Digital momsrefusjon

1. Informasjon

ID	X.6.1.5
Prosessnavn	Momsrefusjonsprosess (VAT refund)
Organisasjon	DFØ ANS- NSG&B
Prosesseier	DFØ ANS- NSG&B SA-A
Forespørsler	Jan Mærøe - ehf@dfo.no
Formålet med dokumentet	Å veilede brukere og tjenesteleverandører i de Nordiske land som ønsker å implementere er digital refusjonsprosess. Digital moms refusjon prosessen (VAT refund process) med tilhørende spesifikasjon er laget av ekspertgruppen i NSG&B SA-A med innspill fra VAT refund eksperter fra skatteetatene i de Nordiske land. Prosess og spesifikasjon er ikke pilotert.

2. Historikk

Versjon	Dato	Informasjon	Forfatter/Rolle
0.8	07.02.2024	Innspill fra prosjektgruppen	Petter Vinje
1.0	01.07.2024	Innspill fra prosjektgruppe, VAT refund eksperter og opprettelse av prosess på Anskaffelser.no	Jan Mærøe

3. Ord og uttrykk

Nei

4. Om prosessen

I dag foregår som oftest refundering av moms manuelt ved at den som har kjøp en vare i et annet land fyller ut et søknadskjema og sender dette til sin egen skattemyndighet (EU medlemsland), som igjen sender momsrefunderingsskjemaet til skattemyndigheten i det landet kjøpet har foregått. For EØS land sendes skjemaet direkte til skattemyndighetene i det landet kjøpet er blitt foretatt.

Digital momsrefusjonsprosess benytte enten e-Kvittering (eReceipt) fra selger eller EHF / Peppol BIS faktura som underlag for å fylle ut momsrefusjons skjema som er et maskinlesbart dokument (xml). e-Kvittering eller faktura vedlegges filen som bevis. Momsrefusjonsskjema, sammen med enten e-Kvittering eller e-Faktura, sendes til skatteetaten som en maskinlesbar fil. Dette gjør det mulig å effektivisere prosessen, ved å maskinelt evaluere refusjonsgrunnlaget, og at dette er i henhold til gjeldene regler. Dette muliggjør også å kunne videresende skjema til neste mottaker og foreta en digital godkjenning og utbetaling av refunderte beløp.

5. Bruk av KI/AI

Hvis du har kompetanse i bruk av "kunstig intelligens" KI eller "artificial intelligence" AI. Og ser muligheter for å forbedre prosessen ytterligere ved bruk av det. Vi vil gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.

Har du innspill, send det til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.

6. Brukere og deres behov

Brukere	Når	Hvorfor	Forventninger
Kjøper	Søke om tilbakebetaling av merverdiavgift/moms ved kjøp av varer og tjenester i et annet land	Forbedring av prosess	Redusert bruk av tid og ressurser.
Aksesspunkt, system	Kjøpers aksesspunkt: Sender søknad om momsrefusjon på vegne av kjøper til mottakers aksesspunkt. Skattemyndighetenes aksesspunkt mottar og validerer søknad og eventuelt videresender søknad fra kjøper til annen skattemyndighet	Forbedring av prosess	Redusere/eliminere bruk av manuelle oppgaver, ressurser og tid.
Selger	Enten sende en kvittering eller en faktura for noe kjøper har kjøpt	Effektivisere egne prosesser. Behov for bruk i markedsføring. Trenger prosessen for å fange informasjon for dokumentasjonsformål.	Forvent at det finnes mottakere og systemer for digital overføring.
Skattemyndigheter i begge land (transaksjon på tvers av land)	Når de skal akseptere og vurdere en søknad om refusjon av merverdiavgift fra kjøper. Skattemyndighetene i EUs medlemsland skal motta søknader om tilbakebetaling av moms fra kjøpere i eget land og videreformidle dette til skattemyndighetene i landet der transaksjonen fant sted. Skattemyndighetene i EUs medlemsland mottar søknader om momsrefusjon direkte fra kjøpere i et EØS-land	Skattemyndighetene: Riktig moms, automatisere prosesser for å redusere kostnadene. Bekreft og verifiser at informasjonen fra selger og kjøper er korrekt.	Feilfri informasjon. Åpenhet.
Selgers system	Skaper grunnlag for moms opplysninger i form av enten e-kvittering eller faktura basert på salg av varer eller tjenester til kjøper. Sender e-kvittering eller faktura til kjøper	For å effektivisere interne prosesser, for å yte gode tjenester til sine kunder (kjøpere)	Mer effektive prosesser

7. Interessenter

Interessenter	Interesse
SME-organisasjoner	Forenkle det daglige arbeidet for sine medlemmer. Redusere kostnader. Bli mer konkurransedyktig.

8. Mål for prosessen

Mål	Indikatorer	Måltall/resultat
Kortest mulig ledetid (tid)	Ledetid
Reduserte arbeidskostnader	FTE (Fulltids ekvivalent) kostnad
Forenkle arbeidsoppgaver	Medarbeidertilfredshet	100 %
Optimale transaksjoner på tvers av landegrenser	Antall systemer som håndterer prosess og format

9. Fordeler/gevinster

Hvem kan ha fordel	Hvilke fordeler de kan oppnå
Kjøper	Sikre data. Standard prosess og format i ulike land (interoperabilitet). Automatisert bokføring. Informasjon kommer ikke til å forsvinne/gå tapt. Enklere å generere en søknad da eksisterende data fra kvittering eller faktura kan brukes i søknaden og vedlegg som dokumentasjon. Effektiv prosess som støttes av kjøpers system.
Selger	Back-office prosesser mer effektive. Mulighet for enklere rapportering ved behov. Skatteetaten har mottatt all tilgjengelig informasjon. Dette eliminerer behovet for å finne informasjon for å dokumentere kjøpet.
Offentlige myndigheter	Reduser risikoen for svindel. Mer effektive måter å kontrollere. Data mer tilgjengelig i sanntid. Effektiv behandling av søknader om momsrefusjon. Enklere å analysere basert på strukturerte data.
Peppol-kompatible tjenesteleverandører	Nye tjenester å selge. Økt inntekt. Nye kunder.

10. Utløsere og forutsetninger

Utløser/trigger	Mottatt e-Kvittering og e-Faktura som er maskinlesbare (digitalt, xml)
Forutsetninger	Kjøper og selger må ha et system som er kompatibelt med eReceipt-format og mulighet for å sende/utveksle transaksjoner gjennom Peppol-nettverk, wallets eller andre APIer.
	Unik ID for selskapets avsender og mottaker.
	Skatteetaten må ha et system for å motta mva-rapportering basert på standardformat. Tilknytning til system som kan levere digitale meldinger basert på standard format
	MVA-refusjons-ID må være registrert i Peppol-nettverket – SMP og SML, eller andre løsninger for å kunne sende og motta transaksjoner.
	Tjenesteleverandører må ha forståelse om hva et standardformat er, prosessen som skal gjennomføres og hvilken rolle som skal utøves.

11. Input og leverandører

Input	Navn på prosess. Hvis prosessen har et navn og en ID, sett inn dette	Navn på leverandør / avsender - organisasjon og mulig rolle	Reranse
e-kvittering og faktura som kan refunderes		Selgers regnskapssystem Kjøpers regnskapssystem

12. Deltakere

Organisasjon	Rolle	Forkortelser	Kommentarer
Kjøper	System	K-sys	B-sys brukes når du vil spesifisere at aktiviteten utføres av kjøperens system.
Kjøper	Person	K-per	B-per brukes når du vil spesifisere at aktiviteten utføres av en person hos kjøper.
Skattemyndighet	System	S-sys	S-sys brukes når du ønsker å spesifisere at aktiviteten utføres av Skatteetatens system.
Skattemyndighet	Person	S-per	S-per brukes når du ønsker å spesifisere at aktiviteten utføres av en person hos Skatteetaten.

13. Diagram

Prosessdiagram for utveksling av søknad om momsrefusjon direkte med utenlandsk skattemyndighet:

Diagrammet nedenfor beskriver en prosess der søknaden om refusjon av mva. sendes direkte fra søkeren til skattemyndighetene i landet som kjøpet er gjort (land utenfor EU).

Prosessdiagram for utveksling av søknad om momsrefusjon direkte med utenlandsk skattemyndighet

xlsx

176.96 KB

Prosessdiagram for utveksling av søknad om momsrefusjon via innenlandske skattemyndigheter:

Diagrammet nedenfor beskriver en prosess der søknaden om refusjon av mva. først sendes fra søkeren til den innenlandske skattemyndigheten og deretter videresendes til skattemyndighetene i landet som kjøpet er utført.

