Ansvarsfordeling og forventninger

Ansvarsfordeling og roller

Roller og ansvar i forvaltningen av statlige fellesavtaler skjer på tre nivåer: strategisk, taktisk og operativt.

Avtaleeier

DFØ/Statens innkjøpssenter er avtaleeier og har det strategiske ansvaret i avtaleoppfølgingen.

Rollen innebærer blant annet å gjennomføre jevnlige statusmøter med leverandørene, følge opp krav knyttet til klima og miljø, lønn- og arbeidsforhold, sosialt ansvar og foreta prisrevisjoner.

Avtaleforvalter

Den enkelte virksomhet må utnevne én lokal avtaleforvalter for enhver statlig fellesavtale. Det er opp til virksomheten om å ha én eller flere avtaleforvaltere for de ulike statlige fellesavtalene. Den lokale avtaleforvalteren vil være avtaleansvarlig og koordinator både ovenfor leverandøren, Statens innkjøpssenter og virksomhetens egne bestillere. Vedkommende vil fungere som "single point of contact" i sin virksomhet for en fellesavtale og vil ha en sentral rolle i implementering og avtaleoppfølging. 

Rollen innebærer typisk følgende oppgaver:

• Være virksomhetens kontaktperson både ovenfor leverandøren og Statens innkjøpssenter
• Bistå Statens innkjøpssenter med informasjon internt i egen virksomhet
• Bistå leverandøren ved implementering av avtalen
• Motta og implementere godkjent elektronisk varekatalog fra Statens innkjøpssenter
• Være kontaktperson for egne bestillere knyttet til avtaleoppfølging
  • Bistå med veiledning av egne innkjøpere/brukere
  • Formidle informasjon om blant annet avtalevilkår
  • Være koordinator ved behov for opplæring, avklaringer, informasjon med mer innen egen virksomhet
  • Rapportere gjentagende avvik til Statens innkjøpssenter ved behov for eskalering
  • Innhente og følge opp leverandørstatistikk for egen virksomhet
  • Ha kjennskap til og oppfølging av fellesavtalens betingelser

Underliggende enheter og bestillere

Kontaktpersoner i underliggende enheter.

Forventninger

I planleggingen av anskaffelsene

Statens innkjøpssenter skal utarbeide en konkurransestrategi for hver anskaffelse. Konkurransestrategien belyser de ulike sidene av anskaffelsen, kartlegger behov og analyserer markedssituasjonen. Konkurransestrategien tar for seg hvordan anskaffelsen skal gjennomføres og hvilke konkurransestrategiske valg som skal tas i bruk.

I planleggingsfasen kan du forvente 

• at internettsiden oppdateres med informasjon om anskaffelsen og planlagt fremdrift
• å motta spørreundersøkelser fra oss om behovet til din virksomhet

I gjennomføringen av anskaffelsene

I denne fasen utarbeides konkurransedokumentene og selve konkurransen gjennomføres. Statens innkjøpssenter er ansvarlig for gjennomføringen. Når det skal inngås fellesavtaler på områder det ikke har vært avtale på tidligere vil den enkelte virksomhet tre inn i avtalen når deres egen avtale utløper (ved førstmulig tidspunkt, dvs. uten utløsing av opsjoner). For nye avtaleområder vil det være høyere usikkerhet rundt tidsplan og beregnet fremdrift. Anskaffelser av nye avtaleområder har høyere sannsynlighet for å bli forsinket og avvike fra fremdriftsplanen sammenlignet med anskaffelser der innkjøpssenteret har eksisterende avtaler.

I gjennomføringsfasen kan du forvente

• å motta informasjon om anskaffelsesprosessen og få mulighet til å melde begrunnet fravalg
• å bli invitert til informasjonsmøte i forkant av frist for fravalg

I implementeringen og kontraktsoppfølgingen

Denne fasen innledes med implementering av avtalen i den enkelte virksomhet. Sammen med leverandør og innkjøpssenteret forberedes driften av avtalen. Dette innebærer å bli kjent med produkter/tjenester, rutiner, kontrakt, avropsmekanismer og lignende. Din virksomhet er forpliktet av avtalen på samme måte som om den var inngått av virksomheten selv. Statens innkjøpssenter vil poengtere at vi ikke har kapasitet til utstrakt én-til-én-veiledning i bruken av avtalen.

I denne fasen kan du forvente

• å motta informasjon om den nye fellesavtalen
• å motta rammedokument for hvordan bruke avtalen for å sikre at potensialet for effektiv og bærekraftig bruk av avtalen realiseres
• å bli invitert til informasjonsmøte om den nye avtalen
• å bli bedt om å melde eventuelle avvik til oss
• å motta spørreundersøkelser om hvordan avtalen fungerer
• at Statens innkjøpssenter utfører all kontraktsoppfølging som ikke omhandler dine spesifikke bestillinger, leveranser eller virksomhetsspesifikke tilpasninger

Hva forventer Statens innkjøpssenter av deg som bruker fellesavtalene?

Som bruker av fellesavtalene har virksomheten og virksomhetens ansatte en sentral rolle for å bidra til å realisere gevinstpotensialet som ligger i fellesavtalene. Dette innebærer at Statens innkjøpssenter også har noen forventninger til deg som bruker avtalene.

I planleggingsfasen av anskaffelsen forventer Statens innkjøpssenter at du

• avgir informasjon om virksomhetens behov innenfor det aktuelle avtaleområdet ved å svare på spørreundersøkelsen
• informerer om eksisterende avtaler innenfor det aktuelle avtaleområdet, med informasjon om når avtalene utløper (kun nødvendig når virksomheten ikke allerede er forpliktet til en eksisterende statlig fellesavtale innenfor avtaleområdet)

I gjennomføringsfasen av anskaffelsen forventer Statens innkjøpssenter at du

• aktivt melder begrunnet fravalg dersom virksomheten ikke vil være omfattet av den aktuelle fellesavtalen

I implementeringsfasen av fellesavtalen forventer Statens innkjøpssenter at du

• deler informasjon om ny fellesavtale i egen virksomhet, og bidrar til at avtalen blir riktig implementert i virksomheten.

I kontraktsoppfølgingsfasen forventer Statens innkjøpssenter at du:

• tar ansvar for den operative, daglige avtaleforvaltningen i egen virksomhet og ovenfor leverandør. Dette innebærer at saker som gjelder dine spesifikke bestillinger, leveranser eller virksomhetsspesifikke tilpasninger (f.eks. faktureringsmåte, oppsett av bestillingsportalen, mm) avklares mellom virksomhet og leverandør direkte.
• melder eventuelle avvik til Statens innkjøpssenter. Vi minner imidlertid om at avvik skal forsøkes løst med leverandøren før saken eskaleres til Statens innkjøpssenter.
• følger føringene i rammedokumentet til den aktuelle fellesavtalen