Anskaffelsesstrategien skal vise virksomhetens overordnede veivalg og satsinger for anskaffelser.
Strategien prioriterer endringer virksomheten skal gjennomføre for å nå sine overordnede og langsiktige mål. I anskaffelsesstrategien prioriterer du mål og konkretiserer tiltak og styringsparametere som bidrar til at virksomheten når sine målsettinger.
Hva er en god strategi?
En god anskaffelsesstrategi kjennetegnes ved at den:
- har mål som bygger opp under virksomhetens overordnede mål og strategier
- har en tydelig prioritering av delmål og tiltak virksomheten skal gjennomføre på anskaffelsesområdet
- har styringsparametere som er enkle å måle
- er oversiktlig og ikke for detaljert
- enkelt kan gjøres kjent i virksomheten
En strategi er typisk bygget opp av mål, fokusområder, delmål og tiltak.
Den utfordrende prioriteringen
Noe av det viktigste du gjør i strategien, er å prioritere retning. Det betyr at du og ledelsen aktivt må ta stilling til hva dere skal fokusere på, og hva som skal prioriteres ned. Prioriteringen gjør dere med utgangspunkt i mulighetene dere identifiserer. Prioriteringene må gjenspeile de overordnede målene for virksomheten.
Hvordan gå fra mulighetsrom til konkrete mål
Når du har kartlagt og analysert nåsituasjonen i virksomheten, kan du identifisere et mulighetsrom. Med utgangspunkt i mulighetsrommet, og virksomhetens overordnede mål, må du prioritere mål og tiltak virksomheten skal jobbe mot i strategiperioden.
Det er viktig at ledelsen og andre interessenter er involvert i dette arbeidet. Ta med analysene og virksomhetsmålene inn i arbeidsmøter der dere sammen identifisere fokusområder, delmål og tiltak. Det dere kommer frem til, skal være førende for alt anskaffelsesarbeidet i virksomheten, så det er viktig med bred involvering og god forankring i prosessen.
Hvordan gå fra mulighetsrom til prioriterte tiltak
1. Identifiser og beskriv mulighetsrommet
I kartleggingsfasen har du kartlagt og analysert nåsituasjonen i virksomheten. Dette er grunnlaget for å identifisere og beskrive muligheter dere har til å forbedre nåsituasjonen.
Se på analysene og identifiser så mange muligheter dere kan. Bruk denne enkle malen for å beskrive mulighetene, én mulighet pr side. Dette skal dere bruke som utgangspunkt for å identifisere fokusområder og delmål i neste omgang.
2. Definer fokusområder
Når dere har beskrevet mulighetene, er neste steg å gruppere mulighetene for å identifisere fokusområder. Fokusområdene definerer dere ut ifra virksomhetens overordnede mål.
Se hvordan mulighetene grupperer seg og gi hensiktsmessige navn. Eksempler på fokusområder kan være:
- Klima og miljø
- Digitalisering
- Kompetanse
- Forbruk
- Organisering
- Styring og etterlevelse
- Leverandørutvikling
- Samfunnsansvar
- Innovasjon
Her er det viktig at dere gjør en utvelgelse av fokusområder, som reflekterer det dere skal prioritere å jobbe med.
3. Definer delmål per fokusområde
Mål er knyttet til mulighetene dere grupperte under fokusområdene. Det er ikke et poeng å ha så mange og så ambisiøse mål som mulig. Vurder ut ifra hva som er realistisk å oppnå i strategiperioden.
Her er eksempler på delmål fra andre anskaffelsesstrategier:
- «Lillestrøm kommunes anskaffelsesprosesser gjennomføres digitalt»
(Lillestrøm kommunes anskaffelsesstrategi) - «God samhandling sikrer behovsdekning i hele avtalens levetid»
(Lillestrøm kommunes strategi) - «Vi skal gjennomføre verdiskapende og kostnadseffektive anskaffelser ved å jobbe langsiktig og strategisk basert på prinsippene om kategoristyring».
