I konsulentoppdrag hvor konsulenten har ansvar for sluttresultatet, vil et sentralt kvalitetselement være knyttet til hvordan konsulenten vil løse oppgaven og strukturere rapporten slik at innholdet formidles på en god måte.
Viktige elementer for kvaliteten i leveransen er valg av faglig/teoretisk rammeverk, hvordan metodisk tilnærming er begrunnet og gjort rede for, samt sammenhengen mellom metodikk og analysene i rapporten. Vi gir derfor noen råd om hvordan du kan sikre et godt sluttresultat i denne type oppdrag.
Gjennomfør oppstartsmøte
-
Ha et oppstartsmøte så tidlig som mulig, gjerne i forbindelse med kontraktsignering. I oppstartsmøtet bør følgende avklares:
- Oppdragsgivers forventninger til konsulentens arbeid
- Konsulentens forventninger til hva oppdragsgiver skal gjøre
- Konsulentens gjennomføringsplan
- Oppdragsgivers betalingsplan
- Kontaktpersoner og kontaktinformasjon
- Lag en plan for jevnlige møter mellom oppdragsgiver og konsulent. Bruk møtene til stadig kvalitetssikring av pågående arbeid.
- Beskriv konsulentens kontakt med referansegruppe, ekspertgruppe etc. hvis slike er etablert.
- Ha en plan for når de ulike deler av rapporten skal være klar og når oppdragsgiver skal melde tilbake slik at fremdrift sikres.
Sjekk kvaliteten underveis
Kontrakten inneholder som regel kvalitetsmessige krav til leveransen. Du må likevel kontrollere om det som leveres er det samme som det som er beskrevet i kontrakten. Omfanget av slik kontroll vil variere etter kontraktens verdi og kompleksitet, og etter oppdragsgivers organisasjon.
Du kan i tillegg gjennomføre intervjuer eller spørreundersøkelser med kollegaer som har jobbet sammen med konsulenten – og som dermed har fagkunnskap til å kunne vurdere konsulentens kvalitet – for å kontrollere om ytelsen er i tråd med kontrakten.
I oppdrag hvor konsulenten skal levere en ferdig rapport eller lignende, kan følgende sjekkliste brukes til å kontrollere kvaliteten på det som leveres:
- Oppdragets mandat: Svarer oppdragsbesvarelsen, det vil si rapporten, på mandatet?
- Konsulentens metode: Er den metode og det datagrunnlag konsulenten har valgt relevant? Tilfredsstillende?
- Analysen: Er faglig/teoretisk rammeverk relevant? Tilfredsstillende? Går analysene nok i dybden? Er status/virkeligheten riktig beskrevet?
- Rapportens konklusjoner: Er argumenter, resultater og konklusjoner anvendelige? Er det en god sammenheng mellom konklusjon og de data/informasjonskilder som er undersøkt?
- Vurderinger og anbefalinger: Gir resultatet av leveransen (rapporten, utredning etc.) et godt grunnlag for oppdragsgiver til å treffe beslutninger? Har konsulenten hatt nok grunnlag for å trekke konklusjoner og komme med anbefalinger?
- Fremstillingen: Er rapporten skrevet i en form som gjør den tilgjengelig for leserne? Er kildebruk tilfredsstillende?
- Resultat og kostnad: Står de resultatene som er oppnådd i et fornuftig forhold til de konsulenthonorarer som er utbetalt?