Statens innkjøpssenter har inngått fellesavtale for kjøp av AV-utstyr med fire leverandører:

1. Atea AS
2. Advania Norge AS
3. Kinly AS
4. Friday Networks

Avtalen trådte i kraft 15 september 2023 med en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse inntil 2 år.

Om avtalen

• Ikrafttredelse: 15.09.23
• Varighet: 2 år med opsjon på 2x1 år
• Opsjon: Virksomhetene vil bli varslet i god tid i forveien dersom opsjon ikke utløses
• Fellesavtalen er inngått som en nasjonal, parallell rammeavtale med avrop i form av direkteavrop etter fossefallsmetoden og bruk av minikonkurranser.

Rammedokumentet for fellesavtalen for AV-utstyr

Rammedokument- AV-utstyr.pdf

pdf

435.83 KB

Hovedsortiment

Alle de fire tilbydere har opprettet et hovedsortiment som knyttes opp til samhandlingsrom, små møterom, mellomstore møterom og store møterom. I tillegg er det et utvalg av ulike skjermer og prosjektorer med tilbehør.

Produktsortimentet er tilgjengelig for lokale avtaleforvaltere via Teamsområdet som benyttes for forvaltning av avtalen.

Avropsmekanisme 

Direkteavrop etter fossefallsmetoden:

Avrop på hovedsortimentet skal i hovedsak gjøres direkte etter fossefallmetoden, og det er ikke lagt en verdibegrensning på disse avropene.

Fossefallsmetoden innebærer at leverandøren som rangert som nr. 1 , Atea AS, er første leverandøren virksomhetene skal kontakte ved behov som skal dekkes av direkteavrop. Dersom Atea AS, ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser som eks. levering på 10 virkedager, kan virksomhetene kontakte leverandør nr. 2, Advania Norge AS. Dersom Advania Norge AS ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, kan virksomhetene kontakte leverandør nr.3, Kinly AS. Dersom Kinly AS ikke kan levere i henhold til avtalte betingelser, kan virksomhetene kontakte leverandør nr. 4, Friday Networks AS.

Helle Paulsen

Det er tre unntak fraavropsmekanismen med direkteavrop etter fossefallsmetoden:

1. Særlige behov: Oppdragsgivere med særlige behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører.   
   1. Sentraliserte tjenester: Direkteavrop av sentraliserte tjenester skal ikke følge fossefallsmetoden. Avrop knyttet til sentraliserte tjenester skal enten gjøres hos leverandør nr. 1,  Atea AS,  eller settes ut som en minikonkurranse mellom alle leverandørene.
   1. Øvrig sortiment: Avrop på øvrig sortiment med en forventet verdi over 500 000 NOK pr. avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom alle leverandører.

Spesielt om avrop av sentraliserte tjenester:

I avtalen er det lagt til grunn at virksomhetene som omfattes av avtalen har behov for å kunne forholde seg til én leverandør for leveranse av sentraliserte tjenester. I dette ligger blant annet drift, vedlikehold, overvåkning, serviceavtaler, support, lisensiering osv.

Det er derfor lagt til grunn at Leverandør nr. 1, Atea AS, i utgangspunktet har alle sentraliserte tjenester i avtaleperioden, med mindre den enkelte virksomhet anskaffer sentraliserte tjenester i tilknytning til en minikonkurranse eller som en separat minikonkurranse om sentraliserte tjenester for hele avtaleperioden.

Avrop ved bruk av minikonkurranse gjøres i tre tilfeller:

1. Særlige behov: Oppdragsgivere med særlige behov for tjenester knyttet til eksisterende utstyr eller behov for ytelser hvor pris ikke har vært konkurranseutsatt, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører.   
   1. Sentraliserte tjenester: Avrop knyttet til sentraliserte tjenester skal enten gjøres hos leverandør nr. 1,  Atea AS,  eller settes ut som en minikonkurranse mellom alle leverandørene.
   1. Øvrig sortiment: Avrop på øvrig sortiment med en forventet verdi over 500 000 NOK pr. avrop skal gjennomføres som minikonkurranse mellom alle leverandører.

Noen praktiske eksempler på bruk av ulike avropsmekanismer:

• Direkte etter fossefallsmetoden: En standard portefølje med 20 møterom som ikke treffer noen særlige behov i virksomheten skal avropes direkte etter fossefallsmetoden.
• Direkte uten bruk av fossefall: Avrop av drift, vedlikehold og overvåkning av en møteromsportefølje kan gjøres direkte til Atea AS.
• Minikonkurranse: Utstyr til auditorium er en opsjon i avtalen og vil ofte være en kombinasjon av produkter og tjenester som ikke har vært konkurranseutsatt i konkurransen om fellesavtalen, herunder avanserte lydanlegg. Dersom verdien av avropet er forventet å overstige 500.000 NOK, skal en virksomhet gjennomføre en minikonkurranse blant alle tilbyderne.     
• Minikonkurranse: Avrop av drift, vedlikehold og overvåkning av en møteromsportefølje kan gjøres som en minikonkurranse.

Avrop gjøres gjennom egen e-handelsportal eller ved å benytte leverandørens nettbutikk. For tilganger, kontakt leverandørenes oppgitte kontaktperson. 

Gjennomføring av minikonkurranser

Minikonkurranse skal gjennomføres mellom alle de fire leverandørene på rammeavtalen. Oppdragsgiver er selv ansvarlig for gjennomføring av mini-konkurransene og skal selv definere virksomhetens behov.

Alle leverandører skal inviteres til konkurransen, og det skal gis en svarfrist på minimum 10 dager for å inngi tilbud.

1.4.1 Bilag 4B Mal for minikonkurranse.docx

docx

52.32 KB

Tildelingskriterier i mini-konkurransene

Oppdragsgivere kan velge innenfor følgende tildelingskriterier i minikonkurransene:

Oppdragsgiver kan benytte en eller flere av følgende tildelingskriterier:

• Pris
• Kvalitet
  • Oppdragsforståelse
  • Kompetanse
  • Kvalitative egenskaper ved produkter
  • Kvalitative egenskaper ved løsninger eller tjenester
  • Levering

Vekting av tildelingskriterier i minikonkurranser bestemmes av bestillende virksomhet.

Kontaktinformasjon til leverandørene

1. Atea AS: charlotte.hermansen.moland@atea.no, 22 09 50 00
2. Advania Norge AS: andreas.augdahl@advania.no, 922 82 222
3. Kinly AS: pingdahl@kinly.com, 908 123 88
4. Friday Networks AS: malene.haraldsen@fridaynetworks.no, 936 38 155

Samarbeidsområde i MS teams

Den enkelte virksomhet må utnevne en lokal avtaleforvalter for denne fellesavtalen. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Det er viktig at Statens innkjøpssenter informeres dersom det skjer endringer av lokal avtaleforvalter eller evt. dennes kontaktinformasjon.

Lokal avtaleforvalter har tilgang til samarbeidsområde for fellesavtalen i Microsoft Teams. I Teams finner lokal avtaleforvalter avtaledokumenter og annen informasjon om avtalen. I Teams kan lokal avtaleforvalter rapportere eventuelle avvik (se avviksskjema), stille spørsmål og chatte med Statens innkjøpssenter og andre avtaleforvaltere.

For å få tilgang til teamet og for andre henvendelser omkring avtalen, vennligst kontakt oss på e-post: ikt-avtaler@dfo.no

Se også Brukerveiledning for gjestetilgang i Teams.