Frister

Grunnleggende om frister

Når en oppdragsgiver planlegger og gjennomfører anskaffelser, er det viktig å sette frister for konkurransen i tråd med regelverket. Dette sikrer at konkurransen gjennomføres på en rettferdig, effektiv og transparent måte. Basert på hvilken del av forskriften anskaffelsen reguleres av, er det ulike frister som gjelder.

I anskaffelsesforskriften del III finnes det en rekke minimumsfrister som oppdragsgiver må forholde seg til. Disse minimumsfristene varierer avhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes. Se oversikt over disse fristene lenger nede.

Ettersom det er snakk om minimumsfrister, finnes det både tilfeller hvor oppdragsgiver har handlingsrom til å forlenge fristene sine, og andre tilfeller hvor oppdragsgiver pålagt å forlenge fristene.

Etter anskaffelsesforskriften del II har oppdragsgiver anledning til å fastsette selv hvor lange frister de gir for å motta tilbud fra leverandører, så lenge de er i tråd med det grunnleggende prinsippet om forholdsmessighet i anskaffelsesloven § 4 overholdes. Det samme gjelder for anskaffelser etter forskriftens del I og IV. Du kan lese mer om hvordan oppdragsgiver kan fastsette riktig lengde på fristene nedenfor.

Les mer om de grunnleggende prinsippene på anskaffelser.no.

Generelle regler for frister

• Frister skal som hovedregel regnes i kalenderdager. Det betyr at hver dag telles med, inkludert helger og helligdager.
  • Det finnes noen unntak fra denne hovedregelen, hvor frister skal regnes i virkedager. Dette gjelder frister knyttet til opptak i dynamiske innkjøpsordninger og gjennomføring av elektronisk auksjon.
• For kunngjøringer starter fristen å løpe dagen etter at kunngjøringen sendes til TED-databasen.
  • I Norge sendes kunngjøringer til Doffin, som igjen videresender til TED-databasen for anskaffelser etter del III. Oppdragsgiver bør beregne minst 5 ekstra virkedager for oversettelse og oversendelse mellom Doffin og TED-databasen.  
  • For kunngjøringer etter del II eller frivillig kunngjøringer etter del I starter beregningen dagen etter at oppdragsgiver sender kunngjøringen til Doffin.
• Hovedregelen er at fristene oppdragsgiver har satt er ufravikelige. Dette vil si at utgangspunktet er at et tilbud som f.eks. mottas etter utløpet av tilbudsfristen, skal avvises.

Hvordan fastsette riktig lengde på frister?

Når oppdragsgiver skal sette tidsfrister for å motta tilbud i en anskaffelsesprosess, er det viktig å ta hensyn til kompleksiteten av kontrakten, omfanget av nødvendig dokumentasjon, og andre relevante faktorer.

Hvis kontrakten er omfattende eller kompleks, må oppdragsgiver ta hensyn til dette ved å la leverandørene få tilstrekkelig tid til å utarbeide et grundig tilbud. Reglene krever at fristene som settes er forholdsmessige, noe som vil si at de skal være rimelige ut fra oppdragets omfang og natur.

Oppdragsgiver bør også ta hensyn til perioder med mange helligdager eller fridager, og vurdere lengre frister hvis konkurranser gjennomføres i slike perioder. Kunnskap om markedet er også relevant å vurdere, f.eks. om oppdragsgiver kjenner til topper eller perioder der bransjen er spesielt opptatt som kan medføre manglende evne til å innlevere forespørsel om deltagelse i nye konkurranser eller innlevering av tilbud. Hvis det er spesielle forhold som krever kortere frister, kan dette være tillatt, men ikke hvis årsaken er forhold på oppdragsgivers side.

Dersom en eksisterende leverandør har en konkurransefordel, for eksempel ved å ha bistått oppdragsgiver tidligere, kan det være nødvendig å forlenge fristen for å sikre rettferdig konkurranse. Oppdragsgiver må informere alle leverandører om eventuelle forlengelser av tilbudsfristen så raskt som mulig. Dette sikrer likebehandling og forutsigbarhet, som er sentrale prinsipper i regelverket for offentlige anskaffelser.

Når kan frister forkortes?

Det finnes to tilfeller hvor oppdragsgiver kan gjøre unntak fra hovedreglene om frister, og sette de kortere enn det som vanligvis kreves:

• Dersom oppdragsgiver har publisert en veiledende kunngjøring.
• Dersom det i et hastetilfelle er umulig å gjennomføre en konkurranse med minimumsfristene. Dette kalles ofte for en hasteanskaffelse eller hasteprosedyre.

Oversikt over frister

^{* Dersom oppdragsgiver ikke krever at tilbudene skal leveres elektronisk, skal fristen være minst 35 dager.}