Et godt gjennomarbeidet konkurransegrunnlag og kontrakt er forutsetninger for å kunne ta imot gode tilbud og sikre at gjennomføringen av konkurransen skjer på en god måte.
DFØ har utarbeidet en mal for konkurranseregler og kontrakt for før-kommersielle anskaffelser som danner et godt utgangspunkt. Du finner lenke til disse nederst på denne siden.
Konkurransegrunnlaget må inneholde
- Regler for inngåelse og gjennomføring av den før-kommersielle anskaffelsen
- Informasjon om faseinndeling
- Fremgangsmåte i evaluering av løsningsforslag hvor tilbydere med de beste løsningsforslagene blir tatt med videre til neste fase
- Eventuelt informasjon om hvor mange som vil bli invitert til de ulike fasene
- Tidsplan – forventet varighet for hver fase
- Fordeling av rettigheter og plikter mellom partene
- Du som oppdragsgiver må sikre deg en disposisjonsrett til det som blir utviklet
- Sørg for å ikke ha klausuler som begrenser en fremtidig konkurranse hvor løsningen skal implementeres
- Finansieringsplan – hva skal oppdragsgiver finansiere og hva skal dere ikke finansiere, hvilken egeninnsats forventes fra leverandører, eventuell finansiering fra tredjepart
- Kriterier for valg av beste tilbud og hvordan kriteriene blir vektlagt
Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav er minimumskrav til leverandørene som de må oppfylle for å få lov å delta i konkurransen.
Det er ikke krav om at leverandørene må prekvalifiseres i en før-kommersielle anskaffelser, til forskjell fra f.eks. et innovasjonspartnerskap.
Ut fra omfanget av prosjektet kan det være hensiktsmessig å sikre at mulige leverandører har visse ressurser eller en viss kompetanse på plass. Eksempler på aktuelle kvalifikasjonskrav kan være erfaring fra tidligere innovasjonsprosjekt eller kompetanse innen et gitt område som er nødvendig for gjennomføring av prosjektet. Andre eksempler kan være økonomisk soliditet (for å minimere risikoen for konkurs underveis i utviklingsløpet), disponering av kritisk fagkompetanse, sertifiseringer og eventuell sammensetning av fagkompetanse (spesielt i komplekse prosjekter som krever tverrfaglig kompetanse), nødvendig infrastruktur eller utstyr, styringssystemer eller krav til referanseprosjekter (husk å definere hva som anses som relevante prosjekter).
Dersom du stiller kvalifikasjonskrav, er det lurt å være bevisst på at du ikke oppstiller kvalifikasjonskrav som gjør at leverandører som er egnet ikke når opp i konkurransen. Det er ikke gitt at leverandørene som tilbyr de mest innovative løsningene har en stor kundebase eller erfaring fra flere tidligere prosjekter. Dette gjelder særlig om de er i etableringsfase. Formålet med kvalifikasjonskravene du stiller bør være å sikre at leverandørene har ressurser til å gjennomføre den forskningen eller utviklingen som er nødvendig i ditt prosjekt. Husk likevel at du som oppdragsgiver i stor grad kan samarbeide tett med leverandørene i en før-kommersiell anskaffelse, slik at egen kompetanse i din virksomhet må tas med i vurderingen av hvilke kvalifikasjonskrav som er nødvendige.
Tildelingskriterier
Både utvelgelse til fase 1 og evaluering av leverandørens arbeid på slutten av hver fase skal gjøres opp mot tildelingskriteriene. Tildelingskriteriene og vektingen må være angitt på forhånd i konkurransegrunnlaget, og du må også beskrive hvordan oppfyllelse av tildelingskriteriene skal dokumenteres.
Tildelingskriteriene som gjelder kvalitet bør være koblet opp mot bør-kravene i behovsmatrisen for å lette arbeidet med sammenligning og evaluering, samt skape forutberegnelighet for leverandørene.
