Veiledning om nye kunngjøringsskjema

Del 1 – Introduksjon

Denne veiledningen er en generell veiledning til de nye kunngjøringsskjemaene. Vi gjør oppmerksom på at det kan være variasjoner i hvordan leverandørene av KGV har implementert skjemaene i sine løsninger, noe vi ikke kan ta høyde for her. Det nye formatet for kunngjøringsskjema gir større fleksibilitet i hvordan skjemaene og feltene vises enn tidligere, og det kan være felter i KGV som fylles ut automatisk. Denne veiledningen tar for seg utfyllingen av kunngjøringsskjema steg for steg ved å beskrive innholdet i skjemaenes nummererte felt, de såkalte Forretningsvilkårene (BT-numrene), som utgjør grunnstrukturen i det nye formatet. Rekkefølgen på feltene er basert på rekkefølgen i vedlegg 2 til forordningen, og ikke i nummerrekkefølge.

De nye kunngjøringsskjemaene består av totalt 40 skjemaer, og det er vedlegget til forordningen som viser hvilken oppbygging av felter de ulike skjemaene har. Vedlegget gir en kort beskrivelse av feltene, hvordan feltene skal fylles ut, hvilken datatype som skal fylles ut og hvorvidt de er obligatoriske eller ikke. I Norge har vi lagt oss så nært EU som mulig, og vil som hovedregel ikke gjøre egne nasjonale tilpasninger. Ved innsending av skjemaene vil skjemaet gå gjennom en validering som sjekker om det er innhold i de obligatoriske feltene, og at innholdstypen er riktig. Det skjer ingen kontroll av selve innholdet i feltene, og det er oppdragsgiver som er ansvarlig for at utfyllingen skjer i henhold til gjeldende krav og regelverk.

I Norge er det Doffin som er den eneste tillatte eSender, som vil si at de ulike KGVene må integreres mot Doffin, som vil gjøre en første validering av innsendte kunngjøringer, og sende kunngjøringer over terskelverdi til TED.

1.1 Begreper

Med de nye kunngjøringsskjemaene introduseres noen nye begreper/definisjoner som det er spesielt aktuelt å trekke frem både ved bruk av skjemaene og denne veiledningen.

Kunngjøringer som omfattes av anskaffelsesforskriften, refereres til som «generelt direktiv», mens forsyningsforskriften omfattes av «sektordirektivet».

Kunngjøringer innenfor anskaffelsesdirektivenes ordinære virkeområde omtales som standard regime, mens kunngjøringer av ytelser omfattet av «forenklet» regime omtales som forenklet regime.

I skjemaene omtales oppdragsgiver enten som «oppdragsgiver» eller «kjøper». Skjemaene er delt inn i ulike deler, som i kunngjøringen omtales som «del», eller på engelsk «part», og i de øvrige skjemaene henvises det til delkontrakt, eller på engelsk «lot», som betegnelse på en mindre del av den totale kontrakten.

Når det i denne veiledningen, i et avsnitt som dekker flere typer skjema – for eksempel både konkurransekunngjøringer og forhåndsvarsel – henvises til at opplysningene kan fylles ut for en delkontrakt, kan disse også spesifiseres for en "del" i et forhåndsvarsel i de tilfeller hvor feltene skal fylles ut i flere skjematyper. Begrepet "forhåndsvarsel" brukes som en samlebetegnelse for forhåndsvarsel og veiledende kunngjøringer.

Del 2 – Konseptuelle endringer

I denne delen synliggjøres noen av mulighetene og de større endringene nye kunngjøringsskjema medfører. Dette er endringer i innholdet og endringer i skjemaoppbyggingen. Avsnittene i dette kapittelet tar altså sikte på å beskrive store konseptuelle endringer i oppbyggingen av skjemaene, endringer som endrer arbeidsflyt og endringer på tvers av skjemaer og felter.

2.1 Feltene i kunngjøringsskjema

Mange av feltene kan kjennes igjen fra de gamle skjemaene, men noen har fått nye navn. Det er også introdusert noen nye felter, og enkelte av de gamle er fjernet.

Det er innført en del nye felter for opplysninger som tidligere var angitt i for eksempel konkurransegrunnlaget. Eksempler på slike felter er maksimal verdi av rammeavtaler eller krav til sikkerhetsgodkjenning av medarbeidere. En del av de nye feltene er valgfrie, og dersom de fylles ut, vil informasjonen være tilgjengelig i den publiserte kunngjøringen både på TED og i Doffin.

Ved utfylling av feltene vil man kunne oppleve at noen av feltene går igjen og noen ganger på ulike nivåer, det vil si at opplysningene for eksempel skal fremkomme både samlet for prosedyren, men også for hver delkontrakt. Et eksempel er BT-22, hvor oppdragsgiver skal fylle ut en intern identifikator for prosedyren og for hver av delkontraktene. En "intern identifikator" skal forstås generelt som en brukeroppgitt verdi for unik identifikasjon, herunder for eksempel oppdragsgivers referansenummer. Den kan for eksempel brukes til å identifisere en delkontrakt eller et tilbud.

Både på tvers av nivåer og på tvers av direktiver og skjematyper kan det være forskjell på om feltene er obligatoriske eller valgfrie for oppdragsgiver å fylle ut.

Alle BT-numrene fremgår av vedlegget til forordningen, men ikke alle feltene sees i selve skjemaet. Noen av feltene er «skjulte», og fylles ut automatisk basert på valg som gjøres i skjemaene. Et eksempel er felt for angivelse av organisasjonens «roller» (BT-08), som skal fylles ut for alle organisasjoner tilknyttet kunngjøringsprosedyren, men som fylles ut automatisk, basert på informasjon angitt andre steder i skjemaet.

BT-numrene vil ikke vises i en publisert melding eller kunngjøring, men informasjonen vil bli publisert under det aktuelle avsnittet. Et eksempel er informasjon om utvelgelseskriterier i felt BT-747, som vil fremkomme under punkt 2.1.9 i avsnittet om utvalgskriterier i en publisert konkurransekunngjøring.

2.2 Implementering av skjemaene i KGV

Det nye formatet for kunngjøringsskjema gir leverandørene av KGV større fleksibilitet i måten skjemaene presenteres. KGV-leverandørene har mulighet til å styre det grafiske utrykket, rekkefølge og form på enkelte felter, utformingen av hjelpefelter og graden av gjenbruk av data. Dette betyr at skjemaene kan se ulike ut på tvers av plattformene.

KGV-leverandørene har mulighet til å endre navn og beskrivelser av felter, for eksempel for å forbedre brukervennligheten eller tilpasse feltene til nasjonal begrepsbruk eller kontekst. De kan også avstå fra å vise spesifikke felter.

Vi oppfordrer derfor oppdragsgivere til å ha tett dialog med sin KGV-leverandør om mulige endringer og forbedringer i implementasjonen.

2.3 Utfylling av "organisasjoner"

Nytt med nye kunngjøringsskjema er at oppdragsgiver skal angi opplysninger om hvilke, og hvordan, organisasjoner er tilknyttet kunngjøringen. Organisasjonene skal opprettes som objekter med all relevant informasjon som et selvstendig steg i prosessen før oppdragsgiver fyller ut skjemaet.

Når oppdragsgiver har valgt skjemaet som skal fylles ut, og i ettertid har opprettet vedkommende myndighet(er) etc., kan opplysningene deretter (gjen)brukes til å fylle ut relevante deler av kunngjøringsskjema, hvor "organisasjonen" velges fra en liste som opprettes automatisk.

Dette betyr at når oppdragsgiver begynner å fylle ut et skjema, skal oppdragsgiver for eksempel opprette egen organisasjon, før den settes inn i området om oppdragsgiver, eller at tingretten som er ansvarlig for eventuell klagebehandling, skal settes opp som en organisasjon, før oppdragsgiver kan fylle ut opplysninger om klageinstans i skjemaet.

Tilsvarende må oppdragsgiver opprette den vinnende tilbyder som organisasjon i forbindelse med utfylling av kunngjøring om inngåtte kontrakter, før oppdragsgiver skal fylle ut opplysninger om tildeling.

Alle organisasjoner som opprettes som en del av kunngjøringen, må tildeles en rolle før kunngjøringen sendes.

2.4 Delkontrakter

De nye kunngjøringsskjemaene er i stor grad bygget på en struktur med fokus på delkontrakter. I utfylling av skjemaene vil disse refereres til som «lots». Som en del av dette er det flere felter som både kan, og må, fylles ut for hver enkelt delkontrakt. For eksempel er det nå mulig å fylle ut egne egnethetskriterier og egen tilbudsfrist for hver delkontrakt (dette er det p.t. ikke åpnet for i den norske implementasjonen). Dette gir større fleksibilitet på tvers av underkontrakter, men kan også i noen tilfeller resultere i større kompleksitet og risiko for at informasjon som burde stemme overens, ikke gjør det.

Som en konsekvens er det derfor obligatorisk for alle skjemaer å bruke minst én del av kontrakten. Dette betyr at dersom kontrakten din ikke er delt opp i flere underentrepriser, men du tilbyr én samlet kontrakt, må informasjon om den aktuelle kontrakten fylles ut som "Lot 1". Det er imidlertid ikke nødvendig å følge numerisk sekvensering i nummereringen av underkontrakter ved flere delkontrakter, og det kan være hull i nummereringen.

Skjemaene for publisering av forhåndsvarsel har samme struktur, men refererer til «del/part». På samme måte skal minst en «del» alltid brukes i et forhåndsvarsel.

Funksjonelt kan en del i en forhåndskunngjøring anses å likestilles med en delkontrakt, men i en påfølgende konkurransekunngjøring kan delen enten være en delkontrakt eller en del som senere blir en selvstendig anbudsprosedyre.

Dersom du har behov for å referere til en bestemt delkontrakt, for eksempel et annet sted i det øvrige konkurransegrunnlaget eller i andre kunngjøringer senere under kunngjøringsprosedyren, er det en unik identifikator for hver delkontrakt. BT-22-Lot er obligatorisk ved delkontrakter, og brukes som en referanse for «deler» og «grupper av delkontrakter».

2.5 Grupper av delkontrakter

I de nye kunngjøringsskjemaene er det mulig å opprette grupper av delkontrakter, som kalles «GLO» (Group of Lots). Gruppering av delkontrakter er valgfritt.

For den individuelle anskaffelsesprosedyren kan det være noen delkontrakter som kan grupperes, og som tillater tilbydere å levere sine tilbud for gruppen av delkontrakter. Tilsvarende kan begrepet grupper av delkontrakter også benyttes ved begrensning av maksimalt antall tildelte delkontrakter eller antall delkontrakter som oppdragsgiver ønsker å tildele samme virksomhet, slik at begrensningen skjer på gruppenivå.

For tildeling og utfylling av kunngjøringer på inngåtte kontrakter er gruppering av delkontrakter kun en konseptuell idé, som betyr at tildelingen skal være pr. delkontrakt, selv om delkontraktene inngår i en gruppe delkontrakter. Forskriften slår fast at hver delkontrakt har sitt eget resultat.

2.6 Tilbakeholdelse av informasjon ved publisering av kunngjøring

Enkelte opplysninger som fylles ut i kunngjøringsskjema kan holdes tilbake fra publisering i en definert periode. Denne funksjonen kan kun brukes i utvalgte skjematyper, for eksempel kunngjøring av inngåtte kontrakter, og kan variere basert på underliggende direktiv. De lagrede dataene vil fortsatt bli sendt til TED, men vil ikke bli publisert før den angitte datoen. Dersom oppdragsgiver ikke ønsker at data skal sendes til TED i det hele tatt, er den eneste løsningen å ikke fylle ut feltene. Vi gjør samtidig oppmerksom på at dette ikke er et alternativ dersom feltet er obligatorisk. Doffin vil, i likhet med TED, skjule informasjon som er holdt tilbake for senere publisering.

For at informasjonen i et felt skal holdes tilbake fra offentliggjøring, må fire forretningsvilkår fylles ut for hvert felt som ikke skal publiseres:

• Det må oppgis en referanse til feltet som ikke må publiseres (BT-195).
• Velg en årsak til ikke-publisering fra en liste (BT-197).
• En spesifikk grunn for ikke-publisering er gitt (BT-196).
• Angi også en publiseringsdato (BT-198).

Det er imidlertid viktig for oppdragsgiver å være klar over at tilbakeholdelse av opplysninger fra offentliggjøring må være i henhold til øvrige krav i lovverket.

2.7 Avvisningsgrunner

En nyhet er at det er lagt til spesifikke felter i kunngjøringsskjema for å angi avvisningsgrunner som brukes i prosedyren, fremfor som en del av et større fritekstfelt. Se utfyllende beskrivelse i del 3.

Del 3 – Utfylling av spesifikke felter i de nye kunngjøringsskjemaene

I denne delen ser vi nærmere på utfylling av spesifikke felter i de nye kunngjøringsskjemaene. Dette kan brukes som et verktøy i utfylling av kunngjøringer.

For å forstå konteksten informasjonen skal fylles ut i, kan det være nyttig å lese hele avsnittet der et forespurt felt vises, for eksempel fordi innholdet i feltet avhenger av utfylling av et relatert felt, eller fordi feltet må sees i en større sammenheng.

3.1 Grunnleggende informasjon om prosedyren

I dette avsnittet er det innført flere obligatoriske felter hvor de fleste fylles ut automatisk. Det dreier seg om tilføyelse av felter som skal gjøre det klarere å identifisere rettsgrunnlaget (BT-01) for den aktuelle prosedyren, samt hvilket skjema (BT-03) og kunngjøringstype (BT-02) som er brukt.

I tillegg kommer identifikasjonsnummeret for prosedyren (BT-04) og for den enkelte kunngjøring (BT-701), samt versjonen av denne, dersom endringer er gjort (BT-757).

Oppdragsgiver skal fylle ut opplysninger om rettslig grunnlag for prosedyren, dvs, hvilket direktiv anbudsprosedyren faller inn under i BT-01. Verdien som skal legges inn, er CELEX-nummeret (for eksempel “32014L0024" for direktiv 2014/24 (innkjøpsdirektivet)). Det er mulig å velge “annet”.

Datoen for sending av skjemaet (BT-05) vises automatisk når det er sendt til TED. Det er denne datoen fristene, for eksempel innlevering av kvalifikasjonssøknader og tilbud, regnes fra.

Når oppdragsgiver sender et skjema til publisering, vil det senest bli publisert på TED fem dager etter at Publication Office har mottatt den. Publisering på Doffin vil skje fortløpende etter publisering på TED. Nasjonale kunngjøringer vil publiseres på Doffin kl. 09.00 påfølgende dag.

