Kartlegge nåsituasjonen

Hvor omfattende kartleggingen av nåsituasjonen skal være, avhenger av formålet med kartleggingen, kompleksiteten i situasjonen og viktigheten av beslutningene. En «one size fits all»-tilnærming er sjeldent effektivt. Det kan derfor være lurt å starte med en enkel kartlegging for å identifisere hvilke områder som trenger en mer grundig analyse.

Når du skal bestemme omfanget av kartleggingen, bør du vurdere tre aspekter:

1. Dagens virkelighetsforståelse
   Har beslutningstakere, andre interessenter og dere som innkjøpsenhet samme forståelse av nåsituasjonen? Dersom det er store forskjeller i hvordan man oppfatter virkelighetsbildet, vil en kartlegging hjelpe ved å skape felles målbilde og prioriteringer.
   
2. Ambisjonsnivå
   Hva er ambisjonsnivået til beslutningstakere, andre interessenter og dere som innkjøpsenhet? Dersom det er ønske om høye ambisjoner og store endringer, er det spesielt viktig med en felles forståelse av nåsituasjonen.
   
3. Potensialet
   Hva er potensialet for organisasjonens anskaffelser? Kartlegging gir innsikt i mulighetene og kan være avgjørende for å skifte fokus fra den daglige driften og se de større mulighetene.

Dette bør du kartlegge

Det er tre hovedområder det kan være hensiktsmessig å kartlegge for å oppnå en felles forståelse av nåværende tilstand:

1. virksomhetens forutsetninger, herunder organisering, prosesser og mandat
2. innkjøpsvolum, virksomhetens faktiske utgifter på innkjøp
3. potensialet for bærekraft

Virksomhetens forutsetninger: organisering, prosesser og mandat

For å hente ut potensialet fra anskaffelser og oppnå endring i virksomheten, er det viktig å forstå egen organisering, mandat og prosesser. Det kan være fristende å hoppe over dette steget, fordi man føler at man kjenner godt til organiseringen og modenheten i organisasjonen. Likevel er det viktig å gjøre en øvelse i å kartlegge og beskrive innkjøpsfunksjonen.

For å støtte opp under arbeidet med å kartlegge virksomhetens forutsetninger har DFØ følgende tre verktøy:

Anskaffelsesundersøkelsen

Resultatene gir et kunnskapsgrunnlag om modenhet i anskaffelser i offentlig sektor, og blir brukt i utviklings- og forbedringsarbeid på fagområdet.

Verktøy for selvevaluering av anskaffelsesarbeid

Selvevalueringsverktøyet hjelper deg å vurdere nå-situasjonen og sette mål for utvikling av anskaffelsesfunksjonen.

Organisering av anskaffelsesfunksjonen

Vi har utviklet en rapport med forslag til flere organisatoriske tiltak for å styrke det strategiske potensialet i anskaffelser. Her finner du et sammendrag og en beskrivelse av utviklingsmodellen som ligger til grunn for anbefalingen av tiltakene. Nederst finner du rapporten om du ønsker å laste den ned.

Innkjøpsvolum: virksomhetens faktiske utgifter på innkjøp

Hvis du vil effektivisere anskaffelser eller drive annet forbedringsarbeid, er det en forutsetning å ha oversikt over alle innkjøpsutgifter i virksomheten. Dette gir deg mulighet til å se innkjøpene i en helhetlig kontekst og utforske forbedringspotensialet. Kartlegging av innkjøpsvolum gir verdifull innsikt og er nyttig av flere grunner:

• potensialet for økonomiske besparelser
• forutsigbarhet og planlegging
• identifiserer trender
• risikostyring
• identifisere strategiske områder for å ta bedre beslutninger

En enkel måte å sette i gang med innkjøpsanalyser er å ta i bruk DFØs spendverktøy:

Spendverktøy

Ønsker du å identifisere muligheter og beregne potensialet for besparelser i egen anskaffelsesfunksjon? Et spendverktøy kan støtte dette arbeidet ved å legge...

Potensialet for bærekraft

For å redusere utslipp i virksomheten din er det avgjørende å vite hvilke innkjøp som har størst påvirkning. For å fremme bærekraft i virksomheten din, er det viktig å kartlegge nåsituasjonen: både hvilke innkjøp som har størst CO2-påvirkning og der det er risiko for brudd på lønn- og arbeidsvilkår og grunnleggende menneskerettigheter. Dette gir innsikt i potensialet for endringer.

DFØ har følgende verktøy som støtter opp under dette arbeidet:

Klimaspendverktøy

Få oversikt over statlige virksomheters klimaspend. Verktøyet viser bruttobudsjetterte virksomheters utgifter til innkjøp og grove estimater på...

Klima- og miljørisikolisten

Finn informasjon om sentrale klima- og miljøbelastninger for ulike anskaffelser, og tiltak som kan gjøres for å ta hensyn til disse.

Høyrisikolisten

Her finner du informasjon om produktkategorier med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.

Veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv.

Denne veilederen skal hjelpe offentlige oppdragsgivere med å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter mv. Veilederen viser hvilke krav som skal stilles i relevante kontrakter, og hvordan kravene skal følges opp og kontrolleres. Det finnes også nyttige maler og verktøy.