Avklare behov og forberede konkurransen

Konkurransegrunnlag er en fellesbetegnelse for alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjema, som oppdragsgiver enten utformer eller henviser til. Formålet med konkurransegrunnlaget er å fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, jf. anskaffelsesforskriften § 4-2 bokstav a. Konkurransegrunnlaget er en del av anskaffelsesdokumentene, som er en fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD), jf. § 4-2 bokstav b.

Oppdragsgiver er pliktig å utarbeide et konkurransegrunnlag, med mindre kunngjøringen inneholder opplysningene som er beskrevet i §§ 8-4 andre ledd og 14-1 tredje og fjerde ledd.

Konkurransegrunnlaget skal gjøres tilgjengelig fra den dagen anskaffelsen kunngjøres, jf § 14-1 andre ledd.

Konkurransegrunnlaget bør utformes slik at det tilrettelegger for at behovet dekkes i hele kontraktsperioden, i tillegg til å ivareta konkurranse, likebehandling og forutsigbarhet for leverandørene. De krav og kriterier som stilles, skal være forholdsmessige, det vil si at de ikke skal være strengere eller mer omfattende enn det som er nødvendig for å få den ytelsen virksomheten har behov for. Oppdragsgiver har risiko for uklarheter i konkurransegrunnlaget, jf. §§ 8-4 og 14-1.

Anskaffelser i del I

For anskaffelser som følger forskriftens del I, er det ikke plikt til kunngjøring, og heller ikke plikt til å utarbeide et konkurransegrunnlag. Man må likevel for anskaffelser mellom kr. 100.000 eks. mva. og 1,3 millioner ivareta de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4. Å utarbeide et konkurransegrunnlag kan for eksempel kunne bidra til å ivareta hensynet til forutberegnelighet.

Anskaffelser over nasjonal terskelverdi

For anskaffelser over den nasjonale terskelverdien er det nærmere regulert i forskriften hvilke krav som kan stilles og hvordan det kan gjøres. For del II anskaffelser er krav til innholdet regulert i § 8-4. For anskaffelser som følger del III i anskaffelsesregelverket inneholder § 14-1 en minimumsliste over hvilke opplysninger som skal med i konkurransegrunnlaget. Hvis selve kunngjøringen inneholder tilstrekkelig informasjon, er det ikke nødvendig å utarbeide et eget konkurransegrunnlag, men dette er mest aktuelt for de helt enkle anskaffelser, da kunngjøringsskjemaene ikke tillater mange tegn.

Anskaffelser i del II

Krav til opplysninger i konkurransegrunnlaget, jf. § 8-4:

• hva som skal anskaffelse
• hvilke kontraktsvilkår som gjelder for oppdraget
• om oppdragsgiver vil inngå en rammeavtale
• hvordan oppdragsgiver vil gjennomføre konkurransen
• hvilke krav som gjelder for innholdet i og utformingen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud
• andre opplysninger som er av betydning for utarbeidelsen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud

Anskaffelser i del III

Krav til opplysninger i konkurransegrunnlaget, jf. § 14-1:

• hva som skal anskaffes
• hvilke kravsspesifikasjoner som er stilt for anskaffelsen
• hvilke kvalifikasjonskrav som leverandøren må oppfylle og hvilke objektive krav som skal anvendes for å velge ut leverandøren ved begrensede prosedyrer
• hvilke tildelingskriterier som gjelder
• om oppdragsgiveren vil inngå en rammeavtale, et innovasjonspartnerskap eller etablere en dynamisk innkjøpsordning
• hvordan oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen, inkludert informasjon om hvilken prosedyre som er valgt, hvilke frister som gjelder, krav til kommunikasjon og hvilke krav som gjelder for innholdet og utformingen av en forespørsel om å delta i konkurransen eller et tilbud – les mer om konkurranseregler
• hvor lenge leverandørene må vedstå seg tilbudet sitt

Se §§ 14-1 til 14-3 for en mer utfyllende beskrivelse av kravene som gjelder for konkurransegrunnlag for anskaffelser som skal følge del III i forskriften.

Frist for å innlevere tilbud

Leverandør skal ha tid til å sette seg grundig inn i konkurransegrunnlaget og ikke minst tid til å utarbeide et tilbud. Tilstrekkelig lang tilbudsfrist er avgjørende for at leverandørene kan levere sine beste tilbud. 

For del II er det ikke regulert minimumsfrister. Ved fastsettelsen av frister skal det tas hensyn til kontraktens kompleksitet, og tiden det tar for leverandør å utarbeide et tilbud, jf. § 8-14.

Fristene som er angitt i anskaffelsesregelverket er minimumsfrister, jf. kapittel 20.Se mer informasjon i oversikten om fristene for innlevering av tilbud

 At det er en minimumsfrist innebærer at oppdragsgiver aktivt må vurdere i hver enkelt anskaffelse om fristen bør være lenger. Dersom anskaffelsen er kompleks, med mange krav til dokumentasjon eller mange dokumenter leverandørene må sette seg inn i, kan dette være grunnlag for at tilbudsfristen bør være lenger enn 30 dager. Det samme gjelder der det mange helligdager eller feriedager i perioden der anskaffelsen ligger ute.

Hvis leverandøren ikke får tilstrekkelig tid til å arbeide med tilbudet, kan oppdragsgiver risikere å få inn mangelfulle eller dårlige tilbud som medfører en plikt til å avvise leverandøren eller tilbudet. Oppdragsgiver kan også risikere at leverandørene avstår fra å levere inn tilbud.

Vedståelsesfrist

Oppdragsgiver bør angi hvor lenge leverandørene skal vedstå seg tilbudet sitt. Dersom det ikke er angitt et tidspunkt i anskaffelsesdokumentene, vil leverandøren være bundet av tilbudet sitt i 30 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen, jf. §§ 8-15 og 20-6.

30 dager kan noen ganger være uforholdsmessig lang tid, spesielt ved enkle anskaffelser. Husk at mange leverandører kan la være å levere tilbud i andre konkurranser fordi de ikke har kapasitet nok til å oppfylle kontraktsforpliktelsene i to kontrakter.

For andre mer komplekse kontrakter kan 30 dager være for kort. Oppdragsgiver bør vurdere hvor lang tid man trenger for å evaluere tilbudene. Blant annet kan hvilke interne prosedyrer skal gjennomføres, hvor lang tid tar det å evaluere tilbudene, om det er en konkurranse der det skal forhandles, være faktorer som påvirker hvor lang vedståelsesfristen bør være. I tillegg må man innkalkulere karensperiode før inngåelse av kontrakt, jf. §§ 10-2 og 25-2. Men pass på at vedståelsesfristen ikke må være for lang, da leverandørene kan kvie seg for å inngi tilbud når de må vedstå seg tilbudet for lenge.

Når du utarbeider konkurransegrunnlaget, kan du stille ulike typer krav og kriterier for å ivareta klima- og miljøhensyn. Omfanget av klima- og miljøbelastningen har betydning for hvilke forpliktelser oppdragsgiver har til å oppstille miljøkrav eller -kriterier i anskaffelsen.

Miljøbelastningen er forskjellig for ulike varer og tjenester. Noen har størst belastning knyttet til selve produksjonen, noen til bruk, mens andre igjen først blir en miljøbelastning når de blir avfall/skal kastes. Noen har miljøutfordringer knyttet til kjemikalier, andre til utslipp av klimagasser, mens andre igjen representerer en utfordring for naturmangfold. Det er viktig at oppdragsgiver har oversikt over klima- og miljøbelastningen til den aktuelle anskaffelsen når reglene om klima- og miljøhensyn vurderes:

Anskaffelsesforskriften § 7-9 oppstiller krav til hvordan klima- og miljøhensyn skal ivaretas i offentlige anskaffelser. Hovedregelen er at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum tretti prosent, jf. § 7-9 (2). Ved prioritering gjelder egne regler.

Dersom det er klart at det gir en bedre klima- og miljøeffekt å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, kan tildelingskriterier etter både andre og tredje ledd erstattes, jf. § 7-9 (4) 1. pkt. Dette skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene.

Unntaksvis gjelder forpliktelsene til å stille krav eller kriterier etter den bestemmelsen ikke dersom anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning om er uvesentlig, jf. § 7-9 (5). Dette må også begrunnes i anskaffelsesdokumentene.

Se DFØs veileder om regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for veiledning om disse reglene.

Det er viktig å angi hvordan leverandøren kan eller skal dokumentere at miljøkrav og -kriterier er oppfylt. Les mer om ulike typer krav og kriterier i andre deler av anskaffelsesprosessen steg for steg og se  eksempler på krav og tildelingskriterier i kriterieveiviseren til DFØ.