IT-system vert her brukt som fellesord på alle typer programvare, kjøpt som leveranse eller som løpande teneste. Programvara kan vere hyllevare, standardprogramvare tilpassa den einskilde kunden, eller spesialutvikla. Du kan og kjøpe IT som ei ASP-teneste eller ei skyteneste.
Når du skal kjøpe eit IT-system, er det viktig å finne ut kva du eigentleg treng. Det er ikkje gitt at du treng å kjøpe ny programvare for å få dekt behovet ditt. Kanskje går det an å tilpasse eit system som verksemda di allereie har?
Du bør også sjekke om det er andre som har same eller liknande behov. Kanskje de kan slå dykk saman? Det kan de spare både tid og pengar på.
Når du er heilt sikker på at du treng å gjere ei anskaffing, må du gjere ei marknadsundersøking og finne ut hva det finst i marknaden som kan dekke behovet ditt. Det kan vere
- ferdig programvar,e såkalla hyllevare
- løpande tenester eller sky-tenester
- standardsystem som kan bli sett opp eller konfigurert
Er det ingen system på marknaden som kan dekke behovet ditt, må det bli spesialutvikla.
Når du lager kravspesifikasjonen, må du ta omsyn til om du skal kjøpe eit system eller kjøpe ei løpande teneste (ASP-teneste) eller ei skyteneste? Kjøper du eit system, må du også kjøpe vedlikehald.
Ting å tenke på når du skal gjere anskaffinga
- Sjekk om verksemda di har rammeavtalar som du kan bruke.
- Sjekk om verksemda di har vedtatt standardar for kva slags teknologi det er lov å bruke.
- Sjekk om verksemda di har retningslinjer om kva ansvar "eigaren" av eit system har, t.d. ansvar for opplæring, brukarstøtte mm. Kanskje treng du å kjøpe dette som ein del av anskaffinga.
- Viss du treng hjelp frå IT-eininga i samband med det du har planar om å kjøpe, avklar det på førehand.