Taushetsplikt og offentlige anskaffelser

Det du får vite av taushetsbelagte opplysninger/ forretningshemmeligheter fra en leverandør, har du som offentlig oppdragsgiver en plikt til å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4. Det betyr at du må foreta en konkret vurdering av hva som kan være en forretningshemmelighet når du gjengir eller sprer informasjon fra andre leverandører.

Typiske situasjoner

Kjerneområdet for taushetsplikten er næringsopplysninger som andre kan nytte på tilsvarende måte i egen næringsvirksomhet.

Det er flere situasjoner der du kan bli fortalt forretningshemmeligheter og der du må passe på å ikke spre disse videre til andre.

Dette kan være

• under dialogaktiviteter i planleggingsfasen
• når du lager anskaffelsesdokumentene
• når du forhandler eller har dialog med leverandørene i gjennomføringsfasen
• når du skriver meddelelse til leverandørene med begrunnelse for valg av leverandør
• når du får og svarer på innsynsbegjæringer
• etter kontraktsinngåelse

Lovpålagt taushetsplikt

Taushetsplikten for offentlige ansatte er regulert i Offentleglova § 13, jf Forvaltningsloven § 13.

Det er to vilkår som må være oppfylt for at opplysningene skal bli underlagt taushetsplikt:

1. Det må være en opplysning om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold.
2. Det må være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde opplysningen av hensyn til den som opplysningen angår.

Du vurderer først opplysningens art og så vurderer du virkningen.

Opplysningens art

Det er viktig å understreke at taushetsplikten kun omfatter «opplysninger» og derfor ikke et helt dokument hvor opplysningene fremgår. Det er opplysningens art som er det vesentlige.

• Typiske eksempler på forretningshemmeligheter kan være opplysninger om produksjonsmetoder, nye produkter, strategier, arbeidsteknikk, analyser, økonomiske utregninger og prognoser eller konkrete forretningsstrategier. Opplysninger som viser hvilke metoder og tekniske innretninger som brukes, vil altså etter forholdene derfor være underlagt taushetsplikt.
• Taushetsplikt forutsetter at opplysningene må være av en viss betydning, og ikke er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder, for eksempel på leverandørenes hjemmesider, i aviser eller tidsskrifter.
• Opplysninger som faller utenfor:
  • Opplysninger som mer generelt kan ha uheldige virkninger for virksomheten faller normalt utenfor taushetsplikten (for eksempel negative reaksjoner i markedet eller at virksomheten har begått lovbrudd).
  • Allment kjente opplysninger (opplysninger som allerede er tilgjengeliggjort andre steder, for eksempel i media, i offentlig tilgjengelige rapporter som virksomheten har utarbeidet, eller opplysninger som for øvrig er kjente i bransjen, på leverandørens hjemmeside).
  • Offentlige kundelister.

Konkurransemessig betydning

Her er det virkningen av at opplysninger blir offentliggjort som skal vurderes.

• Det må være av konkurransemessig betydning for den aktuelle virksomheten at opplysningene ikke kommer ut, og skadevirkningen må ikke være uvesentlig.
• Det må kunne føre til fare for økonomisk tap eller redusert gevinst.
• Det kan skade forhandlingsposisjonen til virksomheten i nåværende eller fremtidige forhandlinger for eksempel ved at andre tilpasser sine produksjonsmetoder, priser og forretningsstrategier etter opplysningene.
• Det samme gjelder dersom andre kan nytte informasjonen til å erobre en forretningspartner eller tar markedsandeler fra virksomheten.

Tips for å sikre at taushetsbelagte opplysninger ikke blir brakt videre

Vær tydelig på plikten til å hemmeligholde taushetsbelagte opplysninger

Under dialogaktiviteter bør du være tydelig på at du har en lovpålagt plikt å hemmeligholde leverandørens forretningshemmeligheter og at du gjerne vil bli fortalt hva de selv mener er slik sensitiv informasjon.

Dette vil gjøre leverandørene trygg på at du er klar over din lovpålagte taushetsplikt og at du ikke vil bringe videre til konkurrerende leverandører det som er taushetsbelagt.

Kontakt leverandørene

Når du lager anskaffelsesdokumentene, gjennomfører en konkurranse eller skriver meddelelsesbrev må du sørge for at det du på en eller annen måte har fått vite om en leverandørs forretningshemmeligheter ikke blir gjengitt.

Er du i tvil, så kontakt leverandøren for å finne ut at hva denne mener er forretningshemmeligheter. Du plikter imidlertid å gjøre en selvstendig vurdering, men det leverandøren selv mener er et godt utgangspunkt.

Be om en sladdet versjon av tilbud

Ved innsynsbegjæringer i andre leverandørers tilbud, kan det være lurt at du på forhånd har bedt leverandørene levere inn en versjon av tilbudet ved tilbudsinnlevering der de har sladdet det som er taushetsbelagt.

Vær oppmerksom på at du plikter å foreta en selvstendig vurdering av om det som er sladdet virkelig er en taushetsbelagt opplysning.