Brukermedvirkning viktig når Hamar anskaffer elbiler
Hamar kommune lar sluttbrukerne prøvekjøre og evaluere kjøretøy, for å sikre elbiler som møter de ansattes behov.
Anskaffelsestype: Dynamisk innkjøpsordning
Verdi: Tilsvarende omtrent 12 kjøretøy årlig
Tilbydere: 5 tilbydere i siste minikonkurranse
Om anskaffelsen
Kommunestyret i Hamar vedtok i 2017 at kommunens person- og varebiler skulle elektrifiseres innen få år. Hamar kommune har per 2024 elektrifisert 86 prosent av personbilparken og over halvparten av varebilene, ifølge tall fra bilparkdata.
I 2019 etablerte Hamar kommune en dynamisk innkjøpsordning (DIO) for innkjøp av biler. Denne anskaffelsesprosedyren ble valgt for å gi økt fleksibilitet, brukermedvirkning og tilgang til nyeste teknologi:
- Fleksibilitet, ved at minikonkurranser mellom de kvalifiserte tilbyderne kan legges ut fortløpende når en avdeling har behov for å bytte ut kjøretøy.
- Tilgang til nyeste teknologi, etter hvert som stadig bedre elbilmodeller kommer på markedet.
- Mulighet til brukermedvirkning ved hvert enkelt tjenestested som skal anskaffe kjøretøy.
- Jevnlige minikonkurranser, samt mulighet for fortløpende opptak av nye (og ofte lokale) tilbydere.
Kommunen vurderte tidlig at hvis elektrifiseringen skal lykkes og være populær blant kommunens ansatte, må brukerne få stor medvirkning i valg av kjøretøy. Når en avdeling skal anskaffe nye kjøretøy, får ansatte mulighet til å prøvekjøre og evaluere kjøretøyene. De får også prøve alt de ønsker på de tilbudte modellene, som rullestoler, annet utstyr og komfort.
I den enkelte minikonkurranse gir kommunen et prisestimat for det enkelte kjøretøy, slik at leverandørene kan gi mest mulig relevante tilbud. Tilbudene evalueres etter:
- Kvalitet (blant annet resultat av prøvekjøring og bilens rekkevidde), med opptil 70 prosent.
- Pris med minimum 30 prosent.
Fremgangsmåte
- Kommunestyret vedtok i 2017 et mål om å elektrifisere kommunens person- og varebiler.
- Parallelt satset kommunen på ladeinfrastruktur, slik at alle kjøretøyene skulle ha tilgjengelig ladepunkt. I samarbeid med private aktører ble det opprettet flere sakte- og hurtigladere rundt om i bymiljøet, i tillegg til dedikerte ladere for egne kjøretøy.
- I 2019 etablerte kommunen for første gang dynamisk innkjøpsordning (DIO) for anskaffelse av kjøretøy. I begynnelsen ble det lagt inn mye ressurser for å sikre nok tilbydere, ved å ha tett dialog med lokale leverandører. Kommunen tegnet kontrakt med 6 lokale tilbydere.
- Mellom 2019 og 2023 gjennomførte kommunen 10 minikonkurranser under DIO-en.
- I 2024 har ordningen blitt revidert og lansert på nytt. Ved forrige minikonkurranse på ny DIO ble det mottatt 6 tilbud.
Oppdragsgivers råd og erfaringer
- Å oppgi et prisestimat på kjøretøyet i hver minikonkurranse sikrer at leverandørene tilbyr de mest relevante og sammenliknbare modellene.
- For å sikre at brukerne får stor medvirkningskraft er det hensiktsmessig å kunne vektlegge kvalitet (for eksempel prøvekjøring og rekkevidde) mer enn pris.
- Prøvekjøringsskjemaer bør tilpasses den enkelte konkurranse, og vurderingspunktene må beskrives i detalj så det ikke oppstår misforståelser. Krav som stilles til kjøretøy bør kunne overføres til prøvekjøringsskjema, slik at brukerne får gitt en presis vurdering.
- Still få krav, for å unngå å utelukke gode kjøretøy fra prøvekjøringa. Det har skjedd flere ganger at brukerne egentlig vil ha en bestemt modell, men etter prøvekjøring oppdager at en annen modell passer mye bedre.
- På prøvekjøringsdagene er det viktig at kommunen har en dedikert person som bistår med informasjon og veiledning underveis. Det sikrer forståelse av skjemaet og prosessen, det gjør det mulig å oppklare uklarheter og ikke minst sikrer det likebehandling og en rettferdig prosess.
- I konkurransedokumentene stiller Hamar kommune krav om nullutslipp fordi kommunen mener dette gir større klima- og miljøeffekter enn å benytte tildelingskriterier.
- Lag ordningen slik at man kan kjøpe personbiler, varebiler, minibusser og lette lastebiler (opp til 7500 kg) på samme ordning, da de fleste person- og varebilselgere ofte har alle disse segmentene i sin portefølje.
Tilhørende dokumenter
Dokumentet er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.