Spørsmål og svar frå leverandørar om det europeiske eigenerklæringsskjemaet (ESPD).
ESPD er obligatorisk å bruke i anskaffingar over EØS-terskelverdi.
Korleis kan eg fylle ut ein ESPD?
Du som leverandør kan fylle ut ESPD-skjemaet i oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Vanligvis kan du gjøre det samtidig som du leverer tilbud.
Må eg levere ei ESPD-erklæring for kvar anskaffing eg skal gi tilbod på?
Ja, men i nokre KGV-system kan du bruke om att ei du har laga tidlegare. Da må du ha oppretta ein brukar. Sjekk med KGV support om du lurar.
Kva er forskjellen på ein ESPD-førespurnad og ei ESPD-erklæring?
ESPD-førespurnad er det "skjemaet" oppdragsgivar ber alle leverandørar som ønsker å levere tilbod til ei konkret anskaffing om å svare på. ESPD-erklæring er din utfylte ESPD-førespurnad som du sender saman med tilbodet ditt.
Kva underleverandørar må det leverast ESPD for?
Viss ein leverandør må støtte seg på ein annan leverandør si kompetanse eller kapasitet for å oppfylle eit kvalifikasjonskrav, må det leverast ei separat eigenerklæring for denne leverandøren. Utover dette treng ikkje underleverandørar å levere eigenerklæringar.
Vi er et team av flere leverandører som skal levere et tilbud sammen, hva gjør vi med ESPD?
Dersom to eller flere leverandører ønsker å levere tilbud sammen som jevnbyrdige partnere, så må dere svare "Ja" for at dere "deltar i konkurransen sammen med andre" i del II A. Dere må også avtale og fylle ut hvem som skal være "leder" eller "kontaktperson" for konsortiet eller teamet, hvilke andre leverandører som deltar og hvorvidt temet eller konsortiet har et navn.
Alle teamdeltakerne må fylle ut hver sin komplette ESPD. Her er det litt ulikt hvordan de ulike KGV-leverandørene har valgt å løse at flere leverandører leverer ESPD for ett tilbud, så ta kontakt med support hos oppdragsgivers KGV for nærmere detaljer.
Kan oppdragsgiver hente inn opplysningene elektronisk og kostnadsfritt i en EU/EØS database?
Dersom tjenesten eBevis benyttes i konkurransen er det enkelte opplysninger oppdragsgivere kan hente inn selv, blant annet informasjon fra Brønnøysundregistrene og Skatteetaten. Det vil stå i konkurransedokumentene om oppdragsgiver bruker eBevis.
Det er eller svært lite informasjon oppdragsgiver kan hente ut elektronisk og kostnadsfritt selv. Oppdragsgiver kan for eksempel ikke hente ut informasjon fra Bøte- og strafferegisteret. ESPD er lik over hele EU/EØS, og det er derfor enkelte spørsmål som ikke treffer like godt for norske forhold. Du kan svare "nei" på disse spørsmålene.
Hva menes med spørsmål i del V om begrensning av antall deltakere (utvelgelseskriterier)?
Formuleringene her er kronglete og dette er den delen av ESPD vi får flest spørsmål om. Spørsmålet er kun relevant dersom det er en begrenset anbudskonkurranse (FOA §16-12), også kalt prekvalifisering.
Det spørres om du oppfyller utvelgelseskriteriene i en konkurranse der oppdragsgiver har satt en grense for hvor mange som får delta. I svarfeltet kan du beskrive hvordan du oppfyller disse kriteriene eller du kan skrive at du viser til tilbudet og beskrive det der. Dersom oppdragsgiver f.eks. har som utvelgelseskriterium at leverandørene skal ha erfaring med tilsvarende oppdrag, kan du i svarfeltet beskrive hvilke tilsvarende oppdrag du har utført. Det er ikke nødvendig å gå i altfor stor detalj her.
Deretter bes du om å oppgi om du har den dokumentasjonen som eventuelt etterspørres som bekreftelse på at du oppfyller utvelgelseskriteriene. Dersom det er mulig for oppdragsgiver å selv hente inn denne dokumentasjonen elektronisk, kan du oppgi hvor. Det er imidlertid svært lite dokumentasjon som er fritt tilgjengelig elektronisk for oppdragsgiver, så som regel kan du la være å skrive noe om dette. Noe dokumentasjon kan oppdragsgiver hente gjennom en tjeneste som heter eBevis, og det vil fremgå av anskaffelsesdokumentene om oppdragsgiver benytter denne tjenesten.
Oppsummert: Dersom du oppfyller utvelgelseskriteriene og har dokumentasjonen som etterspørres svarer du «JA».
Kan oppdragsgiver avvise tilbudet dersom ESPD er fylt ut feil eller ESPD ikke er sendt inn?
Oppdragsgiver kan ikke uten videre avvise leverandør som ikke har levert ESPD eller har levert en mangelfull ESPD.
KOFA sak 2017/95 legger opp til at det ikke oppstår noen automatisk avvisningsplikt, men at FOA § 23-5 første ledd som sier at det er adgang til å få ettersendt, supplert, avklart eller be om utfyllende opplysninger også må gjelde ESPD. Oppdragsgiver må ta en konkret vurdering opp mot hvilke krav som er etterspurt i ESPD.
KOFA sak 2018/525 gjelder også klage på at leverandør ikke hadde fylt ut at han støttet seg på andre for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Anførslene førte ikke frem.
Se også vår artikkel om mulighetsrommet for avklaring og ettersendelse.
Vi må levere ESPD for en underleverandør - hva skal den inneholde?
I de fleste tilfeller skal ikke underleverandør levere ESPD. Men dersom hovedleverandør må støtte seg på en annen virksomhet (underleverandør) sin kompetanse eller kapasitet for å oppfylle et kvalifikasjonskrav, så må denne levere en ESPD. Underleverandøren må da fylle ut del II Opplysninger om leverandøren, hele del III Avvisningsgrunner og deler av IV Kvalifikasjonskrav. I del IV trenger underleverandør kun å fylle ut kvalifikasjonskravet eller -kravene som han støtter hovedleverandør i.
Se også KOFA-sak 2021/592 som konkluderer med at oppdragsgiver har brutt regelverket ved å ikke innhente ESPD for valgte leverandørs underleverandør.
Fleire spørsmål
Eventuelle spørsmål til rettleiingsstoffet kan sendast til espd@dfo.no. Du kan rekne med å få svar innan ei arbeidsveke.