Et nytt felt som også er lagt til, er muligheten for å angi en foretrukket publiseringsdato for skjemaet, for eksempel for å unngå publisering på en nasjonal helligdag (BT-738). Feltet er valgfritt å fylle ut. Den innsendte kunngjøringen vil bli lagret i Publications Office sitt interne system (TED Monitor 2022) og publiseres på angitt dato. Den foretrukne publiseringsdatoen kan være mellom 2 og 60 dager etter meldingens utsendelsesdato (BT-05). Publication Office garanterer imidlertid ikke publisering på TED på valgt dato.

3.2 Tidligere kunngjøringer av samme prosedyre

Dersom det tidligere er publisert en kunngjøring av samme prosedyre, oppgis kunngjøringsskjemanummer fra TED (BT-125). Dette kan for eksempel være veiledende kunngjøring, kunngjøring på kjøperprofil, re-kunngjøring etter avlysning e.l. Feltet kan gjentas dersom det har vært flere kunngjøringer.

Med nye kunngjøringsskjema er det lagt til felt (BT-1371 og BT-1251) som brukes til å identifisere spesifikke deler fra et av de forrige skjemaene. Det kan for eksempel være en henvisning til en bestemt delkontrakt eller et bestemt avsnitt fra et forhåndsvarsel.

3.3 Organisasjoner

Som beskrevet i del to skal oppdragsgiver opprette de myndigheter og organisasjoner hvis detaljer skal fremgå av skjemaene. For hver organisasjon utfylles

• det offisielle navnet (BT 500)
• identifikasjon (f.eks. org.nummer) (BT-501)
• adresse (BT-510, BT-512, BT-513)
• hjemmeside (BT-505)
• navnet på kontaktpersonen (BT-502) med telefonnummer (BT-503), evt. faksnummer (BT-739) og e-postadresse (BT-506)

Kontaktperson og tilhørende e-postadresse kan legges inn som person, men det anbefales at navnet på en organisasjonsenhet og for eksempel en kontaktadresse fremfor personlige e-postadresser legges inn for å redusere mengden personopplysninger i skjemaet. I tillegg kan det legges til flere såkalte kontaktpunkter (touchpoints) for hver organisasjon med annen kontaktinformasjon enn for hovedorganisasjonen.

Videre skal NUTS-koden oppgis (BT-507). NUTS-koden er en nomenklatur som refererer til et geografisk sted. Det er en overordnet kode for landet (BT-514) med underkoder delt inn på regionalt nivå (BT-507). Hver region er delt inn i forskjellige geografiske områder som kan brukes til å spesifisere plasseringen mer nøyaktig. Koden skal være nøyaktig og på høyest mulig detaljnivå, og vil ofte være knyttet til det som er oppgitt i feltene om hovedleveringssted eller hovedutførelsessted.

I kunngjøringsskjema er det lagt til valgfrie felt for å angi et bestemt avdelingsnavn under organisasjonen eller kontaktpunktet (BT-16), informasjon om organisasjonen eller kontaktpunktets eDelivery Gateway10 (BT-509). Også dersom organisasjonen er en fysisk person (BT-633). Skjemaene inneholder felt for å angi en organisasjons rolle (BT-08) og underrolle (BT-770), som fylles ut automatisk i forbindelse med valg oppdragsgiver gjør ved utfylling av skjema.

3.4 Oppdragsgiver

I skjemaets del med informasjon om oppdragsgiver kan oppdragsgiver fylle ut tilleggsopplysninger og informasjon om for eksempel URL-lenken til kjøperprofilen (BT-508). En kjøperprofil kan være en presentasjon på oppdragsgivers hjemmeside, som inneholder minst samme informasjon som en forhåndskunngjøring.

Under dette avsnittet er det også et felt for å angi virksomheten til oppdragsgiver (BT-10/BT-610). Merk at dette ikke nødvendigvis sammenfaller med aktiviteten som tilbys. En etat skal for eksempel krysse av for «Allmenne tjenester», selv om anbudet spesifikt gjelder miljø.

Oppdragsgivers rettslige status, for eksempel om det er et offentligrettslig organ, angis på grunnlag av et forhåndsdefinert listevalg (BT-11). I tillegg er det for forsvarsdirektivet og konsesjonsdirektivet et eget felt for å angi om organisasjonen som kunngjør, er oppdragsgiver (BT-740).

Det er ikke lenger spesifikke felter som indikerer at skjemaet gjelder et "felles anbud". Denne informasjonen må utledes av at flere organisasjoner står oppført med rollen «oppdragsgiver» eller "innkjøpssentral". Dersom oppdragsgiver er en innkjøpssentral, skal dette opplyses når oppdragsgiver oppretter seg som en "organisasjon", som tidligere beskrevet.

3.5 Formål

Dette avsnittet inneholder informasjon om formålet med kunngjøringen. Denne informasjonen må gis for hele anskaffelsesprosedyren og, hvis relevant, for hver delkontrakt.

Tittel/betegnelse på tilbudet eller kontrakten er angitt her (BT-21). Dette vil typisk være tittelen på konkurransen, for eksempel «Anskaffelse av varer eller tjenester». Merk at det er informasjon fra dette feltet som skal fremkomme i del 1 av ESPD.

Dersom kunngjøringen omfatter flere delkontrakter, gjentas dette på delkontraktsnivå.

Avsnittet inneholder felt BT-22, som er oversatt til fire felt i henhold til søknad og tidspunkt i prosessen:

• BT-22-Procedure
• BT-22-Lot
• BT-22-LotsGroup
• BT-22-Part

Feltene kan brukes for å angi oppdragsgivers interne identifikator for den overordnede prosedyren, den enkelte delkontrakt, for en gruppe av delkontrakter og for forhåndskunngjøring/veiledende kunngjøring. Feltet er obligatorisk å fylle ut for hver delkontrakt.

Selv om det ikke er spesifikke regler, bør oppdragsgiver sørge for at den interne identifikatoren er unik for alle prosedyrene som oppdragsgiver offentliggjør i skjemaene.

I feltet med intern identifikator for hele prosedyren kan oppdragsgiver velge å legge inn et saksnummer, f.eks. fra oppdragsgivers interne sak/arkivsystem.

Ved utfylling skal oppdragsgiver angi om kontrakten gjelder bygge- og anleggsarbeider og/eller bygg- og anleggsrelaterte varer eller tjenester (BT-23). Dersom det er en blandet kontrakt som inneholder elementer av både bygge- og anleggsarbeider og relaterte varer eller tjenester, skal hovedformålet med kontrakten fylles ut i dette feltet.

Er det en blandet kontrakt som inneholder elementer av både varer og tjenester, skal oppdragsgiver angi den kategorien som utgjør størst del av kontraktsverdien. Den delen som ikke er hovedformålet eller utgjør den største delen av verdien, kan angis tilsvarende, når det er relevant, i et nytt felt som bygge- og anleggsarbeid eller relaterte varer eller tjenester (BT-531).

I BT-24 skal oppdragsgiver gi en kortfattet beskrivelse av kontrakten eller anskaffelsen.

Det er ikke nødvendig for oppdragsgiver å gi en detaljert beskrivelse, men det er et krav at det skal komme tydelig frem hva kontrakten/anskaffelsen omfatter, slik at potensielle tilbydere har mulighet til å danne seg et inntrykk av om de er interessert i å delta.

