Mobilitetsanskaffelse i Lørenskog kommune

Bakgrunn

Bakgrunnen for prosjektet var at to enkeltstående anskaffelser av kjøretøy, innkjøp av nye biler og leasing av biler, ble satt i en større sammenheng der hele kommunens transportbehov ble sett under ett. Selv om mobilitet ikke har vært en del av anskaffelsesstrategien til kommunen må prosjektet allikevel sees i sammenheng med kommunens vedtatte miljøplaner. Resultatet ble et helhetlig mobilitetsprosjekt som var ment å skulle dekke ansattes samlede transportbehov.

Resultater

Prosjektet til Lørenskog kommune er fortsatt i en tidlig fase der endelig løsning ikke er klar. Det er allikevel gjort noen innledende beregninger på hvilke innvirkning anskaffelsen vil ha på kostnader og miljø. Beregningene er basert på antatte gevinster. Reelle effekter vil bli målt på et senere stadium.

Ny løsning

Løsningen er tenkt å dekke behovet som varebiler og personbiler i dag dekker og tilby en «pakkeløsning» for mobilitet. Spesialbiler som for eksempel spesialutstyrte varebiler og brannbiler inngår ikke i anskaffelsen. Grunnen er at denne type biler er spesialbygd for å kunne løse ett oppdrag og det er derfor ikke hensiktsmessig eller praktisk å dele på bruken av denne typen spesialbiler.

Suksesskriterier

Basert på de erfaringene som er gjort så langt i prosessen, trekkes følgende kriterier frem som spesielt viktige for å lykkes med denne type anskaffelse:

Forankring - Det har vært avgjørende med en bred forankring av prosjektet – både i kommunens ledelse og blant brukerne så vel som i ledelsen i kommunen som hos de som skal ta løsningene i bruk. Dette har blant annet blitt gjort gjennom gjentatte møter med ledergruppen og gjennom informasjon og intervjuer av enhetsledere og fremtidige brukere av løsningen. Dette har skapt god forankring, en ryddig prosess og bred deltakelse fra relevante aktører i prosjektet.

Dialog - Lørenskog har erfart at det i denne type innovative anskaffelse har vært avgjørende å ha en omfattende dialog med leverandørmarkedet. Dette har gjort at leverandørene har kunne kommet med innspill tidlig i anskaffelsesprosessen, noe som har gitt mange nyttige innspill på de løsninger som finnes og hvordan de kan brukes for å dekke kommunens behov.

Forberedelser - Anskaffelsen skiller seg fra en mer ordinær anskaffelse fordi den søker å dekke behovet på en ny måte og fordi kjøper har begrenset kjennskap til hvordan løsningen vil se ut til slutt. Dette kan gi utfordringer i forhold til anskaffelsesregelverket og det å gjøre justeringer i behovsbeskrivelsen underveis. Ved bruk av konkurransepreget dialog er det derfor spesielt viktig å gjøre grundige forberedelser for å avklare nåsituasjonen og behovet.

Beskrivelse av prosessen

Gitt at anskaffelsen var av en innovativ type og at løsningen ikke var kjent, ble konkurransepreget dialog valgt som anskaffelsesprosedyre. Det innebar en utbredt dialog med leverandørmarkedet for å få innspill på hvordan transportbehovet kunne løses og evt. effekter dette kunne ha på kostnader og miljø.

Det ble gjennomført en rekke møter med et bredt spekter av aktører og deretter innledende møter med aktuelle leverandører.

En svært viktig del av anskaffelsesprosessen har vært å kartlegge behovet og nåsituasjonen: kommunens behov, bruken av kjøretøy og de totale kostnadene av bilparken. Kartleggingen har omfattet intervju av ledere og brukere i de ulike enhetene for å få forstå behovet; observasjon av hvordan oppdragene løses; og kartlegging av nåværende bilpark gjennom analyser av intern data og forsikringsinformasjon.