Om dokumentet

DFØ/Statens innkjøpssenter er i fullmakten til å inngå og forvalte felles innkjøpsavtaler blitt bedt om å utarbeide et rammedokument for hver enkelt felles innkjøpsavtale. Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes. Riktig bruk av avtalen er sentralt for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i fellesavtalen. For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltagende virksomheter innretter sin bruk av avtalen i samsvar med føringene i rammedokumentet.  

Om fellesavtalen

DFØ, Statens innkjøpssenter har inngått avtale med leverandørene Berg-Hansen og Egencia for reisebyråtjenester.

Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalen

Økonomiske gevinster

• Lavere transaksjonskostnader som følge av færre anskaffelsesprosesser
• Mulighet til å kunne bestille fra underliggende statlige fellesavtaler for flyreiser, leiebil og hotellovernatting gjennom reisebyrå vil medføre lavere totalkostnader for virksomheten
• Styring av effektive betalingsløsninger og digitale kvitteringer integrert mot reiseregningssystem eller reisekonto

Miljø og klimagevinster

• Mindre klimafotavtrykk ved å kunne bestille miljøvennlig transport (for eksempel tog framfor fly, nullutslippskjøretøy som leiebil)
• Oppfølging av Co2 utslipp knyttet til reiseaktiviteten gjennom reisebyråenes miljørapporter

Andre gevinster

• Sikre etterlevelse av statlige reiseregulativer og øvrige lover og regler blant annet gjennom å styre reisepolicy i reisebyråportalen
• Bedre statistikk for bedre styring og oppfølging av reiseaktiviteten
• Tidsbesparelse gjennom høy grad av selvbetjening - den ansatte kan selv bestille og endre billetter i onlineportalen.
• Økt sikkerhet gjennom bedre kontroll over hvor den reisende befinner seg under reisen («duty of care»)

Hvordan bruke avtalen for å oppnå fellesavtalens gevinster

Avtalelojalitet

Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet benytter seg av avtalen. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten og reiseatferden.

Enkle retningslinjer

Med enkle felles retningslinjer for bestilling av reiser, er potensialet for å oppnå gunstige priser og andre gevinster betydelig. Nedenfor er det listet opp viktige punkter som bør etterleves for å kunne utnytte gevinstpotensialet i fellesavtalen:

• Bestille tog fremfor fly. Det er tilrettelagt for enkelt å kunne velge tog som alternativ til flyreiser i onlineportalen.
• Bestille hele reisen (fly, hotell, leiebil og tog) i samme bestilling for å ikke generere mer enn ett servicehonorar.
• Innenlandsreiser og «enkle» utenlandsreiser bestilles i onlineportalen. Dette medfører vesentlig lavere servicehonorarer. Videre er det enklere for den reisende å sammenligne priser ved å benytte seg av onlineportalen.
• Reisebestilling ved telefonkontakt eller e-post begrenses til situasjoner der online-bestilling ikke er egnet, og gjøres mellom kl. 8-17 for å unngå 24 timers servicehonorar.
• Reisende bestiller reiser så langt i forkant som mulig for å sikre lavest mulige priser, minimum 14 dager i forkant for utenlandsreiser.
• Reisende velger det rimeligste billettalternativet. Det er ofte billigere å velge en restriktiv billett og bestille en ny restriktiv billett hvis reiseplaner endrer seg, i stedet for å velge en fleksibel billett som senere må ombookes.

Roller og ansvar

Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes. Innkjøpssenteret bistår også den enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen. Det er viktig at virksomheten informerer avtaleeier snarlig hvis de opplever manglende oppfyllelse av avtalen.

Virksomhetene

Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.

Aktiviteter i avtaleperioden

Statens innkjøpssenter anbefaler den enkelte virksomhets ledelse, i samarbeid med sin lokale avtaleforvalter, å ha fokus på og følge opp de viktigste forutsetningene for å realisere fellesavtalens gevinster, herunder:

• Etterlevelse av dette rammedokumentet
• Avtalelojalitet
• Overvåke reiseatferden  

Statens innkjøpssenter vil ved behov bistå og veilede virksomheten på dette i hele avtaleperioden.

Fellesavtalen regulerer ikke avbestillingsregler for reiser bestilt gjennom reisebyrå utover at det er reglene til det enkelte flyselskap og hotell som gjelder. Generelt vil type bestilt produkt, eksempelvis fleksibel eller restriktiv flybillett, samt kansellerbart eller ikke kansellerbart hotellrom, avgjøre hvilke avbestillingsregler som gjelder.

I dagens unntakstilstand grunnet koronasituasjonen, tilbyr de fleste flyselskaper mulighet for å endre restriktive billetter. Noen flyselskap tilbyr også «refusjon» av restriktive billetter i form av voucher til den enkelte reisende. Den kan kun benyttes i forbindelse med en tjenestereise på et senere tidspunkt.

Ta kontakt med ditt reisebyrå for info om hva som gjelder den enkelte reise, samt for å endre/avbestille reiser bestilt gjennom reisebyrå.

Se først spørsmål og svar over.

Dersom en tjenestereise ikke ble gjennomført grunnet frykt for koronasituasjonen og der flyselskapet ikke tilbyr noen form for refusjon, må arbeidsgiveren sørge for at den ansatte får tilbakebetalt eventuelle utlegg ved bestilling av reisen.

Dersom reisen er betalt med kredittkort som utløser forsikring og arbeidsgiver har betalt årsavgiften, utbetales erstatning etter denne forsikring. Hvis det ikke er tilfelle og den ansatte har egen privatforsikring som dekker tjenestereiser, skal denne benyttes fullt ut før arbeidsgiveren dekker noe av tapet. Hvis den ansatte ikke har privatforsikring eller den private reiseforsikringen ikke dekker tjenestereiser, må arbeidsgiveren uansett ta ansvaret for det tap den ansatte har lidd.

Ta kontakt med ditt reiseforsikringsselskap for å finne ut hva som gjelder den enkelte reise.

Uavhengig av hvilket reisebyrå som er i bruk hos virksomheten, så vil reisebyrået fungere som en «hub» for bestilling av flyreiser, hotellovernatting, leiebil, mm. Med mindre det er inngått egne avtaler på disse områdene, vil reisebyråportalene i all hovedsak vise publiserte priser som er også tilgjengelig på leverandørens nettside. Det betyr at hvis du for eksempel bestiller en flyreise med SAS gjennom reisebyråportalen, og det ikke foreligger en egen avtale med SAS, så vil reisebyråportalen vise samme pris som på sas.no. Statens innkjøpssenter jobber med å inngå statlige fellesavtaler innenfor hvert område i reisekategorien for å oppnå bedre priser enn publiserte priser.

Reisebyråene henter billettpriser fra et såkalt GDS (Global Distribution System). Prisene som er tilgjengelige for reisebyråene i GDS er lastet opp av flyselskapene, hoteller og leiebilleverandører selv. I noen tilfeller, og spesielt på fly, velger leverandørene å ikke laste opp de rimeligste kampanjeprisene i et GDS system. Dermed blir slike kampanjepriser bare tilgjengelig for bestilling på flyselskapets egen nettside. I tillegg legger utenlandske flyselskapene ofte på et ekstra gebyr for bestillinger gjennom et GDS.

Staten som en stor kunde, og med samlet volum gjennom en fellesavtale der flest mulig virksomheter er med, har et stor innkjøpsmakt som vi vil bruke for å sikrestille at alle avtalepriser er tilgjengelig for bestilling gjennom reisebyråene.

Til slutt, men ikke minst, så er priser på flybilletter veldig dynamiske, med samme karakter som en aksje handlet på børsen. Det betyr at en pris som er sjekket på flyselskapets nettside kan være utsolgt eller kan ha endret seg noen sekunder senere når det gjennomføres et søk i reisebyråportalen. Dermed blir en 1:1 sammenligning ofte veldig vanskelig.