Egenrapportering - Ivaretakelse av menneskerettigheter i leverandørkjeden

Vi anbefaler at du benytter egenrapporteringskjemaet som et ledd i oppfølgningen av de etiske kontraktsvilkårene.

Kilde: DFØ

Egenrapporteringsskjemaet inneholder spørsmål til leverandør om hvordan de gjennomfører aktsomhetsvurderinger i henhold til etterlevelse av kontraktsvilkårene for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.

Leverandøren skal, i henhold til åpenhetsloven, ha rutiner for aktsomhetsvurderinger på plass ved kontraktsstart. Derfor anbefales at egenrapporteringsskjemaet sendes ut samtidig som kontrakten undertegnes. Egenrapporteringen skal besvares senest seks uker etter utsendelsen.

Skjemaet er inndelt seks trinn som tilsvarer punkt 2.1-2.6 i kontraktsvilkåret. De seks trinnene inngår i OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.

OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv kan brukes som bedømingsgrunnlag for å vurdere leverandørenes svar. Avdekkes eventuelle avvik går du i dialog med leverandøren for å be om kompletterende informasjon.

Om noen av de røde spørsmålene, som innleder hvert av de seks trinnene, blir besvart «nei» er dette kontraktsbrudd og må rettes snarlig. Øvrige spørsmålene i skjemaet er veiledende og danner et utganspunkt i dialogen med leverandøren om ivaretakelse av menneskerettigheter i leverandørkjeden under kontraktsperioden.

Gjennom å bruke egenrapporteringsskjemaet reduseres risikoen for at plutselige alvorlige brudd på kontraktsvilkårene oppdages som kan resultere i at du som oppdragsgiver i verste fall er nødt til å heve kontrakten. Leverandøren skal, i henhold til åpenhetsloven, ha rutiner for aktsomhetsvurderinger på plass ved kontraktsstart. Derfor anbefales at egenrapporterinsskjemaet sendes ut samtidigt som kontrakten undertegnes. Egenrapporteringen skal besvares senest seks uker etter utsendelsen.

Større forventninger stilles til store oppdragsgiver som bør ha egnede rutiner for å etterprøve de største rammeavtalene av høyrisikoprodukter med egenrapporteringsmetodikk.

Egenrapporteringsskjemaet er anbefalt for etterprøving av rammeavtaler med store leverandører (som har over 250 ansatte, omsetning over 500 millioner og balansesum over 430 millioner kr) av høyrisikoprodukter til en samlet verdi på over 50 millioner kroner. Ved anskaffelser under 50 milloner kroner anbefales bruk av kun de røde spørsmålene, som indikerer direkte kontraktsbrudd ved at leverandøren svarer «nei».

Husk at du, før utsendelsen av egenrapporteringsskjemaet, må fylle inn organisasjonsnavn [Oppdragsgiver]; navn på leverandør [Leverandør]; dato for utsendelse [Dato] og avtalenavn [Navn på avtalen].

Det kreves at den som gjennomfører dokumentasjonsrevisjonen er god kjent med OECD rammeverket og har har kunnskaper aktsomhetsvurderingsmetodikken om ivaretakelse av menneskerettigheter i leverandørkjeden. Så vel kurs i SOA bærekraft som Etisk Handel Norges kurser om OECDs metodikk for aktsomhetsvurderinger anbefales. Brukes eksterne revisorer anbefales krav til SA8000 sertifisering og tidligere erfaring av revisjoner i henhold til aktsomhetsvurderingsmetodikken.

 

Oppdatert: 25. mai 2022

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord