Lengre liv for telefoner med Vikens leiemodell
Viken fylkeskommune gikk fra kjøp til leie av telefoner til sine ansatte. De har fått dual-SIM-telefoner og mulighet til å betale mellomlegg for dyrere telefoner.
Anskaffelsestype: Rammeavtale, 2+1+1 år, for å anskaffe telefoner. For hver telefon er det i tillegg 3 års tjenesteavtale. Total avtalevarighet: 7 år
Verdi: 200 mill. kr ekskl. mva.
Tilbydere: 2
Leverandør: Atea
Om anskaffelsen
Viken fylkeskommune ønsket å redusere miljøpåvirkningen av mobiltelefoner ved å forlenge bruksperioden innad i organisasjonen, og oppmuntre til gjenbruk av dem siden. Tidligere lot fylkeskommunen ansatte kjøpe ny smarttelefon annethvert år, uten å levere den gamle tilbake.
Den nye rammeavtalen er basert på en leiemodell der telefoner ikke skiftes oftere enn hvert tredje år. Dersom telefonen blir ødelagt tidligere, er utgangspunktet at leverandøren Atea besørger reparasjon. Hvis det er dyrere enn ny telefon, eller hvis den ansatte mister eller blir frastjålet telefonen, får hen en telefon tilsvarende den forrige, helst brukt. Kostnaden for erstatningstelefonen må ikke overstige summen av gjenstående leiebeløp og telefonens restverdi. Telefonene leveres alltid med skjermbeskyttelse.
Etter tre år velger den ansatte enten å returnere telefonen til Atea, eller å kjøpe den ut for restverdien. Alle telefonene er dual-SIM, som kan brukes til jobb og privat. Ansatte kan også betale et mellomlegg hvis de ønsker en dyrere modell enn det fylkeskommunen tilbyr. Målet er å gjøre det mer fristende å beholde telefonen når leieavtalen er ferdig.
Fylkeskommunen tilbød sine 51 kommuner å delta i anskaffelsen, og 25 kommuner deltok.
Framgangsmåte
Fylkeskommunen begynte å forberede anbudskonkurransen 12 måneder før kunngjøring, for å sikre at det var nok tid til:
- Konsultasjoner med de videregående skolene, i fylkeskommunen ellers og med kommunene om deres behov og interesse for å delta
- Markedsdialog
- Møter med andre fylker om deres løsninger og erfaringer
Konkurransegrunnlaget ble skrevet av representanter fra Vikens innkjøps- og IKT-avdelinger og flere videregående skoler.
Å bytte fra kjøp til leie av telefoner krevde mye tid og krefter for å overbevise internt. Å basere seg på innkjøp av brukte framfor nye telefoner ble undersøkt, men ideen ble forkastet fordi tilbudet av brukte telefoner ikke var stort nok. Tildelingskriteriet «miljø» ble vektet 25 prosent og definert gjennom en rekke punkter i kravspesifikasjonen. Fem leverandører viste interesse, men kun to leverte tilbud.
Rammeavtalen løper fra 1. oktober 2020. Anskaffelsesteamet har hjulpet ansatte med å forstå dual-SIM-funksjonen og dens fordeler ut fra et sirkulært og bekvemmelighetssynspunkt, for å oppfordre ansatte til å bruke bare én telefon i stedet for én for arbeid og en annen for privat bruk.
Oppdragsgiverens råd og erfaringer
God tid til forberedelser og gjennomføring av konkurransen var avgjørende for konsultasjoner, forankring og justeringer internt så vel som med leverandørene.
Endringene i rammeavtalen var uvante for interessenter som ikke hadde tilpasset sine forretningsmodeller til mer sirkulær praksis (reparasjoner, tilbakekjøp osv.). For eksempel gjør betingelsene for erstatningstelefoner at leverandøren påtar seg en økonomisk risiko i tilfelle det ikke lenger er mulig å finne tilsvarende telefon. Da må leverandøren tilby en nyere modell til prisen av originalen.
Skolelederne liker leiemodellen fordi den lar dem fordele kostnader jevnere. Over halvparten av de ansatte har valgt å betale mellomlegg for en mer avansert telefonmodell. Det tilsier at færre kjøper en egen privat telefon.
Den lange kontraktsperioden på opptil syv år kompenserer for den økte risikoen som leverandøren påtar seg sammenliknet med en standard kjøpsavtale.
Jevnlige møter mellom leverandør, oppdragsgivers kontraktansvarlige (ukentlig) og leder for innkjøpsavdelingen (månedlig), sikrer god kontraktsstyring. Det bidrar også til å presse leverandørene til å tilby nye og mer bærekraftige modeller, som Fairphone, samt «oppussede» telefoner.
Tilhørende dokumenter
Dokumentene er ikke behandlet for universell utforming. Kontakt oss hvis du trenger hjelp til å få tilgang til det som står der.