Larviks system gir lederne bedre oversikt over innkjøp
Larvik kommune har bygget et så godt og brukervennlig digitalt system for innkjøpsanalyse at det heretter vil bli brukt for kommunalsjefenes rapportering til kommunedirektør.
Verktøy: innkjøpsanalyse
Leverandør: Bubobubo
Om innkjøpsanalysen
Larvik kommune var i 2020 først i Norge med å ta i bruk danske Bubobubos innkjøpsanalyseverktøy. Siden den gang har kommunen gradvis bygget et system som gjør at detaljert fakturainformasjon kan analyseres og aggregeres etter behov i hele «linja» i organisasjonen. Hver leder har et dashbord som gir enkel oversikt over innkjøp i hens enhet, og kan drille ned i dataene etter behov, helt ned til enkeltartikler. Hovedindikatoren i dashbordet er andelen innkjøp gjort på avtale. Kommunedirektøren har bestemt at fra 1. september skal hver kommunalsjef ha et måltall på 80 prosent. Dersom andelen innkjøp på avtale er lavere, har kommunalsjefen ansvar for å gjennomføre tiltak.
Dashbordet gir også analyse av om innkjøp på avtale har skjedd til avtalt pris eller ei. Slik blir det enkelt å avdekke feilfakturering.
Bubobubo har også dashbord med en annen, svært viktig funksjonalitet: Innkjøpsavdelingen kan følge med «i sanntid» på forbruk under de ulike avtalene, sett opp mot avtalenes økonomiske rammer og tidslinje. Slik får man automatisk varsel i god tid for å endre avtalene eller lyse ut nye konkurranser.
Framgangsmåte
Bububo ble anskaffet fordi det har funksjonalitet som gjør innkjøpsanalyse mer brukervennlig. Verktøyet er laget for å kunne integreres med andre økonomiske og administrative datasystemer, som Agresso/Unit4, Larvik kommunes ERP-system.
Nytten av innkjøpsanalyseverktøy er proporsjonal med kvaliteten på dataene som går inn i systemet. Innkjøpsavdelingen forsto tidlig at det var avgjørende å kunne koble hver enkelt faktura til kontraktsnummer og bestillernummer. Selv om kommunen krever at leverandørene oppgir kontraktsnummer i feltet som er reservert for det i EHF-Faktura 3.0, sliter mange av leverandørene med at deres eget system ikke tilrettelegger for det. Derfor har kommunen jobbet med sin leverandør av aksesspunkt, efacto, for at aksesspunktet skal lese de innkommende fakturaene og selv identifisere kontraktsnummer basert på vedlegg i pdf-format. Larvik har svært høy andel ehandel både på varer og tjenester, men også de fakturaene som kommer utenfor ehandel sendes til aksesspunktet.
Regnskapsdata lastes så opp én gang i måneden fra Agresso/Unit4 til Bubobubo. Dette vil snart gjøres via et API, og dataene vil oppdateres ukentlig. Det samme er gjort med organisasjonsstrukturen, slik at dataene for hver organisasjonsenhet kan gjøres tilgjengelig for riktig leder.
Fra kommunens konkurransegjennomføringsverktøy, Mercell, leses avtaler inn på leverandørnivå, med data for kontraktsperiode, kontraktsbeløp og kontraktsnummer. I tillegg leses leverandøravtalenes prisfiler inn. Larvik kommune bruker hovedsakelig ehandelskataloger.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
Gode data er nøkkelen til å bryte gjennom glasstaket for innkjøpsavdelingen, og få kommunedirektøren til å bruke måltall for innkjøpsanalyse i ledernes rapportering.
Vi har brukt fire år på å bygge systemet. Selv om andre kan gjøre det raskere ved å bygge på våre erfaringer, tar det tid å integrere de ulike verktøyene. Og uansett systemenes fortreffelighet, trengs arbeidsinnsats for å kontrollere og vaske dataene.
Et godt forhold til regnskapsavdelingen har vært avgjørende for å få til integrasjon med ERP-systemet.
Ved anskaffelse av ERP- og andre administrative verktøy, pass på at verktøyet ikke «låser» deres data inne i leverandørens system, men at dere står fritt til å kombinere det med verktøy fra andre leverandører. (Eksempelvis tillater ikke Visma Enterprise Plus integrasjon med andre verktøy.)
Tilhørende materiale
Dokumentene er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.
Kontakt
- 404 34 830 (kl. 9–12)
- kontaktskjema