Fellesavtale for telefonitjenester

Fellesavtale for telefonitjenester

Statens innkjøpssenter har inngått fellesavtale for telefonitjenester med Telia Norge AS med merkevaren Phonero. Avtalen er gyldig fra 2. mai 2022 med en varighet på 2 år med opsjon om forlengelse i inntil tre år. Vi vil varsle virksomhetene i god tid i forveien dersom det ikke utløses opsjon. Nortel AS er sekundærleverandør.

Om avtalen

  • Ikrafttredelse: 02.05.2022
  • Varighet: 2 år + 2 år + 1 år
  • Opsjon: Det er ennå ikke utløst opsjon. Opsjon vil varsles innen 02.12.2023.
  • Tjenester: mobiltelefoni, fasttelefoni, mobilt bredbånd, bedriftsnett, sentralbordløsninger m.m.

Det er inngått en rammeavtale med Telia Norge AS som primærleverandør og Nortel AS som sekundærleverandør.

Rammedokument

Statens innkjøpssenter inngår og forvalter felles innkjøpsavtaler og skal utarbeide et rammedokument for den enkelte felles innkjøpsavtale.

Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentral for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet. Nedenfor finner du rammedokumentet for fellesavtalen for telefonitjenester.

Rammedokumentet for fellesavtalen om telefonitjenester

Om fellesavtalen

DFØ v/Statens innkjøpssenter skal inngå parallelle rammeavtaler med to leverandører: én primærleverandør og én sekundærleverandør. Primærleverandøren er Telia Norge AS med merkevaren Phonero. Sekundærleverandøren er Nortel AS og kan få inntil 15 prosent av fellesavtalens mobilabonnement.

De viktigste tiltakene din virksomhet kan gjøre er disse:

  • at sekundærleverandøren bare benyttes ved dekningsutfordringer
  • at datapakker er tilpasset den enkelte brukerens dataforbruk

Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalen

Økonomiske gevinster

Avtalen har et stort besparingspotensial og vil gi statlige virksomheter økonomiske gevinster. Den økonomiske gevinstrealiseringen er avhengig av at avtalen brukes riktig.

Andre gevinster

Noen oppdragsgivere opererer i grisgrendte strøk og områder med dårlig dekning, og den statlige fellesavtalen skal imøtekomme behovene for virksomhetene det gjelder.

Fellesavtalen sikrer tilgang til et alternativt mobilnett slik at brukere som opplever utfordringer med dekning med hovedleverandøren kan få mulighet til å ta i bruk et annet mobilnett i tilfellet det andre operatørnettet har bedre dekning i området oppdragsgiveren befinner seg.

Hvordan bruke avtalen for å oppnå fellesavtalens gevinster

Avtalelojalitet

Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten.

Hvordan økte kostnader hemmer fellesavtalens gevinstrealisering


Dersom virksomhetene ikke har et bevisst forhold til hvordan avtalene brukes vil gjennomsnittlig kostnad per abonnement øke. Ekstra kostnader som kan virke ubetydelige for den enkelte bruker eller virksomhet vil for avtalen som helhet medføre vesentlige kostnader.
 
Dette kan eksempelvis være ved å kjøpe dyrere abonnement eller å bruke sekundærleverandøren hvor det ikke er tjenstlige behov.
 
Dersom kostnaden per abonnement per måned øker med 10 kroner, vil fellesavtalen som helhet få reduserte økonomiske gevinster på 14,4 MNOK.
 
Tabellen nedenfor illustrerer hvordan økte påslag og unødvendige kostnader fører til dårlig gevinstrealisering.

Ekstrakostnader per mobilabonnementSamlet ekstrakostnad på fellesavtalen
+10kr     14 400 000,00
+50kr     72 000 000,00
+100kr     144 000 000,00

Gå gjennom abonnementsporteføljen

For store virksomheter eller virksomheter som har gjennomgått mye omorganisering kan det være virksomheten betaler for abonnement og tjenester som ikke lenger er i bruk. Statens innkjøpssenter oppfordrer virksomheter til å jevnlige gå gjennom abonnementsporteføljen og fakturaer for å unngå unødvendige kostnader.

Bruk av sekundærleverandøren

Kontraktsvilkårene stipulerer at inntil 15 prosent av fellesavtalens mobilabonnement kan overføres til sekundærleverandøren. Ordningen med å flytte abonnement fra primær- til sekundærleverandør skal imøtekomme dekningsutfordringene. Det er viktig at denne ordningen ikke brukes mot sin hensikt.

