Kva betyr internkontroll innanfor innkjøpsområdet, og korleis innfører du internkontroll?
Innan innkjøp er det risiko for feil i økonomisk rapportering og risiko for misleghald, korrupsjon og styresmaktmisbruk, men også risiko for manglande følging av lover og reglar.
"Internkontroll" kan definerast som "eit formalisert kontrollsystem der kontrollaktivitetar blir utforma, gjennomført og følgt opp med basis i vurderingar av risiko for styringssvikt, feil og manglar i verksemda sine arbeidsprosessar." Internkontroll kan også omtalast som kontroll og styring.
Viktige tiltak for å oppnå internkontroll på innkjøpsområdet
- Etablering av innkjøpsstrategi med handlingsplan
- Rolle- og ansvarsfordeling
- Fullmaktsystem som inkluderer beløpsgrenser for å tydeleggjere ansvaret mellom ulike typar innkjøp
- Etablere retningslinjer for innkjøp som skil mellom rammeavtalar, direkteinnkjøp og avrop på rammeavtalar
- Kommunisere mål og resultatkrav for verksemda sine innkjøp og gi nødvendig opplæring
- Etablere rutine for risikovurderingar ( i motsetnad til tilfeldig og unødvendig kontroll)
- Etablere rutinar for oppfølging av etterleving (i motsetnad til eingongs- og ad hoc kontroll)
- Standardisering av innkjøpsprosessar og rutinar som sikrar etterleving av krav, gjerne ved hjelp av elektroniske løysingar
- Rutinar for oppfølging av mål og resultatkrav ved hjelp av mellom anna fakturakontroll, evaluering og rapportering
- Etablere system for oppbevaring og tilgjengeleggjering av rammeavtalar
- Etablere system for kontraktsoppfølging og handtering av endringsordrar og tilleggsarbeid
Arbeider du aktivt med dette, vil det gje utteljing i form av betre kontroll over verksemda sine innkjøp.
Slik innfører du internkontroll
Internkontroll kan innførast gjennom eit prosjekt beståande av fire steg. Under finn du tilrådde malar til kvart steg.
1. Leiarforankring
Sjå til at du forankrar internkontroll for leiinga, får godkjent oppstart for prosjektet og utarbeider ein framdriftsplan.
2. Ambisjonsnivå
Vel ambisjonsnivå i høve til måla i innkjøpsstrategien. Døme på ambisjonar kan vere
- 20 prosent lågare pris
- 90 prosent avtalelojalitet
- 10 prosent mindre tid på behandling av fakturaar
3. Evaluere internkontroll
Kartlegg status for internkontroll på ein enkel måte. Verktøy for å evaluere internkontroll inkluderer risikovurdering av innkjøpsfunksjonen i verksemda di.
4. Handlingsplan
Utarbeid ein handlingsplan for å sikre framdrift og nå ambisjonsnivået verksemda har sett seg. Planen lagar du på bakgrunn av risikovurderinga i evalueringa.
Kvifor internkontroll?
Internkontroll hjelper til
- god verksemdsstyring og rimeleg grad av tryggleik for at verksemda når dei overordna måla sine
- at verksemda sine ressursar blir forvalta på ein god måte
- riktig og påliteleg rapportering til leiinga
- førebygging av korrupsjon og misleghald
- etterleving av regelverket om offentlege innkjøp
Regulert i Økonomireglementet
Krav til internkontroll er regulert i staten sitt Økonomireglement (§ 14 i Reglementet og i kapittel 2 i Vilkåra), og kommunelova sin regel om »Betryggende kontroll» (Kommunelova § 23).