Regelverket for offentlige anskaffelser stiller mange ulike krav og kriterier til de ulike deler av anskaffelsesprosessen. For kjøp av konsulenttjenester er det en særlig utfordring knyttet til forholdet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.
I mange konsulenttjenestekjøp er erfaring og kompetanse til personene som skal gjennomføre tjenesten svært viktig for ditt valg av tilbud. Du må da benytte dette som tildelingskriterium og vektlegge disse i tilbudsevalueringen. Samtidig kan det også være at du ønsker å stille krav til leverandørens kompetanse for å kunne vurdere om leverandøren som selskap er kvalifisert.
Det kan være utfordrende å vurdere erfaring og kompetanse både som tildelingskriterium og kvalifikasjonskrav, men det er tillatt å gjøre det. Forutsetningen er at du er tydelig på når du vurderer kompetanse og erfaring som del av leverandørens evne til å levere (som kvalifikasjonskrav) og når du vurderer disse forholdene til å ha betydning for kvaliteten eller gjennomføringen av den konkrete leveransen (som tildelingskriterium).
Kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene er minimumskrav og skal knytte seg til leverandørens evne til å gjennomføre kontrakten. Dette kan være forhold som knytter seg til firmaets kapasitet, erfaring, faglig og teknisk kompetanse, økonomi til å håndtere kontrakten.
Kvalifikasjonskravene skal være relevante og forholdsmessige. Relevante betyr at kravene må være knyttet til leveransen og ha betydning for konsulentens evne og kapasitet til å utføre tjenesten. Se Grunnleggende krav til kvalifikasjonskrav.
Forholdsmessige betyr at kravene skal stå i rimelig forhold til det som skal anskaffes, dvs ytelsen som skal leveres. Det betyr at kvalifikasjonskravene skal være viktige for at leverandøren kan gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er en avveining og kravene skal derfor ikke være strengere enn nødvendig ved at de er mer byrdefulle for leverandøren enn gevinsten for deg som oppdragsgiver.
Det er i strid med regelverket dersom du begrenser konkurransen ved å stille for strenge kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav - de er enten oppfylt eller ikke oppfylt. Hvis det er behov for å begrense antall tilbud, kan en begrenset konkurranse benyttes (som begrenset anbudskonkurranse, begrenset tilbudskonkurranse eller begrenset konkurranse med forhandling).
Husk også at kvalifikasjonskrav kan stenge ute små og mellomstore bedrifter (SMB) dersom kravene til økonomi, erfaring og kapasitet er for strenge. SMBer kan ofte være de som har spisskompetanse på det relevante området.
Krav til leverandørens erfaring kan også begrense nystartede virksomheter. Det kan derfor være lurt å likestille de ansattes kvalifikasjoner på det spesifikke området med leverandørens kvalifikasjoner.
Eksempler på kvalifikasjonskrav
Obilagtoriske kvalifikasjonskrav
Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgift.
Slik skal kravet dokumenteres: Skatteattest for skatterestanser og mva. restanser ikke eldre enn 6 mnd. for kjøp over 500 000 kroner eksl. mva. regnet fra fristen for å levere forespørsel om i delta i konkurransen.
Valgfrie kvalifikasjonskrav - eksempler
Registrering, autorisasjon mv.
Krav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak.
Slik skal kravet dokumenteres:
- Norske selskaper: Firmaattest.
- Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.
Økonomisk og finansiell stilling/kapasitet
Ifølge foa § 16-3 kan du stille krav til leverandørens årlige minimumsomsetning, inkludert minimumsomsetning innenfor det området kontrakten gjelder. Kravet skal ikke overstige to ganger den anslåtte verdien av kontrakten, med mindre det er saklig grunn. Dersom det er saklig grunn for eksempel på grunn av særlig risiko skal begrunnelsen angis i anskaffelsesdokumentene.
