Fellesavtale for kjøp av kontormøbler

Fellesavtale for kjøp av kontormøbler

Mandat, fremdriftsplan og organisering for ny fellesavtale for kjøp av kontormøbler. Fellesavtalen inngår i kategoristrategien for kontorområdet.

Formålet med anskaffelsen er å dekke statens behov for kontormøbler. I vurderingen av hvordan anskaffelsen og avtalen skal innrettes, vil det være naturlig å se dette i sammenheng med målsettingen om å fremme klimavennlige løsninger og sirkulær økonomi. Denne fellesavtalen inngår i kontorstrategi for kontorområdet, som er under utarbeidelse. Statens innkjøpssenter vil gjennomføre anskaffelsen av fellesavtale for kjøp av kontormøbler parallelt med arbeidet med kategoristrategien for kontorområdet.

Det har blitt identifisert to dimensjoner knyttet til kjøp av møbler og inventar, en lineær og en sirkulær. Den lineære økonomien er knyttet til kjøp av nye møbler og nytt inventar, og vil bli ivaretatt gjennom fellesavtalen for kjøp av kontormøbler, mens den sirkulære økonomien er knyttet til bruktmøbler, ombruk, gjenbruk, gjenvinning osv.

Konkurransestrategien behandler både den lineære og sirkulære økonomien. Konkurransestrategien tar således for seg flere avtaler, som til sammen utgjør et økosystem for møbler og inventar.

Les mer om konkurransestrategien her

Hensikten med konkurransestrategien er å synliggjøre Statens innkjøpssenters plan som ligger til grunn for prosessen for anskaffelse av statlige fellesavtale for kjøp av kontormøbler, samt et system for sirkulær møbelflyt til bruk for statlige forvaltningsorganer innen sivil sektor.

Avgrensninger

Anskaffelsen avgrenses til å omfatte:

  • Nye møbler: Møbler og inventar til kontorarbeidsplasser (cellekontor/landskap), møterom, grupperom, sosiale soner, kjøkken, resepsjon, arkiv mm. Det vil bli definert et standardsortiment og et øvrig sortiment, som vil omfatte alt fra mindre løpende bestillinger av en eller flere møbler til større anskaffelser.
  • Følgende tjenesteelementer: Fellesavtalen om kjøp av nye møbler omfatter levering, montering og retur av emballasje fra produkter kjøpt på avtalen. Det kan også være behov for innredningsforslag fra leverandør. Dette skal inngå i produktprisene. Videre så skal leverte møbler og inventar vedlikeholdes i avtalens varighet. Når det gjelder det sirkulære systemet, så består dette av flere tjenestelementer, jf. punktet nedenfor.
  • Sirkulær møbelflyt: Dette systemet vil bestå av en ombruksplattform (et digitalt verktøy for kartlegging og tilrettelegging for økt ombruk av møbler og inventar), en digital markedsplass for bruktmøbler (kjøp og salg av møbler og inventar mellom virksomheter), reparasjonstjenester, flyttebyråtjenester, bruktmøbelforhandlere og avfallshåndteringstjenester. I tillegg er interiørarkitekttjenester en viktig del av det sirkulære systemet.

Konkurransestrategiske vurderinger

Statlige virksomheter som omfattes av fellesavtalene utgjør en stor del av markedet. Dermed vil fellesavtalens struktur kunne påvirke både leverandørmarkedet og virksomhetene. De konkurransestrategiske vurderingene skal gi svar på hvilken tildelingsmetode som bør anvendes og hvilken oppdeling av omfang på en eller flere leverandører, geografisk og/eller sektorvis som er mest hensiktsmessig. I vurderingen er særlig skal følgende kriterier hensyntatt:

  • Sikre god brukertilfredshet for virksomhetene
  • Sikre gode avtalevilkår både for virksomhet og leverandør
  • Bevare konkurransen i leverandørmarkedet

Konkurransestrategien skal altså beskrive hvilken modell/scenario som best mulig sikrer at statlig virksomheter får dekket sitt behov for nye møbler og samtidig ivaretar de ovennevnte punktene.

