Anskaffelsesprosessen steg for steg

Meddelelse med karensperiode

Etter at evalueringen av tilbudene er ferdig og en vinner er kåret, plikter oppdragsgiver å sende en meddelelse til de berørte leverandørene om hvilken leverandør man har til hensikt å inngå kontrakt med, jf FOA § 10-1 og § 25-1.

Oppdragsgiver kan ikke inngå kontrakten før etter karensperiodens utløp.

Meddelelsen om tildeling av kontrakt skal sendes samtidig til leverandørene og ha et innhold som beskrevet nedenfor.

En oppdragsgiver kan uansett om det har kommet inn en klage omgjøre en beslutning om å tildele kontrakt frem til kontrakt er inngått, dersom han skulle finne at tildelingsbeslutningen er i strid med forskriften. 

Begrunnelsen for karensperiode (klagefrist) er todelt:

• leverandørene skal ha anledning til å vurdere om oppdragsgivers behandling av tilbud og innstilling på leverandør er riktig. Dersom de mener det et brudd på anskaffelsesregelverket, kan de klage på tildelingsbeslutningen, slik at den kan bli gjort om dersom de vinner frem med sin klage.
• oppdragsgiver har mulighet til å rette opp en feilaktig tildeling før kontrakten undertegnes.

Meddelelsen skal sendes til alle de berørte leverandørene, jf FOA § 10-1 (del II) og § 25-2 (del III). Dette gjøres vanligvis gjennom et konkurransegjennomføringsverktøy, eventuelt direkte til tilbyderne i konkurransen. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse som gjør at leverandørene kan vurdere om konkurransen har foregått i henhold til anskaffelsesreglene og de regler som er satt for konkurransen.

Meddelelsen skal sendes til de leverandørene som har gitt tilbud, og de leverandørene som har levert en forespørsel om å delta i konkurransen og ikke fått en meddelelse om at forespørselen er avvist eller forkastet. De leverandørene som har fått sin forespørsel om å delta avvist eller forkastet, som altså ikke har blitt kvalifisert eller har fått invitasjon til å innlevere tilbud, skal allerede ha mottatt meddelelse med begrunnelse for dette, jf FOA §§ 9-4  - 9-6 for del II og FOA kapittel 24 for del III.

Det er ikke plikt til karenstid ved tildeling av kontrakter under en rammeavtale eller tildeling av kontrakter under en dynamisk innkjøpsordning.

Formålet med å gi en begrunnelse for valg av leverandør, er å ivareta det grunnleggende prinsipp til etterprøvbarhet ved å vise at anskaffelsesregelverket er fulgt og forklare hvorfor den leverandøren som er innstil faktisk var den som skåret best på tildelingskriteriene. Du betrygger de andre deltagerne i konkurransen på at prosessen har foregått ryddig og i henhold til de regler som var satt for konkurransen.

Leverandørene har klageadgang og en begrunnelse vil være et viktig utgangspunkt. Begrunnelsen skal være tilstrekkelig utfyllende slik at leverandørene kan kontrollere hvorvidt oppdragsgivers beslutning og saksbehandling er i samsvar med regelverket og om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen.

Selvom det kan oppleves som omstendelig å gi begrunnelse og vente med å inngå kontrakt til klagefristen og eventuell ny behandling av klage er gjennomført, så kan det også være et gode for oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan bli gjort oppmerksom på at han faktisk har begått en feil og får så muligheten til å rette opp feilen ved en ny vurdering av tilbudene. På den måten kan oppdragsgiver unngå å inngå kontrakt med en leverandør som ikke skulle hatt kontrakten dersom prosessen hadde vært lovlig gjennomført.

• Navn på den leverandøren som er innstilt på å få kontrakten
• En redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene
• Opplyse om karensperiode for å klage på innstillingen av leverandør. Denne karensperioden skal være minimum 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandøren er sendt for anskaffelser som er gjennomført etter Del III i forskriften og innenfor den fristen oppdragsgiver har satt i konkurransegrunnlaget for del II anskaffelser. Kravet for anskaffelser som er gjennomført etter Del II i forskriften er "rimelig frist".

Etter at du har sendt en begrunnelse og karensperioden er utløpt, kan du inngå kontrakt, under forutsetning av at du ikke får en klage. Det er ingen frist for å avvente med å inngå kontrakt etter at karensperioden er utløpt.

Du plikter imidlertid å hemmeligholde forretningshemmeligheter og opplysninger som av konkurransemessige hensyn er viktig å unnta fra begrunnelsesplikten. Dette kan være opplysninger som kan skade konkurransen mellom leverandørene.

Noen av leverandørene vil typisk nå be om innsyn i evalueringen eller noen av tilbudene. Det har de rett til, men du må passe på å sladde taushetsbelagte opplysninger i tilbud og evaluering.

Et viktig stikkord når en skal begrunne resultatet er hvorfor. Hvorfor har resultatet blitt som det har blitt? Hvilke egenskaper er det ved det/de tilbudene som har blitt innstilt som vinner som har vært avgjørende for utfallet? De momentene som trekkes frem må selvsagt være i samsvar med de angitte tildelingskriteriene. I regelverket heter det at du skal gi "en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler."

Begrunnelsen må derfor være tilstrekkelig slik at leverandøren faktisk kan se hvordan evalueringen har foregått. Begrunnelsen må imidlertid ikke inneholde opplysninger som er taushetsbelagte. Dette kan typisk være opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Leverandørens sladdede tilbud (dersom det er innlevert sammen med tilbudet), kan her være et godt utgangspunkt for hva som kan være forretningshemmeligheter. Du plikter imidlertid å foreta en selvstendig vurdering.

