Analyseverktøy gir Bergen riktigere, billigere og mer effektive innkjøp

Om anskaffelsen

Kommunens anskaffelsesstrategi 2022–2025 har «realisere verdier» som ett av fire satsingsområder, med innkjøpsanalyse som et viktig virkemiddel.

Detaljert innkjøpsanalyse gir grunnlag både for operativ kontraktsoppfølging og strategisk innkjøpsarbeid. Bergen kommunes erfaring er at innkjøpsanalyseverktøy tidligere har krevd spesialisert kompetanse, og var noe de færreste innkjøpere og kontraktsforvaltere benyttet på egenhånd.

Med innføringen av et nytt analysesystem i 2023 ble brukerterskelen lavere. Verktøyet har et brukergrensesnitt som bare krever noen få timers grunnopplæring, før bruker selv kan gjennomføre analyser på egen hånd. Etter grunnopplæringen økes kompetansen gjennom «learning by doing», ved at brukerne konfererer med hverandre, eller ved at ulike analysetema tas opp i fellessamlinger. Kommunen anbefaler samtidig å ha en eller to superbrukere for systemet, som kan bistå andre brukere.

Detaljert innkjøpsanalyse kan brukes til ulike formål. Bergen kommune benytter i dag innkjøpsanalyse til følgende hovedformål:

• Avdekke behov
• Oppfølging av omsetning på kontrakt
• Priskontroller
• Avtalelojalitet

Vi tar for oss hvert av formålene nedenfor.

Avdekke behov

Bruk av innkjøpsanalyse forenkler arbeidet med å avdekke behov for nye avtaleområder. Analyseverktøyet har moduler som gir detaljert oversikt over vare- og tjenesteområder uten avtaledekning, og leverandører med og uten avtale. Dette er spesielt godt egnet for identifisering av behov for nye avtaler. For eksempel avdekket innkjøpsanalyse at kommunen anskaffet overraskende mye vektertjenester, delvis uten konkurranse. Innsikten førte til at Bergen kommune inngikk to nye rammeavtaler på ulike typer vektertjenester og en ny rammeavtale på alarmtjenester. Dette har totalt sett gitt bedre priser og sikret at kommunen kun bruker seriøse leverandører som etterlever krav til lønns- og arbeidsvilkår. Den administrative byrden knyttet til innkjøp av vekter- og alarmtjenester er også redusert betydelig for kommunen totalt sett.     

Oppfølging av omsetning på kontrakt

Det er viktig, både av juridiske og økonomiske hensyn, å effektivt kunne følge opp forbruk knyttet til enkeltkontrakter. Dette kan gjøres i innkjøpsanalyse hvis datakvaliteten er tilfredsstillende.

Oppgaven er relativt enkel om kommunen kun har én kontrakt med leverandøren. I mange tilfeller har man imidlertid flere kontrakter med samme leverandør, og da må forbruk per kontrakt kunne skilles fra hverandre. Hovedløsningen for å knytte forbruk til enkeltkontrakt, er at leverandør fører opp kontraktsnummer på faktura. Fakturaen leses automatisk av innkjøpsanalysesystemet, gitt at leverandør har ført opp kontraktsnummer i riktig felt på faktura, i EHF. Det kan være en pedagogisk utfordring å få til. Noen ganger krever bruk av kontraktsnummer-feltet også noe utviklingsarbeid i leverandørs økonomisystem. Arbeidet rettet mot leverandørene i 2024 har likevel gitt gode resultater, ved at andelen kontrakter med kontraktsnummer på faktura i porteføljen til kommunens sentrale innkjøpsavdeling (Innkjøp konsern) steg fra ca. 20 til 50 prosent.

Alternative løsninger for å knytte forbruk til kontrakt er bruk av varenumre i kataloger, enten i form av kataloger i e-handelssystemet, eller prislister som utarbeides for analyseformål. Kommunen prøver også ut en løsning med å koble kontrakter uten kontraktsnummer i faktura til kommunens «firewall» løsning, som automatisk kontrollerer, validerer og korrigerer slike fakturaer.

Priskontroller

Innkjøpsanalyse fungerer bra til gjennomføring av priskontroller. I tilfeller der overfakturering avdekkes, krever kommunen beløpet tilbakebetalt fra leverandør.

Priskontroll kan gjøres på ulike måter i verktøyet. En ny spesialisert priskontroll-modul som Larvik kommune har utviklet sammen med Bubobubo, er særlig effektiv. Bruk av denne modulen forutsetter imidlertid høy datakvalitet både i leverandørs faktura og i kommunens egne systemer, da koblingen gjøres på artikkelnummernivå.

For å bedre datakvaliteten har kommunen innført kontraktskrav om at leverandør skal føre artikkelnummer på faktura for både vare- og tjenestekontrakter. Dette vil kommunen følge opp. Pris- og produktlister med artikkelnumre er lastet opp i analysesystemet enten ved at kvalitetssikrede e-handelskataloger fra leverandør benyttes som «fasit» i kontrollen, eller ved at pris- og produktlister lastes opp manuelt fra kommunen.

En annen type priskontroll, som ikke krever like høy datakvalitet, er bruk av fritekst-søk på varelinje. Dette er et enkelt søk på ord, f.eks. «gebyr», og benyttes for å kontrollere om leverandør har fakturert ikke-avtalte gebyrer eller frakt.

Varelinjesøk er også aktuelt i tilfeller der kontraktsforvalter får inn tips fra brukere om overfakturering knyttet til enkeltprodukter. Før kommunen tok innkjøpsanalyse i bruk, fikk man gjerne kun rettet opp feilen og gjennomført kreditering for den fakturaen brukeren meldte inn. Nå kan kommunen enkelt sjekke hele omfanget av overfakturering på en gitt artikkel. Rask respons fra kontraktsforvalterne fører til at de nå får flere tips fra brukerstedene om feilfaktureringer.

Avtalelojalitet

Avtalelojalitet følges også opp ved hjelp av innkjøpsanalyse. Hvordan det gjøres, avhenger av avtaleområde og hvordan markedet på avtaleområdet ser ut. Bruk av næringskategori, kontoplan og sjekk av omsetning på artikkelnivå er ulike tilnærminger for å avdekke avtalelojalitet.

Kjøp av helsevikarer er et prioritert område for oppfølging av avtalelojalitet, og her er det satt opp en fast rapport med utgangspunkt i kontoplan. Dette forutsetter at kommunens økonomimedarbeidere benytter riktig konteringskode for vikarbruk ved betaling av faktura.

Ønsker du å jobbe med innkjøpsanalyse?