjøretøy. Om planen for retting ikke følges, bør dere vurdere å bruke sanksjonsmulighetene i kontrakten, som dagbøter. Vurderinger av bruk av sanksjoner bør alltid gjøres i samråd med jurist. Vurder stedlig kontroll av transporten å de angitte lokasjonene i kontrakten, dersom det er grunn til å tro at leverandørens egenrapportering ikke stemmer.

Kontrollrapport

Når kontrollen er gjennomført, fyller dere ut skjemaet for kontrollrapport og arkiverer det. Se mal for kontrollrapport øverst. Husk å fylle inn eventuelle oppfølgingspunkter til neste kontroll.