Ombruk og salg av brukte møbler og løsøre

Vi anbefaler at dere etablerer et system for ombruk av møbler internt i virksomheten før dere setter igang med salg. For å oppnå dette bør dere:

• Skaffe en oversikt over hva dere allerede har av møbler.
• Begrens mengden nye møbler som dere kjøper inn ved å utarbeide klare retningslinjer for først å bruke, og ved behov oppgradere, møblene dere allerede har.
• Hvis dere ikke har bruk for møblene, sjekk om andre kan ombruke dem.

Se mer informasjon om sirkulært møbelforbruk i veilederen Grønne og sirkulære anskaffelser av møbler.

Felles ombrukssystem for staten og/eller samarbeid med omkringliggende virksomheter

Staten er ett rettssubjekt hvor Stortinget bevilger pengene, som departementene tildeler underliggende virksomheter. Møbler og løsøre som statlige virksomheter anskaffer, er i prinsippet statens eiendom. Dersom en statlig virksomhet ikke lenger har behov for møblene, bør den undersøke om andre statlige virksomheter kan overta bruken. Møblene forblir da i statlig eie, og de avhendes ikke. I slike tilfeller anvendes ikke kassasjonsinstruksen.

DFØ ser behovet for at det etableres et system som gjør det enklere for statlige virksomheter å ombruke møbler på tvers av virksomheter. Inntil videre kan dere på eget initiativ ta kontakt med omkringliggende virksomheter for å høre om de har bruk for deres møbler, eller om dere kan overta fra dem.

Mål om sirkulær økonomi

Norge og EU har mål om å bevege seg mot en mer sirkulær økonomi, ved blant annet å redusere avfallsmengdene. Første kjøper bør benytte møbler og løsøre lengst mulig, blant annet ved å reparere, ombruke, rehabilitere, sambruke, eller finne nye bruksområder for møblene.

Offentlige virksomheter må gå foran for at vi skal få til mer sirkulær økonomi og grønt skifte. Innkjøpsmakten hos store offentlige aktører kan brukes til å stimulere markedet for nye forretningsmodeller, som inkluderer reparasjon, oppgradering og videreformidling av brukte møbler. Som offentlige oppdragsgivere kan dere etterspørre produkter og tjenester fra slike aktører. På den måten kan dere få hjelp til å oppgradere og eventuelt videreformidle egne møbler når dere ikke lenger har bruk for dem.

Salg av virksomhetens møbler

Ved salg av virksomhetens møbler, bør du søke å få markedspris fordi inntektene kan brukes til andre gode formål. Dere bør begynne med en verdifastsetting av møblene. Verdifastsetting kan gjøres internt, men det forutsetter en viss kjennskap til verdien av møbler, som innkjøpspris og produkt/merke. Vanligvis vil oppkjøpere kunne fastsette pris på brukte møbler. 

For statlige virksomheter gjelder egne regler. Dette er omtalt nederst i veiledningen under "Særlig om statlige virksomheter". 

Kommunene er egne rettssubjekter. Kommuene kan derfor selv gjøre en vurdering av hva som er mest hensiktsmessig i sin situasjon, innenfor en ansvarlig forvaltning av økonomi og eiendeler. Kommunene kan selge møblene eller inngå et ombrukssamarbeid med omkringliggende kommuner og/eller fylkeskommunen. Ved en slik felles ombruksordning må dere være obs på at dersom dere anskaffer møbler til en større verdi kan anskaffelsen måtte følge reglene om offentlige anskaffelser. 

Framgangsmåter ved salg av brukte møbler og annet løsøre

Vurder hvilken salgsmåte som er mest hensiktsmessig, og hvor mye ressurser som bør brukes på å gjennomføre et salg. Det kan for eksempel være hensiktsmessig å gjennomføre et samlet salg av en mengde møbler til en profesjonell aktør/oppkjøper, fremfor stykkprissalg. Produkttype kan også være førende for valg av salgsmetode. Salgspris for møbler vil variere. For eksempel vil velholdte designmøbler i sosial sone ha en høyere gjensalgsverdi enn gamle kontorhyller.

Salg til oppkjøpere

• En god måte å få fastsatt markedspris, er å innhente tilbud fra ulike oppkjøpere, og selge til den som gir høyest bud. Dette er særlig aktuelt hvis dere har en større beholdning møbler, som det ikke lenger er behov for. Oppkjøpere opererer gjerne i et marked for videresalg av brukte møbler, og har ofte mulighet til å oppgradere møblene for videresalg.

Legge ut for salg  

• Dere kan også legge ut møbler eller andre eiendeler for salg i egen regi, f.eks. på markedsplass på nett. Dette kan være en god måte å få markedspris hvis dere bare har én eller noen få møbler som antas å kunne ha en høyere verdi. Også her kan det være aktuelt å kontakte oppkjøpere.

Avtale med leverandør av nye møbler

• Ved inngåelse av en rammeavtale om levering av nye møbler, kan du undersøke om leverandørmarkedet (som en del av rammeavtalen) kan forplikte seg til å ta hånd om virksomhetens brukte møbler. Du bør da stille krav om at de i første omgang skal forsøke å videreselge disse møblene i bruktmarkedet (og dersom det er nødvendig, oppgradere møblene før de videreselges).
• Tilsvarende kan dere inngå avtaler med leverandører som selger brukte møbler om at de også skal forplikte seg til å ta hånd om brukte møbler som virksomheten ikke lenger har bruk for.
• Dere kan også vurdere å etablere en dynamisk innkjøpsordning (DPS) for kjøp av brukte møbler, hvor tilbakekjøp eller forpliktelse til å ta hånd om andre brukte møbler i virksomheten kan inngå i det.
• Du bør også stille krav om at de møblene som ikke er salgbare skal materialgjenvinnes i den grad det er mulig. Dere bør da avklare om videresalg skal skje til kostpris eller om leverandøren kan beregne en fortjeneste.

Loppemarked og veldedige organisasjoner

• Hvis møblene dere skal selge ikke har verdi for oppkjøpere, kan dere kontakte arrangør av loppemarked dersom det er marked for denne type møbler. Dere må i så fall huske at hvert salg skal registreres, og vurdere kost-nytte ved arrangementet.

Legge ut for salg eller henting for ansatte, studenter eller lignende grupper

• Om dere ikke lykkes i å selge møblene til f.eks. oppkjøpere (pga. at møblene har en for lav verdi i bruktmarkedet), kan dere vurdere salg, eller eventuelt gi bort mot henting, til ansatte i virksomheten (eller studenter dersom dere er et universitet/høyskole).
• Merk at dersom prisen den ansatte betaler likevel er lavere enn verdien ved salg, eller at virksomheten gir bort brukte møbler som har en verdi, kan dette utgjøre en fordel for de ansatte, som må behandles som lønn. Dersom virksomheten er merverdiavgiftspliktig, kan det også være aktuelt å beregne utgående merverdiavgift av fordelen.

Registrering av salg

Virksomheten bør ha et system for å registrere salg. Dette er også et krav etter utrangeringsinstruksen som gjelder for staten. Mange har allerede et system med oversikt over eiendelene sine, som er tilrettelagt for internt ombruk.

Tillatelse til å selge løsøre videre

Myndigheten til å beslutte om virksomhetens eiendeler skal selges, ligger ofte hos øverste leder, men myndigheten kan være delegert. For statlige virksomheter ligger det ofte hos fagdepartement. Se omtale om statlige virksomheter nederst i veilederen. Der det er løpende behov for møbelsalg, kan det være en fordel at denne beslutningsmyndigheten flyttes lenger ned i organisasjonen, f.eks. til eiendomsavdelingen.

Merverdiavgift (mva)

Vanligvis vil virksomheter bli merverdiavgiftpliktig hvis virksomheten i løpet av en periode på tolv måneder har avgiftspliktig omsetning for femti tusen kroner eller mer, jf. merverdiavgiftsloven § 2-1. For offentlige virksomheter finnes et unntak jf. fellesskriv om salg av brukt-utrangert materiell fra offentlige virksomheter som ble publisert i 1971. Offentlige virksomheter er ikke merverdiavgiftpliktige for salg av brukt materiell (inkludert brukte møbler), forutsatt at salget skjer leilighetsvis. Dette stiller seg annerledes hvis salget skjer jevnlig eller med en viss hyppighet og har et forholdsvis stort omfang. Det vil også kunne bli avgiftsplikt i tilfeller hvor den offentlige virksomheten mottar brukt/utrangert materiell fra andre for videresalg eller hvor salgsvirksomheten på annen måte må anses for å ha en forretningsmessig karakter.