Hvilken innkjøpsstrategi som vil gi de beste resultatene er avhengig av anskaffelsens økonomiske og strategiske betydning for virksomhetene og leveranserisiko i leverandørmarkedet. Se figuren under innkjøpsområdets plassering i innkjøpsmatrisen vurdert etter kompleksitet i leverandørmarkedet og strategisk viktighet.

Som det fremgår av overstående analyser ansees kompleksiteten i leverandørmarkedet som relativt lavt. Det er mange leverandører som leverer tilsvarende varer/tjenester, majoriteten av varene er generiske og kan skaffes fra flere ulike leverandører og kostnaden ved å bytte leverandør ansees som lav. Det som kompliserer leverandørmarkedet noe, er at virksomhetene ofte kjøper tilpassede produkter og løsninger.

Strategisk viktighet vil variere noe fra virksomhet til virksomhet avhengig av det enkelte avrop. Innredningen av et hovedbygg gjerne vil ansees som mer strategisk viktig enn å kjøpe enkeltmøbler til et allerede eksisterende bygg. Totalt sett anses allikevel den strategiske viktigheten som lav basert på at produktene er relativt standardiserte og i utgangspunktet ikke-kritiske for virksomhetenes direkte tjenesteytelse.

Kontormøbler klassifiseres derfor som et ikke-kritisk rutinekjøp. I henhold til innkjøpsteori er målene i denne kategorien å forenkle innkjøpsprosessen samt redusere antall leverandører og forenkle bestillingsprosessen. På en annen side vil en fellesavtale være stor, noe som tilsier at  innkjøpsmakten bør brukes til å redusere priser, samtidig som at vi sikrer at konkurransen ikke påvirkes.

Oppdeling av anskaffelsen

En hybrid løsning vurderes som den beste løsningen for oppdeling av fellesavtalen om kjøp av nye møbler. En hybrid mellom regioninndeling og fordeling per virksomhet, hvor vi foretar en geografisk oppdeling for virksomheter som er lokalisert ett sted, samtidig som virksomheter som er geografisk spredt tildeles en leverandør som er landsdekkende. Dette innebærer at hver enkelt virksomhet vil måtte forholde seg til en leverandør i hver av disse to kategoriene:

Platemøbler - Arbeidsbord, konferansebord, småbord, møteromsbord, barbord, kantinebord, elevbord, prosjektbord, lesesalpult, teambord, resepsjon, kontorskap, reoler mm.                                                                                                                                                                      

Stoler og andre møbler - Innenfor underkategoriene stoler, sofa, oppbevaring, arkiv og annet.                                                                                                                                         

I modellen under er den geografiske inndelingen eksempelvis satt opp i fire områder/deler. Det er en foreløpig inndeling. Den endelige inndelingen vil bli foretatt etter at pågående kartlegging av geografisk fordeling av virksomheter er sluttført.

I denne modellen, så deles fellesavtalen opp i to produktområder og delavtaler: Platemøbler og Stoler og andre møbler. Innenfor de to produktområde fordeles virksomhetene per avtaleområde, dvs. den landsdekkende eller en av de geografisk inndelte områdene, etter en prosentvis fordelingsnøkkel. Hver virksomhet vil få tildelt en leverandør per delavtale. Dvs. en leverandør på delavtalen Platemøbler og en leverandør på delavtalen Stoler og andre møbler.

Figuren under viser en samlet oversikt over kategoriinndelingen.

Fylkeskommunal og kommunal deltakelse

I statsbudsjettet og tildelingsbrevet for DFØ for 2022, så fremgår det av punkt 3.2.2 at Statens Innkjøpssenter som et prioritert tiltak skal

(…) igangsette en pilotordning der fylkeskommuner og kommuner inngår i innkjøpsavtaler til Statens innkjøpssenter. Ordningen er frivillig for kommunene og skal vare over en fireårs periode.

En samlet vurdering er at både fellesavtalen om kjøp av nye møbler og det sirkulære systemet vil egne seg for fylkeskommunal og kommunal deltakelse, bortsett fra den delen som omhandler markedsplass for bruktmøbler. Her må det gjøres nærmere vurderinger før man kan konkludere.

Om lineær og sirkulær økonomi

Den tradisjonelle markedsøkonomien har vært karakterisert ved at produksjon av varer følger en rett linje, uten gjenbruk og resirkulering. I denne lineære økonomien hentes ressurser ut og foredles til produkter som brukes til de er ødelagte og blir til søppel. Avfallsbransjen har vokst frem som et svar på behovet for å kvitte seg med disse produktene. I den lineære økonomien har ikke avfall noen anvendelse eller økonomisk verdi.

Sirkulær økonomi er motsvaret til en lineær økonomi. I en sirkulær økonomi er det et mål at avfall skal være et nærmest ukjent begrep, fordi man heller tar i bruk disse ressursene i økonomien. Veien mot null avfall starter ved kilden til mulig avfall, som er uttak av råvarer. En sirkulær økonomi kan redusere uttak av det som tradisjonelt kalles råvarer eller primære ressurser fra naturen. I den sirkulære økonomien er målet at disse erstattes ved at man bruker rester fra dagens produksjon, reparerer og gjenbruker produkter, og til slutt resirkulerer ressurser til nye produkter, og at restråstoff og avfall dermed får en verdi og blir en ressurs. Når ressurser kommer inn i økonomien for andre gang for å brukes i ny produksjon, kalles de sekundære ressurser.

Fellesavtalen om kjøp av nye møbler og nytt inventar representerer den lineære økonomien. Denne avtalen vil gjøres så klimavennlig som mulig, og samtidig dekke behovet til oppdragsgiverne, og vil ha et logisk forhold til den sirkulære økonomien og det systemet som vil bygges for å ivareta en sirkulær møbelflyt. De ulike komponentene i det sirkulære møbelflyten, som reparasjonstjenester, flyttebyråtjenester og avfallshåndteringstjenester, vil utgjøre et sirkulært økosystem.

Sentrale funn fra behovskartleggingen

Statens innkjøpssenter har i arbeidet med den nye fellesavtalen om kjøp av kontormøbler foretatt en brukerundersøkelse av de statlige virksomhetene, samt at det har blitt gjennomført en omfattende markedsdialog. Det framgår av denne dialogen at det er en tydelig utvikling i både markedet og hos de offentlige virksomhetene mot sirkulære løsninger, for å hindre unødig kasting og nyproduksjon av møbler. Den sentrale utfordringen er at offentlige virksomheter ikke har oversikt over eksisterende møbelbeholdning og dennes tilstand, og at det oppfattes som tungvint å benytte seg av sirkulære tjenester fremfor å gjøre nyinnkjøp.

Sentrale funn fra markedsanalysen

Det framgår av kartleggingen av leverandørmarkedene at møbelleverandørene jobber med systemer for å møte den sirkulære økonomien, og kan håndtere nye og brukte møbler, koble på ulike tjenester osv. Det er også aktører som utvikler digitale ombrukssystemer/plattformer, hvor man kan registrere eksisterende møbelmasse, systematisere og lage en database. Disse leverandørene, både møbelleverandørene og de digitale aktørene, kan imidlertid ikke tilby en løsning hvor man mellom offentlige virksomheter kan kjøpe og selge, eventuelt gi bort, møbler. Dette er det andre leverandører som kan tilby. Leverandører som tilbyr markedsplassløsninger. Dette er leverandører som utvikler markedsplasser, samt at det er en utvikling innen e-handel i KGV/KAV løsningene, som muliggjør markedsplassløsninger.

Digital markedsplass

Ved å opprette en felles digital markedsplass vil en sikre at kommende prosjekter samkjører sitt arbeid og oppnår synergieffekter gjennom: 

  1. Økt ombruk av møbler mellom offentlige virksomheter. Med lettere tilgjengelig informasjon og større volum av tilgjengelige produkter vil det være enklere å sikre god møbelflyt direkte mellom offentlige virksomheter.
  2. Bedre ombrukstjenester. Oversikt over og større volum av produkter som er tilgjengelig for ombruksaktører som jobber med bruktsalg, reparasjonstjenester, redesign og arkitekturrådgivning, vil bidra til å kunne videreutvikle disse tjenestene. Selv de største ombruksaktørene i dag har ikke kapasitet til ombruk i den skalaen som potensialet i offentlig sektor utgjør.
  3. Bedre beslutningsgrunnlag. Et bedre tallgrunnlag for å analysere møbelflyten i offentlig sektor, og kostnader og miljøpåvirkning fra denne. Ved å sikre at relevant data kommer inn i plattformen vil det også være lettere å gjøre gode analyser av effektiviserings- og ombrukspotensiale for både den enkelte virksomhet, men også for offentlig sektor som helhet. Gode, relevante data vil tilflyte fra ombruksplattformer inn i markedsplassen.
  4. Mer brukervennlighet. Ved å kunne samle offentlige virksomheters ombruksbehov til en plattform vil en kunne jobbe mer systematisk med å gjøre den mest mulig brukervennlig. Et viktig aspekt er at en vil kunne ha et kontaktpunkt for å behandle virksomheten sitt behov tilknyttet møbler. Se figuren i avsnittet under.   

Markedsplassen skal sørge for å koble flere sirkulære behov på en brukervennlig måte. Ideelt sett skal den som er ansvarlig for innkjøp og forvaltning av møbler i en offentlig virksomhet kun ha et kontaktpunkt for å dekke behovet sitt på en mest mulig sirkulær måte.

Figuren over illustrerer gevinstpotensialet ved mer sirkulære anskaffelser av møbler. Ved å sørge for mer fokus på vedlikehold, reparasjon, ombruk og videresalg av brukte møbler, vil en stimulere til lokal verdiskapning og grønne jobber i Norge. Samtidig reduserer en negativ klima- og miljøpåvirkning fra møblers livssyklus, her illustrert ved andelen stoler som blir til avfall i en lineær økonomi. 

Samfunnsansvar

Det er viktig for Statens innkjøpssenter at leverandører ivaretar grunnleggende menneskerettigheter, herunder FNs verdenserklæring om menneskerettigheter, ILO-konvensjon nr. 87 (Konvensjonene om foreningsfrihet og beskyttelse av organisasjonsretten, og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (ILO-konvensjon nr. 94), samt nasjonalt lovverk innen arbeidsrett og HMS, i hele produktets leverandørkjede.

Møbler er oppført på DFØ sin høyrisikoliste over innkjøpskategorier med særlig høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Risikoanalysen for møbler viser at risikoen for menneskerettighetsbrudd øker oppstrøms. Selv om sammenstillingsfasen kjennetegnes av «lav risiko» er det verdt å nevne at flere leverandører i markedsdialogfasen uttrykte en viss bekymring for at høyt prispress kan føre til dårlige arbeidsforhold ved møbelfabrikker utenfor Norges grenser.

Produkt Sammenstilling Komponent Råvare
Møbler Lav risiko Middels høy risiko Høy risiko
Kontorstoler Lav risiko Middels høy risiko Høy risiko
Studentstoler Lav risiko Middels høy risiko Høy risiko
Skrivebord Lav risiko Middels høy risiko Høy risiko
Møtebord Lav risiko Middels høy risiko Høy risiko
Hyller og skap Lav risiko Middels høy risiko Høy risiko
Lyskilder Høy risiko Høy risiko Svært høy risiko

Fordi denne analysen viser at møbler er en høyrisikokategori vil Statens innkjøpssenter vurdere hele spekteret av virkemidler for å sikre ivaretagelse av grunnleggende menneskerettigheter i denne anskaffelsen. Dette vil særlig gjelde for den lineære fellesavtalen for kjøp av nye møbler, hvis verdikjede strekker seg utenfor Norges grenser. Disse virkemidlene omfatter etiske kontraktsvilkår, krav i kravspesifikasjonen, kvalifikasjonskrav og bruk av tildelingskriterier i tråd med DFØ sin veiledning for å ivareta menneskerettigheter i offentlige anskaffelser. De etiske kontraktsvilkårene vil bli fulgt opp i så vel generelle kontraktsoppfølgingsmøter som gjennom skriftlig etterprøving i egenrapporteringsskjemaer, dokumentasjonsrevisjon og eventuelle stedlige fabrikkinspeksjoner.

Vi jobber med et system for sirkulær møbelflyt, parallelt med arbeidet med fellesavtalen. Anskaffelsen av fellesavtalen gjennomføres ihht. prosjektplan. Arbeidet med det sirkulære systemet vil fortsette etter sommeren og etableres i løpet av høsten 2022. Detaljert plan vil komme etter hvert på egen nettside.

Status 

  • Konkurransestrategi er godkjent.
  • Forberedelse til veiledende kunngjøring.

Anskaffelsen har følgende resultatmål 

  • Inngå statlig fellesavtale for kjøp av kontormøbler, som skal dekke statlig sektors behov innenfor området møbler og inventar. 
  • Legge til rette for en god implementering og forvaltning av avtalen(e). 
  • Fremme klimavennlige løsninger og sirkulær økonomi. 
  • Bidra til etterlevelse av relevante lover og regler.

Anskaffelsen skal bidra til følgende effektmål 

  • Effektivisering 
    • Forenkle og effektivisere i statsforvaltningen ved å samordne anskaffelsen og avtaleforvaltningen, jfr. redusert samlet ressursbruk til forberedelse og inngåelse av avtaler, samt løpende forvaltning.
    • Synergieffekter og effektive prosesser som følge av et samordnet og samkoordinert kompetansesenter (Statens innkjøpssenter). 
  • Klima og miljø
    • Bærekraftig forbruk av møbler i offentlig sektor og mer sirkulær økonomi lokalt, nasjonalt og globalt, gjennom å legge til rette for lang levetid for møblene, ombruk og materialgjenvinning. Dette vil bidra til å redusere klima- og miljøbelastningen over møblenes livsløp. 
    • Innvirkning og økt gjennomslagskraft overfor markedet med hensyn til miljøkrav 
  • Økonomiske besparelser 
    • Gode priser og vilkår som en effekt av å samordne innkjøp innenfor et område med stort volum.  

Tentativ milepælsplan

MilepælerTidspunkt 
Godkjent prosjektmandat Q4 2021 
Etablert prosjektorganisasjon Q4 2021 
Godkjent konkurransestrategi Q2 2022 
Veiledende kunngjøringQ3 2022
Kunngjøring av konkurransedokumentene  Q3 2022 
Valg av leverandør og kontrakt(er) er signert Q4 2022 
Implementering og oppstart av kontrakt Q4 2022/
Q1 2023 

Organisering 

  • Prosjekteier: seksjonssjef Jan Henrik Skogen / Statens innkjøpssenter (DFØ)
  • Prosjektleder: Jan Erik Sæther Ask / Statens innkjøpssenter  (DFØ) 
  • Prosjektdeltakere: 
  • Jasmin Naila Mirza, prosjektdeltaker, Statens innkjøpssenter  (DFØ)
  • David Behrens, analyse, Statens innkjøpssenter  (DFØ)
  • Yngvar Loen Larsen, juridisk, Statens innkjøpssenter  (DFØ)
  • Christian Tangene, miljø og samfunnsansvar, Avdeling for bærekraft og innovasjon (DFØ) 

Innkjøpsgruppe 

  • Lise Haugen Slorby, Arbeids- og velferdsetaten
  • Torgal Ståhl, Helsedirektoratet
  • Lene Sævik, Norsk helsenett SF
  • Knut Olav Mellum, Høgskolen i Innlandet
  • Aslaug Mølmen, Miljødirektoratet
  • Trude Houen Riksheim, NTNU
  • Siri Bergan, Skatteetaten
  • Sindre Røstad, Statens vegvesen

Oppdatert: 15. juni 2022

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord