Behovsanalyse – leige av eigedom

Lokaliseringa av leigeobjektet er viktig, både for rekruttering av tilsette og for transportbehovet i leigeperioden. Ein behovsanalyse bør derfor avklare kor leigeobjektet bør ligge.

Dette bør du vurdere i ei behovskartlegging rundt lokalisering:

• Korleis og når reiser dei tilsette til og frå arbeid? Er det rushtid? Er det hyppige avgangar i kollektivtransport?
• Korleis føretrekk dei tilsette å reise?
• Kva behov har verksemda for tenestereiser? Her er det ofte flyreisene som veg tyngst, men det kan også vere reiser til dømes til ein spesiell samarbeidspartnar lokalt.
• Kor ofte får verksemda besøk utanfrå? Kartlegg grovt kven som kjem, kor ofte dei kjem og korleis dei reiser.
• Kva hovudgrupper av varer vert leverte, og kor ofte? Kan endra transportavstand påverke innkjøpskostnadene?

Resultatet av ei slik kartlegging vil mellom anna vise om du har behov for å ligge sentrumsnært eller i nærleiken av eit kollektivknutepunkt, og kva behov du har for parkeringsplassar både for tilsette og besøkande.

Effektar av lokalisering

Det kan vere nyttig å synleggjere kva ulike lokaliseringsalternativ vil bety for reisetida til dei tilsette. Til dømes vil 10 minutt lenger gangtid frå stasjonen for 220 tilsette svare til omlag 10 årsverk.

I tillegg vil ei lokalisering som krev at tilsette og besøkande bruker bil, auke klimautsleppa til verksemda markant. 

Arealeffektivitet gir reduserte kostnader og miljøpåverknad. Ein behovsanalyse bør derfor sikre at arealbehovet er riktig.

Er det grunn til å flytte?

Grunngjevinga for at mange ønsker å flytte, er ofte at arealet er for lite. Start derfor med ein analyse av moglegheiter for å gjere endringar i det lokalet du leiger i no, som gjer at arealbehovet likevel kan dekkast.

Nok kvadratmeter

Viss konklusjonen er at organisasjonen treng eit nytt lokale, er det viktig å berre leige så mange kvadratmeter som du faktisk treng, verken meir eller mindre. I første omgang er det behovet for funksjonar som er viktig, ikkje eit visst tal på kvadratmeter. Dette vil fremme ei gjennomtenkt og effektiv planløysing. Funksjonsbehov kan til dømes vere:

• Tal på arbeidsplassar og brukarar
• Type arbeidsaktivitetar og arbeidsform
• Fordeling mellom cellekontor, ope landskap, støtterom m.m.
• Nok plass til tilleggstenester, t.d. eit avfallsrom som er tilrettelagt for kjeldesortering
• Fleksible og elastiske lokale som kan møte framtidige behov

Kva bringer framtida?

Arealbehovet ditt om fem eller ti år kan vere endra, og dette bør inngå i behovsanalysen. Du kan kome til å ha behov for meir areal fordi verksemda veks, eller mindre areal fordi verksemda vert mindre. Viss dette er viktig for din organisasjon, treng du utleigarar som er fleksible og kan tilby leigeobjekt der det anten er mogleg å seie opp deler av lokala, eller leige tilleggsareal.

Romprogram

Eit godt romprogram er viktig, og det kan ofte vere lurt å støtte seg på fagpersonar i prosessen, mellom anna for å finne frem til dei beste arealløysingane. Sjå dokumentpakke for leige av eigedom, som har eit interaktivt verktøy for å analysere arealbehovet og sette opp eit romprogram.

Sambruk

God utnytting av lokala må vektleggast. Dette kan du også oppnå ved at lokala vert brukt av fleire brukarar til ulik tid på døgnet, såkalla sambruk.

I behovsvurderinga må du få fram kva tekniske forhold som er viktige i det nye lokalet. Resultatet av denne vurderinga gir grunnlaget for den bygningstekniske kravspesifikasjonen som inngår i konkurransegrunnlaget.

Døme på bygningstekniske krav kan vere:

• Kvalitetskrav til golva
• Behov for slitesterke veggmaterial
• Moglegheit for å lufte i møterom
• Moglegheit for å strekke elkraft og kablar mellom etasjar
• Temperaturgrenser for lokalet

Før opp funksjonskrav viss du kan

Det beste er å føre opp kva funksjonar du treng i bygget og unngå detaljerte tekniske krav. Gode utleigarar vil kunne berekne og tilby eit eigna leigeobjekt ut frå dei funksjonane du har ført opp.

Viss du har behov for å leige lokale med spesielle behov, til dømes laboratorium eller arkiv, må du vurdere teknisk behov for desse, og utarbeide ein eigen teknisk kravspesifikasjon. Ver då klar over at det finst ei rekke lovbestemte krav som skal overhaldast, til dømes er det eigne krav til lyd, luft og fuktigheit i arkiv som gjeld for alle offentlege etatar.

Sikkerheit

Her er det ulike behov, avhengig av kva type verksemd din organisasjon har, men ein analyse av sikkerheitstiltak er ein viktig del av behovsanalysen for tekniske behov.

Tilleggstenester er dei tenestene du som leigetakar kjøper av utleigar i tillegg til leige av lokalet.

Som ein del av behovsvurderinga vil det ofte vere aktuelt å kartlegge kva tilleggstenester du treng og som du går ut frå at det er sannsynleg at utleigaren kan tilby.

Døme på tilleggstenester

• Resepsjonstenester: vurdere om det framleis er behov for resepsjonstenester, gjesteregistrering, bemanning og opningstider
• Reinhaldstenester: Hyppigheit, kvalitetskrav, giftfrie reingjeringsmiddel etc.
• Kantine: Opningstider, bruksmønster, krav til mat (kor stor del økologisk, varmmat mm)
• Renovasjon/avfallshandtering: Hyppigheit, kjeldesortering
• Utandørstenester: Brøyting, strøing, drift av grøntanlegg
• Tilgangskontroll og andre sikkerheitstenester

Eigen standard for fasilitetsstyring

Standard Norge har utarbeidd ein eigen standard for fasilitetsstyring, kalla NS-EN 15221 for Facility Management. Tradisjonelt har forvalting, drift, vedlikehald og utvikling (FDVU) av fast eigedom i stor grad vore retta mot byggets tekniske tilstand og drift. Facility Management-standarden går noko vidare og omfattar faktorar som helse, miljø og sikkerheit, trivsel, innemiljø, lys, lyd, service og kantine.

Dele tenester med fleire

Viss fleire verksemder skal dele funksjonar som resepsjon og kantine, er det viktig med gode avtalar om opningstider, kostnadsfordeling, utval, kor stor del økologisk mat mv.