Kontraktsoppfølging

Ein typisk prosess frå ein går i gang med  bestilling til faktura er betalt  kan delast inn i følgande aktivitetar, uansett kva avtaletype som ligg til grunn for bestillinga.

Kven som har myndigheit til å gjennomføre dei ulike aktivitetane lista opp nedanfor, bør kome fram av rutinane for ansvar og myndigheit i verksemda.

Følg bestillingsprosessen som er sett opp i eit elektronisk bestillingssystem:

1. Søk i katalog/kontrakt.
2. Lag elektronisk ordre.
3. Godkjenning av ordre i samsvar med  budsjett (anvising).
4. Sende ordre til leverandør.
5. Oppfølging av leveransestatus.
6. Leveranse av vare eller teneste.
7. Varemottak og godkjenning (attestasjon - kontroll mot bestilling/ordrestadfesting og kontrakt).
8. Mottak og automatisk godkjenning av faktura (kontroll mot godkjend ordremottak og kontrakt).
9. Utbetaling av faktura (remittering).
10. Arkivering av dokumentasjon.

En rammeavtale er ikke en selvstendig kontrakt, men heller et sett forhåndsavtalte vilkår som skal gjelde for de enkelte kontraktene som inngår under rammeavtalen (avropene).

Dette gjør det enklere å inngå enkeltkontrakter, fordi det bare gjenstår å bli enige om de vilkårene som ikke er fastsatt i rammeavtalen, typisk pris eller mengde. I tillegg er det ikke nødvendig å kunngjøre hver enkeltkontrakt under en rammeavtale.

Oppdragsgiver vil som regel være forpliktet til å avrope på rammeavtalen dersom behovet oppstår. Dette forutsetter at rammeavtalen omfatter de ytelsene det er behov for. Dette må avgjøres på bakgrunn av det som står i rammeavtalen og den må tolkes ut fra alminnelig avtalerett. Det kan for eksempel være at oppdragsgiver da de kunngjorde rammeavtalen var tydelig på at det bare var plikt til å bruke rammeaavtalen for anskaffelser under et visst beløp, men forbeholdt seg retten til å kjøre egne konkurranser for anskaffelser over denne summen.

Rammeavtale med en leverandør

Her skal tildeling av kontrakt skje på de vilkår som er fastsatt i rammeavtalen. Du kan henvende deg skriftlig til leverandøren med din bestilling. En slik kontrakt kan gjøres kort med en henvisning til rammeavtalen.

Rammeavtale med flere leverandører der alle vilkår er fastlagt

Også her vil det være forholdsvis enkelt å gjøre et avrop. Det kan være fastsatt en fordelingsnøkkel slik at det objektivt kan konstateres hvilken leverandør som skal kontaktes.

Rammeavtale med flere leverandører der ikke alle vilkår er fastlagt - Minikonkurranse

Der det er inngått rammeavtale med flere leverandører og  ikke alle vilkår er fastsatt i rammeavtalen, må valg av rammeavtaleleverandør gjøres gjennom gjennomføring av en minikonkurranse. Grunnlaget for hvordan dette skal gjøres skal være angitt i konkurransegrunnlaget og fremgå av rutinene som er innarbeidet i virksomheten din. Med mindre annet er avtalt, skal dere bruke de samme tildelingskriteriene og vektingen i minikonkurransen som i konkurransen om den opprinnelige rammeavtalen.

Når skal ytelsen være levert?

Ved enkle leveranser, kan kontraktsforpliktelsene være oppfylt ganske raskt, varen eller tjenesten mottas til avtalt tid, sted og kvalitet og kontrakten er oppfylt.

Ved rammeavtaler kan leveransene bli oppfylt suksessivt gjennom hele avtaleperioden og her må enkeltleveransene sees i sammenheng opp mot kontraktsmessig ytelse. Dette krever andre rutiner enn ved enkle leveranser.

Ved større investeringsprosjekter som bygg eller IKT-programvare vil kontraktsoppfølgningen kreve intensiv oppfølgning for å sikre at ytelsen blir levert. Inngåelse av avtalen er startskuddet på igangsettelse av et stort prosjekt. Selve ferdigstillelsen av slike ytelser kan ta flere år og også kreve interne leveranser. Her kreves tett oppfølgning, fremdriftsplaner, grensesnitt mot internleveranser, eskaleringsrutiner med mer.

Der innkjøper og mottager er samme person

Omfanget av kontroll varierer mye etter kontraktens verdi og kompleksitet. I tillegg vil oppdragsgivers organisasjon legge føringer. Dersom oppdragsgiver har en liten organisasjon eller innkjøpsansvaret er delegert langt ned, vil innkjøper gjerne være den samme som mottar ytelsen og som godtar leveransen, eventuelt reklamerer. Denne personen vil ha god oversikt over kontraktsgjenstanden og dermed gode forutsetninger for å vurdere om ytelsen er i tråd med kontrakten.

I større organisasjoner er det derimot vanlig at den som mottar ytelsen er en annen enn innkjøperen. Det kan også være at ytelsen leveres et annet sted enn der innkjøperen befinner seg. Det blir da særlig viktig med gode rutiner for å kontrollere den leverte ytelsen opp mot kontrakten.

