Skriv kort, og skriv det sammen!
Skatteetatens anskaffelsesstrategi fra 2022 ble laget gjennom en seks måneders iterativ prosess med medarbeidere fra hele organisasjonen. Resultatet er en strategi som er både kort, spisset og dynamisk.
Type dokument: Anskaffelsesstrategi
Vedtatt av: Skattedirektøren/etatsledermøtet
Utarbeidet av:
Prosjektgruppe ledet av fagdirektør for anskaffelser. Styringsgruppe ledet av direktør for virksomhetsstyring.
Om strategien
I 2021 tok Skatteetaten nye grep for å utvikle sin femte anskaffelsesstrategi. I stedet for å gjøre som tidligere, å la en prosjektgruppe utarbeide et forslag og sende det på høring til en referansegruppe, valgte Skatteetaten en smidig tilnærming, med verksteder og bred involvering av ressurspersoner i hele bredden av organisasjonen. Prosessen varte et halvt år.
Et mål med den nye strategien var å legge den tettere opp mot Skatteetatens virksomhetsstrategi, både i form og innhold.
Et annet mål var å spisse strategien mer mot de viktigste områdene/målene. Den vedtatte strategien har fire prioriterte områder (mot ni i foregående strategi):
- styring og etterlevelse
- innovasjon og leverandørutvikling
- samfunnsansvar og bærekraft
- prosesseffektivisering og digitalisering
Tidligere strategier hadde lange og flerårige tiltaksplaner – som raskt ble utdatert. Den nye strategien har i stedet dynamiske tiltaksplaner. Det vil si at tiltakene skal vurderes og revideres regelmessig. For første gang har strategien heller ingen begrenset varighet. Strategien skal vare så lenge den er relevant.
Den bedrede forankringen i ledelsen, de klarere prioriteringene organisert gjennom smidige team på tvers av organisasjonen, og de mer fleksible tiltaksplanene gjør at strategien i større grad påvirker Skatteetatens arbeid med anskaffelser. For eksempel skal alle Skatteetatens 7000 ansatte ta kurs i innovative offentlige anskaffelser i 2024-2025. Fra 1.1.2025 er anskaffelsesenheten utvidet til å ha porteføljeansvar for utviklingsprosjekter, altså Skatteetatens strategiske utviklingsarbeid. Det gjør enheten til et «drivhjul» i Skatteetaten. Det at anskaffelsesstrategien per 2025 er Skatteetatens eneste strategi utover virksomhetsstrategien, vitner også om at anskaffelser har fått en strategisk betydning.
Framgangsmåte
Arbeidet ble ledet av en styringsgruppe, ledet av direktør for virksomhetsstyring (nivået under skattedirektøren). De øvrige deltakerne var ledere fra ulike deler av Skatteetaten. Styringsgruppa hadde totalt fire møter i løpet av seks måneder.
Prosessen startet med styringsgruppemøte i november 2021 for å legge rammene for arbeidet til prosjektgruppa, som besto hovedsakelig av medarbeidere i enhet for virksomhetsstyring. Fra desember til april gjennomførte prosjektgruppa verksteder innen ulike temaer med totalt 24 ledere og rådgivere på tvers av Skatteetaten for å utarbeide strategien iterativt. Et forslag ble presentert 4. april 2022 i fellesmøte, og den endelige strategien ble vedtatt av Skattedirektøren 5. mai.
Skatteetatens råd og erfaringer
- Det er viktig å sikre forankring i toppledelsen – både for å stake ut kurs ved oppstart av arbeidet og i vedtak av strategien
- Involver de viktigste interessentene fra starten av. De som burde være med, ønsker som regel å bidra.
- Prøv å koble strategien til virksomhetens mål/strategi.
- Få oversikt over status/modenhet på ulike områder.
- Les andre virksomheters anskaffelsesstrategier.
- Forsøk å lage et kort, konsentrert strategidokument som er enkelt og forståelig.
- Ha et bevisst forhold til/plan for implementering. Tiltaksplaner bør være dynamiske.
- Strategien har lykkes fordi implementeringen er godt organisert, med smidige team under hver av de fire prioriteringene. Teamene vurderer kontinuerlig om de har de riktige personene på tvers av organisasjonen og om de fokuserer på de viktigste oppgavene.
- Et vesentlig premiss for suksessen med strategien var at anskaffelsesenheten over tid var blitt mer moden.
Tilhørende dokumenter
Kontakt
- 404 34 830 (kl. 9–12)
- kontaktskjema