| Krav | Dokumentasjon |
|---|---|
| Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/bistanden. | Alternativ 1: Dokumentasjon som viser at leverandørens siste årlige omsetning tilsvarer to ganger kontraktens anslåtte verdi. |
| Alternativ 2: Kredittvurdering fra et kredittvurderingsselskap med lisens til å behandle personopplysninger. Hvis du ønsker tilbud fra nyetablerte konsulentselskap, må du stille krav om egen kredittrating av slike. For nyetablerte kan alternativt bankerklæring eller en forpliktelseserklæring som bevis for kredittverdighet leveres. |
Leverandøren bør ha så god økonomi at denne kan håndtere kontrakten uten at risiko for at leveransen uteblir eller blir mangelfull som følge av leverandørens økonomi. Kontraktens størrelse, varighet og mulige konsekvenser ved en konkurs hos leverandøren vil være relevant i vurderingen av hvor strenge krav du bør stille. Ofte bør du stille krav til økonomi ved langsiktige kontrakter, der du ønsker å sikre deg at leverandøren ikke går konkurs.
Normalt vil ikke leverandørens økonomiske stilling utgjøre en stor risiko ved anskaffelser av konsulenttjenester. En kredittvurdering som tilsier at leverandøren er kredittverdig bør være tilstrekkelig dokumentasjon på tilstrekkelig økonomisk kapasitet.
En slik dokumentasjon er også lett for deg som oppdragsgiver å vurdere.
Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner
Krav: Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende art og omfang.
Slik kan kravet dokumenteres: En beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag de tre siste årene. Beskrivelsene skal være på maks 1/2 A4-side for hver av de 3 oppdragene. Leverandøren er selv ansvarlig for at beskrivelsen er av en slik art at den dokumenterer at kravet er oppfylt. Nyetablerte leverandører kan dokumentere nødvendig erfaring ved å vise til erfaring som tilbudte personer/ressurser har opparbeidet seg i tjeneste for andre enn leverandøren.
Vær klar over at det ikke er alltid er nødvendig å stille krav til leverandørens erfaring som kvalifikasjonskrav. Du kan i stedet vurdere om du skal bruke erfaring og kompetanse hos de konsulenter som skal gjennomføre oppdraget som et tildelingskriterium.
Hvis du gjennomfører konkurransen med en pre-kvalifisering, vil det imidlertid være fornuftig å stille noen kvalifikasjonskrav også til leverandørenes kompetanse og erfaring som kvalifikasjonskrav. Da får du skilt ut de leverandørene som ikke vil ha reelle muligheter til å nå opp i den etterfølgende konkurransen.
Krav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget innenfor de angitte rammer og frister.
Slik kan kravet dokumenteres: En redegjørelse for hvordan leverandøren skal sørge for tilstrekkelig kapasitet for gjennomføring av anskaffelsen.
Om det er hensiktsmessig å stille kvalifikasjonskrav til leverandørens kapasitet, må du vurdere i hvert enkelt tilfelle. Dersom manglende kapasitet til å gjennomføre oppdraget er en risikofaktor, vil det være fornuftig. Hvis risikoen er begrenset, vil tilstrekkelig kapasitet kunne være godt nok dokumentert ved at leverandøren allerede har dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag av tilsvarende art og omfang. Hvis du i tillegg planlegger å etterspørre og vektlegge oppdragets bemanning som tildelingskriterium, vil et slikt kvalifikasjonskrav være overflødig.
Kvalitetssikringstiltak
Krav: Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen.
Dersom det er relevant for gjennomføringen av kontrakten kan det være relevant å stille krav til kvalitetssikringstiltak og - rutiner. Ved gjennomføring av konsulentoppdrag vil det fort kunne være relevant.
Kvalifikasjonskravet kan dokumenteres på flere måter:
- En beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat.
Det kan i visse tilfeller være relevant at leverandøren har et sertifisert miljøledelsessystem som ISO14001 eller Miljøfytårn. Vær imidlertid oppmerksom på at det kan være et uforholdsmessig krav å kreve at leverndøren faktisk har en slik sertifisering. Dette kan spesielt være egnet til å utelukke SMBer.
Merk at for arkitekter og rådgivende ingeniører vil krav om kvalitetssystem mv. følge av lovpålagte krav.
