Å kartlegge nåsituasjonen er en forutsetning i de fleste planleggings- og forbedringsprosesser, og dermed sentralt i utarbeidelsen av en anskaffelsesstrategi. En god kartlegging vil bidra til å skape en felles forståelse av virkeligheten, forstå utgangspunktet, identifisere barrierer og skape eierskap og engasjement til prosessen.
Hvor omfattende kartleggingen av nåsituasjonen skal være, avhenger av formålet med kartleggingen, kompleksiteten i situasjonen og viktigheten av beslutningene. En «one size fits all»-tilnærming er sjeldent effektivt. Det kan derfor være lurt å starte med en enkel kartlegging for å identifisere hvilke områder som trenger en mer grundig analyse.
Når du skal bestemme omfanget av kartleggingen, bør du vurdere tre aspekter:
- Dagens virkelighetsforståelse
Har beslutningstakere, andre interessenter og dere som innkjøpsenhet samme forståelse av nåsituasjonen? Dersom det er store forskjeller i hvordan man oppfatter virkelighetsbildet, vil en kartlegging hjelpe ved å skape felles målbilde og prioriteringer. - Ambisjonsnivå
Hva er ambisjonsnivået til beslutningstakere, andre interessenter og dere som innkjøpsenhet? Dersom det er ønske om høye ambisjoner og store endringer, er det spesielt viktig med en felles forståelse av nåsituasjonen. - Potensialet
Hva er potensialet for organisasjonens anskaffelser? Kartlegging gir innsikt i mulighetene og kan være avgjørende for å skifte fokus fra den daglige driften og se de større mulighetene.
Dette bør du kartlegge
Det er tre hovedområder det kan være hensiktsmessig å kartlegge for å oppnå en felles forståelse av nåværende tilstand:
- virksomhetens forutsetninger, herunder organisering, prosesser og mandat
- innkjøpsvolum, virksomhetens faktiske utgifter på innkjøp
- potensialet for bærekraft
Virksomhetens forutsetninger: organisering, prosesser og mandat
For å hente ut potensialet fra anskaffelser og oppnå endring i virksomheten, er det viktig å forstå egen organisering, mandat og prosesser. Det kan være fristende å hoppe over dette steget, fordi man føler at man kjenner godt til organiseringen og modenheten i organisasjonen. Likevel er det viktig å gjøre en øvelse i å kartlegge og beskrive innkjøpsfunksjonen.
For å støtte opp under arbeidet med å kartlegge virksomhetens forutsetninger har DFØ følgende tre verktøy:
Resultatene gir et kunnskapsgrunnlag om modenhet i anskaffelser i offentlig sektor, og blir brukt i utviklings- og forbedringsarbeid på fagområdet.
Selvevalueringsverktøyet hjelper deg å vurdere nå-situasjonen og sette mål for utvikling av anskaffelsesfunksjonen.
Vi har utviklet en rapport med forslag til flere organisatoriske tiltak for å styrke det strategiske potensialet i anskaffelser. Her finner du et sammendrag og en beskrivelse av utviklingsmodellen som ligger til grunn for anbefalingen av tiltakene. Nederst finner du rapporten om du ønsker å laste den ned.
Innkjøpsvolum: virksomhetens faktiske utgifter på innkjøp
Hvis du vil effektivisere anskaffelser eller drive annet forbedringsarbeid, er det en forutsetning å ha oversikt over alle innkjøpsutgifter i virksomheten. Dette gir deg mulighet til å se innkjøpene i en helhetlig kontekst og utforske forbedringspotensialet. Kartlegging av innkjøpsvolum gir verdifull innsikt og er nyttig av flere grunner:
- potensialet for økonomiske besparelser
- forutsigbarhet og planlegging
- identifiserer trender
- risikostyring
- identifisere strategiske områder for å ta bedre beslutninger
En enkel måte å sette i gang med innkjøpsanalyser er å ta i bruk DFØs spendverktøy:
Ønsker du å identifisere muligheter og beregne potensialet for besparelser i egen anskaffelsesfunksjon? Et spendverktøy kan støtte dette arbeidet ved å legge...
Potensialet for bærekraft
For å redusere utslipp i virksomheten din er det avgjørende å vite hvilke innkjøp som har størst påvirkning. For å fremme bærekraft i virksomheten din, er det viktig å kartlegge nåsituasjonen: både hvilke innkjøp som har størst CO2-påvirkning og der det er risiko for brudd på lønn- og arbeidsvilkår og grunnleggende menneskerettigheter. Dette gir innsikt i potensialet for endringer.
DFØ har følgende verktøy som støtter opp under dette arbeidet:
Få oversikt over statlige virksomheters klimaspend. Verktøyet viser bruttobudsjetterte virksomheters utgifter til innkjøp og grove estimater på...
Finn informasjon om klimaavtrykk og miljøbelastning for din innkjøpskategori og tiltak for å ta hensyn til disse.
Her finner du informasjon om produktkategorier med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.
Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.