DFØ anbefaler at det bør være et tildelingskriterium som vektlegger pris, slik at tilbud hvor man får flere utviklingstimer per krone premieres høyere. I DFØs bilagsmal er det i bilag 7 lagt opp til at leverandør skal oppgi egeninnsats, samt totalpris for arbeidet leverandøren skal gjøre i løpet av den aktuelle fasen. Dersom du inkluderer et tildelingskriterium som vektlegger pris, bør du også be leverandør oppgi timespris, slik at det blir mulig å sammenligne tilbudene.
Dersom du ønsker å evaluere tilbudene etter ulike tildelingskriterier etter hver fase, må dette spesifiseres på forhånd i konkurransegrunnlaget som utlyses før fase 1.
Hvis du i løpet av utviklingsløpet tilegner deg ny kunnskap som gjør at du får behov for å endre tildelingskriteriene for utvelgelse til neste fase, er det mulig. Dette gjøres i så fall i avropsavtalene man inngår før påbegynnelse av de fase 2 og 3. Det er viktig å gjøre et utkast av avtalen med de endrede tildelingskriteriene tilgjengelig for leverandørene i god tid før evalueringen skal gjøres.
Kontraktsvilkår
Du må opplyse om de kontraktsvilkårene som gjelder for gjennomføringen av den før-kommersielle anskaffelsen i konkurransegrunnlaget.
Den før-kommersielle anskaffelsen deles inn i faser. Konkurransegrunnlaget bør klart angi hvilke aktiviteter leverandørene er forpliktet til å gjennomføre i de ulike fasene. Det bør også beskrives klart hva slags medvirkning du som kunde forplikter deg til å bidra med.
Løsningsforslag som bryter med forutsetningene som ligger til grunn for gjennomføringen, kan avvises fra konkurransen.
Immaterielle rettigheter
I DFØs mal for avtale om før-kommersielle anskaffelser er det regulert at leverandøren beholder eiendomsretten til alle materielle og immaterielle rettigheter som utvikles eller utarbeides under avtalen. Oppdragsgiver på sin side får en vederlagsfri og ikke-eksklusiv disposisjonsrett til produktidé og løsningsforslag. Dette er en viktig forutsetning for at vilkårene i unntaket for forsknings- og utviklingstjenester er oppfylt.
Unntaket i anskaffelsesforskriften § 2-5
En før-kommersielle anskaffelsen gjennomføres innenfor rammene av unntaket for forsknings- og utviklingskontrakter i anskaffelsesforskriften § 2-5. Det er to vilkår som må være oppfylt for at unntaket skal gjelde. Det første vilkåret er at hovedelementet i kontrakten må være forskning og utvikling (FoU). Det andre vilkåret er enten at oppdragsgiver ikke betaler fullt ut for FoU-tjenesten eller at utbyttet av FoU-tjenesten ikke tilfaller oppdragsgiver fullt ut i hans virksomhet
Bakgrunnen for unntaket er at kontrakter om forskning- og utvikling ofte krever tettere samarbeid mellom kontraktspartene. Unntaket gjelder de typer kontrakter der det er snakk om en felles utvikling eller felles investering, hvor begge parter bidrar inn i prosjektet og begge parter bærer noe risiko.
Dersom du gjør endringer i konkurransegrunnlaget, er det viktig at du tenker gjennom om endringene kan medføre at ett av vilkårene ikke er oppfylt. Du kan lese mer om FoU-unntaket ved å følge lenken under.
Maler for gjennomføring av en før-kommersiell anskaffelse
DFØ har utarbeidet maler for utlysning og gjennomføring av en før-kommersiell anskaffelse som du kan bruke. Dokumentene inngår som en del av utlysningen.
Malen for konkurransegrunnlag skal fylles ut av oppdragsgiver og beskriver hvordan konkurransen gjennomføres.
Mal for avtale om før-kommersielle anskaffelser regulerer konkurransen. I tillegg til selve avtaledokumentet, har vi også utarbeidet en bilagsmal som skal fylles ut av partene. Nærmere veiledning om utfylling av bilagene finner du i bilagsmalen.