Dersom du stiller krav til leverandørens kvalitetssystem, system for miljøledelse mv., er det for at leverandøren skal vise at han har en systematisk og strukturert tilnærming til den type leveranse konkurransen dreier seg om. Vurder hvor strengt et slikt krav skal være og om et slikt krav kan dokumenteres på annen måte. Et slikt krav kan ekskludere en del mindre konsulentselskaper fra å levere, særlig nyetablerte selskaper.
Miljøledelsestiltak eller - rutiner
Der du har stilt konkrete krav til miljømålsettinger eller til miljøegenskaper i anskaffelsesdokumentene, kan det være relevant og forholdsmessig å stille krav til at leverandøren, dvs konsulentselskapet har utarbeidet egnede miljøledelsestiltak som kan sikre overholdelse av miljømålsettinger mm.
Du kan stille krav til konkrete miljøledelsestiltak som kvalifikasjonskrav, eller kreve at leverandøren selv beskriver sine miljøledelsestiltak som de vil anvende for å kunne gjennomføre kontrakten i henhold til de miljømålsettinger og miljøegenskaper som er stilt i anskaffelsesdokumentene.
Det er også mulig å stille krav til at leverandøren har et sertifisert miljøledelsessystem eller oppfyller visse standarder, men det vil sjelden være forholdsmessig ved rene konsulenttjenester. Dere skal i tilfelle vise til EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende, jf. foa § 16-7 (2). Dere må imidlertid først vurdere om det har tilknytning til utførelsen av konsulenttjenesten å stille et krav om sertifisering og om det i tilfelle er forholdsmessig.
Ofte vil det ikke ha betydning for konsulenttjenesten som skal utføres om leverandøren, dvs konsulentselskapet som sådan har et miljøledelsessystem. Miljøledelsessystem som Miljøfyrtårn stiller krav til leverandørens drift, hvordan de selv prøver å redusere sin skadelige miljøpåvirkning. Men det har sjelden betydning for den konsulenttjenesten som skal utføres.
Det kan da være er mer relevant og forholdsmessig å stille konkrete krav til hvordan tjenesten skal utføres feks ved mest mulig bruk av elektroniske møter som Team og Zoom. Dersom det kreves fysiske møter så kan det stilles krav om at leverandøren vurderer ulike transportmåter og velger et miljøvennlig alternativ for transport.
Tildelingskriterier
Velg tildelingskriterier som er egnet til å skille tilbudene fra hverandre og som gir deg merverdi som oppdragsgiver. Vil det gi leveransen merverdi for deg om tilbudt konsulent har doktorgrad, eller er en bachelorgrad tilstrekkelig?
Med tildelingskriterier menes de forhold som vektlegges når oppdragsgiver skal tildele kontrakten, og som skal identifisere det beste tilbudet. Uansett omfang av den konsulenttjenesten du skal kjøpe, skal tildelingskriteriene knytte seg til den tjenesten du skal kjøpe.
For kjøp mellom 1,3 mill. kr. eks. mva. og EØS-terskelverdiene er det krav om at tildelingskriteriene skal være objektive. Ved kjøp over EØS-terskelverdiene må du velge tilbud på grunnlag av
- laveste pris
- laveste kostnad
- beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet.
Eksempler på tildelingskriterier
Kriterium: Beste løsningsforslag
Under dette kriteriet stiller du krav til i hvilken grad tilbudte løsningsforslag er egnet til å oppfylle anskaffelsens formål/målsetning. Merk at innenfor bygg og anlegg, vil begrepet «oppgaveforståelse» være mer dekkende enn «løsningsforslag». Løsningsforslag brukes i denne bransjen gjerne om tegninger. Oppgaveforståelse omfatter mer, f.eks. risikoforhold, utfordringer, koordinering og samarbeid mellom aktørene mv.
Be om at leverandørene i sitt tilbud redegjør for hvordan de har tenkt å løse oppdraget. Redegjørelsen må inneholde beskrivelse av eventuelle risikomomenter og hvordan leverandøren planlegger å minimere disse. Vær bevisst på hvor detaljert du vil at krav til løsningsforslag skal være, og hvor detaljert løsningsbeskrivelsen må være.
For å unngå for omfattende besvarelser på dette punktet kan du stille krav til omfang på hva som skal leveres, f.eks. begrenset til antall sider i tilbudet. Som del av løsningsforslaget kan du også vurdere om du bør stille krav til hvordan tilbyder vil kvalitetssikre og organisere det som skal leveres. Du kan da f.eks. vurdere i hvilken grad tilbyders kvalitetssikringssystem vil bli anvendt i den konkrete leveransen. Dersom du mener at krav til kvalitetssikringssystem skal knyttes til tilbyders evne til å levere eller som et minstekrav, må du bruke det som et kvalifikasjonskrav eller som en kravspesifikasjon og ikke som et tildelingskriterium.
Vurder også om krav til kompetanseoverføring skal være del av løsningsforslaget. Da må du be om en beskrivelse av hvordan dette skal skje (rapport, kurs, film etc.).
Kriterium: Beste kompetanse og erfaring for utførelse av oppdraget
Under dette kriteriet stiller du krav til kompetansen og erfaringen til de personer som er tilbudt å gjennomføre oppdraget.
Be om at leverandøren i sitt løsningsforslag opplyser om hvilke konsulenter som skal utføre oppdraget med en beskrivelse av hva de enkelte konsulentene skal bidra med. En kortfattet CV for hver av konsulentene må vedlegges. Se CV-MAL på høyre side som kan brukes for utfylling av Leverandøren.
Her bør du også be om at erfaring fra tilsvarende oppdrag dokumenteres, inklusiv informasjon om referansepersoner som kan kontaktes. Vurder om det skal stilles krav til at skriftlig referansevurdering for et begrenset antall referanseoppdrag inkluderes i tilbudet.
Vær bevisst på hvilke krav du stiller til leverandørens referanser, og hvor strenge slike krav bør være. Slike referanser kan brukes for å evaluere den/de tilbudte konsulenters kompetanse og erfaring knyttet til hvordan tilbudt oppdrag kan gjennomføres.
Vær også bevisst på hvor mye ressurser du vil bruke på å sjekke referanser. Vurder derfor å sette et tak på antall referanser du vil at tilbudene skal inneholde for å unngå et for omfattende tilbud.
Vær tydelig på at du ikke stiller krav til kompetanse ut over det som er nødvendig for oppdraget. Ofte ber oppdragsgivere om mer kompetanse enn nødvendig for utførelse av et konsulentoppdrag, noe som medfører at leverandørene da ofte tilbyr sine beste og mest erfarne konsulenter. Dette kan igjen favorisere de store konsulentselskapene og bety at tjenesten blir dyrere enn nødvendig. Konkurransen mellom konsulentselskapene vil også kunne begrenses unødig.
Vær tydelig på hva som er «riktig» kompetanse for oppdraget. Er spesialisert og oppdatert kompetanse viktigere enn antall år? Hvor mye bør erfaring telle? Husk også at du bør ta inn absolutte minimumskrav til konsulenters kompetanse og erfaring i kravspesifikasjonene, f.eks. at tilbudt juridisk ressurs skal være advokat og ikke fullmektig. Tildelingskriteriet utformes da som nødvendig kompetanse for å utføre oppdraget utover minimumskrav.
Kriterium: Laveste pris
Kravet dokumenteres gjennom timepris for tilbudte konsulenter alternativt fastpris for oppdraget. Det er også mulig å be om pris på ulike konsulentkategorier og være tydelig på hvilke av priskategoriene som skal vektlegges. Du kan også be om beskrivelse av ulike kostnadselementer som f.eks. utgifter til trykking av rapport, reiser, møter mv.
For utredningsoppdrag bør du vurdere hvor viktig pris som tildelingskriterium skal være, siden det du kjøper først og fremst er rett kompetanse og metodikk. I tillegg vil ofte kostnadsrammen for oppdraget være gitt. Valg av leverandør etter prinsippet «hvor mye kvalitet får jeg for denne summen», kan derfor være den beste løsningen fremfor å vektlegge laveste pris. En slik løsning forutsetter at du har god kunnskap om det konkrete konsulentmarkedet slik at du ikke betaler for en kvalitet du kunne betalt mindre for.