Avklare behov i bygg- og anlegg

Det første som må gjøres er å gjøre en grundig gjennomgang av behovet:

• Er det et tydelig definert behov fra en bruker, eller er det flere behov og flere brukere?
• Hva ligger bak behovet? Er det etterspørselbasert eller politisk? 
• Endrer behovet seg over tid? Hvordan ser behovet ut om 5 - 10 - 25 år?

Når det er meldt inn behov om ny funksjonalitet, større arealer eller har et gammelt bygg eller anlegg, er det lett å konkludere med at den enkleste løsningen er å bygge nytt. Det kan imidlertid godt hende at behovet kan løses uten å sette i gang et nytt byggeprosjekt. Disse vurderingene kan være en del av en mulighetsstudie, som får fram mulige måter å løse behovene som er identifisert. Studien gir et godt grunnlag for videre beslutning på ledernivå og må inneholde tydelige strategiske mål.

Finn gapet mellom ønsket behov og dagens situasjon. Løsning på hvordan behovene skal dekkes finner du senere. Behovsanalysen bør inkludere møter med brukerne. Få brukerne til å beskrive behovet i form av sin oppgaveløsning eller målsetningen for aktiviteten - Ikke konkrete beskrivelser av sluttproduktet i form av en ny skole eller omsorgsboliger.

Behovsanalysen skal ta med økonomisk situasjon, viktige overordnede mål som (fylkes-) kommunale mål og reguleringer, og eventuelle mål i eiendomsstrategi og andre strategier.

Tips til hva du bør vurere

• Har du kompetanse til å gjøre hele behovsanalysen selv, eller må du kontrahere de første rådgiverne for å bidra til utredninger?
• Hvordan dekker eksisterende løsning behovet?
• Hva er dagens behov?
• Hva er framtidige behov?
• Ha møter med brukerne, hva er viktig for dem og tjenesteproduksjonen deres?
• Gjør en interessentanalyse og lag en strategi for å styre forventninger
• Undersøk hvilke funksjoner som skal dekkes og eventuelle spesielle behov, krav til universell utforming utover regelverk mm.
• Driftsmessige forutsetninger

De første vurderingene rundt et mulig prosjekt skjer her. Gjennomføringsstrategi eller entrepriseform er ennå ikke avgjort.

En utfordring med tanke på LCC er at behovet ofte blir definert som en løsning fremfor et behov. For å definere behovet må prosjektleder og prosjektteam være bevisste på å beskrive behovet som funksjonskrav. Alternativene for hvordan behovet skal dekkes utvikles etter at behov, mål og krav er besluttet.

I BA2015s veileder Tidligfase i byggeprosjekter oppgis følgende eksempler på identifiserte behov:

• En bygning har ikke blitt oppgradert på lengre tid, og utformingen er lite funksjonell for virksomhetens brukere og arbeidsprosesser – interessenters behov
• En virksomhet vokser og har behov for flere kontorplasser – etterspørselsbasert behov
• En kommune har hatt netto innflytting og opplever at kommunens skoler ikke tilfredsstiller krav til areal pr. elev – normative behov (behov gitt av lover, forskrifter, kommunale vedtak, etc.)

Eksemplene på behov vist over er ofte karakterisert som prosjektutløsende behov.

I livsløpsperspektivet bør også andre behov kartlegges for eksempel for å:

• forbedre virksomheten
• legge til rette for å dekke fremtidig endring i behov
• ta oppgraderinger i bygningsmassen du vet må gjøres noe frem i tid, og som det kan lønne seg å gjøre når man uansett skal utrede et byggeprosjekt.

I et livsløpsperspektiv vil også definerte krav og mål påvirke kostnaden. Strenge energikrav vil gi lavere energiforbruk i driftsfasen og følgelig lavere løpende energikostnader. Samtidig kan strenge krav om plusshus, gjøre at investeringskostnaden for å spare/ selge energi i driftsperioden er høyere enn verdien av besparelsen i årlige energikostnader. Dette vil utredes i konseptutviklingen og i konseptbearbeidingen.

I behovsfasen er det viktig å være klar over denne potensielle målkonflikten mellom mål om lavest mulig investeringskostnader og klimavennlig bygg. I denne fasen bør målene prioriteres, for at prosjektet skal få tydelige rammer for hva som skal prioriteres i konseptutviklings- og konseptbearbeidingsfasen.

Les mer om LCC på temasidene til Bygg og anlegg

Noen av prosjektleders viktigste oppgaver i behovsfasen: 

• Lede behovsvurderingen
• Lede utforming av prosjektmandat og styringsdokument, herunder kommunikasjonsstrategi, informasjonshåndtering og miljøstrategi, i tråd med prosjektets rammebetingelser. Dette skal beskrive behovet som skal dekkes, samt krav og mål til hvordan prosjektet skal løses.
• Ansvarlig for å få utarbeidet foreløpige kostnadsoverslag for utbedring av behovet
• Sammen med prosjekteier sette sammen prosjektgruppe og organisasjonsstruktur 

Noen av prosjekteiers hovedoppgaver i behovsfasen: 

• Ansvarlig for å igangsette og godkjenne en behovsvurdering (gap mellom dagens situasjon og behov, eie/leie, reguleringsplaner mm.) for å etablere beslutningsunderlag for anskaffelsen.
• Nedfelle prosjektets/ anskaffelsen(es) overordnede hensikt og bakgrunn, mål og ambisjoner, rammebetingelser, og brukere og interessentenes forventninger til prosjektet
• Ansvarlig for etablering av en prosjektorganisasjon og struktur som sikrer god styring av prosjektet, herunder utpeke prosjektleder og opprette prosjektgruppe og styringsgruppe, samt bistå prosjektleder i å skaffe bemanning og kompetanse