Tildelingskriterium
Tildelingskriterier kan bidra til bedre behovsoppfyllelse og tilbudene skal rangeres på bakgrunn av hvert tildelingskriterium
Tildelingskriterier er en spesifikasjonstype som også kalles for konkurransekriterier. Du skal bruke de tildelingskriteriene som bidrar til best behovsoppfyllelse for dere til lavest kostnad eller pris.
I foa§ 8-11 og § 18-1 er det angitt flere måter dere kan beskrive tildelingskriterier
- Den laveste prisen, her vektlegger du bare anskaffelsesprisen
- Den laveste kostnaden, her vektlegger du anskaffelsesprisen og livssykluskostnader (totale kostnader gjennom hele eiertiden, som bruks-, forvaltnings-, drifts og vedlikeholdskostnader)
- Det beste forholdet mellom laveste pris eller laveste kostnad og kvalitet, her vektlegger du enten innkjøpsprisen og kvalitet eller anskaffelseskostnaden; (innkjøpsprisen og livssykluskostnader) og kvalitet
- Fastpris, der leverandørene konkurrerer på kvalitet, er ikke anskaffelsesprisen eller - kostnaden et tildelingskriterium, da det ligger fast.
Du skal oppgi i anskaffelsesdokumentene hvordan leverandørene skal dokumentere oppfyllelse av tildelingskriteriene, da evalueringen av tildelingskriteriene skal være mulig å etterprøve. Du skal også angi hvilken verdi eller vekt de skal ha under evalueringen. Det skal være forutsigbart for leverandørene hvordan du vil evaluere tilbudene.
Det er viktig at alle tildelingskriterier er utformet såpass konkret at dere både kan evaluere tilbudene og følge opp kravene i etterkant.
Der det er en målsetting for virksomheten å stimulere til innovasjon på klimavennlige løsninger, kan tildelingskriterium på miljøprestasjoner sende et tydelig signal til markedet om at virksomheten ønsker å stimulere til nye klimavennlige løsninger.
Behovselement som tildelingskriterium
Du bør vurdere hvilke tildelingskriterier som bidrar til god behovsdekning og måloppnåelse. Alle tildelingskriterier bortsett fra pris/kostnad er kvalitetskriterier. Kvalitetskriterier vil ha betydning for prisen eller kostnaden på leveransen. Der oppfyllelse av egenskapen er viktig, kan det være relevant å synliggjøre hvilken pris du er villig til å betale for oppfyllelse, enden ved å angi en maks sum eller vekte kriteriet høyt. Dette for å forhindre at et tilbud med lavere tilbudspris som skårer dårlig på kvalitetskriteriet vinner konkurransen. Du må med andre ord vurdere hva virksomhetens betalingsvillighet er for å få oppfylt egenskapen. Ved at dere tenker nøye gjennom på forhånd hva som er viktig og synliggjør det, vil det også være forutsigbart for leverandørene.
Dersom du etter dialog med markedet ser at det ikke er mulig å skille tilbudene fra hverandre på et tildelingskriterium, vil tildelingskriteriet ikke være egnet til å premiere det beste tilbudet på dette kriteriet. I et slikt tilfelle vil alle skåre like godt eller dårlig. Det er da bedre å spesifisere egenskapen som et krav, eventuelt som et kontraktsvilkår.
Spesielt om tildelingskriterium på leveringstid
Ofte brukes leveringstid som tildelingskriterium. Der leverandøren må omstille sin produksjon eller leveringsmåte, vil de kunne medføre en høyere pris. Er det for eksempel viktig at dere får levert ytelsen raskt? Hvor raskt i tilfelle? Hva er vi villig til å betale for rask leveringstid?
Samme behovselement som både krav og tildelingskriterium
Der du i spesifikasjonen har spesifisert ditt behov til en viss funksjonalitet eller kvalitet som et krav, kan du som tildelingskriterium bruke bedre funksjonalitet eller kvalitet enn kravet som et tildelingskriterium. Dere skal angi hvor mye denne meroppfyllelse er verdt for dere, dvs hvor mye bidrar det til bedre behovsdekning eller måloppnåelse?. Enten angir dere hvor mye dere er villig til å betale for meroppfyllelse av funksjonalitet eller kvalitet eller dere angir den vekt tildelingskriteriumet skal ha.
Et eksempel:
Der det er stillet krav om en minimums oppetid på et IKT system,
kan det som tildelingskriterium vektlegges bedre oppetid dersom det
bidrar til bedre behovsdekning.
Miljø som tildelingskriterium
I foa § 7-9 er det anbefalt å vekte et miljøtildelingskriterium minimum 30 % og bestemmelsen sender et tydelig signal om at miljø er viktig. Hvor høyt dere skal vekte tildelingskriterier på miljø må imidlertid vurderes konkret i den enkelte anskaffelse. I hvilken grad bidrar oppfyllelse av tildelingskriteriet til bedre behovsdekning, måloppnåelse, dvs merverdi? Hvor mye er dere villig til å betale for denne merverdien? Denne vurdering vil variere og være avhengig av flere forhold.
Du kan også vektlegge miljøbelastningen i et tilbud ved å legge til prisen på miljøbelastningen til prisen på det enkelte tilbudet, jf. foa § 18-2 (2) b) og (3). Den relevante miljøbelastningen kan være miljøbelastninger knytet til ytelsen gjennom livssyklusen, inkludert kostnader ved utslipp av klimagasser og andre forurensende utslipp. Dette kan du bare gjøre dersom verdien kan tallfestes og etterprøves. Metoden skal være basert på objektive og etterprøvbare og ikke-diskriminerende kriterier og ikke være for byrdefulle å fremskaffe for leverandøren. Du skal oppgi metoden i anskaffelsesdokumentene.