Konkurransegjennomføring

Meddelelsen om tildeling av kontrakt skal inneholde en begrunnelse, og den skal sendes samtidig til alle leverandørene.

Plikten om å sende meddelelse handler om at leverandørene skal ha anledning til å klage på kontraktstildelingen dersom de mener den er urettmessig og oppdragsgiver har anledning til å endre et feilaktig resultat i konkurransen.

Oppdragsgiver kan ikke inngå kontrakten før etter karensperiodens utløp, jf. FOA § 4‑5 bokstav g. Kontrakten anses inngått når begge parter har signert kontrakten, jf. §§ 10-1 (4) og 25‑1 (5).

Årsaken til karensperiode er todelt:

• Leverandørene skal ha anledning til å vurdere om oppdragsgivers evaluering av tilbudene, og valg av leverandør, er i samsvar med anskaffelsesregelverket. Dersom de mener det et brudd på anskaffelsesregelverket, kan de klage på tildelingsbeslutningen, eller fremsette en begjæring om midlertidig forføyning, og be om at tildelingsbeslutningen omgjøres, eller at konkurransen avlyses.
• Oppdragsgiver har mulighet til å rette opp en uriktig/ulovlig tildeling før kontrakten undertegnes.

Ved å rette opp en uriktig/ulovlig tildeling før kontrakten inngås, unngår oppdragsgiver også et mulig erstatningsansvar som følge av at kontrakten er inngått med feil leverandør.

Meddelelsen skal sendes til alle de berørte leverandørene, jf FOA § 10-1 (del II) og § 25-2 (del III). Dette gjøres vanligvis gjennom et konkurransegjennomføringsverktøy, eventuelt direkte til tilbyderne i konkurransen. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse som gjør at leverandørene kan vurdere om konkurransen har foregått i henhold til anskaffelsesreglene og de regler som er satt for konkurransen.

Meddelelsen skal sendes til

• de leverandørene som har gitt tilbud
• de leverandørene som har levert en forespørsel om å delta i konkurransen og ikke fått en meddelelse om at forespørselen er avvist eller forkastet

De leverandørene som har fått sin forespørsel om å delta avvist eller forkastet, som altså ikke har blitt kvalifisert eller har fått invitasjon til å innlevere tilbud, skal allerede ha mottatt meddelelse med begrunnelse for dette, jf FOA §§ 9-4–9-6 for del II og FOA kapittel 24 for del III.

Det er ikke plikt om karenstid ved tildeling av kontrakter under en rammeavtale eller tildeling av kontrakter under en dynamisk innkjøpsordning.

Anskaffelsesregelverket sier at oppdragsgiver skal gi en begrunnelse for valget av leverandør. Hensynet bak denne plikten er at leverandørene skal ha anledning til å vurdere om det er grunn til å klage på kontraktstildelingen, og oppdragsgiver har anledning til å endre et feilaktig resultat i konkurransen.

• Når det gjelder anskaffelser etter del II og del III i forskriften, er dette regulert i forskriften, jf. §§ 10‑1 og 25‑1.
• For anskaffelser etterdel I i forskriften, følger dette av det grunnleggende prinsippet om etterprøvbarhet i loven § 4. (Se også Kofa-sakene 2022/1189 avsnitt 42, 2020/962 avsnitt 26, 2019/497 avsnitt 43 og 2019/90 avsnitt 36.)

En begrunnelse hjelper leverandøren

Formålet med begrunnelsen er å gjøre leverandørene i stand til å forstå hvilke forhold som gjorde at oppdragsgiver vurderte den valgte leverandøren sitt tilbud som best ut fra de fastsatte tildelingskriteriene.

Begrunnelsen skal videre gjøre leverandørene i stand til å vurdere om anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med anskaffelsesregelverket, eller om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen ved midlertidig forføyning, klage eller stevning. (Se Kofa-2013-21 avsnitt 77.)

En begrunnelse er nyttig for oppdragsgiver

Oppdragsgiver kan tidvis oppleve det som omstendelig å gi en begrunnelse, og vente med å inngå kontrakt til karensperioden har gått ut, eller til eventuelle klager er behandlet. Gjennom begrunnelsen blir imidlertid oppdragsgiver tvunget til å tenke over hvilke forhold som gjorde at man vurderte den valgte leverandøren sitt tilbud som det beste i konkurransen.

Ved å utforme en begrunnelse kan oppdragsgiver også bli oppmerksom på feil som ellers ville ha gått uoppdaget. For oppdragsgiver er det en fordel at eventuelle feil ved anskaffelsesprosedyren blir oppdaget før kontrakt blir inngått, slik at feilene kan rettes og tildelingsbeslutningen eventuelt omgjøres, se særlig punktet «Hva gjør jeg dersom noen klager på tildelingsbeslutningen?» nedenfor.

En god begrunnelse kan dessuten virke konfliktdempende, og spare oppdragsgiver for unødvendig arbeid med klager og innsynsbegjæringer.

Når skal begrunnelsen gis?

Begrunnelsen skal gis samtidig med at oppdragsgiver meddeler sitt valg av leverandør.

 En mangelfull begrunnelse kan i utgangspunktet ikke avhjelpes av en senere, grundigere begrunnelse som oppfyller forskriftens krav (jf. eksempelvis Kofa-sak 2019/205 avsnitt 33).

Regelverket stiller også noen krav til hva begrunnelsen skal inneholde: 

• Navnet på den valgte leverandøren
• En redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene
• Opplysninger om karensperiode
  • I anskaffelser som er gjennomført etter forskriften del III, skal karensperioden være minimum 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandør er sendt, jf. § 25‑2 (1). (Dersom oppdragsgiveren har gjort unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon, skal karensperioden være minst 15 dager.)
  • I anskaffelser som er gjennomført etter forskriften del II, kan oppdragsgiver tidligst inngå kontrakt etter utløpet av en «rimelig» karensperiode som er fastsatt av oppdragsgiver, jf. § 10‑2 (1). I motsetning til bestemmelsen i forskriften del III, inneholder bestemmelsen altså ingen minimumsfrist. En karensperiode på 10 dager må imidlertid alltid anses som «rimelig». (Se Nærings- og fiskeridepartementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser (P-2017-933) punkt 13.2.)
  • I anskaffelser som følger forskriften del I gjelder det ingen bestemmelser om karensperiode. Oppdragsgiver bør likevel sette av tid før kontrakten inngås til å behandle eventuelle klager, jf. det grunnleggende prinsippet om etterprøvbarhet i loven § 4.  

Hvordan redegjøre for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene

Begrunnelsen skal som nevnt inneholde en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene.

Et viktig stikkord når en skal begrunne resultatet, er hvorfor. Hvorfor har resultatet blitt som det har blitt? Hvilke egenskaper har vært avgjørende for at det aktuelle tilbudet har blitt innstilt som vinner? Hvorfor har dette tilbudet vunnet? De momentene som trekkes frem, må selvsagt være i samsvar med de angitte tildelingskriteriene.

Viktige momenter

En begrunnelse som utelukkende viser hvor mange poeng tilbyderne fikk på de ulike tildelingskriteriene, er ikke tilstrekkelig.  (Jf. eksempelvis Kofas avgjørelse i sak 2022/886 avsnitt 55 med videre henvisninger.)

Begrunnelsen må heller ikke være for generell. Formuleringer om at den valgte leverandørens tilbud var «bedre» på det/de aktuelle tildelingskriteriene eller lignende, er ikke nok. (Jf. eksempelvis Kofas avgjørelser i sakene 2019/205 avsnitt 35 og 2017/151 avsnitt 39.) Som oppdragsgiver må du som nevnt vise hvorfor tilbudet ble vurdert som bedre.Forklar hvilke konkrete egenskaper ved dette tilbudet som var bedre enn de øvrige tilbudene.  

Jo mer skjønnsmessig tildelingskriteriet er utformet, jo strengere krav stilles det til begrunnelsen. (Jf. eksempelvis Kofa-sak 2018/201 avsnitt 20.)

I situasjoner hvor den valgte leverandøren ikke har tilbudt den laveste prisen, kreves det videre at begrunnelsen viser hvilke egenskaper ved det valgte tilbudet som mer enn oppveier den høyere prisen. (Jf. eksempelvis Kofa-sak 2020/888 avsnitt 65.)

Det kan være lurt også å si noe om de enkelte leverandørenes tilbud, slik at leverandørene kan se hvordan deres tilbud er vurdert, sammenlignet med det tilbudet som er vurdert som det beste.

Begrunnelsesplikten kan imidlertid ikke strekkes så langt at leverandørene settes i stand til å foreta en fullstendig overprøving av oppdragsgivers evaluering av tilbudene. (Jf. Gulating lagmannsretts avgjørelse i LG-2017-28938.) Evalueringen er en sammensatt vurdering, hvor enkelte egenskaper vil trekke kvaliteten opp, og andre vil trekke den ned. Det kreves ikke at absolutt alle vurderinger oppdragsgiver har gjort, inngår i begrunnelsen. (Se blant annet Kofas avgjørelser i sakene 2020/804 avsnitt 90 og 2020/144 avsnitt 91.)

Hvordan balansere begrunnelsesplikt og taushetsplikt?

Som oppdragsgiver plikter du å hemmeligholde opplysninger som er underlagt lovpålagt taushetsplikt, herunder forretningshemmeligheter (jf. forvaltningsloven § 13).