Særlig om statlige virksomheter

Tillatelse til å selge løsøre videre i statlige virksomheter

Etter utrangeringsinstruksen § 2 ligger myndigheten til å beslutte utrangering hos fagdepartementet eller styret i en forvaltningsbedrift. Statlige virksomheter vil noen ganger ha et delegasjonsvedtak, for eksempel i tildelingsbrevet, om at de får delegert myndighet til å beslutte utrangering og salg av enkelte eiendeler.

De statlige virksomhetene som ikke har slikt delegasjonsvedtak eller er en forvaltningsbedrift må for å kunne selge eiendeler få delegert myndighet til dette fra sitt fagdepartement.

Regnskapsføring av salgsinntektene

Dersom virksomheten din ikke allerede har inntekter fra salg av varer eller tjenester, må du avklare med din virksomhet hvordan salgsinntektene fra videresalg av møbler skal regnskapsføres.

Tre typer statlige virksomheter: 

• Bruttobudsjetterte virksomheter – alle departementer og de fleste direktorater: mest praktisk å ha nettoføringsfullmakt for å kunne disponere inntekter fra salg
• Nettobudsjetterte virksomheter – noen få direktorater og for eksempel universiteter og høyskoler: virksomhetsformen medfører at virksomheten vil disponere inntekter fra salg
• Forvaltningsbedrifter – kun tre stykk, selvstendige: virksomhetsformen medfører at virksomheten vil disponere inntekter fra salg

For statlige bruttobudsjetterte virksomheter er utgangspunktet at utgifter skal føres brutto i budsjett og regnskap. Ved utskiftning av utstyr kan virksomheten få videredelegert fullmakt fra overordnet departement til nettoføring, det vil si at innbetaling for salg av utstyr reduserer en utgiftspost i stedet for å bli bokført som inntekt.

Fullmakten til å nettoføre ved utskifting av utstyr kan enten være innarbeidet i tildelingsbrevet til virksomheten, eller virksomheten kan søke departementet om samtykke når behovet oppstår. Slikt samtykke kan gis på vilkår som er omtalt i Finansdepartementets rundskriv R-110 Fullmakter i henhold til bevilgningsreglementet punkt 2.2. Samtykket i tildelingsbrevet eller etter søknad innebærer at den statlige virksomheten får rett til å disponere over salgsinntekt, gjennom at den reduserer utgiftene.

Om en bruttobudsjettert virksomhet ikke har eller innhenter fullmakt til nettoføring ved utskiftning av utstyr og heller ikke har inntektskapittel, må inntekten bokføres på kapittel 5309 Tilfeldige inntekter post 29 Ymse. Dette vil i så fall ha den konsekvens at salgsbeløpet tilfaller statskassen, og ikke kan disponeres av virksomheten selv.

Utrangeringsinstruksen/kassasjonsinstruksen

Instruks for utrangering, kassasjon og avhending av materiell og fast eiendom som tilhører staten, gjelder salg av løsøre og annet som ikke er fast eiendom som for eksempel møbler. Instruksen henviser blant annet til at man skal søke å få markedspris, og i hvilke tilfeller statlige virksomheter kan gi bort eiendeler.

Før salg skal det foretas en verdifastsetting, og det skal ved salg eller annen avhending føres protokoll. Her må den enkelte virksomhet utøve skjønn både for ressursbruken ved verdifastsetting og protokollføring. For eksempel kan det ved salg av et parti kontormøbler være hensiktsmessig å selge alt i en bolk, fremfor enkeltsalg. Dette bør da også gjøres ved verdifastsettingen. Verdifastsetting kan gjøres parallelt med at dere innhenter tilbud fra mulige kjøpere.

Når det gjelder å oppnå markedspris, vil de ovennevnte fremgangsmåtene være egnet til det. Instruksen er fra 1978 hvor det ikke var like mye søkelys på sirkulær økonomi som i dag. Dette med å oppnå markedspris må også ses opp mot kostnader og ressursbruk ved å gjennomføre avhending, og at det er politisk ønske om å stimulere til ombruk, reparasjon og sirkulær økonomi.