Oppfølgning av leveranse som mottas av andre enn oppdragsgiveren selv

Brukere av varer og tjenester vil ofte være andre enn oppdragsgiveren selv. Det er tilfelle der det offentlige lar private utføre tjenester som for eksempel transporttjenester, renovasjonstjenester, sykehjemstjenester eller hjelpemidler mm. I slike tilfeller er det brukeren som får føle konsekvensen dersom leverandøren bryter kontrakten. Det er da viktig at oppdragsgiveren etablerer kommunikasjon med brukerne av varene eller tjenestene, eller på annen måte fører kontroll med at leverandøren leverer i henhold til kontrakt.

Brukerundersøkelser kan her være et egnet virkemiddel. Dette kan oppdragsgiver selv gjennomføre eller pålegge leverandøren i kontrakten (dvs det må med som en forpliktelse i anskaffelsesdokumentene i planleggingsfasen).

Det kan feks være avtalt at "god kvalitet" på tjenestegjennomføringen er at minimum 80% av brukerne skal svare at de er "godt fornøyd" med tjenesten. Dersom brukerundersøkelsen gir et lavere skår forplikter leverandøren seg på å forbedre kvaliteten på tjenesten.

Avvik fra det som er avtalt

Dersom ytelse ikke er i henhold til det som er fastsatt i kontrakten, foreligger det et avvik. Det kan hende at varene og tjenestene ikke oppfyller krav og spesifikasjoner, eller at de ikke leveres til det avtalte tidspunktet eller etter avtalt fremdriftsplan. Slike avvik kalles gjerne kontraktsbrudd eller mislighold.

Mangler og forsinkelser

Kontraktsbrudd inndeles gjerne i to hovedformer i kontrakten. Er ytelsene levert for sent, kalles kontraktsbruddet for forsinkelse. Dersom ytelsen ikke oppfyller avtalte krav og spesifikasjoner, kalles kontraktsbruddet for feil eller mangler.

Oppdragsgiver må undersøke leveransen/ytelsen og vurdere dem opp mot kontraktens krav. Undersøkelsen skjer gjerne av den personen, avdelingen eller enheten som skal ha varen eller tjenesten. Undersøkelsen bør skje så raskt sommulig, slik at leverandøren får beskjed om det foreligger en feil eller mangel.

Leveres ikke varene eller tjenestene til de tidspunkter som følger av kontrakten, vil det normalt være tale om forsinkelse. For engangsleveranser vil det normalt kun være ett leveringstidspunkt.

For løpende leveranser kreves det normalt mer omfattende oppfølging, gjerne etter et system eller en oppfølgingsplan. Kontrakten har gjerne en fremdriftsplan eller prosjektplan som angir aktiviteter og milepæler med tidspunkter frem til leveransen er sluttført. For eksempel skal konsulenten foreta en forundersøkelse til en gitt dato, levere utkast til rapport til en annen dato og endelig rapport til en tredje dato. Slike fremdriftsplaner må følges opp. Overskridelser av tidspunkter vil innebære forsinkelser som kan gi grunnlag for dagbøter.

I forbindles med undersøkelsen må dere alltid forsikre dere om at forsinkelsen ikke skyldes forsinkelse dere selv er skyld i, dere har for eksempel oversittet en frist for tilbakemelding til konsulenten noe som medfører at han ikke kan levere en endelig sluttrapport. Er dette tilfelle, vil det ikke foreligge en forsinkelse fra leverandørens side.

Viktigheten av å følge opp kontraktsbrudd - frister

Leverandørens kontraktsbrudd kan gi deg som oppdragsgiver rettigheter som skal bidra til at dere likevel får de varene og tjenestene som er avtalt, eventuelt får en økonomisk kompensasjon. Denne rettigheten kalles sanksjoner og omfatter gjerne retting/omlevering, dagbøter, prisavslag, erstatning og tilbakeholdsrett.

For flere av sanksjonene kreves det at dere reklammerer innenfor visse frister for å kunne påberope dere sanksjonene. Kontrakten vil gjerne regulere hvilke frister som gjelder og du kan tape retten til sanksjoner dersom du ikke overholder disse fristene.

Vurdering av sanksjoner og videre prosess

I tillegg til å vurdere om det foreligger kontraktsbrudd, vilkårene for de aktuelle sanksjonene og reklamasjonsfristen, må dere vurdere om den aktuelle sanksjonen bør påberopes. Ønsker dere å opprettholde leveransen vil retting eller omlevering være tilstrekkelig. Dagbøter vil normalt legge et effektivt press på leverandøren, men kan virke mot sin hensikt om leverandøren har dårlig økonomi. Du må huske på at det viktigste for dere er å få den ytelsen som er avtalt - ikke en økonomisk kompensasjon som dagbot.

Hvordan skal du klage?

En klage kalles gjerne for en reklamasjon. Kontrakten kan ofte regulere frister for når en klage skal være fremsatt. Det betyr at oversitter du denne fristen, kan dere ha tapt dere rett.

Kontrakten kan også regulere hvordan en klage skal fremsettes, dvs hvilken form den skal ha. Dersom kontrakten ikke regulerer hvordan klagen skal fremsettes, er det viktig å fremsette klagen skriftlig for å sikre notoritet; det er etterpøvbart når klagen ble fremsatt og at det er en klage. Dette vil sikre oppdragsgivers rettigheter.

Garantier og garantitid

Varekontrakter har noen ganger bestemmelser om garantier, som suppleres med reklamasjonsreglene. Dersom dere påbeoper dere garantien, innebærer garantiansvaret at leverandøren påtar seg ansvaret for vederlagsfri utbedring av feil og mangler i en bestemt garantiperiode.