(Skatteetaten anskaffelsesstrategi) - «Vi skal åpne for innovasjon fra start når behovet oppstår og utnytte mulighetene for innovative anskaffelser og leverandørutvikling til å gi bedre løsninger»
(Skatteetaten)
Det er viktig at målene er tydelig og klart formulert. En metode som ofte brukes for å sette gode mål er SMART. SMART er forkortelse for:
- Spesifikt
- Målbart
- Attraktivt
- Realistisk
- Tidsbestemt
Bruk SMART for å gjøre målene konkrete.
4. Identifiser, beskriv og prioriter tiltak
Neste steg er å identifisere tiltak pr delmål. Tiltak er selve aktiviteten som må gjennomføres for at virksomheten skal nå målene. Ved å beskrive tiltakene, sikrer dere at de er både realistiske og målbare.
For hvert delmål er det om å gjøre å identifisere mange tiltak, slik at dere kan prioritere de som gir mest effekt.
Prioriteringen gjør dere ved å rangere tiltakene basert på potensiell effekt for virksomheten sett opp imot kompleksitet i gjennomføringen. Dette er en kollektiv øvelse hvor du sammen med andre fra organisasjonen beskriver og kategoriserer tiltakene. Du kan vurdere om det er hensiktsmessig å gjøre denne øvelsen for hvert delmål eller hvert fokusområde.
Tiltakene som plasserer seg i de grønne områdene gir mest effekt i forhold til kompleksitet i gjennomføring og er et godt sted å starte. Disse tiltakene kan omtales som kritiske suksessfaktorer for at dere skal kunne nå det enkelte delmål
5. Forankre og utforme strategien
Når dere har kommet frem til mål, fokusområder, delmål og tiltak dere mener er nødvendige og realistiske, må du oppsummere og konkretisere disse i en anskaffelsesstrategi.
For å opprettholde engasjement for arbeidet og sikre videre forankring bør du sende anskaffelsesstrategien på en høringsrunde internt i virksomheten når du har et utkast klart.
Forsøk å få avklaring om dette:
- Er vi omforent om målbildet?
- Har vi felles forståelse av hva som skal til for å realisere målene?
Strategien bør inneholde en fordeling av ansvar og roller. Det er viktig at du definere i dokumentet hvem som har overordnet ansvar for gjennomføringen av anskaffelsesstrategien. Dette bør være en virksomhetsleder/toppleder.
Eksempel på tydelig plassering av ansvar i strategier:
Kommunedirektøren har det overordnede ansvar for gjennomføringen av anskaffelsesstrategien.
Lillestrøm kommune
Rådmannen har det overordnede ansvaret for gjennomføring av strategien i perioden 2021–2025.
Sandefjord kommune
Husk at ledelsen har et særlig ansvar for at forankring skjer i din virksomhet, at alle nivåer forplikter seg til strategien og at tiltaket settes inn i virksomhetsplanene. Det er derfor svært viktig at du involverer ledelsen i arbeidet med å ferdigstille anskaffelsesstrategien, og at ledelsen er med på å beskrive en felles forventning om arbeidet. For å sikre at arbeidet blir prioritet i form av ressurser, tid og kompetanse, er det særlig viktig at ledergruppen vedtar anskaffelsesstrategien.
6. Spre budskapet
Når anskaffelsesstrategien er vedtatt, er det endelig tid for å gjøre den kjent.
Dersom strategien er laget som et Word-dokument, kan det være hensiktsmessig å lage en presentasjonsversjon, for å gjøre kommunikasjonen av den enklere.
Kommunikasjonsplan
For å sikre at lanseringen av anskaffelsesstrategien når alle og at kjennskapen til den opprettholdes i strategiperioden, bør du lage en kommunikasjonsplan. Budskapene du ønsker å formidle bør formuleres med bakgrunn i anskaffelsesstrategiens mål, tilpasses målgruppen og si noe om:
- Hvorfor anskaffelsesstrategien er etablert
- Nåsituasjon
- Hvor dere ønsker å være når jobben er gjort
- Hva dere skal gjøre
Det er viktig at du kontinuerlig jobber med å selge anskaffelsesstrategien inn i virksomheten og mot andre relevante målgrupper. Bruk ledelsen, kommunikasjonsavdelingen og andre støttespillere i dette arbeidet.
Eksemplene fra Skatteetaten, Elverum kommune og Bodø kommune viser hvordan en anskaffelsesstrategi kan bygges opp.