Om avtalen

• Ikrafttredelse: 15.09.23
• Varighet: 2 år med opsjon på 2x1 år
• Opsjon: Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom opsjon ikke utløses
• Fellesavtalen er inngått som en nasjonal rammeavtale med avrop i form av direkteavrop etter fossefallsmetoden og bruk av minikonkurranser.

Fellesavtalen for kjøp av AV-utstyr har fire leverandører:

1. Atea AS
2. Advania Norge AS
3. Kinly AS
4. Friday Networks

Alle virksomhetene på fellesavtalen skal ha en lokal avtaleforvalter som er avtaleansvarlig og koordinator både overfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere.

Meld inn lokal avtaleforvalter eller foreta endringer av lokal avtaleforvalter ved å sende en henvendelse til IKT-avtaler@dfo.no.

Retningslinjer for bruk av avtalen

Rammedokumentet gir virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes.

For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltakende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.

Rammedokument – fellesavtale for AV-utstyr

pdf

435.83 KB

Hovedsortiment

Alle de fire tilbydere har opprettet et hovedsortiment som knyttes opp til samhandlingsrom, små møterom, mellomstore møterom og store møterom. I tillegg er det et utvalg av ulike skjermer og prosjektorer med tilbehør.

Produktsortimentet er tilgjengelig for lokale avtaleforvaltere via Teamsområdet som benyttes for forvaltning av avtalen.

Hvordan kjøpe på avtalen

Direkteavrop etter fossefallsmetoden

Avrop på hovedsortimentet skal i hovedsak gjøres direkte etter fossefallmetoden, og det er ikke lagt en verdibegrensning på disse avropene.

Slik fungerer fossefallsmetoden:

1. Leverandøren som rangert som nummer 1, Atea AS, er første leverandøren virksomhetene skal kontakte ved behov som skal dekkes av direkteavrop.
2. Dersom Atea AS, ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser som eks. levering på 10 virkedager, kan virksomhetene kontakte leverandør nummer 2, Advania Norge AS.
3. Dersom Advania Norge AS ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, kan virksomhetene kontakte leverandør nummer 3, Kinly AS.
4. Dersom Kinly AS ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, kan virksomhetene kontakte leverandør nummer 4, Friday Networks AS.

Helle Paulsen

Det er tre unntak fraavropsmekanismen med direkteavrop etter fossefallsmetoden:

1. Særlige behov: Oppdragsgivere med særlige behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører.   
   1. Sentraliserte tjenester: Direkteavrop av sentraliserte tjenester skal ikke følge fossefallsmetoden. Avrop knyttet til sentraliserte tjenester skal enten gjøres hos leverandør nr. 1,  Atea AS,  eller settes ut som en minikonkurranse mellom alle leverandørene.
   1. Øvrig sortiment: Avrop på øvrig sortiment med en forventet verdi over 500 000 NOK pr. avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom alle leverandører.

Spesielt om avrop av sentraliserte tjenester

I avtalen er det lagt til grunn at virksomhetene som omfattes av avtalen har behov for å kunne forholde seg til én leverandør for leveranse av sentraliserte tjenester. I dette ligger blant annet drift, vedlikehold, overvåkning, serviceavtaler, support, lisensiering osv.

Det er derfor lagt til grunn at Leverandør nr. 1, Atea AS, i utgangspunktet har alle sentraliserte tjenester i avtaleperioden, med mindre den enkelte virksomhet anskaffer sentraliserte tjenester i tilknytning til en minikonkurranse eller som en separat minikonkurranse om sentraliserte tjenester for hele avtaleperioden.

Minikonkurranse

Avrop ved bruk av minikonkurranse gjøres i tre tilfeller

1. Særlige behov: Oppdragsgivere med særlige behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører.   
   1. Sentraliserte tjenester: Avrop knyttet til sentraliserte tjenester skal enten gjøres hos leverandør nr. 1,  Atea AS,  eller settes ut som en minikonkurranse mellom alle leverandørene.
   2. Øvrig sortiment: Avrop på øvrig sortiment med en forventet verdi over 500 000 NOK pr. avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom alle leverandører.

Noen praktiske eksempler på bruk av ulike avropsmekanismer:

• Direkte etter fossefallsmetoden: En standard portefølje med 20 møterom som ikke treffer noen særlige behov i virksomheten skal avropes direkte etter fossefallsmetoden.
• Direkte uten bruk av fossefall: Avrop av drift, vedlikehold og overvåkning av en møteromsportefølje kan gjøres direkte til Atea AS.
• Minikonkurranse: Utstyr til auditorium er en opsjon i avtalen og vil ofte være en kombinasjon av produkter og tjenester som ikke har vært konkurranseutsatt i konkurransen om fellesavtalen, herunder avanserte lydanlegg. Dersom verdien av avropet er forventet å overstige 500.000 NOK, skal en virksomhet gjennomføre en minikonkurranse blant alle tilbyderne.     
• Minikonkurranse: Avrop av drift, vedlikehold og overvåkning av en møteromsportefølje kan gjøres som en minikonkurranse.

Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk. For tilganger, kontakt leverandørenes oppgitte kontaktperson. 

Gjennomføring av minikonkurranser

Minikonkurranse skal gjennomføres mellom alle de fire leverandørene på rammeavtalen. Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av mini-konkurransene og skal selv definere virksomhetens behov.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

1.4.1 Bilag 4B Mal for minikonkurranse.docx

docx

52.32 KB

Tildelingskriterier i minikonkurransene

Oppdragsgivere kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i minikonkurransene:

Oppdragsgiver kan benytte en eller flere av følgende tildelingskriterier:

• Pris
• Kvalitet
  • Oppdragsforståelse
  • Kompetanse
  • Kvalitative egenskaper ved produkter
  • Kvalitative egenskaper ved løsninger eller tjenester
  • Levering

Vekting av tildelingskriterier i minikonkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Kontaktinformasjon til leverandørene

1. Atea AS: charlotte.hermansen.moland@atea.no, 22 09 50 00
2. Advania Norge AS: andreas.augdahl@advania.no, 922 82 222
3. Kinly AS: mnilsen@kinly.com, 906 12 633
4. Friday Networks AS: malene.haraldsen@fridaynetworks.no, 936 38 155

Se også

Statens innkjøpssenters arbeid med bærekraft