For at avtalen skal brukes riktig, er det viktig at:

  • abonnement bare flyttes fra primær- til sekundærleverandør hvis det foreligger dekningsutfordringer
  • virksomheter som har behov for å flytte over mer enn 15 prosent av sine abonnement, får dette godkjent av DFØ v/fellesavtalens kontaktperson

Databruk

På fellesavtalen er det fremforhandlet priser på mobilabonnement med fire forskjellige datapakker: 5 GB, 50 GB, 100 GB og fri bruk. Statens innkjøpssenter anbefaler at virksomhetene standardiserer på 50 GB. Slik prisene er satt opp, lønner det seg å kjøpe ekstra datapakker ved behov istedenfor å standardisere på for store pakker.

For at avtalen skal brukes riktig, er det viktig at:

  • flertallet av virksomhetens abonnement bør være «standardabonnement» med 50 GB
  • større datapakker over 50 GB kun innvilges til brukere med særskilte behov

Prioriterte abonnement

Flere virksomheter har prioriterte abonnement, men det er viktig å være klar over mulighetene og begrensningene som kommer med denne typen abonnement.

Prioriterte abonnement er bare implementert i 2G- og 3G-nettet, hvilket betyr at det er bare i 2G- og 3G-nettet nummeret blir prioritert og man kan gjeste i et annet operatørnett. Nå er 3G-nettet avviklet til fordel for 4G og 5G. Konsekvensen er at 2G-nettet blir mer belastet og at brukere vil oppleve dårligere/tregere dekning.

Hvis virksomheten har behov for prioriterte abonnement anbefales det å starte en dialog med leverandøren.

Utbedring av innendørsdekning

Enkelte virksomheter vil kunne oppleve dårlig innendørsdekning.

Om det er dårlig innendørsdekning, men ellers god dekning i området, skyldes dette mest sannsynlig bygningsmassen. Dette vil si at problemet løser ikke seg selv hvis man flytter abonnement over til sekundærleverandøren.

Virksomheten bør gå i dialog med primærleverandøren som skal tilby løsninger for å optimalisere dekningen inne i bygget.

For å unngå unødvendig administrativt arbeid og kostnader er det viktig å:

  • finne årsaken til dårlig innendørsdekning
  • gå i dialog med primærleverandøren

Roller og ansvar

Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes. Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.

Virksomhetene

Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.

Aktiviteter i avtaleperioden

Statens innkjøpssenter anbefaler den enkelte virksomhets ledelse, i samarbeid med sin lokale avtaleforvalter, å ha fokus på og følge opp de viktigste forutsetningene for å realisere fellesavtalens gevinster, herunder:

  • etterlevelse av dette rammedokumentet
  • avtalelojalitet

Statens innkjøpssenter vil ved behov bistå og veilede virksomheten på dette i hele avtaleperioden.

Avropsmekanisme

Sekundær og primærleverandør

Fellesavtalen skal ha to parallelle rammeavtaler: en primærleverandør og en sekundærleverandør. Sekundærleverandøren kan få inntil 15 prosent av avtalens abonnement, men skal kun benyttes dersom oppdragsgiver opplever dekningsutfordringer hos primærleverandøren.

Hva omfatter avtalen?

Avtalen omfatter abonnement og trafikk innenfor mobiltelefoni og fasttelefoni.

I tillegg omfatter avtalen:

  • mobilt bedriftsnett
  • tale i Teams
  • «SMS Gateway»-tjenester
  • sentralbordfunksjoner
  • spesialnummer-tjenester
  • VPN
  • IN-løsninger
  • nummeropplysningstjenester
  • utbedring av innendørsdekning
  • kundeservice og brukerstøtte
  • mobilapplikasjon for brukere: Ditt Phonero
  • selvbetjeningsportal for administratorer: Din bedrift

Lokal avtaleforvalter

Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.

Informasjon og samarbeidsområde for avtaleforvaltere

Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. Dette for å tilrettelegge for en mer effektiv kommunikasjon, bedre informasjonsflyt og selvbetjening. Teamet vil fungere som en digital møteplass for lokale avtaleforvaltere, og er et sted for læring, samhandling og erfaringsutveksling. I teamet får alle medlemmer tilgang til avtaledokumenter og annen relevant informasjon. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik, stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter.

Kontakt

Her kan du kontakte oss for tilgang til teamet og for andre henvendelser rundt avtalen.

  •  IKT-avtaler [at] dfo.no  (Avtaleansvarlig)
Teams gjestetilgang
pdf 772.17 KB
Oppdatert: 14. november 2022

Kontakt

  •  IKT-avtaler [at] dfo.no  (Avtaleansvarlig)

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord