Avklare behov og forberede konkurransen

Spesifikasjonene og konkurransereglene skal bygge på konkurransestrategien og de føringer og valg som er gjort der.

Spesifikasjonen må videre være tydelig på hva din virksomhet har behov for, hva som er viktig for dere, hvilke formål og resultater dere ønsker å oppnå med anskaffelsen.

• Din virksomhet skal ha spisskompetanse på hva behovet er, hvilket resultat dere ønsker å oppnå.
• Leverandørene skal ha spisskompetanse på å løse dette behovet. 

Du bør med andre ord beskrive hva dere skal ha, og ikke hvordan det skal løses.

Dere definerer behovet, siden dere kjenner behovet best. Basert på beskrivelsen leverer leverandørene sine beste løsningsforslag, da de har spisskompetanse på hva som er mulig å levere for å tilfredsstille det beskrevne behovet og det som er viktig for dere som oppdragsgiver.

Konkurransegrunnlaget er en del av anskaffelsesdokumentene, som er en fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD), jf. § 4-2 bokstav b. Det skal utarbeides et konkurransegrunnlag med mindre kunngjøringen inneholder tilstrekkelige opplysninger.

Konkurransegrunnlag, jf. §§ 8-4 og 14-1 skal beskrive hvilke krav som stilles til egenskapene ved det som skal leveres og hvilke krav som stilles til leverandørenes kvalifikasjoner.

I tillegg skal det angis hvilke tildelingskriterier som gjelder, hvordan leverandørene skal dokumentere oppfyllelse av krav eller kriterier og hvilke kontraktsvilkår som gjelder. Det skal også angis hvilke prosedyre som er valgt og hvilke eventuelle utvelgelseskriterier som er fastsatt.

Konkurransegrunnlaget er de dokumenter som sendes ut til markedet for å be om tilbud. Konkurransegrunnlaget skal gjøres tilgjengelig fra den dagen anskaffelsen kunngjøres.

Konkurransegrunnlaget bør utformes slik at det tilrettelegger for at behovet dekkes i hele kontraktsperioden, i tillegg til å ivareta konkurranse, likebehandling og forutsigbarhet for leverandørene. De krav og kriterier som stilles, skal være forholdsmessige, det vil si at de ikke skal være strengere eller mer omfattende enn det som er påkrevet for å få den ytelsen virksomheten har behov for.

Anskaffelser med kontraktsverdi under 1,3 millioner kroner ekskl. mva.

Anskaffelser som følger forskriftens del I, er det ikke plikt til kunngjøring og det er ikke detaljerte regler om hvordan konkurransegrunnlaget skal utformes. Det er likevel krav om konkurranse for alle anskaffelser over kr 100.000 eks mva. og de grunnleggende prinsippene i lovens § 4 skal følges.

Anskaffelser med kontraktsverdi over 1,3 millioner kroner ekskl. mva.

For anskaffelser over den nasjonale terskelverdien er det nærmere regulert hvilke krav som kan stilles og hvordan det kan gjøres, jf. §§ 8-5 og 15-1 flg. Der selve kunngjøringen inneholder tilstrekkelig informasjon, er det ikke nødvendig å utarbeide et eget konkurransegrunnlag, men dette vil kun gjelde for de helt enkle anskaffelser, da kunngjøringsskjemaene ikke tillater mange tegn.

Innholdet i et konkurransegrunnlag:

Opplysninger i konkurransegrunnlaget

• hvilken ytelse det ønskes tilbud på og hvilket formål og resultater som ønskes oppnådd med anskaffelsen. Krav til hva leverandøren skal beskrive og godtgjøre i tilbudet.
• hvilke spesifikasjoner (krav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår for gjennomføringen av leveransen) som er viktige for behovsoppfyllelse
• hvilke kvalifikasjonskrav som er viktige (krav til leverandørens egnethet) og hvilke objektive krav som skal anvendes for å velge ut leverandøren ved begrensede prosedyrer.
• hvordan tilbudene vil bli evaluert (tildelingskriterier) og hvordan leverandøren skal dokumentere oppfyllelse av tildelingskriterier 
• øvrige opplysninger som gir informasjon om hva som skal anskaffes, eller hvordan det skal anskaffes (rammeavtale, delkontrakter mm)
• hvilke regler som gjelder for gjennomføringen av konkurransen  (hvilke frister som gjelder, hvilken prosedyre som skal følges, krav til alternative tilbud, krav til kommunikasjon mm)

• hvordan tilbudene skal utformes, frister, krav til alternative tilbud, krav til eventuelle underentrepriser mm
• kontraktsvilkår - generelle og spesielle kontraktsvilkår
• Hvilken tilbudsfrist som gjelder. Husk det skal være tilstrekkelig tid.
• Hvor lenge leverandørene må vedstå seg tilbudet sitt.

For anskaffelser som følger del III i anskaffelsesregelverket inneholder § 14-1 en minimumsliste over hvilke opplysninger som skal med i konkurransegrunnlaget. For del II anskaffelser er innholdet regulert i § 8-4. Det ikke nødvendig å utarbeide et konkurransegrunnlag, under forutsetning av at kunngjøringen inneholder tilstrekkelig med informasjon.  

 Start arbeidet med å opprette anskaffelsen i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV).

Dersom du benytter et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), vil dette gi den samme gode oversikten som et konkurransegrunnlag.

Frist for å innlevere tilbud

Leverandøren skal ha tid til å sette seg grundig inn i konkurransegrunnlaget og ikke minst tid til å utarbeide et tilbud til dere. Tilstrekkelig lang tilbudsfrist er avgjørende for at leverandørene kan innlevere sine beste tilbud. 

De fristene som er angitt i anskaffelsesregelverket er minimumsfrister, jf. kapittel 20. Disse fristene kan være alt for korte dersom det er kompleks kontrakt, konkurransegrunnlaget inneholder mye dokumentasjon leverandørene skal sette seg inn i, eventuelt mye dere krever at leverandøren skal beskrive og dokumentere eller det er mange helligdager eller ferietid i mellomtiden.

Det betyr at dere må vurdere om minimumsfristene for tilbudsfrist i anskaffelsesregelverket faktisk gir tilstrekkelig tid for leverandørene til å inngi sitt beste tilbud. 

Å kunngjøre en anskaffelse rett før sommerferien med innleveringsfrist i august, vil som regel ikke gi leverandørene tilstrekkelig tid. Du kan risikere å få inn mangelfulle eller dårlige tilbud som medfører at du plikter å avvise leverandøren eller tilbudet. Du kan også risikere at leverandørene avstår fra å levere inn tilbud fordi det er ferietid.

Vedståelsesfrist

Du bør angi hvor lenge leverandørene skal vedstå seg tilbudet sitt. Dersom det ikke er angitt en tidspunkt i anskaffelsesdokumentene, vil leverandøren være bundet av tilbudet sitt i 30 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen, jf. §§ 8-15 og 20-6.

30 dager kan noen ganger være uforholdsmessig lang tid, spesielt ved enkle anskaffelser. Husk at mange leverandører kan la være å innlevere tilbud i andre konkurranser fordi de ikke har kapasitet nok til å oppfylle kontraktsforpliktelsene i to kontrakter.

For andre mer komplekse kontrakter kan 30 dager være for kort. Du bør vurdere hvor lang tid dere trenger for å evaluere tilbudene. Hvilke interne prosedyrer skal gjennomføres, hvor lang tid tar det å evaluere tilbudene, er det en konkurranse der det skal forhandles mm. I tillegg må du innkalkulere karensperiode før inngåelse av kontrakt, jf §§ 10-2 og 25-2. Men pass på at vedståelsesfristen ikke må være for lang, da leverandørene kan kvie seg for å inngi tilbud når de må vedstå seg tilbudet for lenge.

Når du utarbeider konkurransegrunnlaget, finnes det ulike muligheter til å stille krav og kriterier for å ivareta klima- og miljøhensyn. Omfanget av klima- og miljøbelastningen har betydning for hvilke forpliktelser oppdragsgiver har til å oppstille miljøkrav eller -kriterier i anskaffelsen.

Miljøbelastningen er forskjellig for ulike varer og tjenester. Noen har størst belastning knyttet til selve produksjonen, noen til bruk, mens andre igjen først blir en miljøbelastning når de blir avfall / skal kastes. Noen har miljøutfordringer knyttet til kjemikalier, andre til utslipp av klimagasser, mens andre igjen representerer en utfordring for naturmangfold. Det er viktig at oppdragsgiver har oversikt over klima- og miljøbelastningen til den aktuelle anskaffelsen når reglene om klima- og miljøhensyn vurderes.

Anskaffelsesforskriften (FOA) § 7-9 oppstiller krav til hvordan klima- og miljøhensyn skal ivaretas i offentlige anskaffelser. Hovedregelen er at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum tretti prosent, jf. FOA § 7-9 (2).

I anskaffelser hvor oppdragsgiver angir tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge, bør klima- og miljøhensyn være blant de tre høyeste prioriterte, jf. FOA § 7-9 (3). Dersom tildelingskriteriene ikke prioriteres i tråd med tredje ledd, skal det stilles klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, jf. FOA § 7-9 (4) 2. pkt.

Dersom det er klart at det gir en bedre klima- og miljøeffekt å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, kan tildelingskriterier etter både andre og tredje ledd erstattes, jf. FOA § 7-9 (4) 1. pkt. Dette skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene.

Unntaksvis gjelder forpliktelsene til å stille krav eller kriterier etter den bestemmelsen ikke dersom anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning om er uvesentlig, jf. FOA § 7-9 (5). Dette må begrunnes i anskaffelsesdokumentene.

Se DFØs veileder om regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser for nærmere veiledning om disse reglene.

Miljøkrav, miljøkriterier eller kontraktskrav, enten de knytter seg til selve ytelsen eller leverandøren, skal oppfylle visse overordnede krav. Blant annet er det viktig å angi hvordan leverandøren kan dokumentere at kravet er oppfylt. Les mer om de ulike krav og kriterier i andre deler av anskaffelsesprosessen steg for steg.

Eksempler på krav

• Maksimalt energibehov
• Maksimalt utslipp av CO2
• At produktene ikke skal inneholde bestemte helse- og miljøfarlige kjemikalier

Se flere eksempler på krav og kriterier i kriterieveiviseren til DFØ.