Prosessdiagram for utveksling av søknad om momsrefusjon via innenlandske skattemyndigheter

xlsx

195.19 KB

14. Aktiviteter

ID	Aktivitet i prosesskart	Ansvarlig	Beskrivelse	KP (x)	Kommentarer
	1. Samle inn faktura/e-kvittering som grunnlag for refusjon	K-sys
	2. Beregne mva. for relevant land	K-sys
	3. Klargjør fil og vedlegg for mva-refusjon	K-sys
	4. Sjekk at MVA-refusjonsfilen er korrekt og at søkeren er et gyldig selskap	S-sys		X
	5. Utarbeid valideringsrapport med avslag	S-sys
	6. Utarbeid valideringsrapport med godkjenning	S-sys
	7. Sjekk gyldigheten av vedlagte fakturaer/e-kvitteringer	S-sys		X
	8. Feilhåndtering	S-per
	9. Feilhåndtering	K-per
	10. Avgjør om forespørselen om refusjon er godkjent eller ikke	S-per/sys
	11. Forbered avgjørelse om refusjon av moms til søker	S-sys
	12. Evaluer avgjørelse om refusjon av moms fra skattemyndighetene	K-per

ID	Aktivitet i prosesskart	Ansvarlig	Beskrivelse	KP (x)	Kommentarer
	1. Samle inn faktura/e-kvittering som grunnlag for refusjon	K-sys
	2. Beregne mva. for relevant land	K-sys
	3. Klargjør fil og vedlegg for mva-refusjon	K-sys
	4. Sjekk at MVA-refusjonsfilen er korrekt og at søkeren er et gyldig selskap	S-sys		X
	5. Utarbeid valideringsrapport med avslag	S-sys
	6. Utarbeid valideringsrapport med godkjenning	S-sys
	7. Forbered søknad om refusjon av moms til utenlandske skattemyndigheter	S-sys		X
	8. Sjekk gyldigheten av vedlagte fakturaer/e-kvitteringer	S-per
	9. Feilhåndtering	S-per
	10. Feilhåndtering	K-per
	11. Avgjør om forespørselen om refusjon er godkjent eller ikke	S-sys/per
	12. Forbered avgjørelse om refusjon av moms til søker	S-sys
	13. Evaluer avgjørelse om refusjon av mva. fra skattemyndighetene	K-per

15. Kontrollpunkt

Aktivitet	Hva som må sjekkes	Hvordan sjekke	Hvorfor sjekke
Utveksling av søknad om momsrefusjon direkte med utenlandsk skattemyndighet:
4. Sjekk at søknaden er korrekt. Og om søkeren har gyldig firma-ID. Hvis ikke manuelt (spesifiser)	Hvis søknaden er korrekt og selskapet er gyldig.	Automatisk oppslag	Forhindre feil utbetaling
7. Kontroller gyldigheten av vedlagt e-kvittering/faktura	At vedlagt kvittering og faktura er gyldig	Automatisk	Forhindre feil utbetaling
Utveksling av søknad om momsrefusjon via innenlandske skattemyndigheter:
4. Sjekk at søknaden er korrekt. Og om søkeren har gyldig firma-ID. Hvis ikke manuelt (spesifiser)	Hvis søknaden er korrekt og selskapet er gyldig.	Automatisk oppslag	Forhindre feil utbetaling
8. Kontroller gyldigheten av vedlagt e-kvittering/faktura	At vedlagt kvittering og faktura er gyldig	Automatisk	Forhindre feil utbetaling

16. Output og brukere

Output/leveranse	Navn på prosess som benytter output	Navn på mottaker/bruker	Referanse
Output/leveranse	Navn på prosess som benytter output	Navn på mottaker / bruker	Referanse
Godkjenning eller avvisning av søknad om refusjon av moms	Hvis godkjent, vil neste prosess være utbetaling. Hvis ikke godkjent, avsluttes prosessen.	Intern prosess Skatteetaten

17. Sluttkriterier

Ingen

18. Unntak og alternativer

Hvor i prosessen	Unntak/alternativer som kan velges med begrunnelse
Ingen

19. Risiko

ID + Aktivitet	Risiko	Sannsynlighet	Alvorlighet	Metode for å forebygge	Tiltak hvis risiko oppstår
	Dårlig kvalitet på data	Lav	Høy	Validering av data
	Sender data to ganger/hvis feil	Lav	Lav	Mottaker må ha kontroll på ID, som for eksempel at det ikke er duplikater
	Systemstøtte mangler	Lav	Høy	SLAs som setter krav til oppetid og tilgjengelighet

20. Behov for støtte

Støtte	Beskrivelse/lenker
NSG&B / Nordisk samarbeid	User story: https://nordicsmartgovernment.org/vat-refund NSGB VAT refund specification: https://nordicsmartgovernment.org/guidelines-and-specifications
Tjenesteleverandør (POS, ERP)	System support

NSGB VAT refund specification er ikke godkjent som en standard. NSG&B har laget den basert på ekspertgruppens kunnskap og kvalitetssikret av VAT refund eksperter fra flere nordiske skatteetater.

21. Ytterligere informasjon

22. Vedlegg

Nei