Egenrapportering- og etterprøvingsverktøy

Større forventninger stilles til store oppdragsgiver som bør ha egnede rutiner for å etterprøve de største rammeavtalene av høyrisikoprodukter med egenrapporteringsmetodikk.

Egenrapportering er anbefalt for etterprøving av rammeavtaler med EUs definisjon av store virksomheter (over 250 ansatte, omsetning over 500 millioner og balansesum over 430 millioner kr) av høyrisikoprodukter til en samlet verdi på over 50 millioner kroner. Ved anskaffelser under 50 millioner kroner anbefales bruk av den forenklete versjonen av egenrapporteringsskjemaet.

Leverandører som omfattes av åpenhetsloven skal ha rutiner for aktsomhetsvurderinger på plass ved kontraktsstart. Derfor anbefales at egenrapporteringsskjemaet sendes ut samtidig som kontrakten undertegnes. Egenrapporteringen skal besvares senest seks uker etter utsendelsen.

Skjemaet er inndelt seks trinn som tilsvarer punkt 2.1-2.6 i kontraktsvilkåret. De seks trinnene inngår i OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.

OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv kan brukes som bedømingsgrunnlag for å vurdere leverandørenes svar. Avdekkes eventuelle avvik går du i dialog med leverandøren for å be om kompletterende informasjon.

Hvis noen av spørsmålene, som innleder hvert av de seks trinnene, blir besvart «nei» er dette kontraktsbrudd og må rettes snarlig. Øvrige spørsmålene i skjemaet er veiledende for å gi deg som oppdragsgiver en risikooversikt og danner et utgangspunkt i dialogen med leverandøren om utfordringer rundt ivaretakelse av menneskerettigheter i leverandørkjeden under kontraktsperioden.

Gjennom å bruke egenrapporteringsskjemaet reduseres risikoen for at alvorlige brudd på kontraktsvilkårene oppdages i kontraktsperioden som kan resultere i at du som oppdragsgiver i verste fall er nødt til å heve kontrakten.

Du bør sende ut nytt egenrapporteringsskjema hvert år under kontraktsperioden slik leverandøren kan oppdatere eventuelle endringer.

Husk at du, før utsendelsen av egenrapporteringsskjemaet, må fylle inn organisasjonsnavn [Oppdragsgiver]; navn på leverandør [Leverandør]; dato for utsendelse [Dato] og avtalenavn [Navn på avtalen].

Det kreves at den som gjennomfører dokumentasjonsrevisjonen er godt kjent med OECD rammeverket og har har kunnskaper om aktsomhetsvurderingsmetodikken relatert til ivaretakelse av menneskerettigheter i leverandørkjeden. Så vel kurs i SOA bærekraft som Etisk Handel Norges kurser om OECDs metodikk for aktsomhetsvurderinger anbefales. Brukes eksterne revisorer anbefales krav til SA8000 sertifisering og tidligere erfaring av revisjoner av ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.

Når du har åpnet verktøyet leser du brukerveiledningen og fjerner deretter de to fargete boksene med forklaringstekst. Du fyller først ut generell informasjon om leverandøren.

For å vurdere leverandørens svar i egenrapporteringsskjemaet bør du ha lest OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Veilederen finnes også i en forenklet versjon fra OECDs norske kontaktpunkt for ansvarlig næringsliv.

Om du vurderer svarene leverandøren fylt ut i egenrapporteringsskjemaet som tilfredsstillende skriver du «Ok» i kolonnen «Kundens kommentar» og huker av «Godkjent» i kolumnen lengst til høyre. Er svarene ikke fullstendige og/eller dokumentasjon mangler, skriver du inn dette dine merknader i kolonnen «Kundens kommentar» og huker foreløpig av svaret som «Ufullstendig». Eventuelle spørsmål i egenrapporteringsskjemaet du har valgt å fjerne huker du av som «Ikke aktuelt».

Du kan sortere vurderingene slik de ufullstendige svarene kommer først når du sender dokumentet som en tiltaksplan til leverandøren. I tiltaksplanen fyller leverandøren ut den kompletterende informasjonen under «Virksomhetens tiltak». Om den kompletterende informasjonen fra leverandøren er tilfredsstillende endrer du «Ufullstendig» til «Godkjent». Er svaret du har fått fra leverandøren i tiltaksplanen fortsatt mangelfull innkaller du leverandøren til et oppfølgingsmøte der dere går igjennom de ufullstendige svarene fra tiltaksplanen. Notater fra dette oppfølgingsmøte gjør du i en ny rad i dokumentet (se veiledningen i verktøyet) for videre oppfølging om retning.

Om svar på spørsmålene som er rødmarkerte i egenrapporteringsskjemaet er ufullstendige er dette et brudd på kontraktsvilkårene som krever snarlig retting (jf. Punkt 4.1 i kontraktsvilkåret). Øvrige spørsmål krever ikke retting, men det er ønskelig at leverandøren kompletterer informasjon som mangler. Disse spørsmålene brukes for å måle det generelle risikonivået for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden og gir grunnlag for oppfølgingsmøtet der leverandøren forteller om framtidige planer om utvikling av temaer innen området ansvarlig leverandørkjedestyring. Eskalering av sanksjoner kan være nødvendige om leverandøren ikke svarer på tiltaksplanen eller ikke viser samarbeidsvilje.