Statens innkjøpssenter anskaffer store rammeavtaler som de statlige virksomhetene kan kjøpe på. Her finnes nyttig informasjon for bestillere og lokale avtaleforvaltere om samarbeidsområde, innkjøpssystem og tilgang til kontrakter.
På Statens innkjøpssenters nettsider finner du overordnet informasjon om fellesavtalene, inkludert et rammedokument som gir retningslinjer for hvordan avtalen bør brukes. For tilgang til kontraktsdokumenter og annen relevant informasjon, må du få tilgang til den enkelte fellesavtalens teams-område.
Tilgang til Teams-område (samarbeidsområde)
Lokal avtaleforvalter har tilgang til et samarbeidsområde for hver fellesavtale i Microsoft Teams. Dette er for å tilrettelegge for en mer effektiv kommunikasjon, bedre informasjonsflyt og selvbetjening. Teamet vil fungere som en digital møteplass for lokale avtaleforvaltere. I teamet får alle medlemmer tilgang til avtaledokumenter og annen relevant informasjon. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik, stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter.
Dersom du er en lokal avtaleforvalter som ikke har tilgang, kan du sende en e-post til statens.innkjopssenter@dfo.no.
Les mer her om hvordan du får gjestetilgang til Teams
System for bestilling til betaling
Statens innkjøpssenters avtaler skal være elektroniske. Virksomheter som allerede har et elektronisk innkjøpssystem, og som kan motta EHF-katalog, vil kunne bruke sine eksisterende løsninger.
Virksomheter som mangler et elektronisk innkjøpssystem
Dersom din virksomhet ikke allerede har et innkjøpssystem, finnes det tre alternativer:
a) Ikke DFØ-kunde: Kjøpe et fullverdig innkjøpssystem i markedet
Dersom du ikke er regnskapskunde hos DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring), kan du kjøpe et fullverdig innkjøpssystem fra en av leverandørene som tilbyr slike.
Fullverdige innkjøpssystemer lar deg kombinere kjøp på egne avtaler og kjøp på de nye fellesavtalene, støtter interne godkjenningsrutiner, muliggjør integrasjon med økonomisystemer, og gir også mye annen nyttig funksjonalitet.
b) DFØ-kunde: Bruke DFØs innkjøpssystem
Er virksomheten din regnskapskunde hos DFØ, kan dere ta i bruk DFØs fullverdige innkjøpssystem med støtte for interne godkjenningsprosesser og som er integrert med DFØs økonomisystem. Ta kontakt med DFØ på regnskap@dfo.no for å avklare når din virksomhet kan ta denne i bruk.
Dersom DFØs innkjøpssystem ikke er aktuelt, anbefaler vi kjøp av enkel bestillingsløsning eller benytte leverandørens nettbutikk i en overgangsperiode inntil fullverdig innkjøpssystem er på plass.
c) Benytte leverandørens nettbutikk
Leverandørene på de statlige fellesavtalene skal tilby tilgang til nettbutikk for bestilling fra avtalene. Dette er leverandørspesifikke løsninger uten støtte for virksomhetsinterne godkjenningsrutiner og integrasjon med økonomisystem. Statens innkjøpssenter anbefaler derfor at dette kun skal brukes i en overgangsperiode frem til virksomheten har et fullverdig innkjøpssystem på plass.
Virksomhetenes bruk av leverandørenes nettbutikker skal avklares med Statens innkjøpssenter ved å sende en e-post til statens.innkjopssenter@dfo.no før fellesavtalene kan tas i bruk.
Virksomhetene bør enten kjøpe et fullverdig innkjøpssystem eller bruke DFØs innkjøpssystem .
Disse løsningene gir best funksjonalitet og kontroll, og gir størst trygghet for at dere faktisk får de rette prisene og betingelsene når dere skal handle varer. Dette er også løsninger som er i tråd med regjeringens målsetning om forenkling og effektivisering gjennom digitalisering av offentlig sektor.