Verktøy for selvevaluering av anskaffelsesarbeid
Selvevalueringsverktøyet hjelper deg å vurdere nå-situasjonen og sette mål for utvikling av anskaffelsesfunksjonen.
Last ned verktøy og veileder
Formålet med verktøyet
Formålet med verktøyet er å skape felles forståelse for arbeidet med anskaffelser i virksomheten, og legge til rette for målrettet utvikling. Verktøyet legger opp til en systematisk prosess, der egen praksis vurderes opp mot en beskrivelse av god praksis innenfor syv dimensjoner. Dette gir dere et godt grunnlag for å identifisere forbedringspotensial, og sette mål for ønsket tilstand.
Evalueringsverktøyet kan brukes i ulike situasjoner
- I forbindelse med arbeid med anskaffelsesstrategi, som en del av kartlegging av nå-situasjonen
- I forbindelse med nyetablering av innkjøpsenhet eller omorganisering
- For å kartlegge deler av anskaffelsesfunksjonen med særlig fokus
- Som grunnlag for å lage og prioritere tiltak
- For å måle utvikling ved å sammenlikne resultater over tid
Oppbygning og innhold
Verktøyet består av syv dimensjoner, som til sammen gir en overordnet beskrivelse av anskaffelsesfunksjonen:
- Styring, ledelse og organisering
- Kompetanse og kapasitet
- Bærekraft
- Innovasjon og leverandørutvikling
- Digitalisering
- Prosesseffektivisering
- Kostnadsbesparelser
Hver dimensjon inneholder påstander som brukes for å vurdere status nå og ønsket status. Til slutt får du en oppsummering av resultatene, med gap-analyser og forslag til prioritering av områder.
Slik bruker du verktøyet
Evalueringen gjøres direkte i excel-verktøyet. Det bør være intuitivt å bruke, men se først på veiledningen hvor de ulike delene beskrives nærmere. Prosessen med selvevalueringen kan gjøres så omfattende du ønsker, og det er ikke nødvendig å gå gjennom alle dimensjonene.
For mest utbytte av evalueringen, anbefaler vi at flere gjør evalueringen sammen, og at dere setter av god tid til å diskutere de ulike påstandene. Det viktigste er å ha en diskusjon, og etablere en felles forståelse for nåsituasjonen, og et felles målbilde.
Et godt arbeid med anskaffelser er avhengig av et godt samspill på tvers av virksomheten. Det kan derfor være lurt å gjøre en enkel interessentanalyse, for å identifisere hvem som bør være med i evalueringsprosessen. Det kan for eksempel være fagledere eller budsjetteiere som er spesielt sentrale i utviklingen av anskaffelsesarbeidet. Ledelsen bør være involvert i fastsettingen av mål og ambisjonsnivå, for å sikre forankring og øke sannsynligheten for måloppnåelse.
Opptak fra lanseringen
Her finner du et opptak fra lanseringen av verktøyet. Det inneholder en praktisk gjennomgang av utfylling og tips til bruk av verktøyet, og erfaringer fra Troms fylkeskommune, som har testet det ut i pilot-perioden.
Ta kontakt med oss
Om du har spørsmål eller tilbakemeldinger på verktøyet, ta gjerne kontakt med oss. Erfaringer er viktige for oss i utviklingsarbeidet.