Utviklingsprosessen i et innovasjonspartnerskap

Utviklingsprosessen i et innovasjonspartnerskap preges av tett samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør.

Føringer i anskaffelsesforskriften

Utviklingsprosessen skal være oppdelt i faser. For hver fase skal det være definert ett eller flere delmål som leverandør må oppfylle. Dette er et krav etter forskriften. Kriteriene og vilkårene for å oppnå et delmål må derfor være beskrevet i kontrakten.

Etter å ha oppnådd angitte delmål, eller ved avtalte faser i utviklingsløpet er det et krav at leverandøren skal motta delbetalinger i tråd med kontrakt. Den anslåtte verdien av varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene som oppdragsgiver skal anskaffe, skal stå i forhold til investeringene som er nødvendige for å utvikle dem.

Forskriften fastsetter også at struktur, varighet og verdi av fasene i partnerskapet, må reflekterer graden av innovasjon i den foreslåtte løsningen.

Om utviklingskostnadene underveis blir mye høyere enn forutsatt, slik at verdien av den endelige løsningen ikke står i forhold til utviklingskostnadene, bør du avslutte innovasjonspartnerskapet så raskt som mulig.

Gjennomføring av utviklingsfasene

DFØs avtale om innovasjonspartnerskap ivaretar de lovbestemte kravene til gjennomføringen av et partnerskap. Avtalen er inndelt i følgende faser:

• Fase 1: Partner utvikler delleveranser i samarbeid med oppdragsgiver.
• Fase 2: Partner utarbeider og tester endelig prototype.
• Fase 3: Oppdragsgiver tester og godkjenner løsningen.
• Fase 4: Anskaffelse av løsningen

I et utviklingsprosjekt som følger standardkontrakten vil utviklingsløpet brytes ned i ulike delleveranser. Dette skal skje med utgangspunkt i behovsbeskrivelsen og Partners løsningsbeskrivelse.

Fase 1: Utvikling i form av delleveranser

1. Oppdragsgiver og partner utarbeider en detaljplan for delleveransen, setter mål for delleveransen og avtaler hvordan det skal verifiseres at målene for delleveransen er oppfylt.
2. Partner utvikler løsningsdesign i samarbeid med oppdragsgiver
3. Partner utvikler prototype
4. Oppdragsgiver og partner brukertester eller verifiserer på annen måte at prototypen oppfyller delmålene for delprosessen.

I fase 1, gjenta trinn 1 til 4 så mange ganger som nødvendig, for å komme fram til en løsning som tilfredsstiller behovsbeskrivelsen og målene for samtlige delleveranser er nådd.

Fase 2: Partnerens utarbeidelse og test av endelig prototype

Med utgangspunkt i den endelige prototypen utvikler partneren løsningen og tester den. Denne testen er mer omfattende og skal i tillegg til funksjonalitet kunne teste holdbarhet og robusthet, integrering med andre systemer med mer.

Fase 3: Oppdragsgivers test og godkjenning av løsningen

I fase 3 tester og godkjenner oppdragsgiver løsningen selv ved hjelp av en akseptansetest. Hvordan dere beskriver gjennomføringen må tilpasses behovene i hver enkelt kontrakt, DFØs mal er ment som et utgangspunkt. Her tester oppdragsgiver og brukerne selv løsningen i egen drift eller testmiljø. Det er viktig at testen gjøres på en måte og over et tidsrom, som gir tilstrekkelig grunnlag til å vurdere om løsningen tilfredsstiller behovet og om utløsing av kjøpsopsjonen er ønskelig.

Dokumentere at løsningen oppfyller de avtalte ytelsesmålene

Før du kan inngå en kjøpskontrakt må du ha akseptert leveransen i akseptansetesten. Dette gjør du i utviklingsløpets fase 3. Det leverandøren skal ha levert framgår av den opprinnelige avtalen med bilag, i den detaljerte fremdriftsplanen og detaljplanene for delleveransene som utarbeides ved oppstart av utviklingsprosjektet.

Dere må opprette et separat dokument der det framgår at samtlige avtalte ytelsesmål er oppfylte og at løsningen er godkjent.

Kjøpe inn utviklet løsning

Hvordan selve innkjøpet av den utviklede løsningen skal foretas, må kontraktsfestes som en del av partnerskapskontrakten med valgt leverandør. Dette er fase 4 i DFØs avtale for innovasjonspartnerskap.

For å kunne kjøpe inn de utviklede løsningene må to vilkår være oppfylt:

• De avtalte ytelsesmålene må være oppfylt.
• De avtalte maksimumskostnadene må ikke være oversteget.    

Oppdragsgiver kan kun sette sammen en kontrakt basert på de opplistede kontraktsstandardene i avtalens bilag 11.

Ha en god dialog med partneren om pris på løsning, prismodeller og nærmere spesifisering av leveransen, før kjøpskontrakten signeres. Husk å ikke inkludere tilleggsfunksjonalitet i spesifikasjonen, det vil si nye ytelser som ikke var en del av det opprinnelige utviklingsløpet.

Dersom det brukes en SSA som kjøpsavtale kan oppdragsgiver fylle ut bilagene før den presenteres for partneren. Dersom oppdragsgiver bruker DFØs standardavtale for innovasjonspartnerskap og ønsker å kjøpe utviklet løsning, kan denne presentere et kontraktsforslag for partneren. Dette må gjøres innen fristen for utløsing av kjøpsopsjonen.

Avtalt frist for kjøp

Avtalt frist for kjøp av endelig løsning bør gi oppdragsgiver og følgevirksomheter tilstrekkelig tid til å vurdere vilkårene på en god måte. Dersom det også er følgevirksomheter knyttet til avtalen, vil de ofte trenge lenger tid for å vurdere dette.

Avtalt frist skal gjelde både oppdragsgiver og følgevirksomheter. DFØs avtale om innovasjonspartnerskap inneholder en foreslått frist på 180 dager.

Prissetting av utviklet løsning

De kontraktsfestede maksimumskostnadene setter rammene for endelig pris på den utviklede løsningen. I et innovasjonspartnerskap kan du kun utløse kjøpsopsjonen når utviklet løsning oppfyller de avtalte ytelsesmålene, og ikke overstiger de avtalte maksimumskostnadene. Maksimumskostnad er en ytre økonomisk ramme for kjøp av endelig løsning som ikke kan overstiges. Endelig pris kan avtales innenfor disse rammene etter utviklingsløpet.

Ved inngåelsen av innovasjonspartnerskapet vil det ofte ikke være kjent hvordan den utviklede løsningen blir, derfor vil det i praksis være vanskelig å definere en pris på den endelige løsningen. Det er derfor mulig å definere den endelige kjøpsprisen og prismodell etter gjennomført utvikling, så lenge det er innenfor makspris avtalt i kontrakten, og ikke har vært vurdert under tildelingskriteriet pris i konkurransen. Maksprisen vil også inkludere eventuelle følgevirksomheter i partnerskapet. 

Maler

Se også

Spørsmål og svar innovasjonspartnerskap

Kravspesifisering av IT-systemer

Når du skal anskaffe et IT-system, må du lage en kravspesifikasjon. Hvordan den skal utformes, avhenger av om du ønsker å kjøpe et ferdig system eller få det utviklet for deg.