Kontraktsoppfølging i anskaffelsesprosessen.
Kontraktsoppfølging i anskaffelsesprosessen er beskrevet nærmere under kontraktsoppfølging i anskaffelsesprosessen. De viktigste aspektene av at sikre etterlevelse av de etiske kontraktsvilkårene er å kontrollere at leverandøren har offentlig tilgjengelige retningslinjer som er undertegnet av styret og dokumentasjon av at rutiner for aktsomhetsvurderinger er på plass. Leverandøren skal også kunne gi spesifikk informasjon om etterlevelse av kontraktsvilkåret leverandørkjeden for enkelte produkter som er med på kontrakten.
Anbefalt kontraktsoppfølging vil være å bruke de jevnlige kontraktsoppfølgingsmøtene til å snakke om hvordan de etiske kontraktsvilkårene etterleves. Fra 1 juli 2022 pålegger åpenhetsloven større virksomheter skattepliktige i Norge en plikt til å utføre, redegjøre og offentliggjøre aktsomhetsvurderinger med hensyn til menneskerettigheter. Derfor kan oppdragsgiver til enhver tid be om informasjon om så vel generell informasjon om prosesser og rutiner for aktsomhetsvurderinger hos leverandøren som spesifikk informasjon om aktsomhetsvurderinger knyttet til spesifikke produkter.
I kontrakter med høy verdi (fra rundt 10 millioner) bør dere gå for en mer omfattende kontraktsoppfølging ved å benytte et egenrapporteringsskjema, for eksempel DFØs egenrapporteringsskjema. Der vil leverandøren blant annet skriftlig gjøre rede for hvordan de har gjennomført sine aktsomhetsvurderinger. Aktsomhetsvurderinger er OECDs metode for å sikre ansvarlig næringsliv. Basert på egenrapporteringsskjemaet og stikkprøvene går dere gjennom dokumentasjonen. Revisjonsdokument fra uavhengig 3.part er å foretrekke, men internrevisjoner gir også et viktig bilde av hvor nøye leverandøren er for å sikre gode arbeidsforhold i leverandørkjeden.
Dere bør også prioritere å gjøre stikkprøver på et utvalg av produkter med stort volum og høy verdi på avtalen. Dere kan også vurdere stedlige kontroll på fabrikkene der de utvalgte produktene blir tilvirket. Om sporbarhet nedover i kjeden er mangelfull kan også stedlige revisjoner ved komponent tilvirkning eller ved råvarekilen. Stedlige revisjoner på fabrikk kan gjennomføres om dokumentasjonsrevisjonen av stikkprøvene indikere alvorlige brudd på kontraktsvilkårene som må kontrolleres på plass. Dette gjelder spesifikt om avtaleverdi deres overstiger 100 millioner kroner. Som stor og innflytelsesrik kunde har dere et særlig ansvar for å gjennomføre grundige kontroller.
Dere bør sende ut egenrapporteringen 6 måneder etter kontraktsinngåelsen. For rammeavtaler anbefales årlig kontroll av etterlevelse av de etiske kontraktsvilkårene. For eksempel gjennom årlige stikkprøver. Stedlige revisjoner anbefales ikke å gjennomføres i slutten av avtaleperioden fordi rettelser av kontraktsavvik kan ta flere måneder og må gjennomføres i løpet av avtaleperioden.