Formålet med anskaffinga
Korleis beskrive formålet med anskaffinga slik at de tydeleggjer kva resultat og effektar de ønsker å oppnå. Formålet vil legge føringar for kva behov som anskaffinga bør vareta.
Formålsbeskrivinga vil følge anskaffinga som ei "tolkingsramme" gjennom heile anskaffingsprosessen.
Når du konkretiserer formålet med anskaffinga, beskriv du den effekten eller tilstanden som heilt eller delvis er ønskt oppnådd gjennom anskaffinga. I si enklaste form er formålet eit direkte "svar" på utfordringa.
Bruk god tid på å sikre at det er semje om formålet mellom dei involverte. Dette vil avgrense eventuelle usemjer seinare i prosessen. Viss du slit med formuleringa, er det ofte ein indikasjon på eit utydeleg formål.
- Ei intern forankring av den felles forståinga av kva verksemda vil oppnå med denne anskaffinga.
- Referansegrunnlag når spesifikasjon, tildelingskriterium og kontraktskrav blir formulerte.
- Sentral informasjon til leverandørane si forståing av kva som er viktig for dykk. Informasjonen vil ha noko å seie for kva slags ytingar dei tilbyr i tilboda sine.
- Vurderingstema under evalueringa med tanke på i kva grad dei ulike tilboda bidrar til ønskt effekt.
- Beskriving av kva som skal anskaffast i protokoll for anskaffingar både under og over 1,3 mill. kroner.
- Referansegrunnlag i dialogen etter kontraktsinngåing og mellom verksemda di og vald leverandør i utviklingsanskaffingar.
- Vurdering av om du får kontraktsmessig leveranse; om leveransen bidrar til at verksemda oppnår det formålet som er angitt.
Eksempel: Leige av lokale
Utfordringa i eit leigeforhold kan vere at lokala er ikkje lenger er heilt optimale fordi utøvinga av tenesteproduksjonen har endra karakter. De har ein leigekontrakt som no går ut, med mindre de forlenger kontrakten i samsvar med ein opsjon de har. Dersom de forlenger kontrakten, vil de framleis ha lokale som ikkje er heilt optimale.
Formålet med ei ny anskaffing kan her vere:
- Formålet er å anskaffe kontorlokale som eignar seg betre til å utføre den tenesteproduksjonen verksemda har ansvar for. Korleis tenesta blir utført, må beskrivast nærmare.
Ønskt resultatet vil kunne vere:
- Effektiv tenesteproduksjon, raskare saksbehandling, meir nøgde brukarar og godt inneklima.
Det vil ofte også vere strategiske føringar som må innarbeidast. Dersom verksemda for eksempel har "Berekraft" som ein del av sin visjon, vil det kunne resultere i eit formål:
- Formålet er å anskaffe kontorlokale som oppfyller krava til passivhus og som eignar seg til å oppfylle tenesteproduksjonen verksemda har ansvaret for innan xx. xx 20xx.
Formålsbeskrivinga blir derfor summen av svaret på utfordringa pluss strategiske føringar.