Digital vise interesse for anskaffelse prosess
Prosessen hjelper leverandør med å bli registrert i oppdragsgivers system for å bli oppdatert på anskaffelsen. Oppdragsgiver får oversikt over interesserte leverandører.
Prosess Definisjon Dokument (PDD) DFØ ANS
1. Informasjon
| Prosess navn | Digital vise interesse for anskaffelse |
|---|---|
| Prosess ID | X.3.1.5 |
| Organisasjon | DFØ-ANS |
| Prosess eier | |
| Henvendelser | Jan Mærøe |
2. Historikk
| Versjon | Dato | Endring | Forfatter/Rolle |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2020.08.14 | Dokument etablert | Petter Vinje |
| 1.0 | 2023.10.20 | Tekstredigering | Jan Mærøe |
3. Om prosessen
Vise interesse er en prosess hvor leverandør sender melding til oppdragsgiver for å vise interesse for en anskaffelse.
4. Bruk av KI/AI
Hvis du har kompetanse på kunstig intelligens (KI) / artificial intelligence (AI), og ser muligheter for å forbedre denne prosessen ytterligere, vil vi gjerne ha en tilbakemelding/innspill fra deg om hvordan det kan gjøres.
Innspill sendes til EHF@dfo.no. Merk melding med KI + navn på prosessen. Når vi mottar innspill, gjennomgår vi dem og legger dem inn fortløpende i den aktuelle prosessdefinisjonen.
5. Brukere og deres behov
Leverandør: Trenger prosessen for å bli registrert i oppdragsgivers system for derigjennom å bli oppdatert på anskaffelsen.
Oppdragsgiver: Trenger prosessen for å få oversikt over leverandører som er interessert i anskaffelsen.
6. Formål
Gjøre det enkelt for leverandør å vise interesse for anskaffelsen. Og tilrettelegge for en elektronisk samhandling mellom oppdragsgiver og leverandør i anskaffelsen.
7. Mål
Effektivisere informasjonsflyt mellom oppdragsgiver og leverandør for den enkelte anskaffelse.
8. Fordeler/gevinster
Oppdragsgiver: Maskinelt kan behandle interessenter og derigjennom effektivisere utførelsen av prosessen.
Leverandør: Får rask og riktig informasjon som basis for beslutning om deltagelse i anskaffelsen.
Samfunnsgevinst: Enten redusert bruk av ressurser og/eller økt produktivitet - utføre andre/flere oppgaver
9. Definisjoner/forkortelser
Nei
10 Utløsere og forutsetninger
| Trigger |
Kunngjøring av anskaffelse |
|---|---|
| Andre forutsetninger |
Oppdragsgiver og leverandører har systemer som støtter den digitale prosessen. |
11. Input og leverandører
| Input | Avleverende prosess | Leverandør/avsender - organisasjon | Referanse |
|---|---|---|---|
| Informasjon i kunngjøringen | EHF kunngjøringsprosess | Oppdragsgiver | |
12. Deltakere
13. Prosessdiagram
| Organisasjon | Rolle | Forkortelser | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Oppdragsgiver | O | O brukes når du bare vil spesifisere at disse aktivitetene utføres av en oppdragsgiver. | |
| Oppdragsgiver person | Person/rolle | O-per | O-per brukes når du vil spesifisere at denne aktiviteten utføres av en person hos kjøperen, uten å måtte spesifisere en rolle. |
| Oppdragsgiver | System | O-sys | O-sys brukes når du vil angi at aktiviteten utføres av kjøperens system. |
| Leverandør | L | L - Indikerer at aktivitet utføres av en leverandørorganisasjon. | |
| Leverandør | Person | L-per | L-per Indikerer at aktiviteten utføres av en person i leverandørorganisasjonen |
| Leverandør | System | L-sys | Indikerer at aktiviteten utføres av systemet i leverandørorganisasjonen |
| Systemleverandør | S | S brukes når det er behov for å indikere at aktiviteten utføres av en tjenesteleverandør. Det er som regel ikke nødvendig å spesifisere hvilken rolle systemleverandørens aktivitet utfører. |
14. Aktiviteter
| ID | Aktiviteter | Ansvar | Beskrivelse |
KP (x) |
Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Lag underlag om melding for å vise interesse | L-per | ||||
| 2. Send vis interesse for konkurranse | L-sys | ||||
| 3. Lagre leverandør som har vist interesse i database | O-sys | ||||
| 4. Motta bekreftelsen | L-sys | ||||
15. Kontrollpunkter og målinger
| Akt. nr. | Hva som skal kontrolleres, måles | Hvordan det skal gjøres | Hvorfor det er nødvendig |
|---|---|---|---|
| Nei |
16. Output og brukere
| Output | Mottakende prosess: Navn på prosess. Dersom prosessen har et navn og en ID sett inn dette. | Mottaker/bruker | Referanse |
|---|---|---|---|
| Oversikt for oppdragsgiver over leverandører som har vist interesse. | Utsendelse av anskaffelsesdokumenter dersom leverandør ønsker det. | Oppdragsgiver | |
| Kvittering for melding om vist interesse | En ev. Innsendelse av forespørsel om anskaffelsesdokumenter | Leverandør |
17. Sluttkriterier
Nei
18. Unntak og alternativer
| Hvor | Unntak – betingelser og endring |
|---|---|
| Nei |
19. Risiko
| Aktivitet | Risiko | Sannsynlighet | Alvorlighet | Metode for å forebygge | Tiltak hvis risiko oppstår |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingen |
20: Behov for støtte
| Støtte | Forklaring/Lenker |
|---|---|
| Behov for prosessopplæring. | |
| Behov for systemopplæring |
21. Kobling til spesifikasjoner (EHF / PEPPOL BIS).
Lenke: https://peppol.org/documentation/technical-documentation/pre-award-documentation/
22. Ytterligere informasjon
Nei
23. Vedlegg
Nei
Kontakt
- ehf [at] dfo.no (ehf[at]dfo[dot]no)