Beskrivelsen skal dekke hva som kjøpes, og de viktigste egenskapene. Det er også hensiktsmessig å beskrive om det er visse spesielle forhold som tilbyderne må antas å måtte ta hensyn til, for eksempel om det er noen viktige tidsbegrensninger, forpliktelser for leverandøren i forbindelse med oppfyllelse av kontrakten e.l. Det kan være en utbyggingsplan, ferdigstillelsesfrist eller lignende.

Beskrivelsen av kontrakten i dette feltet danner en bindende ramme for innholdet av konkurransegrunnlaget. Dette betyr at kontraktens gjenstand må være tydelig beskrevet, og det kun er en begrenset mulighet til å endre vilkårene beskrevet her i konkurransegrunnlaget.

I BT-27 er antatt verdi av kontrakten, rammeavtalen eller delkontrakten angitt. Feltet fylles ut én gang for hele prosedyren, dvs. estimert verdi for hele kontrakten eller rammeavtalen, og fylles også ut for hver delkontrakt.

Angivelsen av estimert totalverdi for hele prosedyren skal omfatte alle delkontrakter og opsjoner.

Ved dynamiske innkjøpsordninger skal verdien som angis, beregnes som den totale estimerte verdien av alle kjøp gjennom hele varigheten av den dynamiske innkjøpsordningen.

Oppdragsgiver skal ved anskaffelse av rammeavtale angi estimert og maksimal mengde og/eller verdi i konkurransekunngjøringen.

Dersom oppdragsgiver velger å angi rammeavtalens omfang med en verdi, fungerer denne verdien som en maksimumsverdi av rammeavtalen som er oppgitt (BT-271). Det vil si den høyeste verdien av alle avrop som kan tildeles i løpet av rammeavtalens løpetid, inkl. alle opsjoner, forlengelser osv. Feltet er angitt både for hele prosedyren og på delkontraktsnivå der det er relevant.

Oppdragsgiver har et betydelig skjønn ved fastsettelse av rammeavtalens maksimale mengde og/eller verdi, men skjønnet må være saklig begrunnet. Bestiller kan ikke kunstig øke den totale maksimale mengde og/eller verdi av rammeavtalen i forhold til sine behov. Det vil imidlertid være greit å tilføre en viss «usikkerhetsmargin» dersom dette er saklig begrunnet.

3.6 Grupper av delkontrakter

Som tidligere beskrevet inneholder nye kunngjøringsskjema en funksjon for gruppering av delkontrakter.

Feltene som benyttes ved grupper av delkontrakter skal kun fylles ut dersom det benyttes grupper av delkontrakter. Dersom grupper av delkontrakter ikke benyttes, skal disse feltene ikke fylles ut.

Verdier for grupper av underkontrakter

For grupper av delkontrakter er det også lagt inn felt for informasjon, som beskrevet ovenfor, på estimert verdi angitt for en gruppe av delkontrakter under en rammeavtale (BT 27-LotsGroup) og til maksimalverdien for gruppen av delkontrakter (BT-157). Maksimalverdien for gruppen av delkontrakter fylles ut når maksimalverdien av en gruppe delkontrakter er lavere enn summen av verdien av rammeavtalen i gruppen.

Tildeling av grupper av delkontrakter

Tilbydere kan gi tilbud både på individuelle delkontrakter og på gruppene av delkontrakter som oppdragsgiver har delt delkontraktene inn i. Oppdragsgiver kan dermed sammenligne tilbudene som er gitt på grupper av delkontrakter med tilbudene som er gitt for individuelle delkontrakter, og velge det alternativet som best oppfyller tildelingskriteriene. Hver gruppe delkontrakter skal ha klare tildelingskriterier.

Nye kunngjøringsskjema inneholder derfor to felt for identifisering av en gruppe (BT-330) og for identifisering av delkontraktene som dekkes av gruppen (BT-1375).

3.7 Beskrivelse av anskaffelsen

CPV-koder

Når oppdragsgiver gjennomfører en anskaffelse, skal oppdragsgiver klassifisere anskaffelsen slik at det blir lettere for potensielle tilbydere å identifisere hva det skal gis tilbud på. På samme måte som tidligere skal oppdragsgiver legge inn koder fra felles kodeliste for offentlige kontrakter (CPV-kodeliste) (BT-26).

I feltet BT-262, fylles det inn hoved-CPV-kode. Supplerende CPV-koder angis i BT-263.

Disse feltene fylles ut både for hele prosedyren og for hver delkontrakt.

I noen tilfeller vil en enkelt CPV-kode være nok, og i andre tilfeller kan det være nødvendig å angi flere CPV-koder (tilleggskoder) for å gi en tilstrekkelig beskrivelse. I sistnevnte tilfelle må det angis en enkelt kode for hovedobjektet.

Kvantum og enhet

Oppdragsgiver kan spesifisere kvantum for sitt kjøp (BT-25) og evt enhet for kjøpet (BT-625).

Skjemaene inneholder kun ett felt for angivelse av mengde (BT-25). Bestiller må derfor ta stilling til om dette feltet skal brukes for å angi estimert eller maksimum mengde, hvor verdien som ikke er oppgitt i feltet kan legges inn for eksempel under tilleggsinformasjon (BT-300).

Opsjoner

Dersom kontrakten inneholder opsjoner, kryss av for "ja" i felt BT-53. Opsjonene skal beskrives nærmere på samme måte som kontraktens øvrige tjenester (BT-54). Dersom den foreløpige tidsplanen for utløsning av opsjonene er kjent, kan det angis i beskrivelsen.

Gjentagende anskaffelse

Dersom det er en gjentakende anskaffelse, fylles det ut i (BT-94).

Sted for gjennomføring

Dette avsnittet inneholder informasjon om primært sted for gjennomføring. Ved gjennomføring av bygge- og anleggsarbeider er det hovedstedet for gjennomføring av kontrakten som angis.

Dersom det er kjøp av varer er det leveringssted som angis, mens det for tjenester er sted for gjennomføring. Informasjonen skal gis for hele prosedyren eller, der det er mulig, gjentas for hver delkontrakt på delkontraktsnivå.

Hvor nøyaktig informasjonen kan være, avhenger av kontraktens art. Ved for eksempel kjøp av en konsulenttjeneste som skal utføres i Oslo, er "Oslo" angitt. Dersom det gjelder landsdekkende levering av varer, angis sted for gjennomføring til "Norge".

Det er mulig å fylle ut spesifikk informasjon for leverings- og gjennomføringssted i form av adresse (BT-5101), by (BT-5131), postnummer (BT-5121), land (BT-5141) og NUTS-kode for region (BT-5071).

For tjenestekontrakter gjør nye kunngjøringsskjema det mulig å angi andre mulige begrensninger med hensyn til sted for gjennomføring fra en forhåndsdefinert liste (BT-727).

Oppdragsgiver har også mulighet til bredere å beskrive tilleggsforhold i forbindelse med sted for gjennomføring (BT-728). Dette kan for eksempel være dersom tjenesten skal utføres i et bygg hvor tilgang er kun tilgjengelig mellom 8-16, eller sted for gjennomføring må angis nærmere enn bare en adresse.

3.8 Varighet

Kontraktens varighet skal oppgis her. Oppdragsgiver kan velge å spesifisere perioden med spesifikke datoer for oppstart (BT-536) og gjennomføring av kontrakten (BT-537), eller i dager, uker, måneder eller år (BT-36). Varigheten må inkludere eventuelle opsjoner.

Dersom kontrakten kan forlenges, inneholder skjemaene felt for å beskrive forlengelsen (BT-57) og et felt for å indikere hvor mange ganger forlengelse er mulig (BT-58).

Det kan enten spesifiseres med et eksakt nummer eller ved å spesifisere en ramme som er beskrevet i BT-57. Her skal oppdragsgiver angi hvor mye kontrakten kan forlenges – enten i måneder eller dager. Dersom oppdragsgiver for eksempel kan forlenge kontrakten med inntil ett år, opplyses dette under beskrivelsen. Beskrivelsen av utvidelser kan for eksempel angis som: «Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten på uendrede vilkår i inntil to 12 måneders perioder.»

Under avsnittet om varighet er det lagt til en opsjon for oppdragsgiver for å angi om kontraktens varighet er ukjent eller ubestemt (BT-538).

3.9 EU-midler

Her opplyses det om kunngjøringen omfatter en anskaffelse som helt eller delvis er finansiert med EU-midler (BT-60). Denne informasjonen kan variere per delkontrakt.

Dersom oppdragsgiver angir at en delkontrakt er helt eller delvis finansiert med EU-midler, opplyses det om de konkrete midlene som skal brukes til å finansiere prosedyren. At det spesifikke programmet som midlene kommer fra, er angitt fra en uttømmende liste (BT-7220), og identifikasjon for programmet (BT-5010) (f.eks. stipendavtalenummer, nasjonal identifikasjon, prosjektakronym, kontraktsnummer, etc.). Til slutt kan tilleggsinformasjon om EU-midlene legges inn i et tekstfelt (BT-6140).

Under hver tildelt kontrakt, jf. punkt 3.29, kan oppdragsgiver fylle ut informasjon om EU-midlene som brukes til å finansiere kontrakten. Gruppen er en refleksjon av den første informasjonen gitt i for eksempel en konkurransekunngjøring, jf. ovenfor.

Navnet på EU-midlene som brukes til å finansiere kontrakten er angitt basert på en forhåndsdefinert liste (BT-722), med mulighet for oppdragsgiver til å fylle ut tilleggsinformasjon om EU-midlene (BT-5011). Til slutt er det en mulighet for å legge inn tilleggsinformasjon om EU-midlene og/eller programmet, inkludert grad av finansiering (BT-6110).

3.10 Prosedyre

Dette avsnittet inneholder informasjon om anskaffelsesprosedyren, herunder hvilken type fremgangsmåte som benyttes (BT-105), hvilket lovverk som benyttes dersom anbudet gjennomføres på tvers av landegrenser (BT-09(a)) og beskrivelse av dette (BT-09(b)).

Dersom oppdragsgiver benytter hasteprosedyre angis dette (BT-106) samt saklig begrunnelse for dette i egne felt (BT-1351).

For delkontrakter skal oppdragsgiver angi om det er et maksimalt antall delkontrakter som én tilbyder kan by på (BT-31), og om det er et maksimalt antall delkontrakter en tilbyder kan tildeles (BT-33), samt om det kreves tilbud på alle delkontrakter (BT-763).

Feltet BT-88 inneholder de viktigste kjennetegnene ved prosedyren, for eksempel felt av særlig relevans for kunngjøringer om inngåtte kontrakter og kunngjøringer med sikte på frivillig forhåndstransparens.

Dersom oppdragsgiver benytter en prosedyre hvor en kontakt er tildelt direkte til en tilbyder, skal oppdragsgiver oppgi en begrunnelse for bruk av direktetildeling basert på en forhåndsdefinert rettighetsliste (BT-136). Listen inkluderer de ulike tilfellene hvor prosedyren kan brukes på tvers av anskaffelsesdirektivene.

I felt BT-135 kan oppdragsgiver fylle ut begrunnelsen for at oppdragsgiver er omfattet av rettighetslisten i BT-136.

Dersom oppdragsgiver har gjennomført en tidligere prosedyre som begrunner direkte tildeling, for eksempel dersom oppdragsgiver har gjennomført en åpen eller begrenset prosedyre hvor det ikke ble mottatt noen søknader eller tilbud kan oppdragsgiver sette inn en identifikator for forrige prosedyre, for eksempel referansenummeret fra TED (BT-1252).

3.11 Anskaffelser i flere faser

Dette avsnittet inneholder informasjon om andre trinn av prosedyrer som omfatter to trinn, f.eks begrenset prosedyre. Informasjonen kan variere mellom delkontraktene.

Oppdragsgiver har her mulighet til å begrense antall tilbydere som får levere tilbud etter forutgående kvalifisering. Det er mulig å velge et minimumstall (BT-50) eller et intervall med et minimum og et maksimum antall (BT-661 deretter BT-51) med forskjellige verdier eller et spesifikt tall ved å fylle inn samme verdi i begge feltene.

Dersom prosedyrene «konkurranse med forhandling», «konkurransepreget dialog» eller «innovasjonspartnerskap» er valgt, kan oppdragsgiver gi opplysninger om å redusere antall løsninger eller tilbud under forhandlingene eller dialogen (BT-52). Feltet brukes dersom oppdragsgiver under prosedyren ønsker å begrense antall tilbud eller løsninger som må forhandles (også kalt "shortlisting"). Det kan også opplyses om oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakten direkte på grunnlag av de første tilbudene uten å gå i forhandlinger (BT-120).

Dersom oppdragsgiver ønsker å betale vederlag til deltakerne i forhandlinger, skal dette opplyses under tilleggsopplysninger (BT-300).

3.12 Avvisningsgrunner

Med nye kunngjøringsskjema innføres felter hvor oppdragsgiver kan begrunne avvisning direkte i skjemaet. Feltet er obligatorisk og skal fylles ut minst én gang i kunngjøringer av konkurranser omfattet av anskaffelsesdirektivet, som ikke gjelder tjenester omfattet av «light»/fleksibelt/enkelt regime.

I de øvrige kunngjøringene er det valgfritt om oppdragsgiver vil fylle ut feltene om avvisningsgrunner i kunngjøringen. Opplysninger om avvisningsgrunner fylles ut ved at oppdragsgiver velger en avvisningsgrunn fra en forhåndsdefinert liste i felt (BT-67(a)) og fyller ut en beskrivelse av valgt avvisningsgrunn og dokumentasjonskravet i et tekstfelt (BT-67(b)).

3.13 Kvalifisering og utvelgelse

Med nye kunngjøringsskjema innføres en ny måte å spesifisere kvalifikasjons- og utvelgelseskriterier sammenlignet med de gamle skjemaene. Hvert kvalifikasjonskrav må opprettes individuelt og fylles ut med navn og innhold, samt krav til beskrivelse og dokumentasjon. Under de enkelte kriteriene skal type kriterium angis (BT-747) - dvs. om kriteriet gjelder økonomisk og finansiell evne, tekniske og faglige kvalifikasjoner eller «Annet». Svaralternativet "Annet" kan benyttes der oppdragsgiver benytter objektive og ikke-diskriminerende kriterier for utvelgelse blant søkere, og disse ikke er knyttet til kvalifikasjonskriteriene.

I tillegg skal oppdragsgiver fylle ut navnet på kriteriet (BT-749), det kan for eksempel være «Referanser» eller ordlyden fra lov om offentlige anskaffelser, og angi om det aktuelle kriteriet brukes eller ikke (BT-748). I veiledende kunngjøringer som brukes til å forhåndskunngjøre eller for å korte ned tidsfrister, kan oppdragsgiver angi om anvendelsen av kriteriet ennå ikke er kjent.

I tillegg angis en beskrivelse av kriteriet (BT-750), inkludert minimumskrav til oppfyllelse, dokumentasjonskrav, samt om og hvordan kriteriet benyttes ved utvelgelse i totrinnsprosedyrer.

Minst ett kvalifikasjons- eller utvelgelseskriterium skal fylles ut i skjemaene.

I prosedyrer med flere trinn kan oppdragsgiver under kriteriene angi om et kriterium vil bli brukt for å velge ut søkere som skal inviteres til å delta i andre trinn av prosedyren (BT-40). For eksempel dersom oppdragsgiver har stilt krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner i form av referanser og vil velge ut de søkerne som inviteres til å gi tilbud på bakgrunn av referansene. Dersom oppdragsgiver gjennomfører en åpen prosedyre uten utvelgelse, for eksempel åpen anbudskonkurranse, vil svaret alltid være «nei» under hvert av kriteriene.

Dersom det i forbindelse med utvelgelsen ønskes å vektlegge søkerens omsetning, er det et krav at det under utvelgelsen ikke kan legges vekt på den delen av søkerens omsetning pr. år, som er høyere enn det dobbelte av kontraktens estimerte verdi.

Dersom oppdragsgiver angir at det vil bli lagt til grunn et utvelgelseskriterium for å velge de søkerne som er invitert til å delta i andre trinn av prosedyren, inneholder skjemaene felt for informasjon om en numerisk verdi (BT-752). Den numeriske verdien er knyttet til et annet felt der det er angitt hva den representerer, som kan være en vektingstype (f.eks. en prosentandel), hvis utvelgelseskriteriene er vektet (BT-7531), eller om verdien representerer en terskel (f.eks. et minimumsnivå som skal oppfylles eller maksimalt antall tilbydere som skal velges) (BT 7532). Oppdragsgiver må derfor først angi en verdi for kriteriet og deretter spesifisere hva verdien representerer.

3.14 Andre krav

Dette avsnittet inneholder informasjon om eventuelle andre krav til deltakelse i og betingelsene som gjelder for den fremtidige kontrakten eller delkontrakten. Kravene må inneholde en beskrivelse av metodene som de vil bli verifisert etter.

Oppdragsgiver har mulighet til å spesifisere krav til sikkerhetsgodkjenning direkte i skjemaet.

Med nye kunngjøringsskjema er det lagt inn felt for alle anskaffelsesdirektiver hvor oppdragsgiver kan opplyse på delkontraktsnivå at det kreves sikkerhetsgodkjenning (BT-578), sette en frist for når tilbydere som ikke allerede er sikkerhetsgodkjent senest skal ha fått godkjenning (BT-78), samt beskrivelse av kravet, herunder for eksempel hvilket klassifiseringsnivå tilbyder skal være sikkerhetsgodkjent (BT- 732). Når oppdragsgiver fastsetter fristen for når sikkerhetsgodkjenningen skal innhentes, skal oppdragsgiver ta hensyn til behandlingstiden i forbindelse med sikkerhetsgodkjenningen.

Skjemaene inneholder også felt slik at det kan angis på delkontraksnivå om det er krav om å signere taushetserklæring (BT-801) samt mulighet for å gi tilleggsopplysninger om taushetserklæringen (BT -802).

Dersom søker eller tilbyder, enten i søknaden eller i tilbudet, skal oppgi navn og faglige kvalifikasjoner på de ansatte som er ansvarlige for å utføre kontrakten, kan det evt. oppgis i eget felt (BT-79). Feltet er huket av dersom konkurransegrunnlaget for eksempel krever vedlagt CV for de ansatte som skal utføre kontrakten. Når denne ruten fylles ut må det særlig tas som et uttrykk for at oppdragsgiver ønsker å sende et signal til søker eller tilbyder om at dette vil inngå som et element i tilbudet.

Til slutt, for konkurransekunngjøringer skal det angis på delkontraktsnivå om deltakelse i prosedyren er forbeholdt spesifikke organisasjoner (f.eks. vernede bedrifter eller organisasjoner med en offentlig tjenesteoppgave) (BT-71). I feltet kan du angi hvilken type organisasjonsdeltakelse som er forbeholdt. Dersom det kun er vernede bedrifter mv. som kan delta i konkurransen, skal kunngjøringen inneholde en henvisning til den aktuelle bestemmelsen i lovgrunnlaget.

Det er ikke mulig å gjøre relevant henvisning til rettsgrunnlaget direkte i feltet som er implementert som alternativliste. Oppdragsgiver bør derfor oppgi henvisning til rettsgrunnlaget under tilleggsopplysninger (BT-300), dersom verdien i feltet (BT-71) viser til en bestemmelse.

3.15 Kontraktsvilkår

Informasjon om vilkårene som gjelder for den fremtidige kontrakten kan variere for hver del av kontrakten.

Skjemaene inkluderer et felt for å beskrive, hvis noen tilleggsvilkår i forbindelse med oppfyllelse av kontrakten, og dersom det er aktuelt skal særvilkår beskrives nærmere (BT-70). I den forbindelse er det hensiktsmessig at potensielle søkere eller tilbydere allerede er kjent med de spesielle forholdene som vil gjelde ved offentliggjøring av tilbud, og kan ta hensyn til dette ved vurderingen av om tilbudet er av interesse for virksomhetene. Dette kan være begreper som skal ivareta økonomiske, innovasjonsrelaterte, miljømessige, sosiale eller sysselsettingsmessige hensyn.

Her angis derfor klausuler om personer under opplæring og arbeidsklausuler, samt særskilte krav til for eksempel forsikringsforhold eller lignende, som ikke er angitt andre steder. Nedenfor skal det for eksempel angis om det etter tildeling av kontrakt vil bli benyttet eller påkrevd elektronisk bestilling (BT-92), om elektroniske fakturaer vil bli akseptert (BT-743), og om elektronisk betaling vil bli benyttet (BT-93). I tillegg er det lagt inn et felt for den viktigste informasjonen om finansiering og betaling og/eller henvisning til eventuelle forskrifter som gjelder for dette (BT-77).

Det er mulig å legge inn opplysninger om det er krav til en bestemt juridisk form som en gruppe tilbydere må ha for å få tildelt kontrakten (BT-761) og gi en beskrivelse av dette (BT-76).

I kunngjøringer til bruk i anskaffelser etter forsvars- og sikkerhetsdirektivet er det felter for om oppdragsgiver har spesifisert en forpliktelse om underentreprise, som tilbyder skal oppfylle (BT-65). I feltene skal oppdragsgiver angi minimumsprosenten (BT-64) og den største prosentandelen (BT-729) av kontraktsverdien som tilbyder må oppgi under kontrakten, ved bruk av konkurranseprosedyren beskrevet i avsnitt III i forsvars- og sikkerhetsdirektivet.

For konkurransekunngjøringer og veiledende kunngjøringer, skal det angis om det er krav om at kontrakten skal utføres innenfor rammen av et skjermet arbeidsprogram (BT-736). I feltet er det kun mulig å velge om kontrakten dekkes, alternativt om dette er ennå ikke fastslått, noe som for eksempel kan være tilfellet i en veiledende kunngjøring som kun brukes til informasjonsformål. Dersom deltakelse i prosedyren er forbeholdt en bestemt type organisasjon, angis dette separat (BT-71).

3.16 Tildelingskriterier

Ved utfylling av skjemaene må oppdragsgiver legge til ett kriterium om gangen og velge mellom følgende tre typer tildelingskriterier: «kvalitet», «kostnad» eller «pris» (BT-539) og angi navnet på kriteriet (BT-734). Dersom oppdragsgiver benytter tildelingskriteriet «beste forhold mellom pris og kvalitet», må oppdragsgiver således legge til minst to kriterier, avhengig av hvor mange kvalitative underkriterier oppdragsgiver ønsker å benytte. Skjemaene inneholder også et felt for å beskrive tildelingskriteriene (BT-540). Ved bruk av tildelingskriteriene «pris» eller «kostnad» skal disse fylles ut med en vekting på 100 prosent.

I felt BT-541 skal oppdragsgiver fylle ut en tallverdi som tilhører det aktuelle tildelingskriteriet og angi om tallverdien representerer:

• en vekting eller prioritering, dersom oppdragsgiver benytter prioriteringsordre (BT 5421),
• en fast verdi, for eksempel fast pris (BT-5422), eller
• en terskel der oppdragsgiver kan spesifisere «høyeste antall utvalgte tilbud» eller «laveste terskel» (BT-5423)

Dersom et av feltene ovenfor ikke kan brukes til å angi hva tallverdien representerer, kan oppdragsgiver beskrive metoden som skal benyttes ved vurderingen av kriteriet (BT 543).

Dersom underkriteriene er vektet, er det mulig å inkludere vektingen som et intervall.

Det kan imidlertid bare skrives inn ett enkelt tall i selve feltet i skjemaet. Dersom oppdragsgiver velger å bruke en vekting med angivelse av intervall, må selve vektingen derfor «lagres» i konkurransegrunnlaget. Hvis det er aktuelt, bør dette oppgis under tilleggsinformasjon (BT-300) eller sammen med beskrivelsen av metoden som er brukt (BT-543).

Dersom tildelingskriteriene er oppgitt i prioritert rekkefølge, har oppdragsgiver mulighet til å angi begrunnelsen for kun å angi tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge og ikke etter vekting (BT-733).

3.17 Metoder

Under denne gruppen skal oppdragsgiver gi opplysninger om bruk av et sett med metoder som rammeavtaler, dynamiske innkjøpsløsning (DIO), elektronisk auksjon mv.

Oppdragsgiver kan angi om tilbudet omfatter rammeavtale, herunder om rammeavtalen er med eller uten fornyet iverksettelse av konkurranse (minikonkurranse) eller delvis uten og delvis med fornyet iverksettelse av konkurranse (BT-765).

Dersom oppdragsgiver ønsker å fastsette et maksimalt antall leverandører som tildeles rammeavtalen, skal det angis om det er satt et maksimalt antall leverandører (BT-778) og antallet (BT 113). I nye kunngjøringsskjema er det også lagt inn et valgfritt felt med mulighet for oppdragsgiver i en rammeavtale til å spesifisere eventuelle tilleggskategorier av avtaleparter som deltar i rammeavtalen og som ikke er nevnt ved navn, for eksempel "alle sykehus i Toscana-regionen" (BT-111).

En rammeavtale kan som hovedregel maksimalt ha en varighet på fire til åtte år, avhengig av forskriftshjemmel, og bare unntaksvis kan en rammeavtale inngås med lengre varighet dersom det er behørig begrunnet, særlig mtp. formålet med rammeavtalen. Begrunnelsen for lengre varighet skal fremgå av (BT-109).

Oppdragsgiver må angi om elektronisk auksjon (BT-767) skal benyttes. Dersom det skal benyttes elektronisk auksjon, kan oppdragsgiver legge inn en beskrivelse av denne (BT-122) og oppgi URL-lenke til auksjonen (BT-123).

Dersom skjemaet gjelder opprettelse av en dynamisk innkjøpsordning (DIO/DPS), må dette angis ved å fylle ut om det er en DIO/DPS og om DIO/DPS kun kan benyttes av kjøpere som er nevnt i skjemaet, eller om DIO/DPS-en også kan brukes av kjøpere som ikke er nevnt i skjemaet (for eksempel der DIO/DPS-en er satt opp av en innkjøpssentral) (BT-766).

Dersom det er et skjema som en DIO/DPS lukkes med, skal dette også oppgis (BT-119).

3.18 Kommunikasjon

Dette avsnittet inneholder generell informasjon om kommunikasjon med oppdragsgiver. Disse kan variere for hver delkontrakt. Dersom kommunikasjonen med oppdragsgiver under anskaffelsen krever en atypisk programvare eller annet (for eksempel hvor kommunikasjonen skjer andre steder enn via KGV), skal oppdragsgiver angi dette (BT-724). Hvis kunden bruker atypisk programvare eller noe annet, må oppdragsgiver fylle inn navnet på verktøyet/plattformen (BT-632) og oppgi en URL-lenke som gir tilgang til disse (BT-124).

Dersom oppdragsgiver allerede på forhånd vet datoen for utsendelse av invitasjoner til å gi tilbud eller invitasjoner til å delta, opplyses det (BT-130). Utfylling av dette feltet kan være aktuelt for prosedyrene «begrenset anbudskonkurranse», «konkurranse med forhandling», «konkurransepreget dialog» og «innovasjonspartnerskap».

Oppdragsgiver kan i veiledende kunngjøringer for informasjonsformål og for å korte ned fristene for å motta tilbud angi en forventet dato for offentliggjøring av en kommende konkurransekunngjøring, og dette kan opplyses i skjemaet (BT-127).

I veiledende kunngjøring brukt som konkurranseutlysning er det lagt til et nytt felt der oppdragsgiver kan angi tiltenkt dato for utsending av invitasjonene til å melde interesse (BT-631).

3.19 Informasjon om klageprosedyre

Informasjon om klagebehandlingen angis i BT-99.

Det er som hovedregel tingretten i oppdragsgivers hjemting som skal oppgis som organ ansvarlig for den formelle klagebehandling. Verken oppdragsgiveren selv, Kofa (klageorgan for offentlige anskaffelser) eller andre enn domstolene er å regne som et «formelt klageorgan». Derfor er det tingretten som vil være riktig å fylle inn i det aktuelle feltet i kunngjøringsskjemaet. Du kan finne ditt hjemting på https://www.domstol.no/om-domstolene/de-alminnelige-domstolene/tingrettene/.

Selv om oppdragsgiveren ikke er et formelt klageorgan, vil det i de aller fleste tilfellene være mest hensiktsmessig for en leverandør eller andre med klageinteresse å starte sin klageprosess med en henvendelse til oppdragsgiveren. En oppdragsgiver har, på visse vilkår, anledning til å omgjøre beslutninger han har tatt i en anskaffelsesprosess dersom oppdragsgiveren blir gjort oppmerksom på at beslutningen er i strid med anskaffelsesregelverket.

Også kofa (klageorgan for offentlige anskaffelser) kan benyttes som et klageorgan. Kofa er heller ikke å regne som et formelt klageorgan da de bare gir rådgivende uttalelser om eventuelle brudd på anskaffelsesregelverket. Unntak fra dette er at Kofa kan ilegge et overtredelsesgebyr for ulovlige direkteanskaffelser. Utover overtredelsesgebyret er det bare domstolene som kan sette makt bak sine avgjørelser.

3.20 Anbudsdokumenter

Oppdragsgiver kan fylle ut informasjon om konkurransegrunnlaget i skjemaene. Opplysningene kan fylles ut for hver delkontrakt.

Oppdragsgiver kan velge å fylle ut avsnittet én gang med henvisning til hele konkurransegrunnlaget eller lage et avsnitt på konkurransegrunnlaget for hvert dokument som konkurransegrunnlaget består av. I felt OPT-140 kan oppdragsgiver legge inn ID for seksjonen, hvor det for eksempel kan stå "Det komplette konkurransegrunnlaget", dersom oppdragsgiver kun fyller ut opplysningene én gang.

Skjemaene skal også inneholde URL-lenke til konkurransegrunnlaget (BT-15).

Når konkurransegrunnlaget legges til, skal oppdragsgiver angi det offisielle språket i konkurransegrunnlaget (BT-708) med mulighet for å legge til et "Uoffisielt språk" (BT-737). Det offisielle språket er språket konkurransegrunnlaget er offentlig tilgjengelig på, og det er denne versjonen av konkurransegrunnlaget som er juridisk bindende.

Det uoffisielle språket refererer til det språk som konkurransegrunnlaget (eller deler av det) er uoffisielt tilgjengelig på. Disse språkversjonene er ikke offisielle oversettelser og er kun gitt til informasjon. Dersom oppdragsgiver ønsker å offentliggjøre både en offisiell og en uoffisiell språkversjon av et konkurransegrunnlag, angis det i OPT-050 om dokumentet(e) i avsnittet er den offisielle eller uoffisielle versjonen.

Konkurransegrunnlaget skal som hovedregel være fritt tilgjengelig, og ikke bak innlogging. Oppdragsgiver kan bare begrense tilgangen til konkurransegrunnlaget dersom det er begrunnet i materialets spesielle karakter eller konfidensialitet.

Oppdragsgiver må angi om innsyn i (visse) konkurransegrunnlag knyttet til en delkontrakt er begrenset (BT-14), samt en begrunnelse for innsyn i enkelte konkurransegrunnlag (BT-707). Dersom tilgangen er begrenset, skal oppdragsgiver fylle ut en URL-lenke for informasjon om hvordan man får tilgang til det tilbakeholdte konkurransegrunnlaget (BT 615).

3.21 Innleveringsvilkår

Under dette avsnittet skal oppdragsgiver fylle ut opplysninger om vilkår for å gi tilbud, søknad om deltakelse eller melde interesse. Opplysningene kan fylles ut for hver delkontrakt.

Her er tilbudsfristen oppgitt for for eksempel "åpen anbudskonkurranse" (BT-131), og i BT-1311 er fristen for søknader om deltakelse oppgitt for for eksempel "begrenset anbudskonkurranse", "konkurranse med forhandling", "konkurransepreget dialog" eller " innovasjonspartnerskap". En annen frist som oppdragsgiver skal fylle ut i en veiledende kunngjøring som brukes til å innkalle tilbud, samt konkurransekunngjøring etter light/fleksibelt regime, er fristen for å motta interessemeldinger (BT-630).

Tilsvarende kan oppdragsgiver angi hvor lenge oppdragsgiver ønsker at tilbyderne skal være bundet av deres tilbud (vedståelsesfrist) (BT-98). Dette kan gjøres ved å oppgi hvor lang tid etter mottak (angitt i dager, uker, måneder eller år) tilbudet skal være bindende.

Det fremgår av skjemaet om elektronisk tilbudsinnlevering er påkrevd, tillatt eller ikke tillatt (BT-17) samt URL-lenke til innleveringssiden (BT-18). Det er et krav at all kommunikasjonsutveksling under hele anbudsprosedyren skal skje ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler, dersom tilbudet omfattes av pålegg om bruk av elektronisk kommunikasjon.

Dersom elektronisk innlevering av tilbud ikke benyttes, skal oppdragsgiver fylle ut begrunnelse for at elektronisk innlevering av tilbud, søknad om deltakelse eller interessemeldinger ikke er mulig (BT-19), samt hvordan tilbud, søknader om deltakelse eller interessemeldinger sendes inn ikke-elektronisk (BT-745).

Det er også oppgitt hvilke(t) språk som kan benyttes ved innlevering av tilbud eller søknad om deltakelse (BT-97). Bestiller kan velge å spesifisere flere språk og differensiere pr delkontrakt, men det er ikke mulig å spesifisere i feltet at kun enkelte av dokumentene skal være på norsk. Dette kan muligens legges til under tilleggsopplysninger (BT-300). På samme måte kan det opplyses under tilleggsopplysninger om for eksempel avtaleparten ønsker å motta tilbud på norsk, men kan akseptere tillatelser, produktbeskrivelser eller andre generelle dokumenter på for eksempel engelsk.

Oppdragsgiver må fylle ut om det er påkrevd, tillatt eller ikke tillatt at tilbudet presenteres i form av en elektronisk katalog (BT-764).

I tillegg er det også lagt inn et felt for å angi om det kreves bruk av «avansert elektronisk signatur» eller «kvalifisert elektronisk signatur» eller sertifikat som definert i eIDAS-forskriften22 (BT-744) ift. tilbudsinnlevering eller søknad mv.

Oppdragsgiver skal angi om det er påkrevd, tillatt eller ikke tillatt for tilbyderne å gi alternative tilbud (BT-63).

I skjemaene skal det angis om det er påkrevd, tillatt eller ikke tillatt for budgiverne å gi mer enn ett tilbud forstått sideordnede tilbud (BT-769).

På tvers av alle anbudskunngjøringer og veiledende kunngjøringer (når brukt for å korte ned frister) er det mulig å angi om det kreves garanti fra tilbyder (BT-751) samt mulighet for å beskrive nødvendig garanti (BT-75), f.eks. om det er innskuddsordning eller bankgaranti, samt beskrivelse av hvordan dette skal navngis i tilbudet.

Under informasjon om åpning kan oppdragsgiver oppgi på hvilken dato og klokkeslett tilbud vil bli åpnet (BT-132) og på hvilken adresse (BT-133). Videre kan oppdragsgiver fylle ut en beskrivelse av åpningen, for eksempel hvilke personer som må være tilstede ved åpningen eller annen tilleggsinformasjon, for eksempel krav om spesielle vilkår (BT-134).

For tilbud etter forsvars- og sikkerhetsdirektivet skal det angis om det kreves opplysninger om underleveranser i tilbudet (BT-651).

Skjemaene inneholder felt for å angi om det er opplysninger fra tilbyder som kan sendes/suppleres etter tilbudsfristens utløp (BT-771). Oppdragsgiver kan velge at manglende dokumenter ikke kan fremlegges senere, eller at oppdragsgiver kan bestemme at enkelte eller alle manglende tilbudsrelaterte dokumenter kan leveres senere. Dersom oppdragsgiver angir at det er tilbudsrelaterte dokumenter som kan sendes etter fristens utløp, skal oppdragsgiver beskrive hvilke dokumenter det er mulig å sende etter fristens utløp (BT-772).

Til slutt er det mulig å sette dato og klokkeslett for frist for forespørsel om utfyllende opplysninger om anbudsprosedyren i skjemaene (frist for å stille spørsmål) (BT 13).

Mer om kunngjøring av kontraktsinngåelse kommer.