Opplysninger som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår, inngår derfor ikke i begrunnelsesplikten. Leverandørens sladdede tilbud (dersom det er innlevert sammen med tilbudet), kan her være et godt utgangspunkt for hva som kan være forretningshemmeligheter. Du plikter imidlertid å foreta en selvstendig vurdering.

Begrunnelsesplikten kan samtidig oppfylles på flere måter. En enkel forklaring om at det ikke er mulig å gi en nærmere/mer konkret begrunnelse, uten samtidig å bryte taushetsplikten, er i utgangspunktet ikke nok. (Se eksempelvis Kofas avgjørelse i sak 2017/151 avsnitt 42.)

Noen av leverandørene vil gjerne be om innsyn i evalueringen eller noen av tilbudene. Det har de rett til, men også her må man passe på å sladde taushetsbelagte opplysninger. Enkelte opplysninger, for eksempel om pris, bør uansett ikke gis ut før det er klart om kontrakten vil bli inngått på bakgrunn av de tilbudene som er kommet inn, eller om konkurransen vil bli avlyst og gjennomført på nytt.

Offentleglova gjelder for alle offentlige anskaffelser, jf forskrift om offentlige anskaffelser § 7-3. Det betyr at alle kan kreve innsyn i dokumenter i tilknytning til offentlige anskaffelser. Dette er utslag av demokratihensynet og tilliten til det offentlige. 

Vurder unntak fra innsyn

Det er også unntak fra innsyn, men det kreves en spesiell hjemmel. Unntaket fra offentlighet vil også avhenge av hvor langt i prosessen du har kommet; holder du fremdeles på å evaluere tilbudene, har du valgt leverandør og sendt meddelelsesbrev, eller har du inngått kontrakt?

Unntak før du har valgt leverandør

Der du fremdeles holder på å evaluere tilbud, vil utlevering av tilbud, evalueringsdokumenter og protokoller mm. ofte gi et misvisende bilde. I tillegg er det jo også en risiko for at konkurransen blir avlyst for å bli kunngjort igjen, og da er det svært uheldig om andre leverandører får innsyn i konkurrerende leverandørers tilbud. Det er derfor en hjemmel i offentleglova § 13 der du kan unnta tilbud og protokoller fra innsyn inntil valget av leverandør er gjort.

Unntak der du har valgt leverandør

Når du har valgt en leverandør og ønsker å inngå kontrakt, plikter du å sende ut et meddelelsesbrev (gjelder ikke for anskaffelser under den nasjonale terskelverdien, dvs. del I anskaffelser) med begrunnelse for hvorfor du har innstilt på valgte leverandør(er).

Det er typisk nå du vil får innsynskrav fra de leverandørene som ikke nådde opp. De ønsker å føle seg betrygget på at alt har foregått slik det ble forespeilet i anskaffelsesdokumentene. Du plikter da å vurdere om det kan være forretningshemmeligheter du plikter å unnta, jf forvaltningsloven § 13:

• Du plikter å hindre at andre får kjennskap til det du får vite om noens personlige forhold eller tekniske innretninger og fremgangsmåter som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår

I dette tilfellet har du ferdigstilt evalueringen og protokollene, slik at disse ikke bør gi noe misvisende tilbud. Likevel bør du ha i bakhodet at det er en snever mulighet for at konkurransen avlyses eller evalueringen må endres, for eksempel fordi en klager hevder at den leverandøren som blir innstilt som vinner, skulle vært avvist. Du skal i slike tilfeller sladde taushetsbelagte opplysninger jf. forvaltningsloven § 13, men det kan være andre forhold som du av konkurransemessige forhold bør hemmeligholde.

Unntak der kontrakt er inngått

I tilfeller der kontrakt er inngått, er det ingen risiko for at konkurransen avlyses, og at leverandørene tilegner seg kunnskap som de kan benytte i den nye konkurransen. Det vil derfor være unntaket for innsyn i forvaltningslovens § 13 som du må vurdere. Hva som kan være av en slik art, må du vurdere konkret. Det kan være leverandørens løsningsforslag, det kan være enkeltpriser mv. Det er sjelden totalprisen.

Hvordan håndtere innsynsbegjæringen?

Du plikter å svare skriftlig innen 5 arbeidsdager. Dersom du ikke svarer, blir det ansett som et avslag, og vedkommende som ber om innsyn, kan klage til ditt overordnede organ.

Det kan være lurt å ta kontakt med den/de leverandøren(e) i sakene der det er bedt om innsyn. Spør dem om det er forhold i tilbudet som kan være av en slik art at det bør unntas fra offentlighet. På denne måten får du avklart om leverandøren mener at dette er deres forretningshemmelighet som det er viktig at andre ikke får kjennskap til.

Du plikter selv å vurdere konkret om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, men leverandørens uttalelse kan være et godt utgangspunkt.

Tilbudet må så sladdes for det som er forretningshemmeligheter, før det sendes ut.

