Avklare behov og forberede konkurransen

Tildelingskriterier kan brukes som et kvalitativt kriterium som «kvalitet» eller som et kvantitativt kriterium (et økonomisk kriterium) som ledd i evaluering av «totalkostnaden» eller anskaffelseskostnaden eller en kombinasjon av kvalitative og kvantitative kriterier.

Tildelingskriteriene skal være tydelige på hva som bidrar til bedre måloppnåelse for din virksomhet. Tildelingskriteriene sender et tydelig signal til leverandørene om hva dere vil vektlegge ved ved evalueringen av tilbudene.

• Der dere kun bruker "den laveste prisen" som tildelingskriterium, vet leverandørene at dere kun legger vekt på anskaffelsesprisen. Det er tilstrekkelig å oppfylle kravene i kravspesifikasjonen, og det er ikke noe poeng å tilby en løsning som er kvalitetsmessig bedre, da oppfyllelse av spesifikasjonen er "god nok kvalitet". 
• Der du imidlertid bruker også andre tildelingskriterier som "laveste kostnaden". Dette tildelingskriteriumet inneholder både anskaffelsesprisen og kostnadene til bruk, forvaltning og vedlikehold (livssykluskostnader). Da vet leverandøren at du som oppdragsgiver er mer opptatt av totalkostnadene til anskaffelsen, og leverandøren kan tilby en løsning som er billigere over levetiden, selv om den er noe dyrere i anskaffelse. 
• Der dere også legger vekt på kvalitative kriterier, som for eksempel brukervennlighet, løsningsforslag, lay-out, behovstilfredsstillelse, miljø- og samfunnshensyn, så vet leverandøren at at disse kriteriene bidrar til bedre måloppnåelse for dere. Leverandøren vil da tilby den løsningen som best ivaretar formålet med anskaffelsen og disse kvalitative kriteriene. Der markedet i dag ikke kan tilby løsninger som tilfredsstiller behovet, og dere ønsker at de utvikler og tilbyr nye løsningsalternativer (innovative løsningsforslag), er det vesentlig å legge vekt på kvalitative kriterier.

Du kan også bruke tildelingskriterier som inneholder både kvalitative kriterier og laveste pris eller laveste kostnad.

• Kriteriene skal reflektere de behovene og/eller målsetningene du har for anskaffelsen.
• Kriteriene må inneholde alle de elementene du vil vektlegge når du skal evaluere tilbud. Det er bare tillatt å vektlegge det som fremgår av tildelingskriteriene dine.
• For å fremme utvikling av nye løsninger er det lite formålstjenlig å tildele kontrakt bare på "laveste pris". Nyskaping er ofte forbundet med en viss grad risiko/usikkerhet både hos leverandøren og oppdragsgiver. For leverandøren kan det bety økte kostnader.
• Kriteriet må ha tilknytning til denne anskaffelsen.
• Tildelingskriteriet skal ikke formuleres som et krav (”tilbudt personell skal ha relevant erfaring”), men som en størrelse som kan graderes (”tilbudt personells relevante erfaring vil tillegges vekt”).
• Formuler kriteriet så konkret og presist at leverandørene kan forstå det på tilnærmet samme måte. Hvis du tror det blir vanskelig å dokumentere kriteriet, bør du vurdere om det er godt nok formulert.
• Formuler kriteriene slik at det er tydelig for leverandøren hva som skal bli vektlagt og hva de konkurrerer på.
• Unngå kriterier som er for generelle eller for vage, f.eks. «miljø», "god kvalitet" eller «helhetsinntrykk». Slike kriterier vil fort være ulovlige tildelingskriterier, da det er lite forutberegnelig for leverandørene hva dere legger i begrepene.

Pris er en konkret måleenhet, og i utgangspunktet ikke komplisert å bruke som tildelingskriterium. Men det er viktig at du summerer opp alle priser og kostnader til én økonomisk størrelse.

Utfordringene oppstår ofte hvis du ønsker å få beskrevet ulike priselementer knyttet til de ulike elementene som skal leveres, for eksempel stykkpriser og totalpriser, beregning av fremtidige kostnader (f.eks. ved prisreguleringsklausuler), pris for opsjoner osv. Det kan fort bli en utfordring å finne fram til tall som lar seg sammenligne og måles. Velg derfor bevisst det prisformatet du ønsker at leverandørene skal bruke.

Dersom man har ulike priselementer, som noe fastpris, noe timepris mv, så kan dette evalueres ved at man lager et realistisk scenario for uttak av disse priselementene for en relevant tidsperiode. Prisene legges inn i dette scenariet slik at du får en sum per tilbyder, som så sammenlignes.

Ikke spør om annen informasjon knyttet til priselementer enn det som skal være del av tildelingskriteriet du skal evaluere.

Ved bruk av tildelingskriteriet «laveste kostnad» legger du vekt på hva ytelsen koster gjennom hele levetiden. Du tar ikke kun hensyn til anskaffelsesprisen, men legger også vekt på hva det koster å eie, leie, bruke, vedlikeholde og kassere/avhende ytelsen når du evaluerer tilbudene.

Du kan ivareta livssykluskostnader som et kvalitativt kriterium som «kvalitet» eller som et kvantitativt kriterium (et økonomisk kriterium) som ledd i evaluering av «totalkostnaden».

Vær tydelig på hvordan kostnadene skal beregnes slik at leverandørene kan forstå hva du legger til grunn, og hva som er viktig for deg. Det gjør at de lettere kan tilby sine mest kosteffektive løsninger. Der du for eksempel ønsker å legge vekt på drivstoffkostnader, bør du angi hvor mange timer du legger til grunn (den faste variabelen), og leverandøren skal da i sitt tilbud angi pris på drivstoff pr. time.

Du bør utarbeide en LCC-modell tilpasset det du skal kjøpe, og som leverandørene kan fylle ut som del av tilbudet. Dette synliggjør hva du legger til grunn i konkurransen, og vil gjøre det enklere for tilbyderne å legge inn informasjonen og enklere for deg å sammenligne tilbudene.

De kostnadselementer som ikke vil variere fra tilbud til tilbud, bør du selv legge inn, for eksempel strømpris. Der du ønsker å vektlegge for eksempel energibruk, angir du hvilken strømpris som legges til grunn, mens leverandøren skal angi hvor mye strøm ytelsen bruker.

For kjøp over EØS-terskelverdi er det gitt retningslinjer for hvordan du skal beregne kostnadsberegne miljøbelastninger, jf. FOA § 18-2. Her heter det at miljøkostnadene skal kunne tallfestes ved hjelp av en objektiv og ikke-diskriminerende metode som er utarbeidet og gjort kjent på forhånd. Denne metodikken kan også anvendes under EØS-terskelverdiene.

Noen råd når du skal beregne livssykluskostnader som et økonomisk kriterium:

• Undersøk om det finnes beregningsverktøy for det du skal anskaffe.
• Ta kun med de omkostningene som varierer mellom løsningene.
• Fastsett selv prisen på kostnader for generiske ytelser som energi, da det vil være forbruket av leverandørens tilbudte ytelse som viser differansene i tilbudene.
• Gjør det enkelt.
• Vær tydelig.
• Bruk antagelser når det ikke finnes standarder, og ha dialog med leverandørene om hvilke antagelser som er de riktige.
• Bruk standarder og alminnelige metoder for å beregne kostnadene.
• Gi leverandørene tilstrekkelig tid til å forberede og fylle ut informasjonen.

Livssykluskostnader (LCC) kan betraktes kvantitativt som en del av det økonomiske kriteriet når laveste kostnad brukes som tildelingskriterium.

For å kunne vurdere LCC som kriterium må alle elementer som skal inngå som del av livsykluskostnadene, kunne angis som en kostnad i kroner.  

I konkurransegrunnlaget bør det følge med en tabell eller et regneark som inneholder de ulike kostnadselementene som skal inngå i LCC-beregningen. Slik blir det forutberegnelig for tilbyderne hva oppdragsgiver legger vekt på. Det er viktig at tilbyderne bruker de verdiene som oppdragsgiver har angitt i tabellen slik at det er mulig å sammenligne flere tilbud.

Når du bruker en LCC-tabell i form av et Excel-verktøy eller lignende, vil et slikt verktøy automatisk kunne regne ut LCC-prisen for produktet ut fra tilbydernes inntastede opplysninger. Er det kommet inn flere tilbud, kan opplysningene samles i ett verktøy slik at de ulike tilbudene kan sammenlignes visuelt ved bruk av f.eks. grafer.

Det tilbudet som ifølge LCC-verktøyet samlet sett har den laveste livsykluskostnaden, vinner konkurransen (dersom «laveste kostnad» er det eneste tildelingskriteriet).

• Verktøy for å beregne livssykluskostnader

Det vanlige er at du må legge en levetid til grunn i en livssykluskostnadsberegning, og det vil som regel være antall år du har bruk for ytelsen.

Hvor lang periode du legger til grunn, vil variere. For bygg er det vanlig med 30 til 40 år, og ofte vil det variere om det er funksjonelle eller tekniske spesifikasjoner. For enklere anskaffelser som PC-er eller biler vil levetiden være kortere.

Avhengig om du forventer å eie produktet gjennom hele produktets levetid eller selge det videre, vil det påløpe en avhendingskostnad, eller det vil være en restverdi. Hva du setter som levetid i LCC-analysen, er derfor relevant for å avgjøre om denne utgiftsposten blir negativ eller positiv.

Når du skal beregne kostnader som relaterer seg til forskjellige fremtidige tidspunkter, brukes ofte nåverdiberegninger. Ved nåverdiberegning omregnes fremtidige kostnader til dagens kroneverdi.

Beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet

Dersom kvalitative forhold ved det du anskaffer vil bidra til bedre behovsdekning og måloppnåelse, kan du bruke kvalitative kriterier dersom de er egnet til å skille tilbudene fra hverandre.

Det kan for eksempel være bedre kvalitet enn det som er stillet som kravspesifikasjon, herunder tekniske, estetiske og funksjonelle egenskaper, tilgjengelighet, universell utforming og miljømessige, sosiale og innovative egenskaper.

I en evaluering av tilbudene vil det vanlige da være å regne om pris- og kostnadselementene og øvrige kriterier til poeng i en sammenlignbar poengskala, som deretter vektes i henhold til oppgitt vekt. Det tilbudet med høyest poengsum vil da være det beste tilbudet.

Når LCC brukes som del av et kvalitetskriterium, kan det være som del av en vurdering av hvor godt et produkt eller tjeneste kan bidra til å begrense oppdragsgivers kostnader. En kvalitativ vurdering vil for eksempel være svært relevant i situasjoner der det ikke er produktet i seg selv som driver de totale kostnadene, men at dette i større grad henger sammen med i hvilken kontekst produktet brukes i.

I Sverige ble kjøleeffekt i datahaller brukt som et kvalitativt tildelingskriterium. Det ble gitt poeng ut fra hvor mye merverdi kjølingen ville gi. I stedet for å bruke poeng til vurdering av hvilket tilbud som var det beste, ble poengene på merverdiene av kjøling omgjort til en fiktiv kroneverdi. Denne kroneverdien utgjorde da merverdien. Mest verdi i poeng ga høyest kroneverdi. Denne kroneverdien ble deretter trukket fra LCC-kostnadene for øvrig, slik at merverdien innebar en reduksjon i livsykluskostnaden.

Du må forsikre deg om at du får inn all informasjonen du trenger for å evaluere tildelingskriteriene.

• Still krav til hvordan leverandørene skal beskrive og dokumentere tildelingskriteriene, men ikke be om mer dokumentasjon enn nødvendig.
• Vær bevisst på hvordan du etterspør priser, slik at de blir oppgitt i samme format. Legg gjerne ved en prismatrise.

Estetikk og design er kvalitative tildelingskriterium som er spesielt relevante innen bygg- og anlegg, men som også kan være relevant for andre typer kjøp.

Vurdering av estetikk og design som tildelingskriterium forutsetter at det foreligger et løsningsforslag. Kriteriet er særlig aktuelt å bruke hvis oppdraget har et stort innslag av utvikling og innovasjon. Eksempel kan være et byggeprosjekt, design av nytt nettsted eller ny kommunikasjonsprofil.

Hvordan gjøre tildelingskriteriet enklere å evaluere?

For å kunne bruke estetikk og design som tildelingskriterium må oppdraget ha klare rammer, og du må føre opp noen konkrete forhold som leverandøren kommer til å bli evaluert på.

Eksempler kan være:

• fargepalett
• hvilket budskap designet skal sende
• ønske fra brukerne
• om bygget estetisk sett skal passe med omkringliggende bygg osv.

Du kan senere bruke disse forholdene til å sette en skala for bedømming av løsningsforslagene.

I plan- og designkonkurranser kan du også med fordel hente inn fagekspertise for evalueringen. Ofte er det flere fagfolk eller en jury som evaluerer løsningsforslagene i slike konkurranser.

Du kan bruke kompetanse hos det personellet som skal utføre det oppdraget konkurransen omfatter, som et tildelingskriterium.

Om kompetanse

Kompetanse som tildelingskriterium inkluderer:

• Formalkompetanse (utdanning)
• Realkompetanse (referanse, referanseoppdrag)

Hvordan evaluere "kompetanse"?

• Identifiser nøkkelroller hos leverandøren. Ofte er dette prosjektledere eller spesiell ekspertise. Oppgi særskilt hvilken kompetanse du vil vurdere for dem. Premier gjerne deres kompetanse høyere.
• Bestem deg for noen forhold knyttet til kompetanse som du ønsker å evaluere på. Opplys gjerne om dette i konkurransegrunnlaget. Eksempler kan være:
  • formalkompetanse og oppnådd grad
  • antall års erfaring (om det er relevant)
  • antall oppdrag som er relevante for prosjektet (mer om dette nedenfor)
  • antall oppdrag siste X år
  • hvis leverandøren skal tilby flere personressurser, bestem deg for hvordan du vil vurdere dem i forhold til hverandre. Noen eksempler under:
    • Skal prosjektleder få dobbelt score ift. de andre?
    • Er det noen roller i gruppen der kompetanse er viktigere enn andre? Eksempelvis fageksperter, juridisk kompetanse etc.
• Bestem deg for et kompetansenivå som gir max score. Dette er særlig aktuelt for formalkompetanse og erfaring.
  • Holder det med bachelor for å få max score, eller har du nytte av doktorgrad?
  • Vil erfaring over 20 år gi merverdi, eller er dette max score?
• Oppdatert kompetanse er også viktig. Gi mulighet for leverandøren å dokumentere realkompetanse og kurs etter utdannelsen. Du kan eventuelt la en viss mengde kurs telle som studieår.
• Legg ved en mal for en CV for å sikre at alle svarer på de forholdene du trenger for å vurdere kompetanse.
• Referanseoppdrag er viktig for å vurdere kompetanse. Bestem deg for følgende, og opplys gjerne om det i konkurransegrunnlaget:
  • hvor mange av de tilbudte konsulentene som vil bli vurdert mht. referanseoppdrag. Kanskje er det viktigst med prosjektleders kompetanse? Eller kun for noen av konsulentene?
  • hvor mange referanseoppdrag du ønsker informasjon om
  • hvor langt tilbake i tid ønsker du informasjon om. Vær oppmerksom på at eksempelvis enkelte typer byggeprosjekter ikke forekommer så ofte
  • hva slags informasjon du ønsker om referanseoppdragene. Legg gjerne ved en mal for hvordan du ønsker referanseoppdrag dokumentert
  • hvilken rolle konsulenten må ha hatt i referanseoppdraget for at det skal regnes med. Konsulenten bør ha hatt en relevant rolle for ditt oppdrag, han eller hun bør ha vært med en viss periode etc.
• Vurder om du trenger hjelp til å vurdere faglig kompetanse dersom dette ikke er ditt fagfelt. Det kan uansett være nyttig at flere evaluerer tildelingskriteriet kompetanse.

Relevante verktøy

• Mal for CV
• Skjema for vurdering av referanseprosjekter
• Vurdering av kompetanse - konsulent

Kompetanse og erfaring kan brukes både som et kvalifikasjonskrav og som et tildelingskriterium. Som kvalifikasjonskrav vil de ansattes kompetanse og erfaring vurderes i forhold til leverandørens evne til å oppfylle kontrakten.

Det kan derfor være hensiktsmessig å evaluere de tilbudte ressursers erfaring og kompetanse som et tildelingskriterium. Dette er lovlig å gjøre under forutsetning av at den tilbudte kompetanse og erfaring har betydning for kvaliteten på det som skal utføres, dvs. at det er egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Kompetanse som tildelingskriterium skal vurderes i forhold til det som skal leveres (kontraktsgjenstanden).

Du må være tydelig på at det er to forskjellige vurderinger i anskaffelsesdokumentene, da det ikke er lovlig å vektlegge samme forhold to ganger i en konkurranse. Selve dokumentasjonen, for eksempel en CV, kan imidlertid brukes som dokumentasjon på oppfyllelse på både kvalifikasjonskravet og tildelingskriteriumet.

En huskeregel er at du bruker kompetanse som kvalifikasjonskrav for å vurdere om en leverandør kan levere, og som tildelingskriterium for å vurdere hvor godt en leverandør kan levere.

Ved f.eks. kjøp av konsulenttjenester vil du i kvalifikasjonskravet vurdere firmaet som helhet bl.a. gjennom de ansattes kompetanse. I tildelingskriteriet vurderer du firmaets enkeltpersoner / den tilbudte konsulenten og evnen til å levere iht. det konkrete oppdraget (kontrakten). En forutsetning for å bruke kompetanse som tildelingskriterium er at de ansattes kvalifikasjoner og erfaring kan heve nivået på gjennomføringen av kontrakten betydelig. Dette vil være tilfelle i de fleste tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter siden den tilbudte bemanningens kompetanse og erfaringer i disse kontraktene vil være av vesentlig betydning for kontraktens gjennomføring, og kan da brukes som tildelingskriterium.

Både ved bruk av kompetanse som kvalifikasjonskrav og som tildelingskriterium kan du bruke CV som dokumentasjon, men du vurderer forskjellige forhold i CV-en.

Bruk leveransetid som tildelingskriterium når leveransetidspunktet er økonomisk eller ressursmessig viktig for deg som oppdragsgivar.

Krav til leveransetid er ett av de tildelingskriteriene du kan bruke for å identifisere det tilbudet som gir det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet.

Bruk av leveransetid forutsetter at oppdraget har tydelige kvalitetskrav, og at akseptansekriterium til leveransen er beskrevet i kravspesifikasjonen.

Før alltid opp en siste ferdigstillelsesdato, og be leverandørene om å konkurrere på å levere tidligere.

Husk at tidsaspektet skal være reelt viktig for det som skal leveres. Det skal ikke brukes som et kriterium bare for å evaluere og skille tilbudene fra hverandre.

Hvordan evaluerer jeg leveransetid?

• Gjennomfør en risikovurdering på forhand og se på hvilke arbeidsoppgaver som kan påvirke leveransetidspunktet. Dette gjør du for å kunne se om leverandøren fokuserer på de antatt viktigste områdene, og for å vurdere om tidsanslaget er realistisk.
• Be leverandøren spesifisere hvilke arbeidsoppgaver de har effektivisert for å forkorte leveransetida, og hvilke tiltak de vil iverksette.
• Et slikt tildelingskriterium forutsetter at oppdraget har tydelige kvalitetskrav og akseptansekriterium til leveransen beskrevet i kravspesifikasjonen.
• Du kan eventuelt velge å gi leverandøren en bonus hvis de overholder lovet leveransedato. I motsett fall må en for sen leveranse få store konsekvenser.

Tildelingskriteriet løsningsforslag eller oppdragsforståelse kan du bruke når du vil at leverandøren skal konkurrere på hvem som er best på løsning av oppgaven.

Husk at leverandører bruker mye tid på å svare på slike tilbud, så ikke gjør det for omfattende. Leverandørene skal ikke løse hele oppdraget ved innlevering av tilbud. Prioriter de viktigste områdene, og ikke legg opp til at leverandørene skal skrive mange sider med tekst. Legg heller mye arbeid i å beskrive de behovene leveransen skal fylle.

Hvordan gjøre tildelingskriteriet enklere å evaluere?

Ved utforming av konkurransegrunnlaget bør du ha fokus på følgende:

• Del opp i flere underpunkt. For eksempel: 
  • Beskrivelse av løsningen, eventuelt med svar på konkrete problemstillinger
  • Organisering, planlegging og gjennomføring av oppdraget
  • Leveransetidspunkt kan være et eget punkt, se under
  • Estetikk kan også være et eget punkt, se under
  • Miljø kan være en del av løsningsforslaget, men i denne veiledningen har vi valgt å behandle dette for seg selv
• Sett klare rammer for omfanget av oppdraget, slik at det blir mulig å sammenlikne løsningsbeskrivelsen i tilbudene. Eksempel på rammer kan være krav til romfordeling i et byggeprosjekt.
• Du kan be leverandøren svare på konkrete problemstillinger knyttet til løsning av oppgaven. For eksempel hvordan de vil få med seg brukerne i prosessen, eller hvordan de vil løse spesifiserte tekniske utfordringer.
• Sett avgrensinger for beskrivelsen av løsningen. Dette kan gjøres ved å:
  • avgrense antallet sider i svaret. Eksempel: «svaret skal være på max X A4-sider»
  • gi noen problemstillinger leverandøren skal svare på. Eksempler:
    • Beskriv hvordan de vil sikre at brukerne oppfatter saksbehandlingssystemet som brukervennlig?
    • Hvilke tiltak vil de sette i verk for å sikre en god byggeperiode, gitt at skolen skal være i drift i byggefasen og byggetomta er trang?
• For å vurdere hvor effektivt de har tenkt å løse oppgavene, kan du be om timeforbruk til ulike deler av oppdraget. Det kan være smart å be om mer enn en tidsplan, men gi en mal for tidsplanen eller beskrive hvilke deler av oppdraget den skal beskrive, slik at du får svar på det som trengs for å sammenlikne tidsplanene i evalueringen.

Beskrivelse av hvordan virksomheten er organisert og organisasjonskartet gir et inntrykk av hvordan leverandøren vil bemanne prosjektet og hvordan selve leveransen blir gjennomført. Med tilhørende CV-er vil du enklere se hvordan de enkelte ressursene vil kunne bidra til et godt resultat.