Implementere og følge opp

Lage handlingsplan og struktur for oppfølgning

I anskaffelsesstrategien har dere prioritert tiltakene som skal gjennomføres for å nå målene. For å sikre at dette skjer, bør du lage en handlingsplan som konkretiserer tiltakene og viser aktiviteter som skal gjennomføres, hvem som har ansvaret, ressursrammer, milepæler og frister.

Eksterne rammebetingelser, forventinger og virksomhetens prioriteringer av retning og mål er kontinuerlig i endring. Det vil derfor være nødvendig å revidere strategien jevnlig. Bli enig med ledelsen om prosessen for revideringen og frekvensen på den. Handlingsplanen er dynamisk og bør revideres i løpet av strategiperioden.

Måle, rapportere og informere

For å kunne følge utviklingen på de prioriterte tiltakene og se om dere oppnår ønskede resultater i strategiperioden, er det avgjørende at du måler og rapporterer på styringsparameterne til ledelsen.  

Rapporteringen vil gi ledelsen innsikt i og kontroll med hvordan anskaffelsesstrategien faktisk blir implementert. Det gir deg og ledelsen muligheten til å identifisere områder der strategien fungerer bra, samt områder der det er behov for justeringer for å oppnå de ønskede resultatene. Dette vil kunne gi en felles forståelse for og forventninger til endringer av tiltak, risiko og utfordringer samt hvilken innsats som vil kreves av den enkelte.

En gevinstrealiseringsplan beskriver gevinstene som er forbundet med de ulike tiltakene i strategien, og skal sikre at de tas ut. Det innebærer å beskrive gevinsten, hvordan den skal måles, og hvem som er ansvarlig for gevinsten. Du bør beskrive gevinstene, og planlegge for hvordan de skal måles og tas ut, etter at tiltakene er prioritert. Du kan lese mer på prosjektveiviserens sider om gevinstrealisering.

Rapportering på styringsparameterne bør skje periodisk og som del av de ordinære rapporteringsrutinene i virksomheten. Du bør avklare med ledelsen hvordan dette konkret skal gjøres. Prøv å få til noen fysiske møter – det vil bidra til å opprettholde den gode dialogen.

Gjennom rapporteringen vil du kunne dokumentere ovenfor ledelsen, relevante interessenter og alle ansatte hvordan dere ligger an med å oppnå målene satt i anskaffelsesstrategien. Dette er viktig innsikt som kan bidra til å opprettholde nødvendig forankring og engasjement for gjennomføring av anskaffelsesstrategien.

Eksempler på rapportering av anskaffelsesstrategier: