Spørsmål og svar frå leverandørar om det europeiske eigenerklæringsskjemaet (ESPD).
ESPD er obligatorisk å bruke i anskaffingar over EØS-terskelverdi.
Korleis kan eg fylle ut ein ESPD?
Du som leverandør kan fylle ut ESPD-skjemaet i oppdragsgivars konkurransegjennomføringsverkty (KGV). Vanligvis kan du gjere det samtidig som du leverer tilbod.
Må eg levere ei ESPD-erklæring for kvar anskaffing eg skal gi tilbod på?
Ja, men i nokre KGV-system kan du bruke om att ei du har laga tidlegare. Da må du ha oppretta ein brukar. Sjekk med KGV support om du lurar.
Kva er forskjellen på ein ESPD-førespurnad og ei ESPD-erklæring?
ESPD-førespurnad er det "skjemaet" oppdragsgivar ber alle leverandørar som ønsker å levere tilbod til ei konkret anskaffing, om å svare på. ESPD-erklæring er din utfylte ESPD-førespurnad som du sender saman med tilbodet ditt.
Kva underleverandørar må det leverast ESPD for?
Viss ein leverandør må støtte seg på ein annan leverandør si kompetanse eller kapasitet for å oppfylle eit kvalifikasjonskrav, må det leverast ei separat eigenerklæring for denne leverandøren. Utover dette treng ikkje underleverandørar å levere eigenerklæringar.
Vi er eit team av fleire leverandørar som skal levere eit tilbod saman, kva gjer vi med ESPD?
Om to eller fleire leverandørar ønsker å levere tilbod saman som jamnbyrdige partnarar, så må de svare "Ja" for at de "deltar i konkurransen saman med andre" i del II A. De må også avtale og fylle ut kven som skal være "leiar" eller "kontaktperson" for konsortiet eller teamet, kva for andre leverandører som deltar og om teamet eller konsortiet har eit namn.
Alle teamdeltakarane må fylle ut kvar sin komplette ESPD. Her er det litt ulikt korleis dei ulike KGV-leverandørane har valgt å løyse at fleire leverandørar leverer ESPD for eitt tilbod, så ta kontakt med support hos oppdragsgivars KGV for nærmare detaljar.
Kan oppdragsgivar hente inn opplysningane elektronisk og kostnadsfritt i ein EU/EØS-database?
Dersom tenesta eBevis blir brukt i konkurransen, er det enkelte opplysningar oppdragsgivarar kan hente inn sjølv, blant anna informasjon frå Brønnøysundregistra og Skatteetaten. Det vil stå i konkurransedokumenta om oppdragsgivar bruker eBevis.
Det er eller svært lite informasjon oppdragsgivar kan hente ut elektronisk og kostnadsfritt sjølv. Oppdragsgivar kan for eksempel ikkje hente ut informasjon frå Bøte- og strafferegisteret. ESPD er lik over heile EU/EØS, og det er derfor enkelte spørsmål som ikkje treffer like godt for norske forhold. Du kan svare "nei" på desse spørsmåla.
Kva ligg i spørsmål i del V om avgrensning av talet på deltakarar (utvelgelseskriterier)?
Formuleringane her er kronglete, og dette er den delen av ESPD vi får flest førespurnader om. Spørsmålet er kun relevant dersom det er ein avgrensa anbodskonkurranse (FOA §16-12), også kalla prekvalifisering.
Du blir spurt om du oppfyller utvelgelseskriteria i ein konkurranse der oppdragsgivar har satt ei grense for kor mange som får delta. I svarfeltet kan du forklare korleis du oppfyller desse kriteria, eller du kan skrive at du viser til tilbodet og forklare det der. Dersom oppdragsgivar f.eks. har som utvelgelseskriterium at leverandørane skal ha erfaring med tilsvarende oppdrag, kan du i svarfeltet beskrive kva slags tilsvarande oppdrag du har utført. Det er ikkje nødvendig å gå i altfor stor detalj her.
Deretter blir du bedd om å oppgi om du har dokumentasjonen som kan bekrefte at du oppfyller utvelgelseskriteria. Dersom det er mogleg for oppdragsgivar å sjølv hente inn denne dokumentasjonen elektronisk, kan du oppgi kor. Det er imidlertid svært lite dokumentasjon som er fritt tilgjengelig elektronisk for oppdragsgivar, så som regel kan du la være å skrive noko om dette. Noko dokumentasjon kan oppdragsgivar hente gjennom ei tjeneste som heiter eBevis, og det vil framgå av anskaffelsesdokumenta om oppdragsgivar nyttar denne tenesta.
Oppsummert: Dersom du oppfyller utvelgelseskriteria og har dokumentasjonen du blir spurt om, svarer du «ja».
Kan oppdragsgivar avvise tilbodet dersom ESPD er fylt ut feil eller ESPD ikkje er sendt inn?
Oppdragsgivar kan ikkje utan vidare avvise leverandørar som ikkje har levert ESPD eller har levert ein mangelfull ESPD.
KOFA-sak 2017/95 legger opp til at det ikkje oppstår nokon automatisk avvisningsplikt, men at FOA § 23-5 første ledd, som seier at det er adgang til å få ettersendt, supplert, avklart eller be om utfyllende opplysningar, også må gjelde ESPD. Oppdragsgivar må ta ei konkret vurdering opp mot kva slags krav som er etterspurt i ESPD.
KOFA-sak 2018/525 gjeld også klage på at leverandør ikkje hadde fylt ut at han støtta seg på andre for å oppfylle kvalifikasjonskrava. Anførslene førte ikkje fram.
Sjå også informasjon om molegheitsrommet for avklaring og ettersending.
Vi må levere ESPD for ein underleverandør – hva skal han innehalde?
I dei fleste tilfelle skal ikkje underleverandørar levere ESPD. Men dersom hovedleverandør må støtte seg på ei anna verksemd (underleverandør) si kompetanse eller kapasitet for å oppfylle eit kvalifikasjonskrav, så må denne verksemda levere ein ESPD. Underleverandøren må da fylle ut del II Opplysninger om leverandøren, heile del III Avvisningsgrunner og deler av IV Kvalifikasjonskrav. I del IV treng underleverandøren kun å fylle ut kvalifikasjonskravet eller -krava som han støtter hovedleverandøren i.
Sjå også KOFA-sak 2021/592 som konkluderer med at oppdragsgivar har brutt regelverket ved å ikkje innhente ESPD for underleverandøren til den valgte leverandøren.
Fleire spørsmål
Eventuelle spørsmål til rettleiingsstoffet kan du sende til espd@dfo.no. Du kan rekne med å få svar innan ei arbeidsveke.