Leverandøren har rett til få innsyn i prosessen uten at du som oppdragsgiver røper forretningshemmeligheter hos andre leverandører. Leverandøren kan klage på oppdragsgivers beslutning dersom han mener at oppdragsgiver ikke har foretatt en lovlig evaluering.

Da det alltid er en risiko for at en konkurranse blir avlyst som følge av en klage eller at dere selv ser dere har gjort feil med den virkning at det kunngjøres en ny konkurranse, kan visse opplysninger som feks pris være en forretningshemmelighet som ikke skal opplyses om på dette tidspunktet.

Det kan være lurt også å si noe om de enkelte leverandørers konkrete tilbud slik at den enkelte kan se hvordan deres tilbud er vurdert sammenlignet med det tilbudet som er innstilt som vinner. 

Offentleglova gjelder for alle offentlige anskaffelser, jf forskrift om offentlige anskaffelser § 7-3.Det betyr at alle kan kreve innsyn i dokumenter i tilknytning til offentlige anskaffelser. Dette er utslag av demokratihensynet og tilliten til det offentlige. 

Det er også unntak fra innsyn, men det kreves en spesiell hjemmel. Unntaket fra offentlighet vil også avhenge av hvor langt i prosessen du har kommet; holder du fremdeles på å evaluere tilbudene, har du valgt leverandør og sendt meddelelsesbrev eller har du inngått kontrakt?

Unntak før du har valgt leverandør

Der du fremdeles holder på å evaluere tilbud, vil utlevering av tilbud, evalueringsdokumenter og protokoller mm ofte gi et misvisendeI bilde. I tillegg er det jo også en risiko for at konkurransen blir avlyst for å bli kunngjort igjen og da er det svært uheldig om andre leverandører får innsyn i konkurrerende leverandørers tilbud. Det er derfor en hjemmel i offentleglova
§ 13 der du unnta fra innsyn tilbud og protokoller inntil valget av leverandør er gjort.

Unntak der du har valgt leverandør

Når du har valgt en leverandør og ønsker å inngår kontrakt, plikter du å sende ut et meddelelsesbrev (gjelder ikke for anskaffelser under den nasjonale terskelverdi, dvs del I anskaffelser) med begrunnelse for hvorfor du har innstilt på valgte leverandør(er).

Det er typisk nå du vil får innsynskrav av fra de levrandørene som ikke nådde opp. De ønsker å føle seg betrygget på at alt har foregått slik det ble forespeilet i anskaffelsesdokumentene. Du plikter da å vurdere om det kan være forretningshemmeligheter  du plikter å unnta, jf forvaltningsloven § 13;

• Du plikter å hindre at andre får kjenneksap til det du får vite om noens personlige forhold eller tekniske innretninger og fremgangsmåter  som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår

I dette tilfellet har du ferdigstillet evalueringen og protokollene, slik at disse ikke bør gi noe misvisende tilbud. Likevel bør du ha i bakhodet at det er en snever mulighet for at konkurransen avlyses eller evalueringen må endres, for eksempel fordi en klager hevder at den leverandøren som blir innstilt som vinner skulle vært avvist. Du skal i slike tilfeller sladde taushetsbelagte opplysninger jfr forvaltningsloven § 13, men det kan være andre forhold som det av konkurransemessige forhold bør hemmeligholdes.

Unntak der kontakt er inngått

I disse tilfellene er det ingen risiko for at konkurransen avlyses og at leverandørene tilegner seg kunnskap som de kan benytte i den nye konkurransen. Det vil derfor være unntaket for innsyn i forvaltningslovens § 13 som må vurderes. Hva som kan være av en slik art må vurderes konkret. Det kan være leverandørens løsningsforslag, det kan være enkeltpriser mv. Det er sjelden totalprisen.

Hvordan gjør du det konkret?

Du plikter å svare skriftlig innen 5 arbeidsdager. Dersom du ikke svarer, blir det ansett som et avslag og vedkommende som ber om innsyn kan klage til ditt overordnede organ.

Det kan være lurt å ta kontakt med den/de leverandørene der det er bedt om innsyn og spørre dem om det er forhold i tilbudet som kan være av en slik art at det bør unntas for offentlighet. Dvs om leverandøren mener at dette er deres forretningshemmelighet som det er viktig at andre ikke får kjennskap til.

Du plikter selv å vurdere konkret om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, men levrandørens uttalelse kan være et godt utgangspunkt.

Tilbudet må så sladdes for det som er forretningshemmeligheter før det sendes ut.

Du må gjøre tilsvarende vurdering av andre dokumenter det bes om innsyn i, som evalueringer, protokoller mm. Er det forretningshemmeligheter i disse dokumentene?  

Se Rettleing for offentleghet og innsyn.

Se også Justisdepartementets fortolkinguttalelse av hva som kan være forretningshemmeligheter.

Dersom du får en klage innen karensperioden, plikter du å realitetsbehandle klagen.

Der du opprettholder din opprinnelige innstilling etter å ha vurdert tilbudene igjen, kan du inngå kontrakt etter karensperioden utløp. Klager bør få en tilbakemelding, men har ikke krav på ny klagefrist.

Der du omgjør din beslutning fordi du oppdager at du har gjort en feil slik at det er en annen leverandør som kåres som en vinner, må du sende en ny begrunnelse til leverandørene med karensperiode. Den leverandøren som opprinnelig var innstilt som vinner må også få anledning til å vurdere innstillingen og eventuelt klage. Dette gjelder også de andre leverandørene, da en omgøring av en innstilling også kan endre rekkefølgen på innstilte leverandører.