Du må gjøre tilsvarende vurdering av andre dokumenter det bes om innsyn i, som evalueringer og protokoller. Er det forretningshemmeligheter i disse dokumentene?  

Se Rettleing for offentleghet og innsyn.

Se også Justisdepartementets fortolkinguttalelse av hva som kan være forretningshemmeligheter.

Vurder om tildelingsbeslutningen er i strid med regelverket

Dersom du ser at tildelingsbeslutningen er i strid med regelverket, kan beslutningen omgjøres frem til kontrakt er inngått, jf. forskriften §§ 10‑1 (3) og 25‑1 (4).

Dette gjelder uavhengig av om det har kommet inn en klage på tildelingsbeslutningen eller ikke. Bestemmelsen er i langvarig Kofa-praksis forstått slik at oppdragsgiver har både rett og plikt til å omgjøre en tildelingsbeslutning som er i strid med regelverket. (Jf. eksempelvis Kofas avgjørelse i sak 2022/757 avsnitt 22.) Ved denne vurderingen kan oppdragsgiver bygge på opplysninger som har kommet inn etter at tildelingsbeslutningen ble truffet. (Se Kofa-2020-240 avsnitt 33, med videre henvisning til Rt-2014-1312 og Kofa-2013-119.)Når det gjelder anskaffelser som følger forskriften del I, følger en slik plikt til å korrigere feil ved tildelingsbeslutningen av de grunnleggende prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i loven § 4. (Se også Kofas avgjørelse i sak 2020/413 avsnitt 32.)

Vanlige grunner til at tildelingsbeslutningen er i strid med regelverket, slik at beslutningen må omgjøres, er at:

1. tilbudet til den leverandøren som er tildelt kontrakt, skulle ha vært avvist fra konkurransen (jf. eksempelvis Kofas avgjørelse i sak 2022/577), eller
2. evalueringen av tilbudene er i strid med opplysningene i konkurransegrunnlaget, og dermed i strid med det grunnleggende prinsippet om forutberegnelighet i loven § 4 (jf. eksempelvis Kofas avgjørelse i sak 2021/124 avsnitt 61)

Om det er feil ved tildelingsbeslutningen

Det er bare feil ved tildelingsbeslutningen som kan og skal rettes. Oppdragsgiver skal med andre ord begrense seg til å rette det som er feil / i strid med regelverket, og kan ikke endre beslutningen ut fra en endret skjønnsutøvelse. (Jf. eksempelvis Kofas avgjørelser i sakene 2018/555 avsnitt 40 og 2018/341 avsnitt 63.)

Det er oppdragsgiver som må vise at den opprinnelige tildelingsbeslutningen var i strid med regelverket. (Jf. eksempelvis Kofas avgjørelse i sak 2022/577 avsnitt 18.)

Om det ikke er feil i tildelingsbeslutningen

Hvis klageren etter ditt syn ikke har sannsynliggjort at tildelingsbeslutningen er i strid med anskaffelsesregelverket, og du dermed opprettholder valget av leverandør, kan du inngå kontrakt etter karensperiodens utløp. Klager bør få en tilbakemelding på klagen, men har ikke krav på forlengelse av karensperioden. For å gi klager tid til å sette seg inn i svaret på klagen, og vurdere eventuelle rettslige skritt – i form av begjæring om midlertidig forføyning – bør oppdragsgiver likevel vurdere å forlenge karensperioden til noen dager etter at svaret er sendt.

Hvis du omgjør tildelingsbeslutningen fordi den er i strid med regelverket, det vil si der den aktuelle feilen innebærer at kontrakten skulle ha vært tildelt en annen leverandør, må du sende en ny tildelingsbeslutning til leverandørene, med en ny begrunnelse, og en ny karensperiode. På samme måte som med den opprinnelige tildelingsbeslutningen, er hensikten å gi de andre leverandørene, herunder den leverandøren som opprinnelig ble tildelt kontrakten, anledning til å vurdere om den nye beslutningen er i samsvar med regelverket, eller om det er grunnlag for å imøtegå beslutningen ved klage eller begjæring om midlertidig forføyning.

Dersom den aktuelle feilen har påvirket utfallet av konkurransen, og feilen ikke er mulig å rette opp ved å omgjøre tildelingsbeslutningen, har oppdragsgiver plikt til å avlyse konkurransen. Se egen omtale av temaet avlysning [lenke].

Hva gjør jeg dersom noen klager på tildelingsbeslutningen?

Dersom du mottar en klage på tildelingsbeslutningen, plikter du å realitetsbehandle denne.

Dette innebærer i noen tilfeller at du må vurdere tilbudene på nytt. Hva som kreves av deg som oppdragsgiver, kommer an på innholdet i klagen, herunder om klager har sannsynliggjort et brudd på anskaffelsesregelverket.