Her finner du beskrivelse av oppgaver for kategoriteam, kategorileder og verktøy for kommunikasjonsplan og interessentanalyse, samt eksempel på fordeling av roller og ansvar i kategoristyringsprosessen.
Kategoristyring stiller krav til nye roller og omfordeling av ansvar, og det krever kommunikasjon og ivaretakelse av medarbeidere som blir berørt.
Kategoriteam
Ved kategoristyring må du opprette tverrfaglige kategoriteam. Det gjør du for å sikre at alle interesser rundt innkjøpene ivaretas. Derfor bør kategoriteamet være representert med både budsjettansvarlige, brukere, fagekspertise på kategorien og kommersielt innkjøpsfag. Eksempler på oppgaver for kategoriteamet kan være:
- Gjennomføre interne og eksterne analyser (lenke )
- Utarbeide og implementere kategoristrategi
- Utarbeide og iverksette handlingsplan for kategorien
- Gruppere alle kontrakter i kategorien
- Ansvar for å identifisere, realisere og rapportere gevinster (Resultatansvar)
- Utfordre etablert praksis og kontinuerlig se etter muligheter for effektivisering
Kategoriteamets arbeid må kobles på den operative anskaffelsesprosessen. Det må også innkjøpsleder, kategorileder og andre. Her finner du eksempel på fordeling av roller og ansvar i kategoristyringsprosessen. Eksempelet kan benyttes til å definere fordelingen i deres virksomhet.
Kategorileder
- Sette sammen kategoriteam og samle behov
- Fremlegge kategoristrategi for ledelsen
- Lede kategoriteamet og drive frem arbeidet i handlingsplanen for kategoristrategien
- Koordinere mot andre kategoriledere for å identifisere grensesnitt og mulighet for samarbeid
- Bygge seg opp kompetanse til å håndtere dialog med fagmiljøet for sin kategori
Kategorileder er den som leder kategoriteamet og arbeidet innenfor en eller flere kategorier. Kategorilederen kan være plassert i en innkjøpsenhet eller være en leder i linja, avhengig av hvor mye ressurser virksomheten har. Er det få ressurser i innkjøpsenheten kan det være en fordel å plassere kategorilederansvaret i linja. For eksempel at IKT-direktøren får kategorilederansvaret og samarbeider tett med innkjøp om oppgavene som skal ledes og gjennomføres i kategoriteamet. Eksempler på oppgaver for kategorileder kan være:
Ivareta medarbeidere gjennom kommunikasjon og endringsledelse
Innføring av kategoristyring kan innebære endringer for medarbeidere:
- Nye rutiner for arbeidsprosessen - mer tverrfaglig samarbeid, mer strategisk planlegging.
- Nye ledere å forholde seg til som ikke nødvendigvis er i direkte rapporteringslinje
- Nye mennesker og team å forholde seg til, utenfor egen fagkompetanse
Omfordeling av ansvar kan ofte være et nødvendig tiltak og dette kan skape motstand som må håndteres. F.eks. kan det hende at innkjøpsrådgivere skal bli kategorisjefer og får en mer styrende rolle. Tilsvarende kan kategoriansvar legges til linjen slik at innkjøpsfunksjonen blir mer rådgivende. Endringer i roller og ansvar kan derfor føre til at noen blir mer fornøyd enn andre. Dette må planlegges og håndteres. Vi anbefaler å utarbeide en interessentanalyse og kommunikasjonsplan for dette. Involvér gjerne kolleger fra HR for å få gode tips til å håndtere nødvendige endringer.