Brukarmedverknad og organisasjonsutvikling – leige av eigedom

Så tidleg som mogleg bør det vurderast om det skal etablerast eit prosjekt for å tilpasse organisasjonen til verksemd i nye lokale. Spørsmål det er naturleg å stille seg er:

• Korleis skal ein jobbe i framtida?
• Kva fleksibilitet vil verksemda trenge i dei neste 10-20 åra med omsyn til tal på møterom, cellekontor og arbeidsplassar i landskap?
• Kor mange og kva type møte?
• Kan tilsette dele arbeidsplass?
• Vil det nye bygget gi betre moglegheiter for å jobbe i prosjekt?
• Skal det lagast prosjektrom med tilhøyrande stillerom?
• Kan ein dele møtelokale, kantine og trimrom med andre leigetakarar i bygget?

Informasjon og brukarmedverknad er viktig

Tidleg informasjon til tilsette om flytteprosjektet eller nytt byggeprosjekt skaper ro og tryggheit i organisasjonen. Kor mykje og innan kva område dei tilsette skal tas med på råd vil variere, men det kan vere føremålstenleg å presentere forslag til planløysingar og plassering i personalmøte og på intranett i forkant av ulike milepålar i prosjektet.

Vi anbefaler å lage ein kommunikasjonsplan for flytteprosjektet. Dette er ei oversikt over alle interessentar i prosjektet med ei oversikt over kven som skal informerast om kva og når. Ved gjentatte flytteprosjekt eller nybyggprosjekt kan det vere lurt å lage ein fast prosedyre på brukarmedverknad.

Nye arbeidsmetodar i nye lokale?

Det er viktig at nye lokale skal understøtte verksemda i desse lokala og legge til rette for at det kan produserast meir og betre tenester. Nye lokale skal vere ei realisering av ein slik organisasjonsidé. Nokre gonger kan prosessar rundt organisasjonsutvikling kome i konflikt med innleigeprosjekt. Viss det er eit behov for å gjere organisasjonsmessige endringar og tilpasse arbeidsmetodikk i nye lokale bør det settast av ressursar og tid til dette. Er det behov for å få inn eksterne rådgivarar i denne prosessen? Eller ligg det føringar i eigen strategi som gir tilstrekkelege retningslinjer for korleis det skal jobbast? Kanskje du skal endre på kva tenester som vert kjøpt inn? I alle fall bør du vurdere kva som skal løysast internt og kva det er mest føremålstenleg å kjøpe hos andre.

Erfaringsdeling etter avslutta flytteprosjekt

Større organisasjonar med ein desentralisert struktur har ofte flytteprosjekt. Det er viktig å få med erfaringar over i nye prosjekt. Viss du har moglegheit, kan det vere smart å gi nokon i oppgåve å dokumentere erfaringane. Viss det er mogleg, kan tidlegare prosjektleiarar for flytteprosjekt verte «fadder/mentor» for neste prosjektleiar.